商務信函的寫作特點-文庫吧資料
2024-11-02 07:45本頁面
【正文】 英語語用學界，研究人員非常重視禮貌這一原則的研究。（2）避免使用抽象化的詞，如 The price of gas has really skyrocketed recently。5．具體（concreteness）商務信函的具體指的是在信函中應該提供具體的信 息而不是概括性和抽象的信息。（2）用單詞 替代句子或詞組。我們既不能為了說清楚事情而犧牲簡明性的特點，也不能為了簡明扼要而犧牲完整性的特點。我們常說，言簡意賅乃語言之精華（Brevity is the soul of wit），商務信函更是如此。例如，A letter was delivered to the pany 和 Theydelivered a letter to the pany 相比較而言，后者就更清晰明了，不會引起誤解。3．清晰性（clarity）商務信函的清晰指的是所寫信函必須清楚明了，讓對方很快了解信函所要傳遞的信息，不會產(chǎn)生歧義。如果有所欠缺，對方就很難還盤，使商務活動繼續(xù)下去。2．完整性（pleteness）商務信函的完整性指的是其必須包含所有必需的事 項和信息。這里的正確性不僅指使用的語言無拼寫、標點、語法等方面的錯誤，傳遞的信息（如時間、地點、價格、貨號、數(shù)量、信用證號碼等）準確無誤，而且指要使用正確的格式等等。這一點很容易理解。1．正確性（correctness）毫無疑問，這是商務信函最為重要的特點，且是其它特點的基礎。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。針對性請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。精確當涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。如果標題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。標題這一點是特別針對寫電子郵件的。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。多用短句，因為短句更容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。禮貌我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。我們都會犯錯，但即使在您的信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。校對寫完之后，一定要檢查。如果標題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。標題這一點是特別針對寫電子郵件的。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。根據(jù)西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。針對性請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。精確當涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。簡潔就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。禮
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