【正文】 目前，長春市檔案館基本實(shí)現(xiàn)了三個(gè)替代：網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)打印替代手工復(fù)印。并通過CA認(rèn)證、電子簽名等安全技術(shù)，對(duì)特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。直接提供利用：對(duì)數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員利用網(wǎng)絡(luò)檢索后直接打印，為用戶提供數(shù)字化檔案打印件。高效率主要體現(xiàn)在：價(jià)值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實(shí)體整理同步完成，比各項(xiàng)分步做效率高數(shù)倍，同時(shí)有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設(shè)備，相當(dāng)于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。局域網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬余條，20萬件全文；互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬條,8萬件全文。低成本主要體現(xiàn)在：%，%；%檔案，%，%，比全部掃描節(jié)省費(fèi)用40%以上。長春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務(wù)和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實(shí)體整理4人，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)行集中辦公和流水作業(yè)。該團(tuán)隊(duì)由局（館）黨組直接領(lǐng)導(dǎo)，館技術(shù)部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導(dǎo)，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機(jī)制框架。六．檔案數(shù)字化示范案例長春模式從2004年開始，長春市檔案館以科研課題為先導(dǎo)，以項(xiàng)目管理為手段，以效益實(shí)現(xiàn)為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，組建并成功運(yùn)行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)、資源配置、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務(wù)工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨(dú)特的檔案數(shù)字化之路。檔案數(shù)字化的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)對(duì)整體產(chǎn)生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達(dá)到80%的效果），同步開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。三是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。二是適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢，查檔不快、不準(zhǔn)、不全的問題不可避免。多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步：一是首先建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。四、技術(shù)路線的優(yōu)化選擇 檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸檔案開放鑒定問題是當(dāng)務(wù)之急；從成本上講，檔案價(jià)值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法。特別是建國超過50年以后，市以下檔案館長期保管的檔案逐年超過保管期的上限。分步實(shí)施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且隨著時(shí)間的推移，檔案室進(jìn)館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數(shù)字化策略非常有意義。本級(jí)為主策略：地方檔案館保存的本級(jí)永久檔案是數(shù)字化的重點(diǎn)。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，把利用頻繁檔案的進(jìn)行綜合分析，科學(xué)地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。時(shí)效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn)，是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的最佳途徑。價(jià)值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化具有檔案利用和檔案保護(hù)雙重意義，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代更好實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的客觀需要。二、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則實(shí)用性原則：針對(duì)館藏檔案具備重復(fù)利用和緊急利用兩大特點(diǎn)，急用、常用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的首選。該項(xiàng)目獲國家檔案局2006年優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)的同時(shí)，長春市檔案館被國務(wù)院信息化工作辦公室和國家檔案局確定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點(diǎn)單位。國家檔案局組織的專家鑒定委員會(huì)結(jié)論是:“該項(xiàng)目基于長春市檔案館以檔案利用為導(dǎo)向、漸進(jìn)性的檔案數(shù)字化實(shí)踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想、優(yōu)化原則和優(yōu)化策略，符合國情，符合現(xiàn)代管理理念，對(duì)全國各檔案館的相關(guān)工作具有較大的參考價(jià)值；注重檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的有機(jī)銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術(shù)路線，規(guī)劃設(shè)計(jì)了檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步、多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步的流程，并成功地付諸實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用的低成本、高效率、高效益。質(zhì)量控制在掃描過程中若出現(xiàn)漏掃、誤掃或影像質(zhì)量不好的問題，通過有效的工作日志的管理，解決以上問題。多種安全保護(hù)模式軟件登錄是采用密碼方式。用戶可以自己確定檔案的要素?fù)?jù)上所述，我們的檔案類別差異很大，而且不定期在發(fā)生著變化，那么，檔案的數(shù)據(jù)要素也在發(fā)生著變化，為了讓客戶更好的適應(yīng)這種變化，我們提供一個(gè)開放式檔案要素設(shè)定。如果每天都要建立所有的分類，這將消耗不必要的存儲(chǔ)空間?！挥镁幊?，全部通過鼠標(biāo)即可完成。用戶可以自定義檔案分類檔案種類繁雜，而且檔案種類、檔案要素并不固定，而且可能發(fā)生變化，如果系統(tǒng)將檔案類別做成固定方式，則無法適合業(yè)務(wù)的發(fā)展。自然，在業(yè)務(wù)流程中盡可能避免業(yè)務(wù)流程逆轉(zhuǎn)，也就是說：在影像掃描的過程中盡可能避免檔案重新掃描、檔案漏掃等問題。有關(guān)影像文件的備份：電子檔案影像索引之后，首先存儲(chǔ)于影像文件服務(wù)器，然后，系統(tǒng)自動(dòng)完成備分機(jī)的備份任務(wù)。數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)備份分為兩個(gè)部分：影像文件索引信息數(shù)據(jù)庫備份、影像文件備份。影像查詢本系統(tǒng)提供資料影像查詢功能，使業(yè)務(wù)人員可以通過EZDOC影像管理系統(tǒng)隨時(shí)查找需要的影像數(shù)據(jù)，查詢相應(yīng)的影像文件；影像文件在查看時(shí)可以有放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印的功能；記錄查詢?nèi)罩?。生產(chǎn)日志查詢可統(tǒng)計(jì)和查詢?cè)诟鞴ば蜷g的未處理資料情況； 可統(tǒng)計(jì)和查詢資料保存到影像數(shù)據(jù)庫的情況。高速掃描員、質(zhì)檢員有相對(duì)應(yīng)的工序使用權(quán)。安全管理本系統(tǒng)分系統(tǒng)管理員、高速掃描員、質(zhì)檢員和查詢客戶。索引的資料將會(huì)分別放在影像庫中及數(shù)據(jù)庫之中。把保存的數(shù)據(jù)送到質(zhì)量檢驗(yàn)工序。5系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及配置四、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖所示：系統(tǒng)功能我們?cè)O(shè)計(jì)的解決方案，由以下幾個(gè)子系統(tǒng)功能組成： 高速掃描由高速掃描軟件提供高速掃描圖像資料的功能，把客戶的原始資料轉(zhuǎn)換為電子影像資料。歸檔備份本系統(tǒng)采用一臺(tái)服務(wù)器、一個(gè)專用磁盤陣列對(duì)索引文件、影像文件進(jìn)行備份；在進(jìn)行索引文件備份可以采用定時(shí)備份或定容量備份，還可以采用不定時(shí)備份，這樣影像文件服務(wù)器遭到災(zāi)難性破壞，可以直接將所備份的索引文件恢復(fù)。索引在索引時(shí)可采用一人兩次錄入，系統(tǒng)自動(dòng)較對(duì)，對(duì)系統(tǒng)較對(duì)不一致的數(shù)據(jù)，進(jìn)行校驗(yàn)及錄入。掃描補(bǔ)漏對(duì)于有質(zhì)量問題的影像文件建議全批重掃以減少操作復(fù)雜性，個(gè)別情況下可以用平板掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)對(duì)那些漏掃、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳的文件進(jìn)行追加掃描。影像處理掃描質(zhì)檢檢查掃描的電子影像文件是否有漏掃、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳等,以保證掃描輸出高質(zhì)量的電子影像文件。）掃描 中高速掃描系統(tǒng)采用PANASONIC 高速掃描儀KVSS905CCN 2臺(tái)、中速掃描儀KVS7065CCN 2臺(tái)，以每個(gè)批次為單位，放入掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙進(jìn)行掃描。接收檔案對(duì)所接收的紙質(zhì)文件，根據(jù)一定的規(guī)則按類別、按份數(shù)完成文檔的第一次整理工作。B． 索引時(shí)發(fā)現(xiàn)漏掃、誤掃、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。文檔影像化作為一種先進(jìn)的信息管理手段，一經(jīng)采用，必將大大提高紙面文檔及數(shù)據(jù)的管理效率，降低成本，改進(jìn)服務(wù)，提高信息利用率。影像技術(shù)是指將各種文檔制作成電子照片，使這些文檔的采集、分發(fā)、使用、管理、存儲(chǔ)完全電子化的相關(guān)技術(shù)，而傳統(tǒng)的電子化技術(shù)是把文檔上的信息制作成電子數(shù)據(jù)，把文檔的流轉(zhuǎn)和處理轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和處理。如何利用最新科技，完成紙面檔案的電子化管理工作已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。對(duì)于這些檔案及信息，如何進(jìn)行分類、保存和歸檔，錄入、高效的查詢，一直是一件非常棘手的事情。如何有效管理這些信息資料，不斷提高信息的使用效率，已經(jīng)成為一個(gè)重要課題。二、解決方案目標(biāo)國土房管檔案影像管理系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著檔案的管理的任務(wù)，是一個(gè)專職處理檔案的職能部門，通過為國土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立檔案影像管理系統(tǒng)，引入新一代的文件管理技術(shù)，為國土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立原始檔案的影像檔案庫，以達(dá)到加強(qiáng)原始檔案的管理、提高管理效率、降低管理成本、實(shí)現(xiàn)資料的快速查詢及共享的目的。系統(tǒng)要求：影響系統(tǒng)查詢速度的因素主要有三個(gè)：網(wǎng)絡(luò)帶寬、影像文件大小及并發(fā)用戶的數(shù)量。系統(tǒng)要求：按現(xiàn)有的數(shù)據(jù)量以及計(jì)劃中的投資，可以采取大容量存儲(chǔ)設(shè)備磁盤陣列和磁帶機(jī)作近線備份的方式保存數(shù)據(jù)。系統(tǒng)要求：采用安裝客戶端的方式，按一定的權(quán)限要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，完成查詢的需求。系統(tǒng)要求：可對(duì)影像化的檔案資料進(jìn)行加密。系統(tǒng)要求：為了確保索引相關(guān)信息被正確入庫，可靈活采用一次錄入，二次較對(duì)，或操作人員兩次錄入的工作方式，系統(tǒng)自動(dòng)校對(duì)。系統(tǒng)要求：在減少硬件投入的情況下，有利于提高工作效率，減少掃描的工作環(huán)節(jié)和更有效地進(jìn)行質(zhì)量控制，掃描之前應(yīng)對(duì)被掃描的檔案進(jìn)行歸類整理，以方便掃描，掃描過后由QA進(jìn)行質(zhì)量檢查。檔案的信息處理：系統(tǒng)要求：歷史檔案處理，需要采用兩臺(tái)高端的掃描儀、2臺(tái)中端自動(dòng)進(jìn)紙掃描儀，5臺(tái)平板掃描，多臺(tái)數(shù)碼照相機(jī)，掃描時(shí)需人手做前期整理工作，以及后期的檔案歸檔工作。檔案紙張需求：檔案的紙張的質(zhì)量差別雖然不是很大，但要保證原始檔案的完整性；另外，有的手寫體和印刷體字跡不很清晰。檔案、檔案要素需求：檔案的數(shù)量和格式不具有絕對(duì)固定性，不定期的會(huì)增加一些檔案，檔案的格式也存在變更的可能性。原始檔案和影印件要準(zhǔn)確無誤的保存起來。系統(tǒng)要求：采用能夠?qū)崿F(xiàn)多種規(guī)格尺寸的檔案、檔案可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)掃描的設(shè)備，不必對(duì)規(guī)格、尺寸做任何限制和要求。以下對(duì)已掌握的需求要點(diǎn)分別進(jìn)行分析，以及提出解決建議：檔案科目分類需求：檔案業(yè)務(wù)單式種類較多、分類查詢方式也較多樣 系統(tǒng)要求：軟件在分類、錄入上應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)簡便、快捷。系統(tǒng)要求：分別成立專職的掃描工作點(diǎn)、索引工作點(diǎn)、查詢工作點(diǎn)。我們應(yīng)不斷學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理模式，不斷走出去看看，開拓眼界，才能跟上時(shí)代發(fā)展的主旋律。只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人無法勝任此項(xiàng)工作，所以應(yīng)加強(qiáng)這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。針對(duì)這些新情況、新問題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時(shí)解決工作中的一些業(yè)務(wù)問題和相關(guān)技術(shù)性問題，同時(shí)澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問題。錄入后的檔案信息要做到非常高的正確率，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯(cuò)掃、漏掃，對(duì)文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過關(guān)，直接導(dǎo)致返工，間接導(dǎo)致成本的增加，時(shí)間段的延長。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對(duì)折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。②、做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。最后，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。④、系統(tǒng)正式運(yùn)行：2004年2月起，系統(tǒng)正式運(yùn)行，同學(xué)校簽訂合作框架協(xié)議，調(diào)集員工和學(xué)生共100多人，經(jīng)過一段時(shí)間的業(yè)務(wù)及技能培訓(xùn)，參與系統(tǒng)的正式運(yùn)行，在運(yùn)行中不斷完善升級(jí)。②、系統(tǒng)建立：2003年6月—2003年10月，系統(tǒng)建立，包括：硬件配置及軟件的開發(fā)。項(xiàng)目實(shí)施階段：本項(xiàng)目是一個(gè)長期、流程化運(yùn)作的系統(tǒng)，從建立開始就必須確保能長期高速、穩(wěn)定運(yùn)行。探索檔案數(shù)字化工作在快速系統(tǒng)下，檔案前期整理、檔案掃描、質(zhì)量檢查、掃描文件管理、后期整理等全過程的協(xié)調(diào)配合問題，并探討在高速系統(tǒng)下如何解決某些技術(shù)問題。組織業(yè)務(wù)、技術(shù)骨干遠(yuǎn)赴深圳、上海、黑龍江佳木斯市等地實(shí)踐考察，2003年6月，正式成立房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)小組、數(shù)據(jù)導(dǎo)入小組，調(diào)集相關(guān)業(yè)務(wù)、技術(shù)精英加入團(tuán)隊(duì)，正式開始實(shí)驗(yàn)階段的工作，新購進(jìn)了12臺(tái)電腦微機(jī)，4臺(tái)佳能數(shù)碼相機(jī)，4臺(tái)EPSON激光打印機(jī)，一臺(tái)工作站服務(wù)器，設(shè)備安裝調(diào)試完畢?？傊紤]到檔案信息數(shù)字化要經(jīng)過一個(gè)較長的過程，因此我們從實(shí)際需要和長遠(yuǎn)打算出發(fā)，力求確保電腦、照相機(jī)、操作人員等設(shè)施人員數(shù)量的成龍配套，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。C、檔案數(shù)字化項(xiàng)目硬件與軟件的集成性。在設(shè)備考察階段我們特別注意這么幾個(gè)問題：A、檔案數(shù)字化設(shè)備配置計(jì)劃的成套性。檔案數(shù)字化工程實(shí)施情況需求分析與設(shè)備考察階段：調(diào)查分析館藏情況，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量等基本情況。檔案數(shù)字化工程的內(nèi)容將所有各類檔案進(jìn)行規(guī)范整理，然后，分成檔案鑒定、檔案掃描、檔案導(dǎo)入三個(gè)大的環(huán)節(jié)，11個(gè)小環(huán)節(jié)分類錄入服務(wù)器數(shù)據(jù)庫。處理措施：劃分時(shí)間線2003年9月1日，區(qū)分處理方式。B、房產(chǎn)抵押、擔(dān)保、司法查封檔案：房產(chǎn)抵押檔案12900余卷，擔(dān)保檔案2050余卷，司法查封檔案1500余卷。檔案數(shù)字化工程的定位產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案數(shù)字化工程是湘潭市房產(chǎn)局房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的子項(xiàng)目，旨在將海量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息化、數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)的全數(shù)字化，并通過建立后的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“以圖管房”，減少辦證錯(cuò)誤，提高辦證時(shí)效，并通過GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，向各職能管理部門和政府宏觀調(diào)控部門提供數(shù)字化的檔案信息及較為精確的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，更好地為城市建設(shè)和房地產(chǎn)市場管理服務(wù)。最后，2002年10月隨著市房地產(chǎn)檔案館與市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處的合并，檔案管理工作出現(xiàn)了新的局面。為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，2002年11月25日，國家檔案局制定下發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，指出了“十五”期間檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、目標(biāo)與主要任務(wù)。2002年，我館與市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)處合并，而產(chǎn)權(quán)處在1995年，開發(fā)出產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理軟件，房產(chǎn)交易辦證實(shí)現(xiàn)電腦化辦公，并在實(shí)踐中不斷完善程序，將絕大部分產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案錄入電腦，為全市房產(chǎn)發(fā)證加快了辦事流程，減少了出現(xiàn)錯(cuò)誤的