【正文】 或銷毀。四、印章停用由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門（單位）撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同時(shí)辦好移交手續(xù)。使用部門的印章，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；使用酒店印章，須認(rèn)真填寫用印申請(qǐng)表，并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。三、印章使用印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。二、印章保管酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專人專管；各部門的印章也要指定專人保管。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。 印章管理制度一、印章刻制刻制印章是印章管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。七、 各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。三、 公文登記后，由行政辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由檔案秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。 收發(fā)文管理制度一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。打字、校對(duì)人均在原稿上簽注姓名、日期。行文管理制度一、 以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審閱后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。七、 各部門送來閱批的文件，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出。六、 各部門呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。文號(hào)不得重復(fù)；呈文題目簡(jiǎn)明扼要，高度概括；主管領(lǐng)導(dǎo)名稱不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡(jiǎn)稱；在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱后，另起一行書寫請(qǐng)示報(bào)告的主要內(nèi)容；末尾簽署呈文部門及時(shí)間。四、 呈文格式包括：呈文文號(hào)、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。并在部門領(lǐng)導(dǎo)意見一欄，寫出部門的具體意見。開門見山提出本部門對(duì)所請(qǐng)示問題的處理意見，請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定。 廈門希爾福大酒店行政規(guī)章制度及操作手冊(cè)Executive Standard Operation InHilford Hotel,Xiamen 目 錄 呈文管理制度 行文管理制度 收發(fā)文管理制度 印章管理制度 檔案文件借閱管理制度 介紹信管理制度 辦公用品領(lǐng)用管理辦法 車輛管理辦法 檔案管理制度 行政辦公室操作手冊(cè)1 行政辦公室組織架構(gòu)及工作職責(zé)呈文管理規(guī)定為使酒店各部門行文規(guī)范化，提高整體辦公效率，特做如下規(guī)定：一、 呈文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確。二、 呈文專題專用，一文一事，內(nèi)容明確。三、 呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿。態(tài)度要明朗，簡(jiǎn)明扼要，最后簽名并注明時(shí)間。呈文內(nèi)容書寫要符合規(guī)范。五、 各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)呈文內(nèi)容審核，而且要審查呈文格式是否規(guī)范，對(duì)呈文負(fù)全面責(zé)任。若手續(xù)不全，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送。八、 呈文程序： 在呈文本上登記 各部門呈文 行政辦 主管領(lǐng)導(dǎo) 在收文本上登記不按上述公文傳遞程序越級(jí)呈文，行政辦將予以退回。二、 繕印的文件均由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，重要文件（以酒店名義的行文）均由總經(jīng)理辦公室校對(duì)。三、 經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。二、 酒店的收文，由檔案秘書簽收登記，總經(jīng)理的收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封。四、 閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到行政辦公室閱讀。五、 各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。六、 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成。八、 沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級(jí)以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；酒店各部門需刻制新印章，要寫出報(bào)告，并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)刻制。啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級(jí)掌握。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請(qǐng)并附有關(guān)材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。屬于個(gè)人的印章應(yīng)退給本人。檔案文件借閱管理制度一. 借閱檔案（包括文件、資料），必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。三. 文件、資料