行政辦公室工作流程-展示頁
2024-11-04 18:33本頁面
【正文】 ，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)及審批制度。 公司各部門檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)所形成的文件材料積累、整理，并按要求向行政辦公室 歸檔。 檔案管理工作實施責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損失的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。 歸檔的文件材料來源： ① 本公司內(nèi)部形成的文件材料； ② 本公司參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本公司報的文件材料； ③ 針對本公司有保存價值的其它外來文件材料。 五、歸檔分類 行政管理工作形成的文件材料 （ 1）公司籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，工商登記等證明材料，企業(yè)章程，董事會、股東會、監(jiān)事會和部長層構(gòu)成及變更。 （ 3）綜合性行政事務(wù)，文秘、機(jī)要、保密、信訪工作。 （ 5）審計工作。 （ 7）后勤服務(wù)。 經(jīng)營管理工作形成的文件材料 （ 1）公司改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策。 （ 3）知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密管理。 （ 5）商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補(bǔ)充材料，有關(guān)的協(xié)議、意向書，有關(guān)的資信調(diào)查等。 （ 7）財務(wù)管理，資金管理，資產(chǎn)管理，成本價格管理，銀行貸款，會計管理。 業(yè)務(wù)項目工作形成的文件材料 （ 1）業(yè)務(wù)項目的籌備與形成。 （ 3）業(yè)務(wù)項目的保障與監(jiān)督。 （ 2）會計賬簿。 （ 4）其他材料。 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔： （ 1） 公司發(fā)文； （ 2） 應(yīng)歸檔的零散文件材料； （ 3） 變更、修 改、補(bǔ)充的文件材料； （ 4）合同、協(xié)議等具有法律效力的文檔； （ 5）公司機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗等留在部門或個人手中的文件材料； （ 6）其他臨時活動中形成的文件材料。任何人不得拒絕歸檔，檔案保管人員及時登記 《檔案保管表》 。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。 歸檔的文件材料應(yīng)為原件或具有憑證作用的文件材料。 具有長期保存價值的電子文件，必須同步制成紙質(zhì)文件與原電子文件一同歸檔。 文件材料一般歸檔一份。 多個單位合作完成的項目，由公司主辦的保存一套完整的文件材料，如協(xié)辦則保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的一套正本。 檔案人員負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料的完整與準(zhǔn)確，并填寫移交清冊。 行政辦公室負(fù)責(zé)檢查檔案的整理質(zhì)量，必要時可將不符合要求的文件材料退回，要求重新整理。 《檔案借閱登記表》 ，檔案銷毀時，銷毀人必須如實填寫 《檔案銷毀登記表》 。用餐通知書要列明來客單位、時間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)。 餐費標(biāo)準(zhǔn)分為 A、 B、 C 三個檔次（酒水除外）。 所有招待用餐費用，接待部門須及時報批，辦理結(jié)算。 必須注意接待費用支出項目與接待用途及目的一致。 二、車輛管理 ①根據(jù)工作需要，行政必須對所有車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，填寫 《車輛登記表》 。 ②各單位負(fù)責(zé)人對本單位車輛的日常使用、駕駛?cè)藛T的安全教育及執(zhí)行規(guī) 章制度情況有管理責(zé)任。 ④原則上各單位不得相互借用車輛，特殊情況須經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 ⑥任何車輛外借必須經(jīng)集團(tuán)副總裁批準(zhǔn)。 ②對交通事故肇事者除經(jīng)濟(jì)處罰外，還將視情節(jié)輕重開具 《行駛事故處理 報告書》 ，并分別給予書面檢查、通報批評、停止駕駛、降薪等處理。 ①車輛維修按規(guī)定填制申請單，部門負(fù)責(zé)人簽字，走完審批流程后，到指定修理廠或 4S 店維修； ②行政辦公室人員負(fù)責(zé)對車輛進(jìn)行不定期檢查，內(nèi)容包括：本規(guī)定執(zhí)行情況、車輛內(nèi)外衛(wèi)生、一般保養(yǎng)狀況等，檢查不合格者，對當(dāng)事者酌情給予懲罰； 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及各分公司總經(jīng)理配備工作專車，持有效駕照可由本人駕車；無駕照需配司機(jī)的，由集團(tuán)行政辦公室統(tǒng)一調(diào)配。 第二部分行政辦公流程 一、客戶接待流程 二、呈報流程 三、客戶接待流程 四、發(fā)文處理流程 備注：發(fā)文處理表格用公司《呈報單》 五、收文處理流程 六、辦公用品采購流程 七、辦公設(shè)備維修流程 八、固定資產(chǎn)請購流程 九、印章刻制流程 十、印章使用流程 十一、印章報廢 流程 十二、檔案歸檔、借閱流程 十三、檔案銷毀流程 十四、檔案歸檔流程 十五、合同管理流程 十六、會議管理流程 十七、車輛管理流程 第三部分行政辦公表格 1.《辦公用品請購單》 2.《固定資產(chǎn)請購單》 3.《辦公設(shè)備報修申請單》 4.《印章使用申請表》 5.《印章刻制申請表》 6.《印章報廢申請表》 7.《呈報單》 8.《收文處理單》 9.《會議計劃審批表》 10.《會議預(yù) 算金額表》 11.《會議簽到表》 12.《檔案歸檔登記表》 13.《檔案歸檔登記表（總表）》 14.《檔案借閱登記表》 15.《檔案銷毀登記表》 16.《用車申請單》 17.《派車單》 18.《車輛使用記錄表》 19.《車輛使行駛記錄表》 20.《車輛登記卡》 21.《車輛登記表（總）》 22.《燃油效率及油耗量結(jié)算表》 23.《行駛事故處理報告書》 附件 1： 辦公用品請購單 申請部門： 申請人： 日 期： 序號 物品名稱 單位 數(shù)量 需用日期 估價單位 總金額 用途 總金額 部門負(fù)責(zé)人意見 行政辦公室意見 副總裁審批 總裁審批 附二： 固定資產(chǎn)請購單 請購部門 請購人 資產(chǎn)名稱 數(shù)量 預(yù)計單價 規(guī)格 預(yù)購日期 請購事由 行政辦公室詢價后推薦廠牌 部門總監(jiān) 財務(wù)總監(jiān) 副總裁 總裁
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