【正文】 成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。但要如期歸還。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。（13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。（9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。（5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。（3）外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。（2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。書寫工整、圖像、字跡清晰。（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。全過程，確保公司檔案的安全；5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6）負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。公司檔案及文件管理制度7一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。公司檔案及文件管理制度6(一)意義(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。不得傳播、議論有關(guān)機密問題。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。底圖一般不予外借。歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。四、檔案借閱借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。二、立卷歸檔文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。（（主要收集部門：行政部）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）公司的請示與上級批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部）公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部）公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）1公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）1公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）1公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）1公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）1公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）1公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）1公司財產(chǎn)、物資、檔案等的`交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）1公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）2各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進度表；閱讀者需認真學(xué)習(xí)并簽名備注。第二條：制度規(guī)范根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本資料可根據(jù)文書具體資料進行調(diào)整。第三條：文件管理流程設(shè)計內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀（二）文書管理制度第一條：管理要點為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。半年一小清，年終一大清。辦公室管理人員對文件借閱情景進行登記，做好借閱記錄并限期清退。機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草，行政人事部負責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。第二條：制度規(guī)范文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、資料等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。（一）文件管理制度第一條：管理要點為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。檔案是文書基礎(chǔ)上構(gòu)成的，檔案是文書的延續(xù)。第四章：辦公室事務(wù)管理一、文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自我的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。第三章：工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領(lǐng)導(dǎo)參謀。四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展供給相應(yīng)的服務(wù)。二、負責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標。二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。管理人員如有變動，必須辦理交接手續(xù)，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。三、檔案保密認真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護檔案的安全，做好