【正文】 管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。 (七 )因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門(mén)主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (五 )以部門(mén)名義行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行。 (三 )以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一 )以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。 (四 )特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 、處以上部門(mén)主管對(duì)其直轄部門(mén)行文以部門(mén)主管之職銜簽字章簽署。 、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門(mén)章。 ，須另行規(guī)定 行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。 ② 人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門(mén)于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。 營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門(mén)于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。 營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門(mén)于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。 ，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 ③ 對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。 ① 對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。 ： 對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。 。 (六 )表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 (四 )簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。 (二 )公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布 時(shí)使用。 (二 )本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門(mén)。 (四 )管 理部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書(shū)未按規(guī)定處理者，管理部門(mén)不得受理。 (二 )各公司 (工廠 )所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書(shū)，以其所在地之經(jīng)理室或管理處 (或總務(wù)部門(mén) )為管理部門(mén)?？偸瞻l(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)之收受及發(fā)送。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書(shū)管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 (含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門(mén) )與外界來(lái)往的文書(shū) (包括電報(bào) )及關(guān)系企業(yè) (含公司內(nèi)容 )各部門(mén)間來(lái)往文書(shū) (包含簽呈 )，自收 (發(fā) )文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制。 第十四條 紅頭文件 ，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。 第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號(hào)： (一 )以公司名義對(duì)外發(fā)文 ，一律 字 (年 )號(hào)； (二 )公司黨總支發(fā)文，用 黨字 (年 )號(hào)； (三 )以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用 政字 (年 )號(hào)； (四 )公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用 監(jiān)字 (年 )號(hào)； (五 )董事局發(fā)文，用 董字 (年 )號(hào)； (六 )董事局委員會(huì)發(fā)文，用 董 字 (年 號(hào)； (七 )董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用 董 字 (年 )號(hào)； (八 )其他管理部門(mén)的發(fā)文，用 字 (年 )號(hào)。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。 第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿 (經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字 )審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。 第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。 (四 )人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。 (二 )反映情況要客觀，實(shí)事求是。 第六條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。 文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確 定。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。 第四條 \pnb0 公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。 第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。 (七 )傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 (六 )外來(lái)的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 (三 )文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?XX公司文書(shū)管理制度 文件收發(fā)規(guī)定 (一 )公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書(shū)記簽發(fā)；公司本部各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (二 )文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。 (四 )屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明 秘密 字樣，并確定報(bào)送范圍。 (五 )文件統(tǒng)一由辦公室負(fù) 責(zé)發(fā)送。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。 第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤(pán)。秘密文件由閱文人妥善保管。 第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核 (部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) )、簽發(fā) (公司領(lǐng)導(dǎo) )打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等。 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)： (一 )內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。 (三 )文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)范。 第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來(lái)的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天 內(nèi)批復(fù)。需要簽署具體意見(jiàn)的，要明確、具體。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。總裁辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。 第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。 第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)除經(jīng)對(duì)方同意，一般不對(duì)外發(fā)文。 文書(shū)管理規(guī)則 □ 總則 第一條 目的 為使文書(shū)管理制度化，以增進(jìn)文書(shū)處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 □ 承辦部門(mén) 第三條 總收發(fā)部門(mén) 總公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一辦理，各公 司 (工廠 )所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門(mén)辦理。 第四條 管理部門(mén) (一 )總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來(lái)、往的文書(shū)，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門(mén)；營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)，得以各該業(yè)務(wù)部門(mén)的最高主管部門(mén)為管理部門(mén)。 (三 )關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間來(lái)往文書(shū)原則上以廠、處、部、室以上部門(mén)為管理部門(mén)。 第五條 主辦及會(huì)辦部門(mén) (一 )文書(shū)內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)的主辦部門(mén)，如有涉及其他部門(mén)時(shí)，其他部門(mén)則為該項(xiàng)文書(shū)的會(huì)辦部門(mén)。 □ 行文 第六條 行文類別 (一 )函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門(mén)間行文使用。 (三 )便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間或公司內(nèi)各部門(mén)間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。 (五 )電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。 (七 )其他： ；訴訟文書(shū)，依政府有關(guān)部門(mén)訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤? 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一 )對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下： 董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章： 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 ② 對(duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。 ④ 總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文 (但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。 對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家 機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。 ，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。 ： ① 采購(gòu)部門(mén)對(duì)廠商的行文。 、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無(wú)經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 (二 )關(guān)系企業(yè)各部門(mén)間應(yīng)以部門(mén)名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。? ，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門(mén)主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門(mén)章。 、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門(mén)對(duì)其他部門(mén)的行文蓋部門(mén)章。 (三 )公告、人事通知單、聘任書(shū)、獎(jiǎng)狀 、契約及依法令或特定業(yè)務(wù) (如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等 )，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門(mén)主管簽字章或私章。 (五 )需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。 (二 )以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理 (主任 )判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng) 理判行。 (四 )以部門(mén)名義由廠處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行。 (六 )以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。 (八 )固定格式文書(shū)，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門(mén)主管依式行文。 (二 )A 類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書(shū)，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 (四 )C 類：一般通知或參考性的函件無(wú)須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門(mén)處理后歸檔。 第十條 收發(fā)文登記單 (一 )第一聯(lián)為收 (發(fā) )文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。 (三 )第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門(mén)主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。 (五 )第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。 X 1X 2 為公司簡(jiǎn)稱； X 3 為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略； ○○○○ 為公司收 (發(fā) )文流水號(hào)。 ：由各公司總經(jīng)理室制定。 、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 業(yè)務(wù)接洽便函 另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。 。 (二 )文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。 (三 )文件交辦 經(jīng)辦部門(mén)主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入 收 (發(fā) )文登記單 第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。 、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄 (如不敷使用時(shí)，得以 文書(shū)簽辦單 補(bǔ)充，簽辦單隨同 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)流程處理 )，并填記預(yù)定保存期限及銷(xiāo)案或待復(fù)日期后連同來(lái)文 (復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿 )經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)時(shí)： ① 如無(wú)需復(fù)文者，依其類別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷(xiāo)案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門(mén)如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 第十三條 主動(dòng)發(fā)文 (一 )擬稿、登記 經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)，填寫(xiě)受文者、類別、經(jīng)辦部門(mén)、內(nèi)容摘要、附 件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷(xiāo)案或待復(fù)期限等欄，呈部門(mén)主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷(xiāo)案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門(mén)主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫(xiě)檔號(hào)，將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交 還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 Ⅲ .關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件 第十五條 行文方式 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。 、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書(shū)管理部門(mén)辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門(mén)時(shí)，所屬部門(mén)免辦收文手續(xù)。 (二 )以 業(yè)務(wù)接洽便函 行文者，依第十六條規(guī)定辦理。 第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理 (一 )發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務(wù)接洽便函 第一聯(lián)，并填記文書(shū)類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈