【正文】 通知供應(yīng)商發(fā)貨。合同簽訂后，采購管理部門采購員登錄ERP采購模塊，在“材料采購”下創(chuàng)建PO訂單并報(bào)審批流。（9）采購管理部門采購員根據(jù)確認(rèn)的采購評(píng)估表、采購合同、報(bào)價(jià)單經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字確認(rèn)。當(dāng)核價(jià)結(jié)果有爭(zhēng)議時(shí)，由生產(chǎn)副總判定。長(zhǎng)期合同簽訂流程詳見本手冊(cè)“”。 （6）對(duì)公司簽訂長(zhǎng)期供應(yīng)合同的物資，公司不再對(duì)這些物資備庫，由供應(yīng)商向公司提供必要的儲(chǔ)備量，公司按實(shí)際消耗數(shù)量確認(rèn)采購量，按約定的價(jià)格和結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算。 （5）對(duì)于需要采購的材料物資，采購管理部門采購員應(yīng)了解市場(chǎng)貨源情況，向訂有長(zhǎng)期供貨合同的供應(yīng)商或其它合格供應(yīng)商詢價(jià)，每種材料或物資一般應(yīng)至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)，將詢價(jià)結(jié)果應(yīng)填寫在采購評(píng)估表內(nèi)，然后將采購評(píng)估表交審計(jì)決算部門核價(jià)。采購管理部門采購員除了要了解采購數(shù)量和規(guī)格外，還必須了解采購的材料物資的設(shè)計(jì)要求，包括有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)名稱及編號(hào)，是否有其它專門的技術(shù)要求等。各相關(guān)負(fù)責(zé)部門制訂技術(shù)服務(wù)、運(yùn)輸、安裝采購計(jì)劃，由安裝副總/總工程師批準(zhǔn)。、付款流程（1）綜合計(jì)劃部門相關(guān)人員整理技術(shù)文件、各類清單，分階段制訂原材料和制品的材料需求計(jì)劃。 行政管理部門是辦公用品采購、日常管理的歸口管理部門，其主要職責(zé)： 負(fù)責(zé)辦公用品標(biāo)準(zhǔn)的制定。，協(xié)助、支持項(xiàng)目部做好工程施工、安全在工程所在地的備案、物資采購、制作外協(xié)等工作。（包括現(xiàn)場(chǎng)吊機(jī)租賃、中專場(chǎng)地租賃、現(xiàn)場(chǎng)倒運(yùn)、塔吊裝拆、現(xiàn)場(chǎng)物資采購等）審核。，是分包合同評(píng)審、簽訂及工程現(xiàn)場(chǎng)材料采購的責(zé)任部門，其主要職責(zé)是：，審查安裝承包單位的資質(zhì)及履約能力。，其主要職責(zé)是：，不接收驗(yàn)收不合格、單據(jù)不全、手續(xù)不齊的材料，保證只將驗(yàn)收合格的材料入庫，入庫材料登記完全、清楚、正確；，或?qū)Υ龣z材料進(jìn)行明顯的待檢標(biāo)識(shí)，保證待檢材料與庫存不會(huì)混淆。，及時(shí)與外單位對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)和反映往來賬中存在的問題。，即時(shí)編寫一些物資的市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查分析報(bào)告，提出如何積極應(yīng)對(duì)的措施和建議；對(duì)核價(jià)工作中出現(xiàn)的公司管理工作中存在的問題、進(jìn)行分析、提出開源節(jié)流的措施，供公司領(lǐng)導(dǎo)參考。，進(jìn)行物資的市場(chǎng)摸底詢價(jià)、比價(jià)、分析后出具核價(jià)意見。，公司年度一次性選擇供應(yīng)商的長(zhǎng)期合同的招投標(biāo)，參與競(jìng)標(biāo)單位的選擇，進(jìn)行招標(biāo)物資的市場(chǎng)摸底，參與開標(biāo)和評(píng)標(biāo)，并出具核價(jià)意見。、勞務(wù)及費(fèi)用采購價(jià)格監(jiān)督與核定的歸口管理部門，其主要職責(zé)是：，發(fā)出審核意見書。對(duì)不合格原輔材料用于生產(chǎn)、不合格構(gòu)件放行出廠、或安裝時(shí)發(fā)現(xiàn)制作質(zhì)量問題負(fù)責(zé)。對(duì)因錯(cuò)檢、漏檢造成的批量損失負(fù)責(zé)，對(duì)制作質(zhì)量檔案內(nèi)容不全、完成不及時(shí)負(fù)責(zé)。對(duì)檢驗(yàn)規(guī)程規(guī)定不符合合同或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求負(fù)責(zé)。、外協(xié)及委托加工物資質(zhì)量檢驗(yàn)、監(jiān)督的責(zé)任部門。，及時(shí)向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)反映各種材料價(jià)格和走向。，并按排版結(jié)果采購，提高材料利用率。，每月編制資金預(yù)算計(jì)劃。、物資入庫手續(xù)。，確保所采購材料、物資質(zhì)量符合規(guī)定的要求。、產(chǎn)品相關(guān)物資采購的責(zé)任部門，其主要職責(zé)是：、安裝材料和物資、組織對(duì)A、B類生產(chǎn)制作材料和物資、其它采購物資供方的評(píng)價(jià)和選擇工作，通過對(duì)供方的評(píng)價(jià)和選擇，建立、定期審查和更新A、B類材料和物資的合格供方名單和所有歸口采購供方的檔案，確保A、B類材料在合格供方采購。，跟蹤備料清單的編制、材料清單編制和導(dǎo)入，材料訂貨、到位等過程。，其主要職責(zé)是：，在ERP系統(tǒng)下達(dá)材料需求計(jì)劃，留出適當(dāng)?shù)牟少徶芷?，并進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)。：，由生產(chǎn)副總判定。、董事會(huì)是重大采購付款事項(xiàng)決策部門，公司章程中規(guī)定需要提交股東大會(huì)審議的事項(xiàng)，由董事會(huì)審議通過后提交股東大會(huì)審議。、審批與執(zhí)行。（業(yè)務(wù)外包合同）的擬訂、審核與審批。（業(yè)務(wù)外包申請(qǐng)）與審批。，對(duì)供應(yīng)商的選擇、采購方式的確定、采購合同的簽訂、購進(jìn)商品的驗(yàn)收等應(yīng)有明確規(guī)定。，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。，確保各種外購材料、商品、勞務(wù)等各項(xiàng)生產(chǎn)物資、勞務(wù)的采購按計(jì)劃進(jìn)行。固定資產(chǎn)、其他長(zhǎng)期資產(chǎn)的采購、付款控制制度詳見“業(yè)務(wù)控制手冊(cè)第六冊(cè)—資產(chǎn)管理循環(huán)控制手冊(cè)”，與特定產(chǎn)品（工程項(xiàng)目）的成本費(fèi)用控制詳見“財(cái)務(wù)管理手冊(cè)第四冊(cè)成本核算與管理控制手冊(cè)”、與籌資活動(dòng)相關(guān)的支出費(fèi)用控制詳見“財(cái)務(wù)管理手冊(cè)、第二冊(cè)、籌資管理控制手冊(cè)”，付款流程涉及的具體結(jié)算出納事務(wù)控制詳見“財(cái)務(wù)管理手冊(cè)第三冊(cè)、貨幣資金管理控制手冊(cè)”。，通過詢價(jià)、比價(jià)或招標(biāo)方式合理確定采購價(jià)格，控制采購成本。主要包括行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所發(fā)生的管理費(fèi)用，銷售產(chǎn)品和提供勞務(wù)等過程中發(fā)生的費(fèi)用。、委托加工勞務(wù)。浙江杭蕭鋼構(gòu)股份有限公司內(nèi)部控制手冊(cè)經(jīng)營(yíng)管理制度分冊(cè)業(yè)務(wù)控制手冊(cè)第二冊(cè)采購付款循環(huán)控制手冊(cè)編號(hào)：HXJYYWCGFK版號(hào)：A1頁碼：第54頁 共54頁目 錄 3 3 3 3 3 4 4 4 6 7 7 7 10 12 13 15 16 17 17 18 1付款流程控制制度 20 21 21 21 費(fèi)用采購流程核價(jià)流程控制制度 22 運(yùn)費(fèi)結(jié)算流程控制制度 245．采購付款循環(huán)各子流程流程圖及流程圖說明 21 25 25 28 采購合同評(píng)審與管理流程圖及流程圖說明 30 付款與對(duì)賬流程圖及流程圖說明 31 34 采購預(yù)算流程圖及流程圖說明 36 38 38 安裝分包付款流程圖及流程圖說明 41 4付款流程圖及流程圖說明 43 費(fèi)用采購流程流程圖及流程圖說明 44 費(fèi)用采購流程流程圖及流程圖說明 44 46 48 50 44、勞務(wù)、費(fèi)用有關(guān)的采購、驗(yàn)收、付款的行為，確保采購對(duì)象滿足公司規(guī)定的要求，有效控制采購成本，并保證采購所需資金合理使用的控制活動(dòng)集合。：生產(chǎn)用原輔材料、外購型鋼等生產(chǎn)物資資料，其中原輔材料包括生產(chǎn)用各種鋼材、包裝物、燃料、油漆、螺栓電纜等物資。與特定產(chǎn)品（工程項(xiàng)目）的成本費(fèi)用、與籌資活動(dòng)相關(guān)的支出費(fèi)用，不在本手冊(cè)規(guī)范。、付款的控制。，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊。，有效降低采購成本。，請(qǐng)購事項(xiàng)和審批程序應(yīng)當(dāng)明確。、程序、審批權(quán)限和與供應(yīng)商的對(duì)賬辦法應(yīng)當(dāng)明確。、驗(yàn)收與相關(guān)記錄、業(yè)務(wù)外包的執(zhí)行與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。采購付款循環(huán)的控制組織機(jī)構(gòu)由公司決策部門、綜合計(jì)劃部門、采購管理部門、質(zhì)量管理部門、審計(jì)決算部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)管理部門、工程管理部門、行政管理部門構(gòu)成。股東大會(huì)授權(quán)董事會(huì)審議通過的采購付款事項(xiàng)，由董事會(huì)審議通過。，“資金審批單”由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司決策部門或授權(quán)部門批準(zhǔn)。，由總工程師作最終裁決處理。（不含門、窗、防火涂料、土建、設(shè)備）、運(yùn)輸分包商的評(píng)價(jià)、選擇、簽約和管理。（A類B類材料釋義見本手冊(cè)“”）、簽訂材料和物資采購合同/協(xié)議，保證采購合同/協(xié)議條款完整、質(zhì)量要求明確。、物資的質(zhì)量合格證明文件，保證所提供文件的有效性。、物資及時(shí)有效處置。、組織長(zhǎng)期采購物資招標(biāo)及合同簽訂工作、負(fù)責(zé)各類材料采購的實(shí)施。，對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況承擔(dān)責(zé)任。其主要職責(zé)是：，保證檢驗(yàn)要求明確、驗(yàn)收規(guī)則適用、且不低于國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；對(duì)合同有特殊要求的產(chǎn)品，編制專門檢驗(yàn)規(guī)程，保證產(chǎn)品質(zhì)量滿足合同規(guī)定。、外協(xié)外包構(gòu)件、產(chǎn)品制作的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，保證檢驗(yàn)結(jié)果的真實(shí)性和正確性，形成有追溯性的檢驗(yàn)記錄，并匯編成工程項(xiàng)目的制作質(zhì)量檔案。、組織不合格品的評(píng)審和跟蹤處置。、外協(xié)外包供方的評(píng)價(jià)和選擇工作。，參與年消耗量較大的材料的招投標(biāo)，優(yōu)化材料采購模式，定期編寫采購核價(jià)工作報(bào)告。、比價(jià)方式采購的物資，進(jìn)行審核和核定價(jià)格。，將上月的核價(jià)情況整理匯總分析成分類報(bào)表和匯總報(bào)表，上報(bào)審計(jì)決算部門負(fù)責(zé)人、及公司決策部門或授權(quán)部門審核。、費(fèi)用報(bào)銷、采購預(yù)算及成本控制的歸口管理部門，其主要職責(zé)是：、低耗品發(fā)票，對(duì)發(fā)票業(yè)務(wù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。、低耗品的具體核算工作，審核材料采購的發(fā)票、領(lǐng)料單等，進(jìn)行材料收發(fā)存核算、低耗品的核算、攤銷和材料成本核算。，審核資金審批單，按照公司報(bào)銷制度進(jìn)行費(fèi)用的報(bào)銷。，保證庫存材料分類存放、擺放整齊、標(biāo)識(shí)清楚，防止標(biāo)識(shí)脫落或不清，防止不同品種、規(guī)格材料的混放和亂放；，保證向財(cái)務(wù)部門及時(shí)提供正確、清楚、完整和有效的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。（包括使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本、分包價(jià)格、合同條款等重要合同內(nèi)容）及分包工程款支付復(fù)審，分包結(jié)算節(jié)點(diǎn)審查，分包簽證復(fù)審。、支持部門，其主要職責(zé)是：，并安排合同主簽人進(jìn)行合同交底。、設(shè)計(jì)等的溝通、協(xié)調(diào)工作。 負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗(yàn)收入庫，領(lǐng)用及日常管理。（2）材料需求計(jì)劃根據(jù)采購物資的重要性分別呈報(bào)生產(chǎn)副總/總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）接到備料清單后，采購管理部門采購員首先根據(jù)具體的下料寬度進(jìn)行排版，確定需要采購的材料寬度及對(duì)應(yīng)數(shù)量，將排版結(jié)果輸入ERP。（4）采購管理部門采購員應(yīng)了解材料物資的庫存情況，凡庫存材料物資的規(guī)格、性能和數(shù)量滿足要求時(shí)，應(yīng)首先使用庫存物資或者代用，在采購申請(qǐng)上應(yīng)對(duì)該材料物資進(jìn)行取消，并在取消原因中說明，表示將使用庫存，無標(biāo)示的則為需要采購的材料或物資。對(duì)于合格供方評(píng)定詳見本手冊(cè)“”。此類物資由審計(jì)決算部門定期核價(jià)后交采購管理部門、財(cái)務(wù)部門作結(jié)算依據(jù)。（7）審計(jì)決算部門根據(jù)了解的市場(chǎng)情況、材料物資價(jià)格目錄（即報(bào)價(jià)單）采購評(píng)估表進(jìn)行核價(jià)，并將核價(jià)結(jié)果填寫在采購評(píng)估表上，核價(jià)員應(yīng)在核價(jià)后的采購評(píng)估表上簽名。（8）采購管理部門對(duì)每一大類物資經(jīng)比價(jià)或招標(biāo)后選擇一至二家固定的常年供應(yīng)商，供應(yīng)商按年消耗總金額的規(guī)定比例鋪底額定欠款，同時(shí)按實(shí)際消耗情況在公司設(shè)定必要的庫存儲(chǔ)備供公司周轉(zhuǎn)，每月規(guī)定時(shí)間內(nèi)按公司實(shí)際消耗量進(jìn)行結(jié)算，、開出發(fā)票辦理入庫結(jié)算手續(xù)，采購管理部門按財(cái)務(wù)入賬金額申報(bào)次月資金計(jì)劃并于次月規(guī)定時(shí)間內(nèi)支付。合同簽訂流程詳見見本手冊(cè)“”。 （10）若是主材訂單，審計(jì)決算部門負(fù)責(zé)人登錄ERP系統(tǒng)進(jìn)入“采購審批”在審批通知下做確認(rèn)，ERP系統(tǒng)內(nèi)該審批將自動(dòng)遞交生產(chǎn)副總予以確認(rèn)。（11）若是輔材訂單，采購管理部門負(fù)責(zé)人登錄ERP統(tǒng)在采購模塊下審批通過訂單信息，采購管理部門采購員即通知供應(yīng)商發(fā)貨。（2）物資到達(dá)公司前，采購管理部門采購員應(yīng)提前通知倉庫保管員和質(zhì)量管理部門材料檢驗(yàn)員即將到達(dá)的物資類別和數(shù)量，由倉庫保管員指定物資的卸貨待檢地點(diǎn)，倉庫保管員應(yīng)保證指定的地點(diǎn)適于保護(hù)物資不易損壞、不易丟失及不易與合格物資混淆。采購管理部門在填寫“到貨驗(yàn)收單”時(shí)，對(duì)材料的特殊要求必須予以明確。（5）倉庫保管員將貨物過磅，并根據(jù)采購管理部門提供的工業(yè)品買賣合同、到貨驗(yàn)收單認(rèn)真核對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、名稱、生產(chǎn)廠家是否與到貨驗(yàn)收單、工業(yè)品買賣合同內(nèi)容相符。若貨物驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)有關(guān)數(shù)量、規(guī)格、品種、型號(hào)、生產(chǎn)廠家與到貨驗(yàn)收單、工業(yè)品買賣合同內(nèi)容等不相符現(xiàn)象，倉庫保管人員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)，并視具體情況報(bào)告主管人員處理。標(biāo)記的方式為合格、待檢、待處理、不合格。（6）質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)廠原、輔材料、外購件的質(zhì)量檢驗(yàn)，原材料檢驗(yàn)員在“采購接收單”上簽字確認(rèn)，并及時(shí)錄入ERP系統(tǒng)；對(duì)材料使用過程進(jìn)行監(jiān)督跟蹤，抽查簡(jiǎn)寫代碼的準(zhǔn)確性；型鋼、角鋼等次構(gòu)件材料，由ERP系統(tǒng)依據(jù)出庫領(lǐng)料單匯總，跟蹤員檢查監(jiān)督；每一工程所用的材料均有可追溯性。（8）原材料檢驗(yàn)員接到采購管理部門的“到貨驗(yàn)收單”和質(zhì)量證明文件后，應(yīng)按 “原材料檢驗(yàn)細(xì)則”和公司特殊要求進(jìn)行認(rèn)真檢查：質(zhì)量證明書是否清晰、所列項(xiàng)目是否齊全、數(shù)據(jù)是否符合要求、有沒有生產(chǎn)廠家和供應(yīng)商的檢驗(yàn)公章，材料的牌號(hào)、規(guī)格、批次與實(shí)物或其標(biāo)記是否一致、包裝情況是否符合規(guī)定。（9）在材料入廠驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，原材料檢驗(yàn)員應(yīng)及時(shí)以書面形式通知采購管理部門，詳見本手冊(cè)“” 。（11）倉儲(chǔ)管理部門確認(rèn)材料入庫后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購接收單、到貨驗(yàn)收單、磅單、發(fā)票記錄應(yīng)付賬款。（12）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《發(fā)運(yùn)單》《采購接收單》《到貨驗(yàn)收單》《采購合同》《磅單》（1）供應(yīng)商將材料物資直發(fā)工程地現(xiàn)場(chǎng)，由工地安裝項(xiàng)目經(jīng)理檢驗(yàn)材料質(zhì)量情況，并在材料發(fā)運(yùn)單上確認(rèn)簽收，將發(fā)運(yùn)單傳至公司采購管理部門。（3）采購管理部門采購員將“到貨驗(yàn)收單”、“發(fā)票”、“采購合同”交至倉儲(chǔ)管理部門，倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)入庫，系統(tǒng)將自動(dòng)沖減“在途物資”并生成“原材料”。（5）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《工作聯(lián)系單》《發(fā)運(yùn)單》《到貨驗(yàn)收單》《采購合同》《發(fā)票》 ，采購員根據(jù)市場(chǎng)行情詢價(jià)比價(jià)尋找供應(yīng)商，詳見本手冊(cè) “”。，設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)將外購材料和制品分成A和B兩類，以便采購時(shí)可采取不同程度的控制措施：A類——對(duì)本公司生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量有非常重要影響的外購材料和制品；B類——對(duì)本公司生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響，但重要程度不如A類的外購材料和制品。：（1）采購樣品檢驗(yàn)對(duì)于新的采購候選供方（包括國(guó)外供方），負(fù)責(zé)采購的部門先采購其少量樣品，由質(zhì)量管理部門進(jìn)行相應(yīng)的檢測(cè)（如力學(xué)性能和化學(xué)成份檢驗(yàn)），作出合格與否的評(píng)價(jià)，初步判斷其產(chǎn)品在質(zhì)量上能否接受，并填寫“合格供方樣品評(píng)價(jià)表”。需要時(shí)同時(shí)要求其提供產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品鑒定資