檔案電子化管理考察報(bào)告-展示頁(yè)
2024-11-15 00:13本頁(yè)面
【正文】 作。 文印中 心職能和我 單位 差不多，主要 職能 除了完成常規(guī)的文印工作外，還為項(xiàng)目組提供圖紙掃描服務(wù) ， 裝備水平 應(yīng)該說(shuō)是一流的 。 文控部 人員由原圖檔部門(mén)的檔案管理人員與項(xiàng)目部的項(xiàng)目文控 秘書(shū)人員組成，文控部對(duì)文控秘書(shū)、檔案人員實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理 。從而 使 檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入到項(xiàng)目的文件過(guò)程控制中去，檔案人員對(duì)文控人員進(jìn)行文件 2 圖紙驗(yàn)收、收集、分類、組卷、編號(hào)、整理等專業(yè)化的系統(tǒng)培 訓(xùn)，達(dá)到項(xiàng)目結(jié)束后文控人員直接歸檔入庫(kù)上架，從而實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目文件控制與檔案管理的一體化。原因是文書(shū)檔案不對(duì)外，進(jìn)館查閱的人很有限。 工程檔案的掃描問(wèn)題： 工程檔案的掃描工作根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況而定，一般是每隔兩年左右進(jìn)行一次，工作形式是外包，由外 面的服務(wù)機(jī)構(gòu)派人員攜帶設(shè)備上門(mén)服務(wù)。 工程檔案的 收 集 問(wèn)題： 工程檔案的收集工作由項(xiàng)目文控秘書(shū)負(fù)責(zé)，項(xiàng)目結(jié)束后 根據(jù) 檔案要求整理完善后 ， 交檔案人員編目上架。 檔案的收集范圍及密級(jí)確定 檔案的收集范圍是按 集團(tuán)公司 的統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，總的來(lái)說(shuō)和我 單位差別不大，包括：文字、圖紙、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。涉密的檔案不上管理系統(tǒng)，也就是說(shuō)在局域網(wǎng)上不能 3 查閱。 需要下載或打印時(shí)，需通過(guò)審批后，由計(jì)算中心授權(quán)。 檔案管理級(jí)別 XX 公司的檔案在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期就已經(jīng)升為國(guó)家級(jí)了，目前沒(méi)這方面的問(wèn)題。 四、 對(duì) 我 單位 檔案管理工作 的建議 學(xué)習(xí) XX 公司的模式，檔案的收集從項(xiàng)目開(kāi)始。 加快掃描步伐形成電子檔案庫(kù)，為設(shè)計(jì)、科研人員直接通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行查閱創(chuàng)造條件。 日常的 檔案掃描工作與文印工作結(jié)合起來(lái)， 不論是圖紙 還是 文字材料，在出文印中心之前直接形成電子文檔，整理完畢后直接通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò) 4 移交檔案科，提高工作效率，簡(jiǎn)化交接
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