【正文】 實現(xiàn)信息共享，滿足對各類物資信息處理的準確性、一致性、時效性和靈敏度的要求。 ④ 能進行各項經(jīng)濟指標的動態(tài)分析及市場預測、財務預測。 ① 實現(xiàn)進銷存，統(tǒng)計及財務工作的全面計算機處理，提作工作效率和工作質量。 新系統(tǒng)的流程由數(shù)據(jù)流程圖 DFD分層次地描述。臨時銷售合同是還未簽訂好的合同。新系統(tǒng)將面向合同員、核價員、倉管員及業(yè)務主管，實現(xiàn)信息的實時性，查詢、統(tǒng)計簡便，真正實現(xiàn)進銷存的信息化。 d. 新系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)與流程需求分析 新系統(tǒng)有四大功能，分別為進貨管理功能、銷售管理功能、合 同管理功能、庫存管理功能。 其次從公司的外部環(huán)境分析，目前該市場的利潤空間較高，還會有相當多的公司進入市場，并且目前信息化是一主流，誰掌握的信息更多更迅捷，就意味著能賺更多的差價，簽訂更多的客戶。公司性質屬于流通企業(yè)， 目前 經(jīng)營品種已達 250多個大類、數(shù)千種規(guī)格，現(xiàn)有職工 237人， 進貨客戶及銷貨客戶總共達到 2020多家。 c. 環(huán)境分析 首先從公司內部大環(huán)境分析，目前公司的注冊資金 3000萬人民幣，其中 90%為國有資產(chǎn)，10%為經(jīng)營者群體持股。 2業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) J 2 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) J 6 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 圖 業(yè)務部進銷存業(yè)務第一層 DFD 2 . 1合 同 管 理合 同 員 J 6 業(yè) 務 臺 帳采 購員財 務客 戶倉 庫財 務統(tǒng) 計客 戶物 資 發(fā) 貨 單 J 2 進 貨 合 同 明 細2 . 2進 貨 管 理核 價 員供 方 發(fā) 票合 同 進 / 銷 價物 資 入 庫 單物 資 入 庫 單供 方 發(fā) 票2 . 3銷 售 管 理銷 售 員物 資 入 庫 單購 貨 要 求付 款 能 力進 貨 合 同 單 圖 業(yè)務部進銷存業(yè)務第二層 DFD 采 購員2 . 1 . 1進 貨 合 同登 記合 同 員進 貨 合 同 單 J 2 進 貨 合 同 明 細財 務供 方 發(fā) 票2 . 1 . 2注 明合 同 價合 同 員 J 1 進 貨 合 同 留 底 J 3 可 供 資 源 表供 方 發(fā) 票2 . 1 . 3做 到 貨記 錄合 同 員2 . 1 . 4合 同統(tǒng) 計合 同 員業(yè) 務主 管合 同 完 成情 況 匯 總 表合 同 完 成情 況 明 細 表核 價員供 方 發(fā) 票合 同 進 / 銷 價物 資 入 庫 單 ⑤銷 售員物 資 入 庫 單 ⑤ 圖 處理邏輯 “合同管理”的細化 DFD 合 同員統(tǒng) 計財 務業(yè) 務主 管倉 庫2 . 2 . 1登 記 發(fā) 票目 錄核 價 員2 . 2 . 3編 拒 付理 由 書核 價 員2 . 2 . 4產(chǎn) 生 物 資入 庫 單核 價 員2 . 2 . 5填 實 收數(shù) 量核 價 員 J 4 發(fā) 票 目 錄2 . 2 . 2核 對價 格核 價 員價 格 不 相 符財 務拒 付 理 由 書合 同員物 資 入 庫 單 ③ ④ ⑤ ⑥物 資 入 庫 單 ③ ④ ⑤ 物 資 入 庫 單 ①物 資 入 庫 單 ② ③ ④供 方 發(fā) 票物 資 入 庫 單 ⑤ J 5 物 資 入 庫 單 ① ② 暫 存供 方 發(fā) 票合 同 進 / 銷 價供 方 發(fā) 票合 同 進 / 銷 價價 格 相 符供 方 發(fā) 票 圖 處理邏輯 “進貨管理”的細化 DFD 合 同員倉 庫財 務客 戶物 資 入 庫 單 ⑤2 . 3 . 1做 業(yè) 務臺 帳銷 售 員2 . 3 . 3預 開 票銷 售 員2 . 3 . 2核 實 購 買能 力銷 售 員2 . 3 . 5結 算開 票銷 售 員2 . 3 . 4銷 售登 記銷 售 員 J 6 業(yè) 務 臺 帳統(tǒng) 計2 . 3 . 7做 可 供 資源 表銷 售 員2 . 3 . 6修 改庫 存銷 售 員 J 6 業(yè) 務 臺 帳 （ 入 庫 單 ⑤ ）合 格 購 貨 要 求購 貨 要 求付 款 能 力不 合 格 購 貨 要 求 J 7 發(fā) 貨 單 ⑤ ⑥ ⑦ 暫 存 J 7 發(fā) 貨 單 ① 暫 存發(fā) 貨 單 ④發(fā) 貨 單 ① ② ③發(fā) 貨 單 ①發(fā) 貨 單 ⑤ ⑥ ⑦發(fā) 貨 單 ⑤發(fā) 貨 單 ⑤ 可 供 資 源 表客 戶 圖 處理邏輯 “銷售管理”的細化 DFD （ 6） 現(xiàn)行系統(tǒng)查詢與決策要求 現(xiàn)行系統(tǒng)查詢與決策要求包括： ? 銷售員查詢庫存總賬，了解可供資源以滿足客戶購貨需要； ? 采購員要了解各種物資的庫存量以便及時向有關部門提出采購申請； ? 核價員要查詢并核對合同價與發(fā)票價是否一致，以便決定開具哪一種票據(jù)； ? 合同員需要查詢合同明細； ? 公司有關人員需要查詢各種票據(jù)的明細； ? 公司有關人員要查詢合同的完成情況，以便確定往來單位的信譽度，并作出優(yōu)惠計劃； ? 公司經(jīng)理需要了解未來季度某種物 資的期貨數(shù)量，以便預計下一季度的進銷額； ? 公司經(jīng)理需要了解公司各種經(jīng)濟指標的完成情況，以便作出長遠的戰(zhàn)略計劃； （ 7） 現(xiàn)行系統(tǒng)系統(tǒng)分析 2020 年初公司購買了“金碟”財務軟件，實現(xiàn)了財務管理信息化，但隨著經(jīng)營業(yè)務的不斷擴大，僅僅在財務管理方面實現(xiàn)信息化，已不能滿足公司業(yè)務的不斷擴大，須盡快改變目前進銷存業(yè)務管理仍然是手工的作業(yè)狀態(tài)。 （ 5） 現(xiàn)行系統(tǒng)信息需求 現(xiàn)行系統(tǒng)的信息需求包括進貨合同單，供方發(fā)票，購貨要求，物資入庫單，合同完成情況明細，客戶的付款能力，銷貨合同，發(fā)貨單，臨時銷售合同等。 負責全公司經(jīng)營活動中的收款 、付款、開票和各種帳務及資金管理，進行財務分析，編制財務報表等。 負責各地區(qū)的市場開發(fā)工作。 ④ 銷售員 4人，負責金屬材料的銷售管理，如銷售開票，保持與客戶的業(yè)務聯(lián)系等。 ② 合同員 2人，其職責是負責登記采購員送來的進貨合同 ,并完成每月的合同統(tǒng)計與分析?，F(xiàn)行系統(tǒng)的主要目標有： ? 對各種單據(jù)、合同進行管理； ? 對庫存、進銷貨情況進行管理； ? 對合同和各種單據(jù)進行統(tǒng) 計和查詢； ? 實現(xiàn)人員合理分工，保證業(yè)務流程順暢完善； ? 進一步提高人員的工作效率，提高業(yè)務量； ? 提高物流服務水平； ? 建立和擴大經(jīng)銷網(wǎng)絡，提高市場占有率； （ 3） 現(xiàn)行系統(tǒng)職能調查情況： 分部門來說，各個部門的工作目標大致可列為如下： 進貨： ? 采購員判斷市場情況，簽訂采購合同； ? 合同員登記合同并完成合同的統(tǒng)計與分析，其分析的信息為決策作出支持； ? 核價員核對合同價與發(fā)票價，并產(chǎn)生相應的單據(jù)； ? 通過電話及票據(jù)傳遞進行各個部門之間的消息通信 ? 對業(yè)務臺賬進行及時修改 銷貨： ? 對金屬材料的銷售進行管理，保持與客戶的業(yè)務聯(lián)系； ? 進 行可供資源表的維護； ? 與庫存部門保持良好聯(lián)系 庫存： ? 對出庫及入庫的貨物進行核對與清點； ? 對庫存進行統(tǒng)計與查詢； ? 保持與進貨和銷貨部門的良好聯(lián)系 （ 4） 現(xiàn)行系統(tǒng)功能需求 各部室的業(yè)務功能需求如下： 負責處理公司日常辦公事務（如文件管理，會議安排），行政考核，后勤管理等。以業(yè)務部為例， 如果把業(yè)務部的工作用功能圖抽象出來，可建立如圖 部現(xiàn)行系統(tǒng)功能模型。 心 是以財務部的機房管理人員為基礎新成立的部門，負責公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設。 負責鋼材的運輸和倉儲工作，如 鋼材倉庫負責鋼材的驗收、入庫、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫工作，車隊負責送貨和取貨。 ⑤ 統(tǒng)計員 2人，負責全公司的物資進銷存統(tǒng)計報表的制作與上報工作。 ③ 核價員 1人，其職責是負責金屬材料到貨后的進價核價及入庫單處理。 是 x公司經(jīng)營鋼材的核心部門，負責金屬材料的進銷存業(yè)務 ，具體職責有 : ① 采購員 6人，他們的職責是根據(jù)市場需求和庫存情況，負責鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購，包括提出采購申請、與供應商簽訂進貨合同，與供應商保持業(yè)務聯(lián)系，進行合同督催等。 公司 的組織機構如圖 。 現(xiàn)行系統(tǒng)組織機構與業(yè)務功能： x金屬材料公司設有辦公室、業(yè)務部、市場部、物流部、財務部和信息中心等部門。公司改制后，實行一體化管理和非獨立核算，有效降低了經(jīng)營成本，業(yè)務量穩(wěn)步擴大。 公司繼承了原公司的大部分經(jīng)營業(yè)務 ，主要任務是對 x市及周邊地區(qū)的所需鋼材、有色金屬等原材料進行采購、進貨，銷售及存儲管理，并且還負責把客戶定購的貨運送到目的地。組員為：姚曉蕓、姚玲莉、周旻、錢蔚嵐、陸曉蓉、許艷萍 X 金屬公司系統(tǒng)分析報告 一、 現(xiàn)行系統(tǒng)調查與分析報告 （ 1） 現(xiàn)行系統(tǒng)組織概況 現(xiàn)行系統(tǒng)組織介紹： X金屬材料有限公司是原 x市物資局下屬的金屬公司于 2020年底轉制成立的。公司目前的注冊資金 3000萬人民幣，其中 90%為國有資產(chǎn)， 10%為經(jīng)營者群體持股。公司性質屬于流通企業(yè)，業(yè)務范圍主要是通常所說的進銷存管理。成立的五年多來，經(jīng)營品種已達 250多個大類、數(shù)千種規(guī)格，現(xiàn)有職工 237人，進貨客戶及銷貨客戶總共達到 2020多家。每個部下還設有若干職能部門或 職能崗位。 圖 x 金屬材料公司組織機構圖 各部室的業(yè)務范圍如下： 負責處理公司日常辦公事務（如文件管理，會議安排），行政考核，后勤管理等。 ② 合同員 2人，其職責是負責登記采購員送來的進貨合同 ,并完成每月的合 同統(tǒng)計與分析。 ④ 銷售員 4人，負責金屬材料的銷售管理，如銷售開票，保持與客戶的業(yè)務聯(lián)系等。 負責各地區(qū)的市場開發(fā)工作。 負責全公司經(jīng)營活動中的收款、付款、開票和各種帳務及資金管理，進行財務分析，編制財務報表等。 現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務功能，可以用分層描述的現(xiàn)行系統(tǒng)功能圖進行抽象，建立現(xiàn)行系統(tǒng)的功能模型。 圖 金屬材料公司業(yè)務部功能圖 （ 2） 現(xiàn)行系統(tǒng)工作目標 x金屬公司的性質屬于流通企業(yè)，業(yè)務范圍主要是通常所說的進銷存管理。 是 x公司經(jīng)營鋼材的核心部門，負責金屬材料的進銷存業(yè)務 ，具體職責有 : ① 采購員 6人，他們的職責是根據(jù)市場需求和庫存情況，負責鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購，包括提出采購申請、與供應商簽訂進貨合同，與供應商保持業(yè)務聯(lián)系，進行合同督 催等。 ③ 核價員 1人，其職責是負責金屬材料到貨后的進價核價及入庫單處理。 ⑤ 統(tǒng)計員 2人，負責全公司的物資進銷存統(tǒng)計報表的制作與上報工作。 負責鋼材的運輸和倉儲工作，如 鋼材倉庫負責鋼材的驗收、入庫、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫工作，車隊負責送貨和取貨。 是以財務部的機房管理人員為基礎新成立的部門，負責公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設。我們可以將信息需求用信息流程圖的形式表現(xiàn)出來，如下圖所示： 其中第一層的處理邏輯被分解為第二層的 、 、 個處理邏輯，這三個處理邏輯又分解成三張第三層數(shù)據(jù)流 程圖。 銷售的結算方式很多，手續(xù)繁雜，容易出錯； 銷售、財務 和倉庫各有一本庫存明細賬，數(shù)據(jù)不一致問題嚴重，月底對賬工作量大； 人工開銷售憑證，容易寫錯、算錯 ，事后處理困難； 由于銷售人員不能準確掌握庫 存，開出的廢票很多，常常要退票； 市場開拓能力差，沒有設立設外省市 經(jīng)銷網(wǎng)點； 缺乏合理的庫存定額管理，庫存數(shù)字不準，造成大量積壓或脫銷； 沒有供應商資料，無法控制進貨質量； 由于業(yè)務人員忙于日常事務處理，無精力進行經(jīng)營活動的分析； 經(jīng)理得到的信息滯后， 不能及時了解市場行情及企業(yè)運行情況，影響了正確決策； 沒有留下客戶資料，無法進行市場分析和客戶分析，缺乏客戶服務的意 識， 有些客戶已經(jīng)流失； 公司已使用了財務軟件，但業(yè)務信息系統(tǒng)尚未建立，致使業(yè)務數(shù)據(jù)不能直接、實時地進 入財務系統(tǒng)， 造成數(shù)據(jù)冗余； 單據(jù)繁多，數(shù)據(jù)冗余 ； “可供資源表”每周制作一次，不能實時反映物資的可供數(shù)量和市場價格 ，沒什么用處； 歷史數(shù)據(jù)缺失，無法進行銷售預測和分析； 信息化意識薄弱，不原意嘗試電子商務。 公司繼承了原公司的大部分經(jīng)營業(yè)務，主要任務是對 x市及周邊地區(qū)的所需鋼材、有色金屬等原材料進行采購、進貨，銷售及存儲管理，并且還負責把客戶定購的貨運送到目的地。 如此大的一家企業(yè)目前僅靠財務軟件來運營，定會造成很多商機的貽誤，并且