第六章秘書的自我管理-文庫吧資料
2024-11-19 22:23本頁面
【正文】 管理時間、集中 精力、抓住大事……,?,（十三）善用節(jié)省時間的工具,方便聯(lián)絡(luò)的通訊工具，如電話、電子郵 件、傳真、語音系統(tǒng)。,（十一）善用零碎時間,歐陽修：余平生所做文章，在三上 ——馬上、枕上、廁上。,?,爭取時間的惟一方法是善用時間。 許多人對于計(jì)劃沒有時間要求，沒有檢查 監(jiān)督機(jī)制，往往使計(jì)劃落空。 想要節(jié)省時間，還應(yīng)該盡量避開高峰期。”,?,（八）養(yǎng)成整潔和條理的習(xí)慣,據(jù)統(tǒng)計(jì)：每年因不整潔和無條理的習(xí)慣， 一般職員就要損失近20％的時間！ 作為秘書，應(yīng)該整理好辦公用品，尋找自 己的“生理節(jié)奏”：用精力最好的時間去做更重 大的事，用精力不好的時間來做比較不重要的 事情。今日不清，必然 積累，積累就拖延。,?,（七）珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢,制定每日的工作時間進(jìn)度表。當(dāng)然并不是第一次做好 后，以后就可以掉以輕心了，要養(yǎng)成認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn) 的做事風(fēng)格，對于那些必須做而且非常重要的 事情一定要投入時間和精力。,?,（五）第一次做好，次次做好,凡事開頭難。,圖67 產(chǎn)生拖延的原因,?,養(yǎng)成遇事馬上做，現(xiàn)在就做的習(xí)慣，不 僅能夠克服拖延，而且能占“笨鳥先飛”的先 機(jī)。 最佳的步驟應(yīng)該是按重要程度去行動， 這樣才能把有限的時間用到做最重要的事 情上去。,1,2,3,?,表61 時間管理的根本原則：要事第一,?,在確定計(jì)劃之后，應(yīng)該立即開始行動?？梢栽诿恳粡堄?jì)劃表上按重要程 度標(biāo)出星號，或其他符號標(biāo)記，如A，B，C等。,圖66 判斷事情的輕重緩急——“三層過濾”,?,（三）制訂計(jì)劃，寫成清單,標(biāo)出急需處理的事情，要限制數(shù)量，可以按要程度劃分出特急、緊急、一般等分類 。,?,（二）分清輕重緩急,時間管理的精髓在于：分清輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先 順序。,?,二、時間管理的基本法則,（一）明確目標(biāo) 明確你的人生目標(biāo)：你的長、中、短期 目標(biāo)是什么？你人生中最重要的人際關(guān)系是 什么？你最希望有什么貢獻(xiàn)？ 訂目標(biāo)應(yīng)該簡單明了，一目了然。 時間管理的具體做法有四種（見圖65）。,?,（一）時間管理的四種觀點(diǎn),我們應(yīng)該如何管理時間？在對時間的管理與節(jié) 約上主要有四種代表觀點(diǎn)（見圖64）。 《今日詩》： 今日復(fù)今日，今日何其少！今日又不為，此事何時了！ 人生百年幾今日，今日不為真可惜！若言待明朝，又有明朝 事。成事立業(yè)在今日，莫待明朝悔今朝。 世人但知悔昨日，不覺今日又過了。因此， 對于人來說，一切節(jié)約歸根結(jié)底是時間的 節(jié)約。,?,一、時間管理的重要性,“三日詩”啟迪人們要珍惜時光，不要 虛度年華。 時間是一種資源，花費(fèi)時間就是一種投 資。持之以恒，就一定能夠 實(shí)現(xiàn)自己所確定的發(fā)展目標(biāo)。作為秘書要追求的目標(biāo)主要有兩個：工作目 標(biāo)和個人發(fā)展目標(biāo)（見圖63）。,圖61 目標(biāo)管理的四步驟,建立 完整 目標(biāo) 體系,制 定 目 標(biāo),組 織 實(shí) 施,檢 查 評 價,?,三、目標(biāo)管理的原則,最重要的
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