【正文】 十 八 條 本規(guī)定 自頒布之日起施行，此前有關(guān)規(guī)定同時廢止。 第十六條 公司 下班時 ， 保安人員 確保 公司 大門閉鎖。 第十五條 公司 所屬項目現(xiàn)場辦公室遵照本規(guī)定執(zhí)行。 第五章 附 則 第十四條 公司 根據(jù)實際需要不定期對工作環(huán)境進(jìn)行改造、裝修。 （ 12）辦公室內(nèi)不允許存放與工作無關(guān)的私人物品。 （ 11）辦公桌、沙發(fā)。 （ 9）窗簾懸掛要整齊。 （ 7）要節(jié)約用電，在光線允許情況下不要開燈。 （ 5）保證室內(nèi)所有電氣開關(guān)安全、能夠正常使用。 （ 3）室內(nèi)文件柜文件擺放科學(xué)有序，外觀 整潔。 第十二條 辦公室內(nèi)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)： （ 1）辦公桌上應(yīng)素雅、整齊、清潔，各類文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放。 第四章 辦公室工作環(huán)境管理 第十條 公司 各辦公室工作人員應(yīng)自覺維護本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生，各辦公室負(fù)責(zé)人對本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生負(fù)責(zé)。 （ 2）盡量不要在公共場所大聲談話或討論問題，避免大聲呼喚、說笑，影響他人。 第九條 公司 綜合管理部 負(fù)責(zé)更換公共場所的花卉，并責(zé)成保潔員做好花卉保養(yǎng)工作。 第三章 公共場所環(huán)境管理 第七條 公司 公共場所的環(huán)境衛(wèi)生由 公司 聘請的專職保潔員負(fù)責(zé)維護， 公司 綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理。 接收的報紙、信件、物品應(yīng)在當(dāng)日分發(fā)給收件人。如被訪者是 公司 高層領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)由被訪者核準(zhǔn)后方可允許進(jìn)入 公司 。直接上級應(yīng)在考勤卡上簽字確認(rèn)。 （ 2） 公司 人員因公外出時，應(yīng)經(jīng)直接上級批準(zhǔn)。 第二章 接待管理 第四條 接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守 崗位職責(zé)，加強對進(jìn)出人員和收發(fā)品的管理，嚴(yán)禁擅離工作崗位。 第二條 工作環(huán)境是指 公司 辦公場所的工作秩序和環(huán)境，包括公共場所及辦公室。 江蘇 房地產(chǎn) 開發(fā)有限 公司 二○ 年 八 月 一 日 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 3 目 錄 第一部分 行政事務(wù)管理 ................... 4 工作環(huán)境管理規(guī)定 ..................................................................................................... 5 考勤管理制度 ...........................................................................................................11 低值易耗品與辦公用品管理辦法 ............................................................................. 21 車輛管理制度 .......................................................................................................... 28 檔案管理辦法 .......................................................................................................... 35 附件一 文書檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 39 附件二 人事檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 42 附件三 經(jīng)營檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 44 附件四 會計檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 45 附件五 工程檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 47 附件六 影像檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 52 附件七 實物檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 54 文件管理制度 .......................................................................................................... 57 出差管理制度 .......................................................................................................... 63 計 算機及附屬設(shè)備管理辦法 .................................................................................... 67 印章管理制度 .......................................................................................................... 72 突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案管理辦法 .................................................................................... 76 第二部分 信息管理 .......................78 會議管理制度 .......................................................................................................... 79 信息管理辦法 .......................................................................................................... 88 第三部分 法律事務(wù)管理 ...................94 公司法律事務(wù)管理辦法 ........................................................................................... 95 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 4 第一部分 行政事務(wù)管理GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 5 工作環(huán)境管理規(guī)定 第一章 總 則 第一條 工作環(huán)境反映 公司 的內(nèi)外部形象，體現(xiàn) 公司 的管理水平，也直接影響工作效率。手冊持有者離開本 公司 時，須將手冊交還 綜合管理部 ，辦理核收登記。 本手冊為 公司 受控文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布執(zhí)行。 本手冊是 公司 為導(dǎo)入、實施 GMS（房地產(chǎn)企業(yè)全面管理體系）管理模式而編制 ， 適用于 公司 的行政管理和信息 管理活動。 （ 2）信息管理是 公司 企業(yè)管理的重要方面。 江蘇 房地產(chǎn)開發(fā) 有限 公司 行政管理手冊 （ 行政、信息及法律事務(wù)管理） 版 本： 20 － A 審 核： 批 準(zhǔn)： 編 號： ZDHQGMS01 20 年 8 月 1 日發(fā)布 20 年 8 月 1 日實施 受控文件 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 2 手冊說明 本手冊是 公司 為導(dǎo)入、實施全面管理體系（ GMS 管理模式） 而編制 ，是全面管理體系的子體系， 適用于 公司 的行政事務(wù) 管理 和信息管理 。 根據(jù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的特點及 公司 的實際情況，本手冊的制度內(nèi)容體現(xiàn)了 公司 的以下指導(dǎo)思想： （ 1）行政事務(wù)管理是 公司 各項工作的基礎(chǔ)保 障，是 公司 管理水平的直接體現(xiàn)。加強信息流管理，有利于信息的傳遞和共享。 除了日常用語和單獨說明外，本手冊出現(xiàn)的術(shù)語或簡稱有： “ 公司 ”是指 江蘇 房地產(chǎn)開發(fā) 有限 公司 ； “各部門”是 公司 下設(shè)的 綜合管理部 、 財務(wù)管理部 等職能或業(yè)務(wù)部門； “ 本地項目公司 ”是指 公司 直屬的、不具有獨立法人資格的本地項目組織； “ 異地 項目公司” 是指 公司 所屬的異地項目組織； “分管 領(lǐng)導(dǎo) ”是指 公司 高層管理層中分管或主管某項工作的人員； “部門負(fù)責(zé)人” 除了另有說明外僅指各部門經(jīng)理； “項目經(jīng)理”指 項目公司 經(jīng)理。手冊的印發(fā)、 保管、 編制、修訂等 事宜 由 公司 綜合管理部 負(fù)責(zé)手冊持有者應(yīng)妥善保管，不得損壞、丟失、隨意涂改，也不得將手冊提供給 公司 以外人員。 在手冊使用期間，如有修改建議，各部門負(fù)責(zé)人 、項目經(jīng)理 應(yīng)匯總意見， 于每季度末 20 日前 反饋到 綜合管理部 ，由 綜合管理部 組織 有關(guān)部門進(jìn)行 修 訂。為了加強對 公司 工作環(huán)境的管理，制定本規(guī)定。 第三條 本規(guī)定適用于 公司 及所屬工作環(huán)境的管理。 第五條 人員出入管理 本 公司 人員出入管理 （ 1）本 公司 員工出入 公司 ，應(yīng)按 公司 要求穿著 服裝。下班前不能返回 公司 的，應(yīng)告知直接上級。 外來人員出入管理 凡 公司 外人員來訪者，接待人員不認(rèn)識的，應(yīng)先要求來訪者填寫《來賓登記表》。 第六條 收發(fā)管理 在接收報紙時接待人員應(yīng)核準(zhǔn)數(shù)量，在接收信件、物品時接待人員應(yīng)核準(zhǔn) 后辦理簽收手續(xù)。具體執(zhí)行《文件管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 6 第八條 公司 工作人員應(yīng)自覺維護公共場所的環(huán)境衛(wèi)生，嚴(yán)禁堆放雜物，嚴(yán)禁丟棄垃圾、廢品、碎屑，嚴(yán)禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣。 第十條 公共場所秩序 （ 1）辦公區(qū)內(nèi)走路要輕盈、快捷，見到領(lǐng)導(dǎo)要主動讓道或在領(lǐng)導(dǎo)左側(cè)或后 面行走。 （ 3）不要與來訪人員在公共場所談話、更不要爭吵。 第十一條 進(jìn)出辦公室必須輕輕關(guān)門，不能產(chǎn)生很大聲響。 （ 2）桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊，保持外表干凈。 （ 4）辦公室墻面禁止張貼文件或圖表，并保證墻面清潔。 （ 6）辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正。 （ 8）在溫度適宜情況下不要開啟空調(diào)，正常開啟空調(diào)時，人員長時間離開辦公室請關(guān)閉空調(diào)。 （ 10）門、窗能夠正常使用，防止安全隱患。茶幾上不允許擺放過期的雜志和報紙（專業(yè)報刊除外）。 第十三條 未經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人同意，辦公室其他工作人員禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工作（寫字）臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。改造、裝修的所有相GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 7 關(guān)事宜，包括設(shè)計、施工單位的選擇及施工管理均由 綜合管理部 負(fù)責(zé)，其他有關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合、協(xié)助。 公司 售樓處 環(huán)境的管理執(zhí)行《銷售 與客戶關(guān)系 管理手冊》的有關(guān)規(guī)定。 第十 七 條 本規(guī)定由 公司 綜合管理部 負(fù)責(zé)解釋。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 8 公司 人員出入 公司 時間記錄表 時間： 年 月 日 記錄人： 編號： ZDHQZH01 出入人員姓名 出 入 時 間 出入人員姓名 出 入 時 間