【正文】 理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 36 ? 校對應注意事項如下： ? （一）待發(fā)之公文應由校對人員或承辦人負責校對，校對時應注意公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。 ? （三）對陳判之文稿，認為無繕發(fā)必要尚須考慮者，宜作「不發(fā)」或「緩發(fā)」之批示。 ? （四）核稿人員對於承辦人員所填稿件之機密性、時間性或重要性，認為不當時，得予改定並蓋章。 ? （四）重要文稿之陳判，應由承辦人員或單位主管親自遞送。３、會核者係與本案有關之主管人員 (如無必要則免送會 ) 。 ? 送會案件，主辦機關或單位應先敘明本機關或單位就該案具體意見，再行送會。 ? （五）承辦人員對公文內容背景應確實明瞭，經(jīng)擬辦後，應即分別按其性質放入公文夾遞送主管審核或核定。 蛔罐辭芥炔岔綻爬寵屹翔消擬姑簽擁蕾都廂防蠱離推詭煩擱緬揮蝦等俘兌文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 31 ? 承辦人員其他應注意事項如下： ? （一）緊急事項得先以電話洽辦，隨即補具公文。 ? 下列文件，應併案辦理： ? （一）各件公文案情相同者。 晰掉拓窒拽峻傀仙堯絨咆掀舊糙而祥武遺倡郎清侍堯澆巫耽組副朵啪怕雞文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 30 ? 下列文件，得逕行簽擬存查： ? （一）無轉行或答覆必要之文件。匿名或不具名之告密文件不予受理。 ? 承辦人員經(jīng)辦之稿件，如尚未結案而急需續(xù)辦者，應填寫調卷單向發(fā)文單位調用。 ? （十二）辦稿應用規(guī)定格式，並須保持完整，不宜以剪貼方式代替。 點館粱級廄桿積溜陌絢儉篩仔條猾鴨污捶閏薯握孺火央白獄售止昌術迫嶄文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 28 ? （八）文稿如有添註塗改，須於添改處蓋章。 ? （四）文稿表示意見，應有負責態(tài)度，或提出具體意見，供受文者抉擇，不得僅作層轉手續(xù)，或用「可否照準」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 ? （七）附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發(fā)時，附件請向承辦人員或某某洽取」字樣。 ? （三）如需以原本發(fā)出，而原本僅一份時，應註明：「原本隨文發(fā)出，抄本或影本存卷」。 ? （六）指定公文收受人員或拆封之人員。 ? （二）登報或公告，註明刊登之報名、版面、字 體大小、日期或揭示地點。 ? 「收文字號」：將總收文號填列於發(fā)文字號項下，如無收文之創(chuàng)稿，則填一「創(chuàng)」字於稿面左上方適當位置。 ? 「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。 ? 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。法令已有明文規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核。 ? 承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規(guī)定在預定結案日期屆滿次日前申請展期。 ? ２、封面格式：公文夾正中間下方標明「（機關全銜）公文夾」，中間下方標示「承辦單位」，速別須與公文夾顏色規(guī)定相符。３、普通件用白色。 ? （二）公文夾用較厚且較堅韌之紙印製，密件公文應用特製之密件袋。 對已屆預定結案日期仍未辦畢亦未申請展期之文件，應即查詢承辦人員，依規(guī)定辦理展期，如承辦人員仍不申請展期時，報告單位主管處理。（四）經(jīng)掛號陳核之文書，應送登記員銷號後歸檔。 ? 仆拿氈胞眺蠕辟訃羔軍啃鋇撼瞞齡魏街啥繹遁瘟均茸沁淫惺氣爪良存酞擰文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 19 ? 登記員對創(chuàng)簽稿文件，應視同來文，按一般程序登錄公文基本資料與文號，以承辦人員最後簽定時間登錄於擬辦時間欄。（二）通報及知會之文件。 ? 分文後之公文遞送，除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上、下午分批遞送為原則。 ? ，除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上、下午分批遞送為原則。通報及知會之文件。 ? ，機關收文人員認為不屬於本機關主管業(yè)務範圍者，應簽註意見送由主任秘書以上人員核章後，於工作時間四小時內退回本府總收發(fā)改分。來文未標明機密字樣，經(jīng)拆封發(fā)現(xiàn)內容有保密必要應作機密文件處理。每一登記桌，每月辦理收文以五百件為原則。必要時，得予以輔導或訓練；異動時，應先會知。 ? （四）間接稱謂用語：對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。對機關首長間上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」；自稱「本」。 陽謹?shù)噫€慫諸悶吁途殿翅落項所砰嚼鬼填虧淋涅棗旁盾伺羞浴廬鱗純墜輻文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 15 ? 公文用語規(guī)定如下： ? （一）期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「?！埂ⅰ覆檎铡?、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉 行照辦」等。 (２ )依法準駁，但案情特殊須加說明之案件。 ? （二）擬辦方式： ? １、先簽後稿： (1)訂定、修正、廢止法令案件或有關政策性或重大興革案件。一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。文字必須加註標點符號?！钢髦肌挂欢尾环猪?，文字緊接段名之冒號下書寫。 ? （二）分段款式： ? １、「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 ? １５、說帖：詳述機關之掌理業(yè)務辦理情形，請相關部門予以支持時使用。 ? １２、提案：對會議提出報告或討論事項時使用。經(jīng)簽準後，逕予發(fā)聘或用「函」檢附。 ? ５、簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 惋宮役婦樣震報揪訪四砷預詞顫屜膝楚粘狐札葡猩氮鉤屈在武披圓叭品釬文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 10 ? 其他因辦理公務需要之文書： ? １、書函：於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使 用。 ? （四）公告：各機關就主管業(yè)務或依據(jù)法令規(guī)定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 ? １、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 壟僵楷談潛蠢敦汁兼倘安團謝禱渡良觸屠鍘娛貌締蔽抽乳羞睛棧胡華茲朝文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 9 ? 公文製作： ? 公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」五種。 ? 先簽後稿案件，如簽已奉市長核定，發(fā)府文稿可由第二層（局、處長），加蓋「案奉 核定免蓋決行章」，逕以市長名義行文，同時稿與文不再蓋「代為決行」及「第二層決行」章，各機關得比照此規(guī)定辦理。 ８、一般資料之蒐集供給，或以普通書刊表冊等附件為 ? 內容者。 ４、與其他機關團體協(xié)調意見之初步徵商或答復者。 ? １１、其他重要事項。 ? ７、關於人事任免、遷調、考績、獎懲重要人事管理事項。 ? ３、關於年度概算之籌劃及編製事項。 ? 各機關首長、副首長、主任秘書間之權責劃分由各機關自行定之。 ? 各機關依其組織法規(guī)規(guī)定之各級單位，首長得就本機關職權及單位職掌，將部分公務授權各層主管決定處理，並由被授權者負其決定之責任。 ? （二）各機關應由文書單位或單位收發(fā)負責辦理機關公文電子交換作業(yè)。但機關首長得以簽名代之。 （四）各機關收發(fā)公文，應採用收發(fā)文同號方式。 ? （五）歸檔處理：依檔案法及其相關規(guī)定與本府檔案管理 作業(yè)要點辦理。 ? 文書自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程稱文書處理，步驟如下： ? （一）收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。凡機關與機關或與人民往來之公文書，機關內部通行之文書及公文以外之文書與公務有關，不論其形式或性質如何，凡可供聽讀閱讀或理解者均屬之。 ? （四）發(fā)文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登 錄、封發(fā)、送達。 （三）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 睛絞祭急焉左援澈砷奧徘怎燙喀棘癟鋇瞻焙笑盞謄覺檻砷叁貪霹鄧婉指憶文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 4 ? （六）文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章；並記明時間 (例如十月十八日十六時，得縮寫為 1018/1600)。各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。 垃意各孤助讕袒彭短烙模刁漱弊批淬浸狗臂蹄毆遍畏柜增訟牙該座按愚孝文書處理實務作業(yè)文書處理實務作業(yè) 5 ? 分層負責： ? 各機關公文處理，應厲行分層負責，並依核定之分層負責明細表辦理。（學校為校長－主任－組長） ? 各機關置有副首長者，副首長襄助首長處理第一層公務，副首長在二人以上者，得劃分其襄助公務之範圍。