【正文】 Hence 副總裁（簽名）:121000086：0338 136213733:33日期發(fā)票號碼摘要金額減項凈值項目金額1/28/X1415辦公用品$$付款報告 出票人 例43是一張由商業(yè)調(diào)查公司開出的支票。一張支票有三方當事人：填寫支票的出票人；支票被償付給的收款人；及負責這一現(xiàn)金轉(zhuǎn)移的銀行。作為交易的證明，客戶會保留以下兩種文件之一，根據(jù)銀行的操作：（1）存款單的復印件；（2）存款收據(jù)。存款單：銀行通常都會提供一些標準表格，如存款單。簽名卡片：銀行要求那些需要被授權(quán)通過銀行賬戶進行交易的人簽一張簽名卡片。為了完全利用這些控制特色，企業(yè)應該把所有現(xiàn)金收款都存入銀行賬戶中，此外，除了零用金的支付（我們將在本章的后面討論它）外，其他所有現(xiàn)金支付也都應通過銀行賬戶進行。將現(xiàn)金保存在銀行中是內(nèi)部控制的一個重要手段，因為銀行能夠保護現(xiàn)金。用銀行賬戶作為控制手段現(xiàn)金是流動性最強的資產(chǎn)，因為它是交易的媒介。那么內(nèi)部控制究竟應該多么嚴格呢？經(jīng)理們必須要具備敏感的判斷力。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)越嚴格就越昂貴。為了阻止這種陰謀，經(jīng)理需要增加控制手段，比如數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較。如果兩個或多個員工聯(lián)合起來欺騙公司，就是我們所說的串通，那么被設計出來防止單個員工欺詐的系統(tǒng)就沒有用處。遺漏的號碼就會引起懷疑和進一步的調(diào)查。要控制這種不誠實的行為發(fā)生，經(jīng)理應該親自數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較；否則，不誠實的員工就會私自撕毀一些存根然后私吞顧客票款。好的內(nèi)部控制應該要求Ralph負責兩個職權(quán)之一而不是兩個。為了對現(xiàn)金收款進行控制，電影院經(jīng)理將每晚的現(xiàn)金收款和Ralph手中的電影票留存聯(lián)數(shù)目對比。偶爾的，他會既負責賣票又負責在顧客進門時收票。如果Grant LeForge辦事處把Steve Lane從一個崗位調(diào)往另一個崗位并要求他休假，他的侵占行為也許會早些被發(fā)現(xiàn)，或者他甚至都不敢去侵占。這種做法能夠提高員工的士氣，擴大他們的商業(yè)視野，并幫助他們決定他們到底想專長于哪個方面。強制假期和輪換工作要求企業(yè)培訓員工作多種工作。這種契約是一份保險單，它確保企業(yè)能夠獲得因員工偷竊造成的損失賠償。對于那些分管現(xiàn)金的職員來說，這是一個特別誘惑人的職位。為了保護現(xiàn)金，他們都會使用出售終端機作為現(xiàn)金收入登記和交易記錄。所有類型的企業(yè)都會妥善保存諸如合同和產(chǎn)權(quán)證明等重要的商業(yè)文件和現(xiàn)金，使其免遭火災；企業(yè)還會使用防盜自動警鈴來保護廠房和其他財產(chǎn)。任何輸錯客戶賬戶代碼的行為都會導致將錯誤的信息傳遞給計算機，這樣計算機將不會接受此號碼。收款部依賴計算機來正確地過上千筆顧客的賬。想想零售商Saks Fifth Avenue,如果它的系統(tǒng)設計得好的話，每一個部門都會有其自己的會計記錄。計算機甚至將內(nèi)部控制轉(zhuǎn)移到編寫計算機程序的人身上，所有對會計人員適用的控制同樣適用于程序編寫員，他們也無法接近公司的資產(chǎn)。會計系統(tǒng)正越來越少地依靠文檔而越來越多地依靠數(shù)字化存儲裝置。如果顧客想把帶著傳感器的商品從商店拿走，警鈴就會鳴響。企業(yè)通常使用電子設備來控制資產(chǎn)和運營。如果庫存現(xiàn)金很少，或許是出納偷了它們。在保齡球場里，主要的文件是計分板。相反的，如果收據(jù)提前編號，遺失的收據(jù)復印件就很容易被發(fā)現(xiàn)。出納保存的收據(jù)復印件顯示了銷售的金額，所有金額可與實際收款金額相核對。在順序編號的文件中缺頁表明有文件遺失。企業(yè)的文件和賬簿各不相同，包括原始憑證，如發(fā)票和購貨單，及會計日記賬、分類賬和總賬。而審計師的這些建議有助于公司更有效的運營。一名審計師或許會發(fā)現(xiàn)有職員既經(jīng)手現(xiàn)金又負責現(xiàn)金賬，就像Grant Leforge公司的Steve Lane一樣。外部審計師主要考慮財務報告及影響因素。外部審計員完全獨立于公司。在一些組織中，內(nèi)部審計員直接向副總裁匯報。審計分內(nèi)部和外部審計。要衡量公司會計系統(tǒng)的可依賴性，審計員們要評價其內(nèi)部控制系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的缺點并建議更正。審計是指對公司的財務報表、會計系統(tǒng)、內(nèi)部控制、和產(chǎn)生以上各項的會計賬簿所進行的檢查。請參照點42例42 公司組織結(jié)構(gòu)圖董事會審計委員會總裁高級副總裁生產(chǎn)部副總裁市場部副總裁財會部副總裁其他副總裁財務主管總會計師收款和信貸現(xiàn)金管理與投資人交往與銀行交往普通會計稅務預算系統(tǒng)內(nèi)部審計外部審計內(nèi)部和外部審計。不同的人應執(zhí)行會計帳務的不同階段，從而出錯和欺詐的機會都達到最小化。而當兩權(quán)分離時，只有那些被授權(quán)的支票才能被支付。如果可能的話，授權(quán)交易的人應無權(quán)處理相關(guān)資產(chǎn)。因此，負責保管資產(chǎn)的人無權(quán)接觸電腦程序；同樣的程序員也無權(quán)接觸那些有誘惑性的資產(chǎn)如現(xiàn)金。此處，注銷為貸記資產(chǎn)賬戶。4． 存貨應有不具有會計職權(quán)的倉庫員工負責管理?？刂茣嬒到y(tǒng)中部分數(shù)據(jù)的輸入。3． Steve Lane 能夠?qū)⒁粋€客戶的現(xiàn)金存款加到另一個客戶在Grant LeForge辦事處的帳上。反之，假如一名員工既經(jīng)手現(xiàn)金又負責會計記賬，則此人就可以偷竊現(xiàn)金并通過造假帳來掩蓋其偷竊行為。2． 資產(chǎn)保管與會計的分離。例如，產(chǎn)品檢驗員而非機器操作員英負責計量生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的產(chǎn)品件數(shù)；會計人員而非銷售人員應保存存貨紀錄。Lands’ End公司的責任報告（見例41）提及職權(quán)分離；這一內(nèi)部控制系統(tǒng)中的重要組成部分包括以下四點：1． 經(jīng)營與會計的分離。（部門）之間分配。職權(quán)分離。任何于規(guī)定政策相偏離的行為都需要適當授權(quán)。適當授權(quán)?？倳嫀熓窒碌臅嫽蛟S負責財產(chǎn)稅，或許負責銷售稅。其中，財務主管負責現(xiàn)金管理，總會計師是主要的會計主管人。例42在公司組織結(jié)構(gòu)圖表中有這樣一個責任分配的模型。具備良好內(nèi)部控制的企業(yè)從不忽視重要責任。當一名員工生病或休假時，另一名員工就會補上來。員工應該是有競爭性的、可靠的和有道德的。管理層相信,截至1999年1月29日，公司的內(nèi)部控制系統(tǒng)完全有能力完成以上提到的目標。 David F. Dyer 首席執(zhí)行官公司管理層已經(jīng)建立并正在維護內(nèi)部控制。合并財務報表之數(shù)據(jù)包括管理層最好的估計和判斷所得出的數(shù)據(jù)。請參照點41例41：Lands’ End公司內(nèi)部控制管理報告書Lands’ End公司 對于合并財務報表的責任Lands’ End公司管理層及其子公司有義務提供相關(guān)財務報表，并對其完整性和可觀性負責。文中第二段提到關(guān)于一個系統(tǒng)的內(nèi)部控制、資產(chǎn)的保護、和對欺詐財務報告的預防。例41引自Lands’ End公司合并財務報表中責任一節(jié)。但是，如果他們不能控制運營，那么整個企業(yè)也許就不能有長久性的經(jīng)營，經(jīng)理們也無法將他們崇高的計劃加以實施。企業(yè)所有者和高層管理人員為企業(yè)制定目標，經(jīng)理引導方向，員工執(zhí)行計劃。在以后的幾章中我們將討論經(jīng)理如何對資產(chǎn)中的其他項目進行控制。本章主要討論內(nèi)部控制，即經(jīng)理用來控制經(jīng)營和保護公司資產(chǎn)的組織的計劃和完整的框架?！锻獠扛瘮》ā?The Foreign Corruption Practices Act)要求公司在證券交易委員會的控制下保持適當?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，而不論其是否存在外部交易。我們在本章中所討論的幾步程序?qū)⒛芙忉尮救绾尾拍鼙苊獯朔N盜用行為的發(fā)生，當然，這些控制系統(tǒng)雖不能完全防止錯誤，但好的控制至少可以幫助發(fā)現(xiàn)不道德的或是違法的行為并限制其影響。通過操縱會計賬簿，他甚至可以隱瞞盜竊行為達幾年。第四章 內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理學習目標學習完本章后，應該能夠做到：1. 描述出一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)2. 使用銀行對帳單作為內(nèi)部控制措施3. 管理并處置現(xiàn)金4. 對現(xiàn)金收款實行內(nèi)部控制5. 對現(xiàn)金付款實行內(nèi)部控制6. 運用預算來管理現(xiàn)金7. 衡量企業(yè)中存在的道德風險Grant Leforge 辦事處究竟出了什么錯誤？ 答案是：在現(xiàn)金會計的控制上存在漏洞。Steve Lane 負責從客戶手中收取現(xiàn)金，而他同時還可以接觸公司的會計帳。此外，日常也沒有人檢查他的工作。內(nèi)部控制對于大公司并不是可有可無的。法案同時還包括對于行賄受賄和其他腐敗行為的特別禁令。本章將這些控制方法主要運用到現(xiàn)金（流動性最高的資產(chǎn)）管理中，并為企業(yè)進行道德評判提供框架。內(nèi)部控制經(jīng)理的一項主要責任就是控制企業(yè)的運營。好的經(jīng)理必須能夠決定整個企業(yè)在今后的幾年中將走向何方。內(nèi)部控制是一部企業(yè)的計劃及其相關(guān)的步驟，其作用在于：1． 保護資產(chǎn)，2． 鼓勵遵守公司政策，3． 促進運營效率，4． 確保準確與可靠的會計報告。該公司高層管理人員負責財務報表及相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部控制。下面，讓我們具體來看看公司如何創(chuàng)造出有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。報表是依照公認會計準則制定并在一致性基礎上實施。與此同時，管理層還將準備年報中的其他信息，并對合并財務報表的準確性和一致性負責。此系統(tǒng)提供恰當?shù)臋?quán)力分配，對合并財務報表的完整性和可靠性提供合理保證，對資產(chǎn)進行保護以防未授權(quán)的使用或處置，以及預防和發(fā)現(xiàn)欺詐性財務報告，經(jīng)常性內(nèi)審。 Stephen A. Orum 副董事長，首席財務官建立有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)不論是Grant LeForge辦事處、Lands’ End公司、還是一家本地的百貨公司，一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)都需要具備以下特點：具有競爭性的、可靠的、有道德的職員。公司往往通過提供高薪以吸引高素質(zhì)員工、培訓和在工作中進行指導來達到培養(yǎng)有競爭性的員工的目的，又通過輪換員工至不同的工作崗位來使其具備靈活性。責任的分配。每一名員工都會承擔一定的責任。請注意公司有一名負責財務會計的副董事長，其下設財務主管和總會計師，兩人向副董事長報告。在這個組織中，總會計師負責批準付款發(fā)票，而財務主管則負責簽支票?？偠灾?，所有的責任都被明確定義和布置到負責他們的個人手中。一個組織通常都會有關(guān)于核準程序的明文規(guī)定。例如，零售商店的經(jīng)理或經(jīng)理助理必須對大于商店通常限額的顧客支票進行批準；同樣的，在大學里，低年級的學生如果想選高年級的課程，也要經(jīng)過大學的系主任的批準。精明的管理者將交易的職權(quán)在兩個或多個人職權(quán)分離限制了欺詐產(chǎn)生的機會，并增進了會計紀錄的準確性。所有的會計活動都應從經(jīng)營部門，如制造部門和銷售部門，中完全分離出來，一次來保證會計紀錄的可靠性。請通過例42來看看會計是如何與生產(chǎn)和市場部門分離的。如果會計人員被禁止接觸現(xiàn)金，同時出納無法接近會計賬簿，那么誘惑和欺詐就會大大減少。正如例42中這一內(nèi)部控制要素所示，財務主管保管現(xiàn)金而總會計師記現(xiàn)金賬，沒有人能同時負責這兩件事。顯然，出納Lane這一對職權(quán)分離的破壞使Grant LeForge辦事處損失超過600,000美元。如果他們被允許對存貨記賬，他們就可以盜竊存貨并將其作為陳舊存貨注銷。注銷可以被紀錄為因存貨過時而導致的損失并因此減少存貨。5． 交易授權(quán)與相關(guān)資產(chǎn)保管的分離。例如，同一個人不能同時負責授權(quán)支付供貨商發(fā)票上的金額和簽署支票來付賬；因為如果同時具備這兩項權(quán)利，此人就會授權(quán)向他自己進行支付同時簽署支票。6． 會計職能內(nèi)部權(quán)利的分離。例如，現(xiàn)金收入記賬和現(xiàn)金償付應由不同會計負責；分管應付賬款和支票需求的職員無權(quán)審批支票。為保證會計記錄的準確性，許多公司會進行定期的審計。由于對審計人員來說檢查一個期間內(nèi)的所有交易事項從經(jīng)濟上講是不劃算的，所以審計人員通常依賴會計系統(tǒng)來產(chǎn)生準確的會計記錄。審計員要在其審計報告中體現(xiàn)客觀性；而忙于工作的經(jīng)理們也容易忽略他們自己的缺點。例42中顯示內(nèi)部審計員就是公司的職員，他們直接向?qū)徲嬑瘑T會匯報。一年里，他們會對公司的不同部門進行審計，以確保所有職員均服從于公司政策。他們受雇于像Lands’ End公司、百事公司、施樂公司等企業(yè)來對其整體進行審計。內(nèi)部和外部審計師均獨立于他們所檢查的企業(yè)經(jīng)營活動。在此種情況下，審計師應建議改進。文件和賬簿。所有文件都應提前編號。提前編號的現(xiàn)金銷售收款憑據(jù)可以防止出納的盜竊行為。如果收據(jù)不是提前編號的，出納就可以破壞收據(jù)復印件并將銷售收入據(jù)為己有。在計算機系統(tǒng)中，當銷售完成后，銷售的永久性記錄會被保存為電子版。經(jīng)理可以通過比較玩的次數(shù)和現(xiàn)金收款的金額來檢查出納；而通過計算每局游戲的單價與總局數(shù)的積，再將其每天的現(xiàn)金收款總數(shù)相比較，經(jīng)理可以看到企業(yè)是否收的了所有的錢。電子和計算機的控制。例如，像Target Stores、Bradlees和Dillard’s這樣的零售商通過在商品上放置傳感器來控制存貨，當銷售完成時收款員將傳感器拿走。根據(jù)制造這種電子警鈴的檢查站系統(tǒng)統(tǒng)計，此裝置減少因偷竊而造成的損失達到50%。計算機能夠產(chǎn)生準確的記錄并增加運營效率，但他不能自動保護資產(chǎn)或鼓勵員工按公司制度行事。在一家公司內(nèi)部，每一個部門都會針對其資產(chǎn)和會計賬簿建立起相應的控制。例如，鞋子部的所有交易都通過計算機來進行，那么鞋子部的經(jīng)理就可以通過計算機打印出的報告察看銷售額是否與文檔輸入計算機之前她所計算的控制總額一致。正確過賬可通過設計顧客賬戶代碼來確保，即使其最后一位數(shù)字為其前幾位數(shù)字的函數(shù)（例如，1359中1+3+5=9）。其它控制。零售商一般都是在現(xiàn)場接