【正文】 書”和“秘密文書”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。秘書既有日常的、程序性較強的例行工作，又有臨時性的、突發(fā)的非例行性工作；既有機要性工作，又有非機要性工作；既有操作簡易的工作，又要操作復雜的工作。（2） 綜合性 所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。地位再高的秘書也終究是比他更高一級的領(lǐng)導的助手。它既非主導的，又是與主導密切相關(guān)，相對于主導而存在的。秘書工作的特點是什么？（1） 輔助性“輔助”是相對于“主導”而言的。狹義（不包括私人秘書），指一種職務名稱，社會職業(yè)，處于領(lǐng)導身邊，直接為領(lǐng)導從事事務性、信息性等輔助服務工作的助手?？茖W家、作家、教授等多有雇傭私人秘書作為自己工作或生活助手的。社會職業(yè)秘書以其處理文書，它包括各種智力服務。秘書已成為管理和處理日常行政事務的重要人員，成為行政首長的得力助手。③行政職位。在清代末年，或者說是在辛亥革命前后，秘書概念的名實相符。東漢后期，出現(xiàn)管理秘藏圖書的官府“秘書監(jiān)”，主管官員稱“秘書令”或“秘書監(jiān)”。思考題：第一章一、什么是秘書？現(xiàn)代秘書的確切涵義是怎樣的？（1）①宮中的秘藏之書。2雙向溝通：即要求對方反應、回復，以求互相了解，進一步磋商的溝通。2信訪：是指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況，提出建議、意見或者投訴請求，依法由有關(guān)行政機關(guān)處理的活動。2與會者：就是參加會議的正式人員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務人員。被訪者可以無顧忌地直接、明確回答。P1321政策法規(guī)信息：這主要是領(lǐng)導人的有關(guān)方針、政策的重要講話，國家和地方政府頒布的法令、法規(guī)、條例等等，通常以文件形式下達或在報刊上公開發(fā)表、刊登。P1301電子簽名：是指以數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人身份認可其內(nèi)容的數(shù)據(jù)。P1291單位印章：代表機關(guān)、單位的正式署名，具有法定的權(quán)威和效力，多用于正式文件和介紹信、證明信等。公章是機關(guān)、單位職責權(quán)力的象征，介紹信則是證明本機關(guān)、單位員工的身份，介紹聯(lián)系公務之用。P961督查：是指秘書協(xié)助領(lǐng)導，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善。尊重別人和受到尊重，是相對相應的。通常而言，要獲得別人的尊重，首先得尊重別人。不貪人之功為己有，也不文過飾非或推卸責任。個人承擔多種角色，每一種角色的意識和行為規(guī)范不可能一樣，有可能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，也可能產(chǎn)生矛盾沖突，產(chǎn)生矛盾沖突的即稱之為“角色沖突”。P52辦公自動化：辦公自動化是對秘書機構(gòu)和秘書工作的要求之一，簡稱OA，是研究如何將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學和行為科學應用于數(shù)據(jù)信息和非數(shù)據(jù)信息的辦公活動。這適合于秘書工作量不太大的機關(guān)或單位。P33條旨制：明朝規(guī)定：百官奏章先由內(nèi)閣大學士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考，又稱“票擬”。唐代規(guī)定：公文如有個別文字更改，可另寫小塊紙補貼，稱為“貼黃”。同一類事立為一卷，年終交案，歸檔保管。P33一文一制：宋朝規(guī)定：朝廷百官和地方的奏章必須一文一事，非一宗事者不得同為一文，以便行文歸口和由主管部門及時批復、處理。P 9三省制：在魏晉開始形成，唐代確定。P14輔助：指在主導的領(lǐng)導、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導完成共同的目標?！睹貢鴮W概論》復習提綱名詞解釋：秘書學：是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學，是一門綜合性、應用性的學科。通俗地說，秘書學就是研究人員如何做好秘書工作的學科。它既非主導的，又是與主導密切相關(guān)，相對于主導而存在的。即：中書、門下、尚書三省共同負責朝廷的秘書工作，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”，既相互分工、配合，又互相監(jiān)督、牽制。P33文書立卷制：元朝規(guī)定：處理完畢的文書經(jīng)監(jiān)察官“照刷”（檢查）之后予以編號立卷。P33貼黃引黃制：魏晉以后，公文多用黃紙書寫。此后，又將文書內(nèi)容要點另寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”，也就是“公文摘要”的由來。P33綜理制：是指所有秘書工作由辦公廳或辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理，下面不再分設(shè)部門。如市、縣政協(xié)和大多數(shù)企事業(yè)單位都采用綜理制。P62角色沖突：每個人在人生舞臺上都要扮演一定的角色，又往往在不同的場合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色轉(zhuǎn)換）或同時扮演多種角色。P961公允：要求秘書處事待人要公正，誠實，既不自欺，又不欺人。P981尊重：秘書應克服人際關(guān)系中的地位障礙，無論對上司、對同事或是對重要來訪者、一般交往者都要尊重。人都有自尊心，都希望得到別人的尊重。互相尊重就能增進彼此的友情和信任，就能激發(fā)彼此的責任感和工作積極性。P1231印信工作：是指機關(guān)、單位公務印章和介紹信的管理、使用工作，屬于秘書工作范圍。如果管理使用不當，會給本機關(guān)、本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認真對待這項工作。P1301領(lǐng)導人簽章：是根據(jù)機關(guān)、單位主管用鋼筆字或毛筆字親自簽名制成的印章，為方形或長方形，由秘書保管使用，多用于簽發(fā)文件、公告之用。P1321電子印章：是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用其私鑰進行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，其中包含了用戶身份、印章信息、公開密鑰、有效期等許多相關(guān)信息。P142無結(jié)構(gòu)訪問：就是調(diào)查者根據(jù)事先擬就的提綱或問題直截了當?shù)靥岢?，一般適用于比較熟悉或有了一定基礎(chǔ)的被訪問者，適用于與被訪者沒有直接利害關(guān)系的問題。P1552公文立卷：是指機關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。具體地說，與會者應具有必要性、重要性、合法性。2記者招待會：是指組織為實現(xiàn)一定宣傳目的，邀請報刊、電臺、電視臺等新聞媒介單位記者召開的會議，也可稱為“新聞發(fā)布會”。除表達己方的意圖之外，還要求對方能認可、合作，包含有共同目標。一開始指書而不是指人。秘書不僅指物，也指機構(gòu)、人。②輔臣?，F(xiàn)代中國，秘書一直被當作一種行政職位，秘書人員被看做行政人員的一部分，而且是核心的一部分。④秘書是廣泛的社會職業(yè)之一。秘書不僅服務于政府機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位，也服務于私人。（2）廣義，指領(lǐng)導人的事務與信息助手（包括公務/私人秘書）。二、秘書工作主要包括哪些內(nèi)容？特點是什么？P8秘書工作主要包括哪些內(nèi)容：（1）文書撰寫（上司口述或會議記錄、整理，文件起草、修改、潤色等）；（2）文書制作（打字、復印、編排、裝訂等）；（3）文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等）（4）檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）（5）會議組織（準備、記錄、文件、善后等）（6）調(diào)查研究（計劃、實施、分析、研究等）（7）信息資料工作（收集、整理、提供、儲存等）（8）信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理等）（9）接待工作（日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務等）（10）協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)（11）督查工作（政策推行或決議實施的督促、檢查等）（12）日程安排（為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等）（13）日常事務（通訊、聯(lián)絡、值班、生活、管理等）（14）辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費等）（15）其他臨時交辦事項。輔助，是指在主導的領(lǐng)導、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導完成共同的目標。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務，實現(xiàn)其預定的目標。各級各類秘書人員都必須認清自己的助手地位，認清自己工作的輔助性質(zhì)。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。它們類眾多、內(nèi)容復雜，既要使用腦力，又要花費體力，需要廣泛的知識和多種技能才能勝任。到了近代，秘書才有了更為豐富、更為確切的涵義。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。除了“服務的直接性”和“服務的穩(wěn)定性”之外，秘書服務還具有“廣泛性”。①為本機關(guān)領(lǐng)導和上級機關(guān)領(lǐng)導服務②為本機關(guān)其他平級的職能部門服務③為下級機關(guān)和人民群眾服務。當然首要的是為領(lǐng)導、為上司、為雇主服務，但也不能忽視另外兩個服務。三、什么是秘書學？秘書學主要研究哪些內(nèi)容？P14（1）秘書學：秘書學是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學，是一門綜合性、應用性的學科。（2）研究內(nèi)容：①研究我國秘書工作的現(xiàn)狀，了解其內(nèi)容、性質(zhì)與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；②研究中央秘書機關(guān)對秘書工作的指示、規(guī)范與要求；③研究我國古代秘書工作和外國秘書工作經(jīng)驗，批判地繼承古代秘書工作遺產(chǎn)，借鑒與吸收外國秘書工作的有益成分；④研究秘書人員應有的知識、能力、修養(yǎng)、素質(zhì)及職業(yè)道德，了解秘書的任職資格與要求；⑤研究秘書學與相關(guān)學科的關(guān)系，以促使秘書學的豐富與發(fā)展。把自身思維和行動置于日新月異的國內(nèi)外市場中，置于復雜多變的社會大環(huán)境中，隨時參與對政治、經(jīng)濟活動，及時更新思維方式和處事方法，把握社會動向、市場行情。秘書還應運用逆向思維、發(fā)散性思維來補充領(lǐng)導、上司的不足。秘書應多了解、研究下情，多跑基層，多協(xié)商、溝通、建議、調(diào)解、調(diào)節(jié)，多做為企業(yè)、為消費者、為公眾、為社會服務的具體工作。④ 計劃工作，由重在重重傳達計劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵毩⑵髣澝貢仨毦邆洫毩⑵髣澓蛣?chuàng)造能力。（2） 秘書工作方式的轉(zhuǎn)變① 服務對象、服務形式，由“三個服務”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉?，又為社會服務秘書服務形式開始出現(xiàn)移動（手機）通訊秘書服務、BP機尋呼秘書服務以及電子郵件方式的網(wǎng)絡秘書服務。② 辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公貫徹上級指示，不斷擴大網(wǎng)上辦公的范圍和深度，逐漸向“電子政府”的方向發(fā)展。此外，秘書人員還要全面掌握電腦操作、網(wǎng)絡運作、遠程通訊的技巧。③ 會務工作，由單純組織會議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會議，又辦會展秘書在會展中起著輔助有時甚至是獨立的組織、策劃作用。④ 操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮髅貢藛T必須跟上日新月異的電腦和網(wǎng)絡技術(shù)，不斷提高自己的操作和應用能力，學會修理電腦軟、硬件和維護系統(tǒng)的本領(lǐng)。第二章一、20世紀80年代以后，我國秘書工作的新局面表現(xiàn)在哪幾個方面？P40（1）秘書工作的正常化、制度化。（2）文書工作、檔案工作的加強?？h級以上政府機關(guān)普遍設(shè)立了檔案館、黨史資料征集室和地方志編纂室，加強了收集、整理和保管工作。（3）大眾情況調(diào)查、注重政策研究?？h以上機關(guān)普遍設(shè)置政策研究室，配置得力人員，為領(lǐng)導部門提供 決策依據(jù)和方案，充當參謀與助手。各級機關(guān)普遍將信訪不蒙獨立建制，人員得到加強。（5）科學、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學理論研究。（6）走向辦公自動化和秘書工作的科學管理。總之，秘書工作已踏上了一個新的高度。秘書工作不僅存在于政府機關(guān)和企事業(yè)單位，而且遍布于社會各個角落。秘書人員年齡平均不到30歲，而且女生占90%以上。秘書已成為現(xiàn)代社會高效管理不可或缺的重要因素。變現(xiàn)為辦公自動化程度的提高，許多事務性工作如記錄、謄寫、校對等處理已普遍由手工操作轉(zhuǎn)為使用電腦；另一方面，越來越多的秘書人員進入高級秘書階層，成為“外腦”型和“智囊型”人員。變現(xiàn)為秘書工作分工日細，技術(shù)要求越來越高。近年來，越來越多的青年人由高等院?；蚵殬I(yè)培訓機構(gòu)直接跨入中高級秘書階層。第三章P64一、秘書工作機構(gòu)設(shè)置有哪幾項原則？P50一、精簡原則。二、縱向?qū)哟伪M量少。三、橫向幅度可適度加大。二、秘書工作機構(gòu)有哪些職能？P54一、助手職能：例如幫助或代替領(lǐng)導部門處理日程文書、通訊、聯(lián)絡、接待等事務，節(jié)省領(lǐng)導的經(jīng)歷與時間等。三、樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐功能。五、保密職能：秘書部門在機關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負責保管各種機密文件、資料，負責組織機密回憶、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負有保密職能。秘書部門還應本著“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團結(jié)，外求發(fā)展”的原則處理好各種關(guān)系。其次是要區(qū)分輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進行。二、行為管理：秘書人員應根據(jù)不同的工作任務、不同的工會對象、不同的工作環(huán)境來采取適當?shù)男袨榉绞?。秘書還應做到任何場合都不能背后議論上司的長短，不談論或泄露別人的隱私。四、辦公環(huán)境管理秘書應注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。第四章一、秘書應具有怎樣的知識結(jié)構(gòu)？P65秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又有自己的專業(yè)特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識。一、基