【正文】 總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)具體實際情況決定是否進行采購，以及選擇材料供貨商。 工程材料采購及管理1) 材料采購需要履行的手續(xù)a 工程部根據(jù)實際工作安排，填寫材料采購計劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。b 結(jié)賬方式c 主要以月結(jié)的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購單，送貨然后每月底，由庫房管理員與財務(wù)部、供貨商核對，每月底核對正確后，由庫房管理員申請付款。a 在對供貨商進行比價的同時，要填寫商品/物料采購對比表。以上的比價不包括政府壟斷的項目，比價的目的不只是價格的比較還要比較相應(yīng)的售后服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。e RMB100,000以上的采購至少需要五家的報價。c RMB 1,000RMB 10,000的至少需要三家報價，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進行比較，只需在續(xù)簽新合同時進行比較。第二要根據(jù)采購的內(nèi)容確認比價的程序，不同的金額比較的標準不同，具體的比較標準如下：a RMB1,00以下的可以直接購買。 超過付款期限2個月以上的，每次收取手續(xù)費￥300元。手續(xù)費的收?。横槍τ馄诟犊畛^2個月以上的業(yè)戶。如果逾期超過2個月（從付款的最后期限之日起），在收取滯納金的同時，物業(yè)公司將向業(yè)主或者業(yè)主委員會提出書面報告，經(jīng)業(yè)主/業(yè)主委員會同意后，對未支付管理費和公共事業(yè)費的業(yè)戶發(fā)出書面通知，明確在通知的7日后，將采取停止供電、水或煤氣等相應(yīng)的措施，以避免業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟上的損失。逾期管理：如果業(yè)主（租戶）未有特殊情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒有交納相關(guān)費用，管理處將在賬單最后交款日過后的第1天發(fā)送第一次催款單，催款單約定7天的有效付款日期；第一次催款單發(fā)送7日后仍為支付的，將要發(fā)送第二次催款單，7日后，客戶未付款的將要發(fā)送催款信，通知客戶如不付款將要采取計收滯納金和采取強制措施。付款人如遇特殊情況不能及時付款，應(yīng)以書面形式通知管理處財務(wù)部。財務(wù)部每月13至14日將原始數(shù)據(jù)錄入電腦和制作賬單，每月16日將所有的管理費、公共事業(yè)費賬單發(fā)送完畢，每月底的最后一天為付款的最后期限；如果執(zhí)行月底發(fā)賬單的，比照上述時間進行調(diào)整。2) 應(yīng)收賬款管理制度及相關(guān)措施管理處實行應(yīng)收賬款賬單準時發(fā)送及時收回的原則。公共事業(yè)費用的讀表時間為每月10日或者月底。 應(yīng)收賬款管理規(guī)定物業(yè)管理公司根據(jù)《管理公約》及項目的具體實際情況，特制訂應(yīng)收賬款管理的原則、方法、制度及相關(guān)措施如下： 收取原則及計算標準管理費的收取原則：物業(yè)管理費實行上收費的原則，即本月的月中或者月底收取下月的管理費。b 亞洲區(qū)董事（Larry Hui）通過登陸網(wǎng)上銀行，查看操作員提交的詳細內(nèi)容，選擇批準或拒絕命令（，由Larry Hui直接批準），便可提交到銀行進行處理；，Larry Hui審核批準后，須進行轉(zhuǎn)入上一級授權(quán)操作（由David Hand）進一步授權(quán)。e 經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字審批后，將申請單返回給項目經(jīng)理，由其安排項目負責人進行網(wǎng)上銀行付款操作。c 填寫付款申請（使用公司統(tǒng)一格式，請見附件），申請時應(yīng)附稅金計算清單及客戶交款清單，填寫后以電子郵件形式發(fā)送給項目經(jīng)理（Dido），項目經(jīng)理將申請單進行審核無誤后打印并簽字確認。 資產(chǎn)及基金賬戶的管理1) 項目負責人申請付款程序a 操作員確認客戶租金已經(jīng)劃撥到公司銀行賬戶，并核對每筆款項金額的準確性。 銀行管理制度 銀行支票管理制度1) 購買開戶行支票2) 支票付款申請a 項目執(zhí)行程序l 付款申請單填寫；l 付款合同；l 支付款項報價；l 采購申請表；l 材料物品入庫單；l 必要的解釋說明；b 總公司執(zhí)行程序l 送總公司時登記電腦記錄；l MS財務(wù)審查付款申請資料；l 進入支票簽字流程；l 項目取回簽署完畢支票登記；l 項目執(zhí)行付款3) 支票付款登記 網(wǎng)上銀行管理制度1) 物業(yè)管理項目的管理a 收款程序b 收款依據(jù)l 合同約定；l 收款賬單；l 繳費通知單；l 公示的服務(wù)收費標準；c 收款方式l 現(xiàn)金收款，只限于人民幣現(xiàn)金，不包括任何外幣現(xiàn)金；l 支票收款，包括人民幣支票和人民銀行允許在中國進行交易的外幣支票，例如：美元支票、港幣支票等，然后執(zhí)行簽字背書程序；l 電子收款，所有幣種與支票使用幣種相同；l 刷卡支付，除在中國境內(nèi)流通的各種國內(nèi)銀行簽發(fā)的信用卡和借記卡外，外卡的卡種只限于Master，Visa，大來卡等國際通用的信用卡。 現(xiàn)金報銷程序1) 由申請人填寫報銷明細表，表中應(yīng)列明報銷項目、報銷金額，并不得涂改，經(jīng)過涂改的報銷單將被視為無效；2) 報銷明細單所附發(fā)票背面須有經(jīng)辦人簽字確認，發(fā)票上應(yīng)列明采購物品的數(shù)量、單價、金額，若發(fā)票金額為合計數(shù)，須附有由供貨方開具購物明細單；需要強調(diào)的是所有報銷單后附的發(fā)票必須是符合國家各級稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的發(fā)票，如果是違反國家規(guī)定發(fā)票，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷人任何報銷。 對于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同，具體規(guī)定如下：送存金額在人民幣20,000元以上50,000元以下的須由1名保安領(lǐng)班陪同前往；送存金額在人民幣50,000元以上100,000元以下的須由1名保安領(lǐng)班及1名保安員陪同前往；送存金額在人民幣100,000元以上的請由保安經(jīng)理派車陪同送存。 建立和健全現(xiàn)金賬目，做到日清月結(jié)，賬款相符，杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金，不私自設(shè)立“小金庫”。 做好庫存現(xiàn)金的保管工作，現(xiàn)金必須放在公司的保險箱里，同時啟用保險柜的自動報警系統(tǒng)并轉(zhuǎn)動密碼鎖，確保其安全。 現(xiàn)金管理制度物業(yè)管理公司財務(wù)部應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，為做好庫存現(xiàn)金的保管、使用工作，特制定本制度。 借款清算報銷后，借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。 借款人應(yīng)填寫借款申請單，經(jīng)大廈總物業(yè)經(jīng)理簽字授權(quán)后方可到財務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金，借款人應(yīng)及時拿發(fā)票結(jié)賬或者返還現(xiàn)金，一般不得超過當月月底財務(wù)結(jié)賬之前。 借款人員憑已批準的采購申請表進行借款。 資料處理1) 用于編制年度預(yù)算的資料應(yīng)進行歸檔登記；2) 年度預(yù)算執(zhí)行完成后，應(yīng)與實際數(shù)進行對比分析，并作為預(yù)算附件資料，連同預(yù)算資料一齊保存。4) 各部門提供下一年度的費用預(yù)算開支計劃；5) 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計劃與調(diào)資計劃表。 相關(guān)職責1) 財務(wù)部經(jīng)理負責協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理編制公司每一年度財務(wù)預(yù)算，每年11月份著手編制下年度的財務(wù)收支預(yù)算。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時，須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會/業(yè)主大會批準。 大廈維修基金公開化大廈維修基金是指專項用于共用設(shè)施和共用設(shè)備大修理的資金。2) 每年度年底向發(fā)展商/全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營成果及財務(wù)狀況。2) 日常運行設(shè)備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設(shè)備需對外分包的，應(yīng)通過招標方式公平競爭，擇優(yōu)選擇承包商3) 各項費用支出堅持?？顚Ｓ?，不可挪作他用，特別是維修基金的使用和管理。各項服務(wù)收費標準具體包括材料費、人工費、稅金和適當?shù)钠髽I(yè)利潤。2) 管理費收費標準須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標準收取或者按經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批通過。 收費標準公開化1) 物業(yè)管理公司所有的收費標準均向業(yè)戶和發(fā)展商公開，并且在北京有關(guān)物價管理部門備案。3) 年度預(yù)算報表中每一項目應(yīng)附有詳細的注釋及說明。 年度預(yù)算編報的規(guī)定1) 物業(yè)管理公司每年的財務(wù)預(yù)算編報必須遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原則。 固定資產(chǎn)折舊適用外商投資企業(yè)的折舊方法。如果是補貼式經(jīng)營的，按照委托合同中相關(guān)規(guī)定收取。 管理者酬金收取，采用按月收取約定的金額或者約定的比例；而有關(guān)管理者酬金的收取比例和金額依照委托管理合同中的有關(guān)條款執(zhí)行。 項目核算適用會計處理原則是：權(quán)責發(fā)生制原則。項目（大廈）的日常運營費用從管理費的收入中支出，管理費有盈余的歸屬共同業(yè)主所有，運營不足的由共同業(yè)主承擔。佳程廣場管理處財務(wù)部管理制度匯編目錄財務(wù)基本原則1財務(wù)公開監(jiān)督制度2財務(wù)預(yù)算制定4借款管理制度5現(xiàn)金管理制度6銀行管理制度7應(yīng)收賬款管理規(guī)定10庫存管理制度12固定資產(chǎn)管理制度14存入保證金管理15內(nèi)部往來管理16公共事業(yè)費繳款流程17代收代繳費用管理18有償服務(wù)收費管理 19管理費支出管理規(guī)定20應(yīng)急及不可預(yù)測費用管理制度21維修基金管理制度 22印章使用制度23會計檔案管理規(guī)定 24物業(yè)管理公司財務(wù)交接項目明細26停車場收費管理制度27汽車加油IC卡管理制度29確定采購類別30 收費管理制度33 財務(wù)基本原則北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所采用的物業(yè)管理模式為酬金制管理模式。每個項目接受委托后，有自己獨立的銀行賬戶，管理費收取標準依據(jù)物業(yè)管理委托合同的約定或者經(jīng)過業(yè)主同意的約定收費標準。 項目核算適用的會計制度為：外商投資企業(yè)會計制度。 項目（大廈）所有的運營費用，將按照投標或年初時的項目預(yù)算進行控制、分配以及預(yù)提，每月的營業(yè)稅金通過仲量聯(lián)行北京總公司代繳。 管理費收取標準確定的原則：仲量聯(lián)行管理的項目，管理費收取的標準采取以支定收的原則，根據(jù)項目每年所做出的運營預(yù)算來確定管理費收取的價格。 應(yīng)收賬款不計提壞賬準備，采用實際轉(zhuǎn)銷法進行賬務(wù)處理。 財務(wù)公開監(jiān)督制度制定財務(wù)管理公開監(jiān)督制度，是為增加財務(wù)管理的透明度，真正體現(xiàn)物業(yè)管理的公開、公平、公正的市場競爭機制。2) 年度預(yù)算中費用支出特定項目的變動程度，如員工薪金、福利增減的變動幅度等，將結(jié)合中華人民共和國勞動保障部的規(guī)定及管理公司的實際情況指定，同時，還要征得發(fā)展商/業(yè)主委員會的同意，方能列入預(yù)算。4) 年度預(yù)算報表須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主委員會審批后，方可執(zhí)行。同時，在執(zhí)行過程中，嚴格按公開的收費標準統(tǒng)一尺度收費。3) 物業(yè)管理公司對客戶有償服務(wù)收費標準，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶公示。 費用支出公開化1) 年度的各項費用開支必須控制在年度預(yù)算內(nèi)；若個別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管理公司需要做出書面的合理解釋。 經(jīng)營狀況與財務(wù)報表公開化1) 每月20日給發(fā)展商/業(yè)主委員會報送財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、應(yīng)收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。3) 每年的財務(wù)狀況須經(jīng)會計師事務(wù)所進行年度審計，審計結(jié)果報送發(fā)展商/業(yè)主委員會并接受所有