【正文】 清楚及遵循 d 詢比議價(jià) 詢比議價(jià)記錄完成留存 e 核決權(quán)限 公司是否已清楚制定各項(xiàng)采購之核決權(quán)限 f 安全庫存 消耗品可采復(fù)倉制 金額較大設(shè)備用品應(yīng)計(jì)劃性采購 g 盤 點(diǎn) 定期盤存制及連續(xù)性盤點(diǎn)可并用進(jìn)行 h 整理 .整頓 事務(wù)用品倉之整理 .整頓 消耗性物品與非消耗性物品應(yīng)分開管理 11 ? 稅法規(guī)定 2023元以上，使用年限 2年以上者列入資本支出。 (2) 消耗性物品 ：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。1 后勤管理實(shí)務(wù) 觀念之革新 (1) 不正確的觀念 : a 管理雜務(wù)的部門 b. 不重要的部門 c. 只會花錢的部門 d. 沒有績效的部門 e. 冗員的部門 f. 任何人都會做 基礎(chǔ)管理培訓(xùn) 2 (2)更新觀念 : a. 重要的后勤支持部門 b. 企業(yè)經(jīng)營管理的直接參與部門 c. 實(shí)施企業(yè)資源高效整合的重要部門 d. 高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)是提高全員士氣的重要因素 e. 后勤服務(wù)水平是企業(yè)競爭力的重要標(biāo)桿 f. 成功的總務(wù)人員需具備良好的專業(yè)學(xué)能 (3) 服務(wù)理念及敬業(yè)精神 : a. 積極主動(dòng) b. 優(yōu)秀的執(zhí)行力 c. 良好的協(xié)調(diào)力和統(tǒng)籌力 d. 誠懇踏實(shí) e. 堅(jiān)持原則 f. 持續(xù)學(xué)習(xí) 后勤管理實(shí)務(wù) 3 后勤管理的一般范疇 一般行政 文書管理 物資采購與管理 固定資產(chǎn)管理 庶務(wù)工作 工作環(huán)境 宿舍管理 膳食管理 涉外作業(yè) 警衛(wèi)管理 服務(wù)臺接待管理 公關(guān)管理 環(huán)境安全 消防管理 .治安秩序 .勞動(dòng)安全 后勤管理實(shí)務(wù) 4 (1) 需具備之本質(zhì)學(xué)能 、法令之熟悉 (2) 工作方法 a. P－ D－ C－ A工作循環(huán) b. 目標(biāo)管理 c. 成本之觀念 d. 效率 e. 合作和協(xié) 二、本質(zhì)學(xué)能及工作方法 5 分類 工 作 內(nèi) 容 規(guī) 章 制 度 一 般 行 政 事務(wù)用品采購及管理 采購管理辦法 事務(wù)用品領(lǐng)用管理辦法 文書管理 文書管理辦法 資產(chǎn)管理 固定資產(chǎn)管理辦法 庶 務(wù) 廠房維修 維修保養(yǎng)管理辦法 車輛管理 車輛管理管理辦法 宿舍管理 宿舍管理辦法 涉 外 服務(wù)臺之接待管理 外賓接待管理辦法 警衛(wèi)管理 警衛(wèi)人員管理辦法 公關(guān)管理 公關(guān)管理辦法 安 衛(wèi) 安全衛(wèi)生管理 安全衛(wèi)生管理辦法 整理整頓 6 (1) 建立檔案管理制度 (2) 定期整理 (過期文件之清除 ) (3) 文件制式化 (A4為主最佳 ) (4) 制定保存期限 (5) 集中管理 (6) 分類編號管理 (7) 調(diào)閱管制 (8) 無紙化管理 7 原則上可區(qū)分為永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大類，參照如下 ： 保存期限 內(nèi) 容 一 永久保存 1. 公司創(chuàng)設(shè)執(zhí)照、政府機(jī)關(guān)登記文件 2. 股東會、董事會文件、印鑒 3. 固定資產(chǎn)權(quán)狀證明 4. 專利、契約、研發(fā)、制造資料 5. 重要財(cái)務(wù)文件、相關(guān)證明書 二 十年 1. 帳簿、稅務(wù)資料 2. 預(yù)算、決算報(bào)表、投資計(jì)劃 3. 重要簽呈、重要會議記錄 三 五年 1. 稅法規(guī)定相關(guān)交易憑證、傳票、盤點(diǎn)憑證、進(jìn)出貨單 2. 員工所得稅、薪資清冊、勞健保文件 3. 制造技術(shù)資料 4. 期滿或解除之合約 四 三年 1. 退解職勞工名單、勞保卡 2. 解雇員工等關(guān)系文件 3. 較重要報(bào)表、記錄 3 較重要會議記錄 五 一年 1. 一般日、月、季報(bào)表 2. 公告、一般報(bào)告書 3. 其它一般記錄 8 (1) 非消耗性物品 ：桌、椅、柜、電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、個(gè)人計(jì)算機(jī)等。 ：研發(fā)或品管部門的實(shí)驗(yàn)器具、計(jì)測計(jì)及行銷部門搬運(yùn)用品等。 ：空白窗體、公文紙張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。 ? 一般企業(yè)以 2023元為基礎(chǔ)較多。 無形資產(chǎn)：專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、營業(yè) 權(quán)等 三、固定資產(chǎn)管理 12 內(nèi) 容 作 業(yè) 重 點(diǎn) a 驗(yàn)收列 帳 1. 申請單及驗(yàn)收單核對 2. 申請單位填寫財(cái)產(chǎn)卡 3. 總務(wù)單位填寫財(cái)產(chǎn)編號及標(biāo)示 4. 列帳并會交會計(jì)單位 c 保養(yǎng)作 業(yè) 1. 編列維修保養(yǎng)預(yù)算 2. 定期、不定期由總務(wù)人員及供貨商保養(yǎng)檢查 d 保險(xiǎn)作 業(yè) 1. 建物、機(jī)器設(shè)備、車輛均應(yīng)納入保險(xiǎn) 2. 除新購物品外，注意續(xù)保之辦理 3. 建立「風(fēng)險(xiǎn)管理」之共識，評估現(xiàn)有有形無形資產(chǎn) e 財(cái)產(chǎn)盤 點(diǎn) 1. 定期盤點(diǎn)實(shí)施 2. 固定資產(chǎn)采一物一卡核對 3. 有帳無物，有物無帳追查 f 計(jì)算機(jī) 管理 1. 財(cái)產(chǎn)清冊可于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)取得最新資料 2. 保管單位、取得日期、折舊情形、殘余價(jià)值等配合會計(jì)單位計(jì)算機(jī)列文件管理 13 參、庶務(wù)環(huán)境 一、工作環(huán)境 辦公室令人困擾問題，依日本能率協(xié)會問卷調(diào)查，依序?yàn)? ?文書檔案管理 ?空調(diào) ?配線 ?辦公設(shè)備 ?照明 ?安全 同辦公室管理方式，除注意空調(diào)、照明、安全三項(xiàng)，并注意噪音、振動(dòng)問題 14 內(nèi) 容 管 理 重 點(diǎn) a 空 調(diào) 1. 冷氣風(fēng)扇、冷卻水塔之定期清洗 2. 溫濕度之調(diào)節(jié)控制 b 配 線 1. 辦公室電話線、計(jì)算機(jī)線、電線應(yīng)予以固定并事先規(guī)劃 2. 現(xiàn)場之電線、水管路線應(yīng)隱蔽固，不影響動(dòng)線暢通 c 辦公設(shè) 備 1. 辦公室、現(xiàn)場之區(qū)域明確標(biāo)示 2. 辦公室設(shè)備、桌、椅、柜、電話、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等定期維護(hù)維修 d 照 明 1. 自然光線優(yōu)于人工光線 2. 間接照明優(yōu)于直接照明考慮 e 安 全 1. 工作場所如信道是否有障礙物造成危險(xiǎn)之可能 2. 消防設(shè)備之定期申報(bào)