【正文】 Resource Consulting 59 第四回 會議組織管理 故事的哲理：保護(hù)發(fā)言者的熱情與積極性 人都有自己的性格，當(dāng)自己的意見被打擊時(shí)，就會沉默寡言或者奮起反擊，這就會影響到會議的氣氛和效果，因此，對于研究型的會議，不要簡單地否定別人的觀點(diǎn)，而是應(yīng)當(dāng)盡可能地創(chuàng)造寬松、坦誠的氣氛，保護(hù)發(fā)言者的熱情。 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 51 第四回 會議組織管理 會議時(shí)間安排： ◆ 會議長度：一般會議時(shí)間以一小時(shí)為宜，大型報(bào)告會也不應(yīng)超過兩個(gè)小時(shí)。 ◆ 下午 35點(diǎn)之間： 最好不要安排會議。 ◆ 上午 1012點(diǎn)或下午 13點(diǎn)之間： 最適合調(diào)動員工集思廣益。 ◆ 上午 910點(diǎn)之間： 員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 45 第四回 會議組織管理 會議準(zhǔn)備：是否會議非開不可 ■ 如果某些問題不開會也可以解決，就不要開會。 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 15 第一回 會議概覽 3，會議成本知多少？ ■ 時(shí)間成本 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 16 第一回 會議概覽 3，會議成本知多少？ （ CONT.) ■ 直接的會議成本 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 17 第一回 會議概覽 3，會議成本知多少？ （ CONT.) ■ 效率損失成本 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 18 第一回 會議概覽 3，會議成本知多少？ （ CONT.) ■ 會議總成本概算 會議總成本 =每小時(shí)平均工資的 3倍 2 開會人數(shù) 開會時(shí)間（小時(shí)） 人均月收入（元） 人數(shù) 開會時(shí)間 總成本( 元）6000 20 1 . 5 7 7 1 4 . 3北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 19 實(shí)話實(shí)說 1，請大家回想一下，我們的會議效率如何？還存在哪些需要 改進(jìn)的地方？ 2，請大家暢想一下：高效會議應(yīng)當(dāng)是什么樣子？ 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 20 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 21 第一回 會議概覽 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 22 第二回 會議效率 1，低效會議的表現(xiàn)－－ ■ 沒有明確的目的和主題，形成多中心會議 ■ 主持人被參會者牽著鼻子跑，無法控制會議局面 ■ 參會者缺乏效率觀念，不準(zhǔn)時(shí)參加 ■ 對某些問題反復(fù)研究，不能形成決議 ■ 重復(fù)發(fā)言，重復(fù)表態(tài) ■ 會議氣氛沉悶，參會者消極應(yīng)付、不充分準(zhǔn)備、不積極參與 ■ 匯報(bào)不得要領(lǐng)，像流水帳 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 23 第二回 會議效率 2，造成會議低效的原因－－ ■ 會議的任務(wù)、目的不明確，或者開會只是走形式 ■ 會前準(zhǔn)備不充分，通知、議程、資料等沒有提前送達(dá)與會者 ■ 參會者缺乏必要的技能和準(zhǔn)備 ■ 時(shí)間、地點(diǎn)選擇不當(dāng)，會議時(shí)間過長 ■ 主持人缺乏充分的準(zhǔn)備，缺乏控制力、影響力和說服力 ■ 參會對象選擇不當(dāng) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 24 第二回 會議效率 3，高效會議的特征－－ ■ 只在必要時(shí)召開 ■ 事先對時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行了認(rèn)真的籌劃 ■ 擬定和分發(fā)了議程表，按部就班，按時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束 ■ 清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行的責(zé)任人 ■ 通過研究、討論，歸納形成了鮮明的結(jié)論和成果 ■ 在條件允許的情況下，請到了最有經(jīng)驗(yàn)和能力的人參與 ■ 與會者積極參與，主持人準(zhǔn)確引導(dǎo)、控制會議進(jìn)程與方向 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 25 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 26 第二回 會議效率 第三回 會議角色 今日研討課題 第一回 會議概覽 第四回 會議組織與管理 第五回 會議專門技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 27 第三回 會議角色 1，會議中的角色 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 28 第三回 會議角色 1，會議中的角色 會議主席 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 29 第三回 會議角色 會議主席的職責(zé)： ■ 致開幕詞，明確會議的背景、基調(diào)和目標(biāo) ■ 對主持人提供支持，協(xié)助把握會議的方向和氛圍 ■ 在必要時(shí)中止?fàn)幷摚蛘邔⒂懻撘蛐枰姆较? ■ 在會議出現(xiàn)異常情況時(shí)，果斷出手處理 ■ 推動會議得到結(jié)論或成果，而不是一無所獲 ■ 評估會議的效果與成果 ■ 跟蹤、檢查會議成果的發(fā)布與落實(shí) 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 30 第三回 會議角色 1，會議中的角色 主持人 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 31 第三回 會議角色 主持人的職責(zé)： ■ 規(guī)劃會議 ： 確定會議 目標(biāo)、內(nèi)容、議程 以及 時(shí)間、地點(diǎn)、方式 ； 發(fā)出會議邀請，與受邀人員約定會議之前的任務(wù)； ■ 啟動會議： 分配會議角色； 組織會議的召開； 向與會人員介紹會議背景、目標(biāo)、議程和規(guī)則； 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 32 第三回 會議角色 主持人的職責(zé)： CONT. ■ 促進(jìn)推動 ： 在會場建立和維護(hù)鼓勵(lì)討論的氛圍； 對爭論的問題進(jìn)行解釋、澄清，推動會議的進(jìn)行； 對參會者表述不清楚的地方進(jìn)行解釋和確認(rèn)，避免誤解； 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 33 第三回 會議角色 主持人的職責(zé)： CONT. ■ 監(jiān)控管理 ： 在結(jié)束某一個(gè)議題的討論后進(jìn)行總結(jié)，確認(rèn)一致認(rèn)可的 行動計(jì)劃、職責(zé)和時(shí)間期限。 ■ 折衷式會議 兩種方案相持不下，只好采用介于兩者之間的第三種方案，雖雙方均不滿 意，但得到部分滿足，尚可以接受。 ■ 選擇式會議 在兩種或多種意見中選取一種。 ■ 研究型會議 研究、討論新方法、新技術(shù)、非確定性問題等的開放式會議。 ■ 執(zhí)行型會議 將任務(wù)分配給執(zhí)行者，解決“怎么做？誰來做”的問題。 ? 日本旭化成公司的一家設(shè)備工廠 1980年的統(tǒng)計(jì)數(shù)字：在辦公業(yè)務(wù)時(shí)間中會議時(shí)間占去 28%以上，折算成本 10億元。 ? 另一個(gè)統(tǒng)計(jì)顯示：美國每天要召開 1100萬次各種會議，經(jīng)理們花在會議上的時(shí)間要占工作時(shí)間的 40％ 70％。杜拉克 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 8 實(shí)話實(shí)說 1，請大家計(jì)算一下：我們平均每天要在會議上花費(fèi)多少時(shí)間？ 占一周標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)間的百分之幾？ 北京華夏基石人力資源顧問有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 9 第一回 會議概覽 我們有多少時(shí)間在開會？ ? 美國權(quán)威機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)：經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花 1/4的時(shí)