【正文】 性負(fù)責(zé)。如原經(jīng)辦人離開(kāi)公司的，要由其將合同執(zhí)行的全部資料交接下來(lái)，并充分說(shuō)明整個(gè)合同的執(zhí)行情況，經(jīng)該業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)無(wú)誤的，方可辦理離職手續(xù)。 合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動(dòng)的，如該人員只是在公司內(nèi)部變動(dòng)，則由該經(jīng)辦人員繼 XX 制造有限公司 續(xù)負(fù)責(zé)，有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說(shuō)明合同執(zhí)行的整個(gè)情況，環(huán)節(jié)，交接相關(guān)資料。 第 四 條 合同的追蹤控制 合同在簽訂之后，原則上整個(gè)過(guò)程應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)全過(guò)程的執(zhí)行，經(jīng)辦人員要做到對(duì)合同的內(nèi)容、每一個(gè)細(xì)節(jié)要有充 分的了解。 5）公司內(nèi)部技術(shù)資料要加強(qiáng)安全防范，嚴(yán)格保密，確保各類(lèi)檔案、文件資料完好無(wú)損。 4）所有資料原則上借閱不許帶出辦公室，如有損壞要追究其責(zé)任。 2）項(xiàng)目招投標(biāo)工作結(jié)束后，應(yīng)將該套項(xiàng)目的整套資料收集齊全交由商務(wù)部備檔，因特殊情況資料暫缺的經(jīng)辦人須負(fù)責(zé)在 十 個(gè) 工作日 內(nèi)將資料補(bǔ)齊。制式 合同如不慎發(fā)生丟失，應(yīng)由責(zé)任人出具書(shū)面說(shuō)明，經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后提交集團(tuán)總部，并根據(jù)集團(tuán)總部的意見(jiàn)做出處理。 3） 商務(wù)部應(yīng)遵循完備、整齊、分類(lèi)檢索和易于查找的原則對(duì)其管理的合同進(jìn)行編號(hào)歸檔及 妥善管理。 第 三 條 合同 、 標(biāo)書(shū)及技術(shù)資料 的歸檔管理 合同管理： 1）合同正本及《合同審批表》應(yīng)交與商務(wù)部歸檔保管，各部門(mén)應(yīng)自留復(fù)印件備檔。 合同正本的訂立一式四份，雙方各執(zhí)兩份，財(cái)務(wù)部、商務(wù)部各留存一份 。 法務(wù)部根據(jù)公司業(yè)務(wù)運(yùn)作情況，建立和完善制式合同文本， 合同的訂立應(yīng)優(yōu)先使用公司制式的合同。 禁止倒簽合同（即事實(shí)上履行完畢或已開(kāi)始履行后再行補(bǔ)簽合同）。 本 制度 所指的合同包括國(guó)內(nèi)采購(gòu)合同、國(guó)外采購(gòu)合同、特許經(jīng)營(yíng)協(xié)議、 銷(xiāo)售 合同、 銷(xiāo)售代理合同以及未列明但與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的其他合同， 但 不包括勞動(dòng)合同。 合同采取書(shū)面形式，所謂的書(shū)面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書(shū)面形式加以固定的形式。 XX 制造有限公司 第三條 權(quán)限 有權(quán)對(duì)標(biāo)書(shū)提出審核意見(jiàn)； 有權(quán)調(diào)閱經(jīng)銷(xiāo)商、代理商檔案，有權(quán)調(diào)閱設(shè)計(jì)院、工程顧問(wèn)公司檔案及項(xiàng)目相關(guān)信息； 有權(quán)對(duì)項(xiàng)目報(bào)價(jià)提出修改意見(jiàn)； 對(duì)投標(biāo)策略有建議權(quán) . 第二部分 商務(wù)部管理規(guī)定及相關(guān)流程 第一章 合同 標(biāo)書(shū) 及 技術(shù)資料管理 規(guī)定 為強(qiáng)化公司合同管理，保障公司業(yè)務(wù)規(guī)范化、制度化運(yùn)作，減少和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本 規(guī)定 。 XX 制造有限公司 商務(wù) 部 管理 制度 為了 進(jìn)一步 加強(qiáng)公司的規(guī)范化管理， 樹(shù)立公司品牌形象， 更好的 擴(kuò)大市場(chǎng)份額， 迅速提高工作效率，特制定本 制度 。 第一部分 商務(wù)部主要職能 及責(zé)任 第一條 工作內(nèi)容 負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品和售后解決方案的推廣工作； 負(fù)責(zé)客戶的商務(wù)談判工作； 負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同的評(píng)審并對(duì)合同的執(zhí)行狀況進(jìn)行跟蹤； 負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)書(shū)制作； 負(fù)責(zé)項(xiàng)目報(bào)價(jià)的制定； 負(fù)責(zé)資質(zhì)文件的管理； 負(fù)責(zé)區(qū)域經(jīng)銷(xiāo)商、代理商資料的管理，負(fù)責(zé)商務(wù)文件的管理，并建立檔案； 負(fù)責(zé)向合作方提供公司相關(guān)資料和用于招標(biāo)的資質(zhì)文件； 協(xié)助 銷(xiāo)售人員進(jìn)行業(yè)務(wù)款項(xiàng)的回收； 負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)院和工程顧問(wèn)公司的溝通與合作，搜集設(shè)計(jì)師已近設(shè)計(jì)、正在設(shè)計(jì)和計(jì)劃設(shè)計(jì)的項(xiàng)目信息，向設(shè)計(jì)師宣傳、推廣公司產(chǎn)品； 1 負(fù)責(zé)建立健全設(shè)計(jì)院和工程顧問(wèn)公司檔案，制定并執(zhí)行技術(shù)交流計(jì)劃； 1 負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司的對(duì)外宣傳和交流會(huì)工作； 1 負(fù)責(zé)接待客戶來(lái)訪、安排客戶考察等工作； 1 負(fù)責(zé)產(chǎn)品的出、入庫(kù)等庫(kù)房管理工作，并于每月末與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)； 1 負(fù)責(zé)往來(lái)賬項(xiàng)的管理，并于每月末與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì) . 第二條 責(zé)任 對(duì)商務(wù)標(biāo)書(shū)的合格性負(fù)責(zé)； 對(duì)項(xiàng)目報(bào)價(jià)的合理性負(fù)責(zé)； 對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商、代理商檔案管理的規(guī)范性 負(fù)責(zé)； 對(duì)設(shè)計(jì)院、工程顧問(wèn)公司檔案管理的規(guī)范性負(fù)責(zé)； 對(duì)來(lái)訪客戶、考察客戶的滿意度負(fù)責(zé)； 對(duì)庫(kù)房的安全性負(fù)責(zé)。 第一條 合同的訂立 合同 是 作為明確合同雙方權(quán)利 義務(wù)的 依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)的，應(yīng)當(dāng)簽定合同。如果因情況緊急，要采取國(guó)際流行的電子簽名加以確認(rèn)合同內(nèi)容的，首先要經(jīng)公司 總裁 同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。 公司由法務(wù)部 、 財(cái)務(wù)部、 商務(wù)部對(duì) 合同進(jìn)行動(dòng) 態(tài)監(jiān)督管理，有關(guān)合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由法 務(wù)部 實(shí)行指導(dǎo)。因倒簽合同引發(fā)爭(zhēng)議的由經(jīng)辦人承擔(dān)責(zé)任。 非制式 合同由各級(jí)經(jīng)辦人自行擬稿，合同內(nèi)容包括標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或酬金 履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款。 第 二 條 合同審批權(quán)限 及流程 XX 制造有限公司 公司合同由商務(wù)部負(fù)責(zé)擬定，填寫(xiě) 《合同審批表》 ，提交公司 法務(wù)部 、財(cái)務(wù)部 進(jìn)行審核，其最終簽署權(quán) 由 公司總經(jīng)理或 集團(tuán)總裁 簽訂 。 2）個(gè)人不得擅自散存應(yīng)歸檔的合同 ，否則給公司造成損失的，公司保留追究其責(zé)任的權(quán)利。 4） 加蓋合同專(zhuān)用章的空白制式合同由商務(wù)部負(fù)責(zé)保管，填寫(xiě)作廢的合同不得隨意處置或銷(xiāo)毀，應(yīng)在登記后統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀。 工程招標(biāo)文件及技術(shù)資料的管理： 1）商務(wù)部招投標(biāo)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，按照工程招投標(biāo)檔案目錄做好本職范圍內(nèi)有關(guān)資料的收集、審查，相關(guān)各部門(mén)審核簽章 要 注明審核日期，對(duì)不完善的工程招標(biāo)文件的做到不移交、不接收。 3）與工程有關(guān)的技術(shù)資料、資質(zhì)認(rèn)證、檢驗(yàn)資格證書(shū)等應(yīng)統(tǒng)一編檔 進(jìn)行管理，凡公司各部門(mén)相關(guān)人員需要借閱者，應(yīng)辦理相關(guān)的借閱手續(xù)經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核同意方可借閱。檔案資料需復(fù)印的，必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 6）對(duì)無(wú)保存價(jià)值的技術(shù)檔案資料，經(jīng)鑒定準(zhǔn)予銷(xiāo)毀，但須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 會(huì)同監(jiān)銷(xiāo)部門(mén)共同采用碎紙機(jī)進(jìn)行 銷(xiāo)毀。 當(dāng)合同在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)任何新的重大的事實(shí)情況時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)并及時(shí)征求 法務(wù) 的意見(jiàn)，以尋求對(duì)策。新經(jīng)辦人不了解的地方，原經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)說(shuō)明。 合同執(zhí)行完畢后，相關(guān)資料由經(jīng) 辦人及時(shí)交 商務(wù) 部門(mén)入檔。 商務(wù)部對(duì)已到期合同的履行情況進(jìn)行追蹤確認(rèn)，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，公司各部門(mén)應(yīng)予以支持和配合。 第 五 條 合同的履行、變更和終止 合同訂立后應(yīng)當(dāng)全面 履行。補(bǔ)充協(xié)議的簽署流程比照合同訂立流程進(jìn)行