【正文】 用品。并定期對(duì)電腦軟、硬件的進(jìn)行檢查和維護(hù)，延長電腦的使用壽命。 4. 負(fù)責(zé)組織相關(guān)工作人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)培訓(xùn)，及時(shí)反饋信息及協(xié)助軟件公司解決電腦系統(tǒng)存在的問題。 2. 熟練電腦的操作，刻錄、打印等工作。 12. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交待的其它工作任務(wù)。 10. 策劃各種關(guān)愛員工精神生活的活動(dòng)并組織實(shí)施。 8. 負(fù)責(zé)小區(qū)老年人活動(dòng)中心的日常管理工作。 6. 負(fù)責(zé)社區(qū)文化活動(dòng)后的總結(jié)和客戶回訪工作。 4. 負(fù)責(zé)擬定部門資 金使用計(jì)劃及每周工作總結(jié)及計(jì)劃。 2. 充分利用網(wǎng)絡(luò)宣傳 物業(yè)管理處 的文明主張和倡議，探討物業(yè)人性化管理的精神內(nèi)涵。 8. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 6. 負(fù)責(zé)實(shí)施員工勞動(dòng)合同的簽訂，辦理社會(huì)養(yǎng)老、工傷等各種保險(xiǎn)手續(xù)。 4. 負(fù)責(zé)每月人事報(bào)表的統(tǒng)計(jì)及上報(bào)工作。 2. 負(fù)責(zé)員工考勤卡的收發(fā)、員工休假表的保管、員工每月出勤情況及每月工資的統(tǒng)計(jì)和報(bào)批。 11. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。 9. 負(fù)責(zé)公司向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)呈送各類報(bào)告、請(qǐng)示的報(bào)批工作及相關(guān)部門的工作函件的送達(dá)工作。 7. 嚴(yán)格履行文控中心管理工作職責(zé)，對(duì)各種資料的收發(fā)和借閱做詳細(xì)登記。 5. 負(fù)責(zé)對(duì)各部門“周工作匯報(bào)表”、“每月工作計(jì)劃進(jìn)度表”、“資金使用計(jì)劃”收集、整理、反饋和呈送工作。 3. 做好會(huì)議記錄和整理工作，及時(shí)將文件送領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后，分發(fā)至各有關(guān)部門。 行政助理崗位職責(zé) 1. 負(fù)責(zé)文控管理工作，負(fù)責(zé)接聽，轉(zhuǎn)接各種來訪電話。 11. 負(fù)責(zé)來客的接待和對(duì)外聯(lián)系工作。 9. 負(fù)責(zé)公司日常事務(wù)用章及行政用車的審批工作。 7. 負(fù)責(zé)安排公司各類文件的整理和歸檔工作，并對(duì)文檔管理不定期進(jìn)行檢查。 5. 負(fù)責(zé)公司人事勞資福利、員工招聘錄用調(diào)配 ,策劃組織對(duì)各崗位員工的培訓(xùn)及績效考核工作。 3. 協(xié)調(diào)各部門工作，貫徹落實(shí)公司制度，對(duì)各部門的工作計(jì)劃及規(guī)章制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。[嘉龍 物業(yè) 現(xiàn)代城 管理服務(wù)方案 ] 第 1 頁 共 288 頁 一、行政辦 職能 人事管理 社區(qū)文化管理 電腦系統(tǒng)管理 后勤管理服務(wù) 行政辦公室 行政管理 策劃、組織、實(shí)施社區(qū)文化活動(dòng) 小區(qū)精神文明宣傳，收集物管信息 老年活動(dòng)中心日常管理服務(wù) 小區(qū)公共區(qū)域商業(yè)廣告經(jīng)營管理 策劃組織公司關(guān)愛員工活動(dòng) 文件打印、歸檔、公章使用管理 來訪客人接待、辦公室日常管理 公文呈報(bào)、分送、發(fā)文 整理周、月度計(jì)劃和總結(jié) 人事及員工檔案管理 薪酬、考勤管理及辦理社保 辦公用品申購、發(fā)放、領(lǐng)用 資金計(jì)劃匯總、費(fèi)用報(bào)銷 員工培訓(xùn)考核工作 電腦日常維護(hù)、保養(yǎng)、升級(jí) 協(xié)助各專業(yè)軟件系統(tǒng)處理故障 處理 協(xié)助采購電腦配件、文檔數(shù)據(jù)備份 車隊(duì)、工程維修材料保管 固定資產(chǎn)登記、管理 行政出車及車輛日常維護(hù) 行政車輛年審工作 核定工程材料數(shù)量、價(jià)格 辦理各類證件的年審 辦理蓋章、借用各類證件手續(xù) 記錄、整理公司會(huì)議紀(jì)要 [嘉龍 物業(yè) 現(xiàn)代城 管理服務(wù)方案 ] 第 2 頁 共 288 頁 二、 行政辦 人 事架構(gòu) 班次安排：上午 9： 00— 12： 00 下午 2： 00— 5： 30行政辦公室主任 行政助理 1 人 人事助理 1 人 社區(qū)文化專員 1 人 電腦系統(tǒng)維護(hù)員 1 人 倉庫保管員 1 人 [嘉龍 物業(yè) 現(xiàn)代城 管理服務(wù)方案 ] 第 3 頁 共 288 頁 三、崗位職責(zé) 行政辦主任崗位職責(zé) 1. 提出行政辦公室年度工作計(jì)劃和建議，組織編寫 物業(yè)管理處 年度工作總結(jié)及下年工作計(jì)劃。 2. 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織、協(xié)調(diào)全公司活動(dòng)、安排日常工作，起好 公司領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用。 4. 負(fù)責(zé)各類會(huì)議的組織和召集，配合上級(jí)做好上傳下達(dá)工作。 6. 負(fù)責(zé)公司預(yù)算內(nèi)資金計(jì)劃報(bào)銷審核、辦公用品申購的審核工作及對(duì)工程材料的把控，有效控制成本費(fèi)用的支出。 8. 協(xié)助財(cái)務(wù)做好資產(chǎn)登記的管理工作。 10. 負(fù)責(zé)社區(qū)文化活動(dòng) 的策劃組織活動(dòng)。 12. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 2. 負(fù)責(zé)各類文件的打印、收發(fā)，傳閱和歸檔工作，整理往來文件、信函、傳真等文件并提交行政辦主任處理。 [嘉龍 物業(yè) 現(xiàn)代城 管理服務(wù)方案 ] 第 4 頁 共 288 頁 4. 負(fù)責(zé)公司日常的通知、請(qǐng)示、報(bào)告等文件的送審工作。 6. 負(fù)責(zé)文控中心的各類文件資料的立卷、歸檔，做到分 門別類，號(hào)碼對(duì)應(yīng)，建立良好的文件管理系統(tǒng)。 8. 負(fù)責(zé)公司印章的使用，負(fù)責(zé)向集團(tuán)辦理蓋章及借用各類證件的具體工作。 10. 做好客人到訪的接待及安排引見領(lǐng)導(dǎo)的工作。 人事助理崗位職責(zé) 1. 協(xié)助行政辦公室主任做好人員招聘、錄用、督導(dǎo)、培訓(xùn)、考核、調(diào)配、獎(jiǎng)懲的具體工作。 3. 負(fù)責(zé) 物業(yè)管理處 員工入、離職手續(xù)的辦理及人事檔案管理工作。 5. 負(fù)責(zé)各部門每月辦公用品的申購匯總、領(lǐng)用和發(fā)放工作。 7. 負(fù)責(zé)各部門每月資金計(jì)劃的匯總及本部門費(fèi)用支出報(bào)銷的報(bào)批工作。 [嘉龍 物業(yè) 現(xiàn)代城 管理服務(wù)方案 ] 第 5 頁 共 288 頁 社區(qū)文化專員崗位職責(zé) 1. 策劃、組織、實(shí)施各類社區(qū)文化活動(dòng)，建立高層次社區(qū)文化推廣系統(tǒng)。 3. 負(fù)責(zé)制定年度、月度社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃。 5. 開源節(jié)流，負(fù)責(zé)做好園區(qū)物業(yè) 管理處 管理范圍內(nèi)各廣告位的招租及會(huì)所前廣場(chǎng)攤位出租的洽談簽約及管理工作。 7. 負(fù)責(zé)每次社區(qū)文化活動(dòng)后的圖片文字資料建立、宣傳和歸檔工作。 9. 熱心為有需要幫助的老年業(yè)主 /住戶進(jìn)行必要的幫助。 11. 負(fù)責(zé)物業(yè)各類信息的收集、整理。 電腦系統(tǒng)維護(hù)員崗位職責(zé) 1. 熟悉公司物業(yè)管理軟硬件系統(tǒng)的功能及使用，熟悉公司 電腦網(wǎng)絡(luò)化管理，對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)。 3. 監(jiān)督和要求專職人員規(guī)范操作，糾正工作人員的錯(cuò)誤操作。 5. 負(fù)責(zé)對(duì)各部門電腦進(jìn)行系統(tǒng)性能檢測(cè)及病毒防御檢測(cè)，確保各部門電腦能正常運(yùn)作。 6. 規(guī)劃電腦放置位置，減少磁、水、熱、塵、碰撞等引起故障。（包括：硬件、軟件、耗材） 8. 定期殺毒、檢查硬盤是否能正常工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向上級(jí)領(lǐng) 導(dǎo)匯報(bào)情況。 10. 負(fù)責(zé)維護(hù)電腦系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，定期對(duì)各部門的電腦進(jìn)行刻錄備份及存檔，確保公司各種文件資料的完整。 12. 需了解交逐步掌握辦公設(shè)備的硬件維護(hù)（維修）。 14. 嚴(yán)守公司保密制度。 倉庫保管員崗位職責(zé) 1. 協(xié)助行政辦公室對(duì)工程材料采購申請(qǐng)單的核價(jià) 工作。 3. 負(fù)責(zé)做好固定資產(chǎn)登記工作。 5. 保持倉庫通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防曬、防蟲、防盜等防護(hù)措施，確保倉庫物資質(zhì)量和庫房安全。 7. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。 2. 注意辦公室的整潔衛(wèi)生，辦公桌面不得亂擺放與辦公無關(guān)的物品，不得在辦公室內(nèi)下棋、打撲克、吃零食、吸煙、聽耳機(jī)、看影碟以及做任何與工作無關(guān)的事。 3. 不得亂張亂貼，不得大聲喧嘩，不得搬弄是非，不得在辦公場(chǎng)所發(fā)泄個(gè)人情緒。接待來訪，起身相迎，態(tài)度和藹，訪客告辭，起身相送。 7. 愛護(hù)公物、節(jié)約使用辦公用品，不得隨意拿走辦公場(chǎng)所的報(bào)刊、書籍、雜志及其他公用物品；不得隨意翻閱他人的文件資料；不得隨意將公司有關(guān)相同機(jī)密文件帶出辦公室。 辦公室電腦管理制度 為加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全管理， 保障工作的順利進(jìn)行，根據(jù)公司關(guān)于計(jì)算機(jī)管理的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。 2. 為保證電腦的正常使用，上班時(shí)間不得隨意上網(wǎng)瀏覽其它網(wǎng)站的網(wǎng)頁。 3. 公司電腦不能作為 來聊天，玩游戲，看電影。（各服務(wù)器除外） 5. 單人使用的計(jì)算機(jī)單人負(fù)責(zé)，多人使用的計(jì)算機(jī)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)。 7. 工作人員不按程序操作電腦、不遵守管理，所造成的不良后果，將按公司紀(jì)律承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任！ 8. 系統(tǒng)管理員對(duì)不能排除的故障應(yīng)向上級(jí)匯報(bào)，并提請(qǐng)相關(guān)技術(shù)部門提供支持。 2. 凡屬文件、制度、合同、標(biāo)書等，先由行政辦公室主任審核，再送交總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可用印。 4. 公司各類印章一般不攜帶外出，如因特殊公務(wù)需攜帶外出使用，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并有 2人同行，互相監(jiān)督、擔(dān)保，事先辦理借用手續(xù)，如期歸還行政助理處。 6. 公司各類印章不能為公司以外人員出具證明、介紹信等使用，違者，追究用印人或?qū)徍藢徟说呢?zé)任。 公司保密規(guī)定 1. 行政人員在公司文件收發(fā)、承 辦過程中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公文處理的各項(xiàng)規(guī)定。 3. 公司文件的印制應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，承辦人須按規(guī)定的份數(shù)制作和 驗(yàn)收，廢頁要及時(shí)銷毀。 5. 攜帶公司文件外出須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定專人保管并采取安全措施。 7. 文書資料管理人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦妥文件交接手續(xù)，并由主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)簽字。 9. 不得私自銷毀文件，凡屬銷毀的文 件應(yīng)登記造冊(cè)后指定專人監(jiān)銷。 11. 公司的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等要注意保管。 13. 公司的人事檔案、領(lǐng)導(dǎo)干部考察材料等應(yīng)注意保密。 文檔管理規(guī)定 1. 各部門辦理完畢的文件（含會(huì)議文件），要及時(shí)上交辦公室，行政助理將文件回收后按“條款類目”分別存放、保管，翌年經(jīng)檢查齊全后，整[嘉龍 物業(yè) 現(xiàn)代城 管理服務(wù)方案 ] 第 10 頁 共 288 頁 理立卷歸檔。 3. 行政助理每天要及時(shí)將文件歸檔，以免散失、積壓，需要追繳的文件、資料必須如數(shù)追回 。 5. 每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。銷毀檔案材料前經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定要銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后才能銷毀。 8. 所有文件在存檔的同時(shí)，用光盤刻錄備份并做好標(biāo) 識(shí)。 10. 對(duì)于已失效的檔案要按規(guī)定進(jìn)行銷毀。 11. 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，做好監(jiān)銷記錄，防止失密。 會(huì)議管理制度 為有效探討公司業(yè)務(wù)工作，以“高質(zhì)、高效、低成本”完成工作任務(wù)，確保鐵的工作紀(jì)律，特制定本制度 : 1. 在無特殊情況下， 物業(yè)管理處 各部門主管、經(jīng)理周工作例會(huì)時(shí)間定為每周五下午 15： 30召開。 3. 會(huì)議由行政辦公室主任組織召集，總經(jīng)理主持召開。 5. 凡遇特殊情況不能參加會(huì)議者，事先必須向總經(jīng)理請(qǐng)示，未獲準(zhǔn)同意，不能無故缺席。 7. 嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，在會(huì)議召開過程中，不得打開手機(jī)、傳呼機(jī)、高聲喧嘩干擾會(huì)議正常召開；不得中途退席，遇特殊情況須經(jīng)會(huì)議主持人同意可離開。 收文管理辦法 1. 外來文件統(tǒng)一由行政辦收取，由行政助理登記與編號(hào)，原件存檔。 2. 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需有關(guān)部門處理的文件，行政助理除從速轉(zhuǎn)送外，應(yīng)對(duì)承辦部門作適時(shí)的咨詢，使事情得到及時(shí)辦理。 4. 傳閱文件時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將密級(jí)的文件帶至家中或公共場(chǎng)所，閱讀文件時(shí)不得進(jìn)行抄錄、復(fù)印，以防泄露。 6. 文件的傳閱由行政助理予以傳遞，應(yīng)避免橫傳皮防積壓和傳失。 7. 各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件的管理，要指定專人兼文件的收發(fā)。 9. 以公司部門名義發(fā)文：擬稿部門應(yīng)將文件報(bào)送公司行政辦審核，經(jīng)行政主任同意后方可外發(fā)。 11. 各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理， 不得拖延積村。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件有著落，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。 2. 人事助理根據(jù)各部門提交的物品申購單進(jìn)行匯總，并將匯總表提交集團(tuán)審批（為使公司辦公用品及辦公設(shè)備的采購及管理合理化，節(jié)約成本，減少不必要的開支，所有辦公用品及辦公設(shè)備的采購均由集團(tuán)統(tǒng)一進(jìn)行采購）。 4. 通知各部門領(lǐng)取所需辦公用品，并做好領(lǐng)用登記。 2. 一般以學(xué)校招聘、職業(yè)介紹所招聘、員工介紹作為主要的招聘渠道。 [嘉龍 物業(yè) 現(xiàn)代城 管理服務(wù)方案 ] 第 13 頁 共 288 頁