【正文】 部門財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人收集好本部門的前一個(gè)月日常工作或活動(dòng)支出的發(fā)票，填寫日?；蚧顒?dòng)決算表并發(fā)到辦公室公郵（gdufsbangongshi），將整理好的發(fā)票或票據(jù)交給辦公室財(cái)會(huì)組人員。各部門在交納發(fā)票時(shí)要分清哪些發(fā)票是由預(yù)支經(jīng)費(fèi)開具的，并及時(shí)告知辦公室財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人。預(yù)支的錢購買的每一項(xiàng)都一定要開發(fā)票，如果預(yù)支的錢有剩余的就直接把剩余的錢交給辦公室財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，即最終提交至辦公室的是與預(yù)支數(shù)額相等的發(fā)票或發(fā)票和現(xiàn)金余額。由于1000元以上的大型活動(dòng)預(yù)算需要經(jīng)過三層審核，請各部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的人員準(zhǔn)時(shí)提交預(yù)算表，若由于個(gè)人或部門原因未提交預(yù)算表，產(chǎn)生的費(fèi)用自付。若追加的數(shù)額超過原預(yù)算總額的10%，則須經(jīng)過指導(dǎo)老師審核通過后方可執(zhí)行。各部門開展活動(dòng)的費(fèi)用支出除突發(fā)及意外情況外須嚴(yán)格按照預(yù)算表上的項(xiàng)目執(zhí)行。各部門財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人須在每月26號提交次月的日常工作資金預(yù)算表（詳見附件一）；在活動(dòng)開始前一周的上半周提交（鑒于活動(dòng)時(shí)間的不確定性，具體時(shí)間辦公室人員會(huì)詳細(xì)通知各部門財(cái)務(wù)人員）活動(dòng)資金預(yù)算表（詳見附件二）。若有不確切的費(fèi)用須大概估算,并在不確定細(xì)項(xiàng)的備注欄中注明調(diào)整的彈性范圍（百分比表示），但調(diào)整范圍的上限不可超過該項(xiàng)預(yù)算金額的10%。二、X+1月份計(jì)劃（宋體 加粗 小三）時(shí)間工作項(xiàng)目三、部門總結(jié)（宋體 加粗 小三）工作中存在的問題（宋體 加粗 小四）解決問題的建議（宋體 加粗 小四）五、財(cái)務(wù)制度原則：真實(shí)、節(jié)約、透明一、預(yù)算制度： （1）針對日常工作（如辦公室購買辦公及保潔用品、打印資料等；外聯(lián)部外出聯(lián)系商家；宣傳部購買辦公室日常美化用品、宣傳用品，資料打印等；文體部及生活部打印日常資料、購買辦公用品等）：各部門在每月23日24日進(jìn)行次月預(yù)算；（2）針對活動(dòng)：活動(dòng)主辦及協(xié)辦部門在舉行任何活動(dòng)的兩周前（做預(yù)算與活動(dòng)開展之間間隔一周），認(rèn)真預(yù)計(jì)日?；蚧顒?dòng)的每項(xiàng)費(fèi)用并按照真實(shí)、節(jié)約、實(shí)事求是的原則整理出日常工作以及活動(dòng)的資金預(yù)算。學(xué)期工作總結(jié)：（重點(diǎn)看）（1）學(xué)期計(jì)劃與總結(jié)比較下：列出按計(jì)劃完成的工作，分析其工作成果和不足之處；列出未按計(jì)劃完成的工作，分析其原因；列出新增的計(jì)劃外工作，分析其工作成果和不足之處。（工作總結(jié)版式見附件二）三、活動(dòng)總結(jié)：每舉辦一個(gè)活動(dòng)，該活動(dòng)負(fù)責(zé)部門必須在活動(dòng)結(jié)束的一星期內(nèi)將此活動(dòng)的相關(guān)資料，包括活動(dòng)方案、計(jì)劃、流程、預(yù)算及最終的支出情況，活動(dòng)現(xiàn)場圖片資料，報(bào)道文章(宣傳部提供)， 參加此次活動(dòng)成員及所做的工作(各部門提供)，活動(dòng)總結(jié)(內(nèi)容包含:活動(dòng)效果/經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn))，做成文件夾打包發(fā)到gdufsbangongshi四、 每次參加學(xué)院活動(dòng)和外校活動(dòng)的總結(jié):凡應(yīng)邀參加學(xué)院活動(dòng)和外?；顒?dòng)的所有人員在活動(dòng)后兩天內(nèi)交一份總結(jié)(可以是經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)之談也可以是自己的感受)給辦公室文秘方向負(fù)責(zé)人做好存檔。學(xué)期末（期末考試前2周的周五前）上交本部門學(xué)期工作總結(jié)（工作總結(jié)版式見附件一）。四、本制度自二○○七年十月一日起開始實(shí)施。尤其要注意關(guān)空調(diào)。 9． 不得在辦公室進(jìn)行一切有損學(xué)生會(huì)形象的娛樂性活動(dòng)。7． 在值班期間若有人來領(lǐng)取或借東西除了要在值班記錄本上記錄還要在辦公室物品進(jìn)出入登記表上按要求登記好。5． 值班期間禁止在辦公室內(nèi)喧嘩。對于送來的請柬要即時(shí)通知部長由部長通知受邀人；對于要由下一班次的同學(xué)接手的工作就要在值班內(nèi)容里著重注明注意的地方，而下一班次的同學(xué)開始值班時(shí)就要注意閱讀上一班次的值班記錄。整理好當(dāng)天的來函及文件。備注：值班考勤每星期進(jìn)行一次匯總檢查。三、值班制度一．值班時(shí)間： 星期一至星期三、星期五：中午11：30至12：30；下午17：00至18：00 星期四：中午11：30至12：30；下午12：30至14：30，14：30至16：30，16：30至18：00二．值班安排：（按課程調(diào)配）星期一星期二星期三星期四星期五中午下午三．值班注意事項(xiàng)：1． ，不遲到，不早退，無故遲到超過20分鐘為缺勤，在取得部長同意并確保值班時(shí)間段內(nèi)有其他學(xué)生會(huì)成員代為值班的情況下可以早退，但必須在值班日志上做相應(yīng)記錄；，須主動(dòng)聯(lián)系該同事問明原因，并在值班日志上做相應(yīng)記錄。四、工作注意事項(xiàng) 宣傳工作可參考上屆范文，但不能抄襲。注意發(fā)票、收據(jù)書寫格式，發(fā)票是否蓋章，車票背后須寫明日期，用途。值班時(shí)須注意禮貌問題、登記問題。 安排五名干事跟進(jìn)“金鑰匙”大賽選手生活指南排版和資料整理。初定本周六學(xué)生會(huì)各部長開會(huì)討論“交換空間”貨源等細(xì)節(jié)問題。 已批準(zhǔn)陳秋明同學(xué)申請?zhí)崆半x職。 基本完成圖書館溫馨提示排版工作，但仍需修改。附件一：會(huì)議記錄版式：校學(xué)生會(huì)辦公室例會(huì)（宋體，四號，）時(shí)間：2005年11月14日（宋體，五號，）地點(diǎn)：學(xué)生活動(dòng)中心二樓校學(xué)生會(huì)辦公室主持人：記錄人：到會(huì)情況：袁先念,盧勉請假,其余到齊內(nèi)容：一、工作總結(jié)（總結(jié)上周情況） 派發(fā)10份“交換空間”作業(yè)集給干事，讓其發(fā)表感受。2． 助理請假應(yīng)寫好書面請假條于例會(huì)前交于部長，如事情緊急可發(fā)短信給部長（或副部）以作為請假憑證，事后應(yīng)補(bǔ)上假條。3. 例會(huì)考勤：各部部長應(yīng)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，有特殊情況需要請假應(yīng)事先通知主席或者辦公室主任，無故缺席將會(huì)扣除個(gè)人與部門考勤分。（3）會(huì)議記錄先用稿紙記錄，整理好后，謄寫到相關(guān)會(huì)議記錄本上。2. 會(huì)議注意事項(xiàng)： （1）為了確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始，與會(huì)人員提前5分鐘到場找好位置做好準(zhǔn)備。（2）主席團(tuán)對各個(gè)部門近期工作做出簡要的評述，并公開主席團(tuán)近期的工作、兄弟院校及學(xué)院的一些情況。 本工作制度解釋權(quán)屬于廣東外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)。電子版資料可于每年收集完畢后上傳于網(wǎng)絡(luò)硬盤，并設(shè)置密碼供管理層下載參考（考核結(jié)果為加密文件，盡供主席團(tuán)成員參閱，其余文件管理層均可查閱）。七、資料管理與保養(yǎng)：紙質(zhì)版資料應(yīng)按照分類存放于文件夾中，管理人員應(yīng)每月進(jìn)行一次整理及保養(yǎng)工作，包括掃塵及防腐等工作。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。 　不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級的檔案材料。復(fù)制檔案、文件，統(tǒng)一由辦公室主任嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何部門和個(gè)人一律無權(quán)外供，電子版資料亦同，對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供資料和文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任。借閱檔案必須辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。因此，檔案管理部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密原則，確保資料的安全。辦公室應(yīng)對外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員）。借閱檔案必須進(jìn)行登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、電話、部門（單位）、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。查閱紙質(zhì)資料時(shí)應(yīng)在辦公室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、撕毀等。 資料借閱時(shí)間為兩周，超過兩周必須歸還，如需續(xù)借則需再次申請。其他團(tuán)體及個(gè)人借用物品登記表，會(huì)服借用登記表。換屆資料——報(bào)名表，筆試答卷及小組討論問卷等。四、收集范圍：校學(xué)生會(huì)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或與本學(xué)生會(huì)關(guān)系密切的文件材料(包括公文、書信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求對各部門的相關(guān)資料進(jìn)行收集。在活動(dòng)策劃階段結(jié)束之后，活動(dòng)主導(dǎo)部門需將活動(dòng)策劃發(fā)給資料回收負(fù)責(zé)人，以幫助其了解所需收集的資料范圍。三、收集方式：（一）按時(shí)間段收集辦公室于每月底進(jìn)行一次資料收集，若無重大活動(dòng)的部門只需上交會(huì)議記錄及日常工作事務(wù)即可。紙質(zhì)版資料則需按照分類存放于文件夾中。資料庫的建立：（1）校學(xué)生會(huì)資料于每年年底全部回收及整理完畢，每年的電子版資料應(yīng)統(tǒng)一打包存至于移動(dòng)硬盤中存檔，形成資料庫，并為下一年的工作開展提供參考依據(jù)。校學(xué)生會(huì)現(xiàn)決定制定資料庫建立及管理制度，以促使校學(xué)生會(huì)的工作朝著正規(guī)化、合理化的道路發(fā)展。廣東外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)制度匯編廣東外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)生會(huì)目 錄一、 資料庫建立與管理制度 ………………………………01二、 例會(huì)制度 ………………………………………………06三、 值班制度 ………………………………………………09四、 計(jì)劃總結(jié)制度 …………………………………………11五、 財(cái)務(wù)制度 ………………………………………………14六、 考核制度 ………………………………………………21七、 會(huì)服使用說明 …………………………………………42八、 物資管理制度 …………………………………………43九、 學(xué)生后勤服務(wù)信息中心委員會(huì)制度 …………………49一、資料庫建立與管理制度一、建立目的：在校團(tuán)委的領(lǐng)導(dǎo)下，校學(xué)生會(huì)本著“參與管理，提升服務(wù)”的理念，開展了各類卓有成效的校園文化活動(dòng)，此外校學(xué)生會(huì)還積極進(jìn)行自我完善與管理，并留下了許多有價(jià)值的資料。為了進(jìn)一步完善校學(xué)生會(huì)資料保管制度，促使資料管理合理化、制度化，以便更好地提高各部門的工作效率和質(zhì)量，加強(qiáng)校學(xué)生會(huì)工作檔案的系統(tǒng)性和科學(xué)性，并使校學(xué)生會(huì)的工作記錄形成一定的歷史資料，為今后的工作提供必須的依據(jù)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。二、制度說明：負(fù)責(zé)部門：校學(xué)生會(huì)的資料管理工作由校學(xué)生會(huì)辦公室負(fù)責(zé)，對校學(xué)生會(huì)的各種資料分類歸檔管理，并為每個(gè)部門相關(guān)資料保存、為校學(xué)生會(huì)的各種活動(dòng)提供咨詢和參考，以方便各部門開展工作。同時(shí)，相關(guān)資料可上傳于網(wǎng)絡(luò)硬盤之中并設(shè)置權(quán)限，以供管理層下載參考。（2）政務(wù)公開：部分校學(xué)生會(huì)資料可以公布于學(xué)生會(huì)博客，以方便廣大同學(xué)了解學(xué)生會(huì)工作，拉近學(xué)生會(huì)與廣外學(xué)生之間的距離、進(jìn)一步提升校學(xué)生會(huì)的形象。（二）按活動(dòng)收集在大型活動(dòng)開展之前辦公室需通知活動(dòng)主導(dǎo)部門注意保留本次活動(dòng)中的有價(jià)值的資料。辦公室根據(jù)活動(dòng)策劃制定出適用于該活動(dòng)的資料收集模板（在已有的模板基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整及修改），并在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)將模板發(fā)給活動(dòng)主導(dǎo)部門，并給出資料回收的截止時(shí)間。（一）電子版資料：制度總章共青團(tuán)廣東外語外貿(mào)大學(xué)組織工作條例、廣東外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)會(huì)生章程等制度學(xué)生會(huì)各類模板各部門工作制度、指南等人事資料校團(tuán)委老師資料及介紹校學(xué)生會(huì)主席團(tuán)資料各部門成員資料會(huì)議紀(jì)要計(jì)劃與總結(jié)每學(xué)期計(jì)劃與總結(jié)各類大型活動(dòng)總結(jié)考核結(jié)果（加密文件夾）主席團(tuán)及各部門各成員所填寫的考核表、分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)表優(yōu)秀個(gè)人及部門評比結(jié)果財(cái)務(wù)報(bào)表各部門每月財(cái)務(wù)報(bào)表各活動(dòng)財(cái)務(wù)報(bào)表活動(dòng)檔案活動(dòng)調(diào)研及反饋活動(dòng)策劃及方案宣傳品——海報(bào)，展板及傳單電子版，實(shí)物照片通知及公告新聞稿件與校外或其他團(tuán)體的協(xié)議活動(dòng)成果及總結(jié)學(xué)生后勤服務(wù)信息中心資料（1）中心信息員編號及資料（2）中心全年規(guī)劃，事務(wù)組學(xué)期計(jì)劃及總結(jié)（3）網(wǎng)站文章、留言回復(fù)及新聞稿件（4）中心調(diào)研及反饋全委會(huì)資料（1）院校學(xué)生干部通訊錄（2）全委會(huì)會(huì)議資料（3）紅旗學(xué)生會(huì)評比規(guī)則等（4）紅旗學(xué)生會(huì)各學(xué)院評比材料——如：新生指南、省學(xué)聯(lián)十大（二）紙質(zhì)版資料：人事檔案資料各部門招新人員資料及培訓(xùn)大會(huì)資料匯編等。各類申請及借用表格各類課室申請表格；各類場地申請及帳篷申請等。全委會(huì)資料各類全委會(huì)文件紅旗學(xué)生會(huì)評比各學(xué)院上交的資料（包括初評及二輪評比）對外交流四團(tuán)交流及培訓(xùn)資料各高?；顒?dòng)交流資料（各高校宣傳資料、邀請函等）五、資料借閱原則：本單位各部門借閱紙質(zhì)或電子版檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。外來人員查閱本學(xué)生會(huì)檔案，需經(jīng)主席團(tuán)及指導(dǎo)老師簽字批準(zhǔn)，方可查閱、外借。特殊情況需借出的，需經(jīng)指導(dǎo)老師批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過兩周，不得轉(zhuǎn)借他人。 借閱手續(xù)：（1）借閱檔案必須有證明，授權(quán)后方可借閱，沒有批準(zhǔn)的一律不予借閱。（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人），復(fù)制文件必須征得辦公室的同意。六、資料保密原則：資料是學(xué)生會(huì)的寶貴財(cái)富，各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)。凡是利用檔案，必須由辦公室提供，任何人不得直接動(dòng)用。 非校學(xué)生會(huì)人員借閱檔案時(shí)，需經(jīng)主席團(tuán)及指導(dǎo)老師批準(zhǔn)。保存期限已過或其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一由辦公室組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何部門和個(gè)人一律無權(quán)處理或自行銷毀。 不允許將機(jī)密文件帶外帶和到學(xué)生會(huì)辦公室隨意翻閱文件。 辦公室需定期檢查保密工作，嚴(yán)防失密、泄密事件發(fā)生。電子版資料需在收集之后統(tǒng)一由文秘組進(jìn)行再次詳細(xì)的歸類，并將本次資料存入移動(dòng)硬盤并歸入資料庫中。八、附則：本工作制度經(jīng)公布之日起生效。二、例會(huì)制度一． 學(xué)生會(huì)主席團(tuán)、部長會(huì)議 時(shí)間：每周進(jìn)行一次例會(huì) 會(huì)議記錄：辦公室主任1. 會(huì)議流程：（1）各部門匯報(bào)工作情況，分享工作經(jīng)驗(yàn)。（3）布置新的工作。（2）辦公室會(huì)議記錄人員提前十分鐘到場進(jìn)行準(zhǔn)備，會(huì)議結(jié)束后負(fù)責(zé)切斷電源，關(guān)好門窗。會(huì)議記錄人員將記錄做成電子版發(fā)到學(xué)生會(huì)郵箱，由辦公室負(fù)責(zé)人整理歸檔，供大家查閱。二．各部門例會(huì) 時(shí)間：每周進(jìn)行一次例會(huì)注意事項(xiàng)：1． 統(tǒng)一由辦公室助理進(jìn)行會(huì)議記錄，各部門可同時(shí)自行安排內(nèi)部會(huì)議記錄人員。假條將作為動(dòng)態(tài)考核的依據(jù)統(tǒng)一交到辦公室。 副部滿意上周作業(yè)完成的質(zhì)量，認(rèn)為有創(chuàng)新。 基本完成“金鑰匙”大賽選手生活指南排版，表揚(yáng)干事