商務(wù)信函的寫作特點-全文預(yù)覽
【正文】 table payment terms.。We are looking forward to your earlyreply(盼早日復(fù)函)（四）商貿(mào)信函有相對固定的格式商貿(mào)信函格式相對固定，大體上由以下幾 部 分 組 成 ： 信 頭（heading）、日 期（date）、稱 呼（Salutation）、正 文（body）、結(jié) 束 語（the plimentary close）、簽名（the signature）。G S P(G e n e r a l i z e d S y s t e m o fPreference)，國際貿(mào)易政策術(shù)語，其意為“普惠制”。而且，由于使用了這些專業(yè)術(shù)語和行業(yè)術(shù)語，會使 商務(wù)信函變得更加正式，書面語的特點顯得更加突出（二）用語正式莊重，禮貌因為商貿(mào)函電主要用來洽談業(yè)務(wù)，所以用詞較為正式，語句顯得誠懇、自然、有禮貌。漢語里有句俗語，“生意不成情義在”，很有道理。這樣很容易 贏得對方的好感。事實證明，這些準則對更好地學(xué)習(xí)英語語用學(xué)、改善人際關(guān)系起了非常重要的作用。（2）避免使用抽象化的詞，如 The price of gas has really skyrocketed recently。（2）用單詞 替代句子或詞組。我們常說，言簡意賅乃語言之精華（Brevity is the soul of wit），商務(wù)信函更是如此。3．清晰性（clarity）商務(wù)信函的清晰指的是所寫信函必須清楚明了，讓對方很快了解信函所要傳遞的信息，不會產(chǎn)生歧義。2．完整性（pleteness）商務(wù)信函的完整性指的是其必須包含所有必需的事 項和信息。這一點很容易理解。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。精確當涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。標題這一點是特別針對寫電子郵件的。因為這樣寫會誤導(dǎo)您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。多用短句，因為短句更容易理解。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達到預(yù)期的效果。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。禮貌我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。校對寫完之后，一定要檢查。標題這一點是特別針對寫電子郵件的。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習(xí)慣。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。精確當涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。簡潔就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。真誠不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。圍繞這一點，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫作商務(wù)信函有借鑒作用。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。這完
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