【正文】 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送部門（領(lǐng)導(dǎo)）、正文、附件、發(fā)文單位（單位公章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機(jī)密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。 行文要層次清楚，重點突出。 公文標(biāo)題應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確地體現(xiàn)文件內(nèi)容。第四條 公文的要求 公文必須簡明扼要，一文一事，語言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。第二條 管理部門公司所有文書的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。 確有特殊原因的，須經(jīng)公司總經(jīng)理特批才能免予處罰。 關(guān)于會議遲到問題的處理，凡是事先向會議主持人請假并獲得批準(zhǔn)的參會人員，遲到免于處罰；沒有接到會議通知的（即不知情）的情況下免予處罰。 處罰方式：被處罰人當(dāng)場交納處罰金。 關(guān)于會議遲到問題的處理：會議遲到10分鐘內(nèi)，高管每人每次罰款100元，各部門經(jīng)理每人每次處罰款50元，普通員工處罰款20元；遲到超過10分鐘的，高管每人每次罰款200元，各部門經(jīng)理每人每次處罰款100元，普通員工處罰款40元。第十四條 會議跟進(jìn)與落實 會議決議、決策事項需要會后跟進(jìn)落實的，按照部門職責(zé)分工由主辦部門跟進(jìn)落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定； 會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議決議、紀(jì)要及會議原始記錄為準(zhǔn)； 主辦部門或會議主持人負(fù)責(zé)會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀(jì)要及會議記錄及落實情況； 部門會議的跟進(jìn)落實、督促檢查工作由各部門自行安排。 會議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：（1） 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要；（2） 對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣；（3） 會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；（4） 負(fù)責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn)；（5） 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。 參會人員須遵守以下規(guī)定：（1） 應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到；（2） 會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；（3） 遵循會議主持人對議程控制的要求；（4） 屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言；（5） 遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請到會場外接聽；（6） 必須做好本人的會議紀(jì)錄。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。（3） 會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。第十二條 會議組織 會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則 會議主持人須遵守以下規(guī)定：（1） 主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。 公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室負(fù)責(zé)。但需特別說明的會議，應(yīng)以會議書面通知單形式通知。 會議通知期一般應(yīng)提前一天通知與會人員和會務(wù)服務(wù)部門。第3節(jié) 會議程序和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)第十條 會議通知 常規(guī)會議，無變更情況，不再另行通知。 專項會議議定事項形成《專項會議紀(jì)要》，由專項工作牽頭部門起草，經(jīng)辦公室審核，報主持會議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 專項會議由總經(jīng)理或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主持，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。 公司專項會議是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經(jīng)理委托，就專項工作召開的辦公會議。第八條 專項會議參加人員為中高層管理人員，會議內(nèi)容包括總結(jié)上季度工作；對下季度工作做出計劃；對各部門及所屬公司的工作做出評價；并就公司的一些特大事項做出決定。參加人員為中高層管理人員，會議內(nèi)容包括總結(jié)半年工作；對下半年工作做出計劃；對各部門及所屬公司的工作做出評價；并就公司的一些特大事項做出決定。參加人員為中高層管理人員，會議內(nèi)容包括總結(jié)上年工作；對本年工作做出計劃；對各部門的工作做出評價；確定公司的發(fā)展戰(zhàn)略；并就公司的一些特大事項做出決定。第七條 經(jīng)營分析會經(jīng)營分析會分為年度經(jīng)營分析會、半年度經(jīng)營分析會、季度經(jīng)營分析會。 現(xiàn)場工作會議主要解決項目施工現(xiàn)場急需解決的問題，以及與施工單位協(xié)調(diào)、協(xié)商的問題。第六條 現(xiàn)場工作會議 由總經(jīng)理召集中高層相關(guān)管理者與施工單位參與的現(xiàn)場工作會議。 部門會議內(nèi)容主要包括總結(jié)匯報本部門及各崗位上周工作情況；制定本周的工作計劃，提出本周工作具體安排和有關(guān)要求；傳達(dá)公司有關(guān)精神，并就本部門的一些重大事項做出決定。特殊情況下，各部門例會具體召開時間可由各部門自行安排，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會時間、參會人員等不得與公司會議沖突。查閱會議材料、記錄等須由辦公室主任批準(zhǔn)。 周例會由辦公室秘書做好會議記錄，在會議上形成決議的由辦公室根據(jù)會議記錄擬定《周例會紀(jì)要》，報總經(jīng)理簽發(fā)。會議由辦公室主任主持，辦公室主任因故不能出席時，授權(quán)公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持。第2節(jié) 會議內(nèi)容和形式第四條 周例會 周例會于每周一下午2：00召開，如有變動由辦公室負(fù)責(zé)通知。第二條 原則強(qiáng)調(diào)會前通知、會時簽到、會中記錄、會后落實的四項原則。陜西華尊立達(dá)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司行政管理制度中國西安2013年10月39 / 41 目 錄第一章 會議管理制度 1第二章 公文管理制度 6第三章 證件管理制度 11第四章 保密管理制度 14第五章 信息管理制度 16第六章 檔案管理制度 18第七章 辦公用品管理制度 24第八章 車輛管理制度 27第九章 衛(wèi)生管理制度 34第十章 附則 38附件： 38第1章 會議管理制度第1節(jié) 總 則第一條 目的為提高會議效率，會議質(zhì)量，特制定本制度。第三條 適用范圍本制度適用于公司所有正式員工。 周例會出席人員為公司中高層，根據(jù)情況增加列席人員。 周例會會議內(nèi)容主要包括匯報各部門及上周工作情況；制定本周的工作計劃；并就一些重大事項做出決定。 周例會的材料、記錄、紀(jì)要等均為公司涉密文件，由辦公室妥善保管，并于每年年底前歸檔。第五條 部門例會 部門例會每周召開一次，原則上，各部門于每周一下午4：00召開。 部門例會由部門負(fù)責(zé)人主持，部門內(nèi)部全體人員參加，部門負(fù)責(zé)人因公出差無法主持時，由部門指定人員主持。 部門會議由部門負(fù)責(zé)人安排專人進(jìn)行會議記錄，會議記錄資料留存，由辦公室每月進(jìn)行一次不定期檢查，并報人力資源部作為考核依據(jù)。 現(xiàn)場工作會議不定期召開。 由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)會議記錄，并形成會議紀(jì)要，報總經(jīng)理簽發(fā)后執(zhí)行。 年度經(jīng)營分析會由辦公室組織，于每年1月份召開，總經(jīng)理主持。 半年度經(jīng)營分析會由辦公室組織，于每年7月份召開，總經(jīng)理主持。 季度經(jīng)營分析會由辦公室組織，于每季最后一個月的最后一個星期的星期五下午召開，總經(jīng)理主持。若集團(tuán)召開年度經(jīng)營分析會，邀請各分公司參加的，各分公司應(yīng)邀參加集團(tuán)年度分析會，本公司年度經(jīng)營分析會取消；反之則自行組織召開并邀請集團(tuán)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加。 專項會議由專項工作牽頭部門負(fù)責(zé)組織和記錄，辦公室配合。第九條 臨時會議公司及部門其他的臨時會議，另行安排。 其他會議，按“誰主辦，誰通知”原則進(jìn)行會議通知。 會議通知形式一般為電話通知。第十一條 會議其他準(zhǔn)備工作 根據(jù)需要，會議主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議資料（包括擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交的資料等）；落實布置會場，準(zhǔn)備會議所需各種設(shè)施、用品等。 各部門召開部門例會需用會議室的，應(yīng)向辦公室提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。（2） 主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。（4） 屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。（5） 主持人應(yīng)將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時限等會后跟進(jìn)安排向與會人員明確。第十三條 會議記錄 會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，且公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會議記錄。 會議紀(jì)要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：（1） 公司會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查；（2） 各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，同時將一份副本送辦公室統(tǒng)一歸檔備查；（3） 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第4節(jié) 會議處罰規(guī)定第十五條 如確有特殊情況不能按時參會的，需向會議的主持人請假，并獲得準(zhǔn)許，否則依然按遲到處理。第十六條 處罰 無故缺勤處理：會議參加人員無故缺席會議的處罰款300元并給予行政處分。第十七條 免罰規(guī)定第2章 公文管理制度第1節(jié) 總 則第一條 目的為規(guī)范和嚴(yán)肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質(zhì)量，保證文書的安全、及時傳遞，特制定本制度。第2節(jié) 行文規(guī)則第三條 公文的種類公文類別主要有：通知、通報、報告、請示、決定、決議、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、總結(jié)、計劃、簡報、制度、規(guī)定、辦法等。 公文應(yīng)注明以下事項：文號、發(fā)文日期、發(fā)文組織（發(fā)文者）、收文組織（收文者）、文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任者。 文字表達(dá)應(yīng)盡可能標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，切忌口語化。 對于文書中引用的其他相關(guān)文件，要注明其文號及日期。后附通報、通知、會議紀(jì)要等公文具體行文格式。 主送部門：指公文主要送達(dá)的單位（領(lǐng)導(dǎo)）或部門，凡是向上級報送均為主送部門；一般只寫一個主送部門，不得多頭主送。 正式公文的主體：文字簡明扼要、條理清楚、實事求是。 發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時開始下文。發(fā)文日期一般以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫印上“陜西華尊立達(dá)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件”，下面加一道紅線，通常稱為紅頭文件。 公文編號：一般包括編字、年號、順序號。附件：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，發(fā)文部門之前注明附件名稱和件數(shù)。 陜西公司：陜?nèi)A尊立房字（╳╳年）╳╳號，由辦公室辦理，總經(jīng)理簽署，使用“陜西華尊立達(dá)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司”印章。 公文的草擬、打印、校對（1） 經(jīng)辦人負(fù)責(zé)公文的起草（包括錄入、排版）。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡稱。