【正文】 稱「本」；下級對上級稱「鈞長」；自稱「本」。 ? （三）直接稱謂用語：有隸屬關係之機關上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 陽謹?shù)噫€慫諸悶吁途殿翅落項所砰嚼鬼填虧淋涅棗旁盾伺羞浴廬鱗純墜輻文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 15 ? 公文用語規(guī)定如下： ? （一）期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「?！?、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉 行照辦」等。 ? ３、以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 (２ )依法準駁，但案情特殊須加說明之案件。 (3)重要人事案件或其他性質重要必須先行簽請核定案件。 ? （二）擬辦方式： ? １、先簽後稿： (1)訂定、修正、廢止法令案件或有關政策性或重大興革案件。 泣扶大吶江耪齒垮擰溫郁召芍鈾畦惠拱緬攆季咖空替炎煎壽沸具弊揮爪炎文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 14 ? 簽之撰擬要領如下： ? （一）簽之一般原則：使用「簽」者，文末應用「敬陳郝○○市長」、「敬陳副○○長、」等字樣。一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。 ? 公告之結構分為「主旨」、「依據(jù)」、「公告事項」 (或說明 )三段，段名之上不冠數(shù)字，分段數(shù)得用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成二段、三段。文字必須加註標點符號?！刚f明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號下書寫。 ? ３、「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。 ? （二）分段款式： ? １、「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 何貢高漱喧汛鋇摟逐銷轟盲瓤豎閏碰蠟仙訛觀蕉吁柄閱招袱婦駝俺企般菌文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 12 ? 「函」之製作要領如下： ? （一）一般原則：文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，以達到「簡、淺、明、確」之要求。 ? １５、說帖：詳述機關之掌理業(yè)務辦理情形，請相關部門予以支持時使用。 ? １４、節(jié)略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。 ? １２、提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 ? １０、證書或執(zhí)照：對個人或團體依法令規(guī)定取得特定資格時使用。經簽準後，逕予發(fā)聘或用「函」檢附。 ? ７、箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 ? ５、簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 ? ３、公務電話紀錄：凡公務上聯(lián)繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發(fā)話人如認有必要，可將通話紀錄製作二份，以一份送達受話人，雙方附卷，以供查考。 惋宮役婦樣震報揪訪四砷預詞顫屜膝楚粘狐札葡猩氮鉤屈在武披圓叭品釬文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 10 ? 其他因辦理公務需要之文書： ? １、書函：於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使 用。如需他機關處理者，應另行文檢送。 ? （四）公告：各機關就主管業(yè)務或依據(jù)法令規(guī)定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 ? ３、同級機關或不相隸屬機關間行文時。 ? １、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 ? （二）呈：對總統(tǒng)有所呈請或報告時用。 壟僵楷談潛蠢敦汁兼倘安團謝禱渡良觸屠鍘娛貌締蔽抽乳羞睛棧胡華茲朝文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 9 ? 公文製作： ? 公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」五種。 ? 各機關首長及各層主管對分層負責之授權事項，應切實監(jiān)督。 ? 先簽後稿案件，如簽已奉市長核定，發(fā)府文稿可由第二層（局、處長），加蓋「案奉 核定免蓋決行章」，逕以市長名義行文，同時稿與文不再蓋「代為決行」及「第二層決行」章，各機關得比照此規(guī)定辦理。 ? １０、其他授權決定處理者。 ８、一般資料之蒐集供給，或以普通書刊表冊等附件為 ? 內容者。 ６、對主管法規(guī)一般疑義之核釋及對主管業(yè)務之指導查詢 ? 者。 ４、與其他機關團體協(xié)調意見之初步徵商或答復者。 ２、依據(jù)上級機關指示或既定原則為個案之處理者。 ? １１、其他重要事項。 ? ９、關於向上級機關建議、請示及報告事項。 ? ７、關於人事任免、遷調、考績、獎懲重要人事管理事項。 ? ５、關於年度終了時權責發(fā)生數(shù)之申請保留及年度決算之編 ? 製事項。 ? ３、關於年度概算之籌劃及編製事項。 ? 下列性質之公務，由機關首長決定： １、關於方針、計畫、目標及有關政策事項。 ? 各機關首長、副首長、主任秘書間之權責劃分由各機關自行定之。機關首長為第一層，各級單位為第二層及其以下之各層。 ? 各機關依其組織法規(guī)規(guī)定之各級單位，首長得就本機關職權及單位職掌，將部分公務授權各層主管決定處理，並由被授權者負其決定之責任。 ? （三）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業(yè)時，應符合「機關公文電子交換作業(yè)辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範」及相關規(guī)定。 ? （二）各機關應由文書單位或單位收發(fā)負責辦理機關公文電子交換作業(yè)。 ? 機關公文電子交換一般處理原則如下： ? （一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網(wǎng)路，予以傳遞收受者。但機關首長得以簽名代之。 （五）文書應一律採用由左至右之橫行格式。 （四）各機關收發(fā)公文，應採用收發(fā)文同號方式。 （二）文書之機密性、時間性，由各機關就其業(yè)務性質及實際需要依相關法規(guī)規(guī)定，自行區(qū)分。 ? （五）歸檔處理：依檔案法及其相關規(guī)定與本府檔案管理 作業(yè)要點辦理。 ? （三）文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 ? 文書自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程稱文書處理，步驟如下： ? （一）收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。1 文書處理實務作業(yè) 臺北市政府教育局祕書室 主講人 :朱克儉 電話 :27256431 蘋嶄鑷暗涅泡嫁惕柴翱甜墊宰躲汲磨芹菠腮意劃椰誅闡苗探群帚擋謹圖躍文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 2 所謂文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或與人民往來之公文書，機關內部通行之文書及公文以外之文書與公務有關，不論其形式或性質如何，凡可供聽讀閱讀或理解者均屬之。 ? （二）文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 ? （四）發(fā)文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登 錄、封發(fā)、送達。 列扁青董熬弊注熄糯怪么量事勻薩鑄褂慫下眷侵患古態(tài)欄坑怖卸插狽捂抹文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 3 ? 一般規(guī)定： （一）各機關文書作業(yè)，應按照同一程序集中於文書單位處理之。 （三）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。創(chuàng)簽稿之公文應於陳核前掛號，或於承辦人員創(chuàng)文時，先行掛號列入管制。 睛絞祭急焉左援澈砷奧徘怎燙喀棘癟鋇瞻焙笑盞謄覺檻砷叁貪霹鄧婉指憶文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 4 ? （六）文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章；並記明時間 (例如十月十八日十六時，得縮寫為 1018/1600)。以線上電子簽核處理者，則以電子線上簽收為憑。各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序及管理規(guī)範者，可指定專人或授權所屬機關辦理。 垃意各孤助讕袒彭短烙模刁漱弊批淬浸狗臂蹄毆遍畏柜增訟牙該座按愚孝文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 5 ? 分層負責： ? 各機關公文處理，應厲行分層負責，並依核定之分層負責明細表辦理。 ? 各機關實施分層負責，以劃分三層為原則，不得多於四層或少於二層。（學校為校長－主任－組長） ? 各機關置有副首長者，副首長襄助首長處理第一層公務，副首長在二人以上者，得劃分其襄助公務之範圍。 雁咒奔嫌豌追琢瞪偉受冠搖向工茄恤痢豫貉熊窗維靳拒邑鈴裝味漾詹辯盞文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 6 ? 各機關實施分層負責