【正文】 多少？所用工時(shí)數(shù)與預(yù)算中指 ?? 定的工時(shí)數(shù)是否吻合？如果不 ?? 是， ?? 為什么？ ?? 工作： 做了哪些工作？這些工作是什么時(shí)候開始的？是否完成了？是否按進(jìn)度完成？如果不 ??是， ?? 為什么？ ?? 里程碑： 是否達(dá)到了里程碑？如果是， ?? 則達(dá)到了哪些里程碑？如果不 ?? 是， ?? 為什么？ ?? 應(yīng)交付成果： 是否按時(shí)完成了應(yīng)交付成果？是否符合質(zhì)量標(biāo) ??準(zhǔn)？哪些因素導(dǎo)致了不 ??足之處？ 了解產(chǎn)生差異的原因 產(chǎn)生差異的原因有很多。正因如此，您需要時(shí)刻關(guān)注產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)字，留意偏離預(yù)算金額的明顯差異。此時(shí)，您需要調(diào)查出現(xiàn)這種差異的原因，并盡可能糾正這種情況。但是，如果實(shí)際結(jié)果比預(yù)期結(jié)果差，則必須采取修正措施。如果實(shí)際結(jié)果比預(yù)期結(jié)果好，則差異可能是有利的；如果實(shí)際結(jié)果比預(yù)期結(jié)果差，則差異是不利的。 監(jiān)控項(xiàng)目預(yù)算 監(jiān)控項(xiàng)目活動(dòng)的一種方式是將給定時(shí)間段的實(shí)際支出結(jié)果與預(yù)算中所列支出進(jìn)行比較。 ?? 說明團(tuán)隊(duì)的激勵(lì)手段。 ?? 讓項(xiàng)目贊助人說明為什么該項(xiàng)目的工作非常重要， ?? 以及該項(xiàng)目的目標(biāo) ?? 與更大的組織目標(biāo) ??在哪些方面是一致的。 ?? 研究項(xiàng)目章程。從最開始就聚集在一起將樹立團(tuán)隊(duì)責(zé)任感，并使每位參與者都能感受到團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目的重要性。務(wù)必邀請(qǐng)項(xiàng)目贊助人參加。 舉行項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議 通過團(tuán)隊(duì)全體會(huì)議來啟動(dòng)項(xiàng)目是最好的方式。 啟動(dòng)項(xiàng)目 草擬項(xiàng)目章程、組建團(tuán)隊(duì)并安排項(xiàng)目工作進(jìn)度后，便可進(jìn)入項(xiàng)目管理的第三階段：執(zhí)行項(xiàng)目?；〞r(shí)間了解團(tuán)隊(duì)成員的工作情況以及對(duì)項(xiàng)目的看法。如果您屈服于這種傾向，而且（在干系人看來）這些問題已影響到項(xiàng)目，那么此時(shí)您的麻煩就比您當(dāng)初如果提前提醒干系人大一倍。了解這些人的期 望，權(quán)衡他們的需要以確定可行的項(xiàng)目范圍，并保證他們不斷了解最新進(jìn)展，這些對(duì)于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)都是至關(guān)重要的。 與會(huì)議備忘錄一樣，應(yīng)確保有序地歸檔進(jìn)度報(bào)告，以供需要該信息的人查閱。 草擬進(jìn)度報(bào)告 除記錄會(huì)議備忘錄外，許多項(xiàng)目經(jīng)理還會(huì)創(chuàng)建進(jìn)度報(bào)告，跟蹤項(xiàng)目中正在執(zhí)行的所有工作。隨后將經(jīng)過審批的記錄歸檔，參與者需要時(shí)可以再查閱。許多組織使用會(huì)議備忘錄（即由指定人員所作的記錄）來實(shí)現(xiàn)這一目的。 記錄會(huì)議備忘錄 如果您管理的是一個(gè)大型項(xiàng)目，要召開很多會(huì)議并有很多與會(huì)者，您很容易忘記哪些工作已完成，哪些工作未完成，哪些人贊同某些提議，哪些人不贊同某些提議等等。例如，如果人們都知道在每周一下午的 3 到 4 點(diǎn)召開項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議，那么他們可以圍繞這個(gè) 時(shí)間安排其他任務(wù)。會(huì)議為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供了一個(gè)交換意見和制定決策的平臺(tái)。 召開例會(huì) 那些以行動(dòng)為導(dǎo)向且工作繁忙人通常最不喜歡開會(huì)。 制定溝通計(jì)劃 作為項(xiàng)目管理計(jì)劃階段的最后一項(xiàng)重要活動(dòng)，您需要制定一個(gè)計(jì)劃，以便與所有項(xiàng)目干系人就項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行溝通。例如，如果有 4 個(gè)人正在從事一項(xiàng)具有 4 到 5 天富裕時(shí)間的任務(wù)，則可以將部分或全部人員 轉(zhuǎn)移到關(guān)鍵路徑任務(wù)幾天。例如，將更多資源轉(zhuǎn)移到關(guān)鍵路徑中的任務(wù)，可能能夠消除瓶頸。） 優(yōu)化進(jìn)度表的總體目標(biāo)是在合理的范圍內(nèi)盡可能使其緊湊。 特定任務(wù)所必需的工作是否會(huì)在流程中的該點(diǎn)堆積在一起？請(qǐng)考慮汽車裝配線的例子：由于安裝座椅的人員跟不 ?? 上裝配線的步 調(diào)， ??整個(gè)裝配線必須周期性地停下。 為了完成進(jìn)度表中分配的任務(wù)， ?? 有些員工是否需要連續(xù)幾個(gè)月每天工作 10 到 12 個(gè)小時(shí)？您是否準(zhǔn)備 ?? 讓某臺(tái)設(shè)備 ?? 超負(fù)荷工作？要消除此類超負(fù)荷問題， ?? 應(yīng)重新分配工作量。進(jìn)度表是否反映了：有些任務(wù)可同 ?? 時(shí)開始，而 ?? 有些任務(wù)只能在其他某項(xiàng)任務(wù)完成后才開始？ ?? 疏漏。如果其中的任何任務(wù)無法按時(shí)完成， ??整個(gè)進(jìn)度表 就會(huì)打亂。請(qǐng)查找以下內(nèi)容： ?? 錯(cuò)誤。 4. 優(yōu)化進(jìn)度表。您可能需要獲得有關(guān)該計(jì)劃的可靠培訓(xùn)和技術(shù)支持。要確定哪個(gè)軟件最適合您，可向用戶征求建議。但是要記住，您需要與所有團(tuán)隊(duì)成員就進(jìn)度表進(jìn)行溝通。選擇方法時(shí)應(yīng)考慮您當(dāng)前跟蹤和計(jì)劃工作的方式。 如何決定草擬進(jìn)度表時(shí)使用哪種計(jì)劃工具或方法？選擇您最擅長一種工具或方法，只要它能完成工作即可。在 PERT 表中， ?? 每項(xiàng)任務(wù)都由與其他節(jié)點(diǎn)或完成項(xiàng)目所需的任務(wù)連接的節(jié)點(diǎn)表示。 ?? PERT 表 PERT（ Performance Evaluation and Review Technique， ?? 計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）圖顯示某一階段每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)應(yīng)開始的時(shí)間， ?? 以及為每個(gè)任務(wù)計(jì)劃的時(shí)間（以及應(yīng)何時(shí)完成任務(wù)）。根據(jù)此信息， ?? 您可能需要將大多數(shù)資源調(diào)配到執(zhí)行這些關(guān)鍵活動(dòng)上。該圖表明：項(xiàng)目的最早完成時(shí)間為 11 天。通過確定項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑， ??可以有效分配資源。關(guān)鍵路徑是項(xiàng)目中最長的任務(wù)序列。 另請(qǐng)參見構(gòu)建甘特圖的步驟。因此，很難評(píng)估某一方面的更改對(duì)項(xiàng)目其余方面的影響。） o 估算的項(xiàng)目工期 o 估算的任務(wù)工期 o 任務(wù)順序和并行完成的任務(wù) 甘特圖因其簡單易懂以及直觀的宏觀描述功能而被廣泛使用。 甘特圖顯示以下內(nèi)容： o 任務(wù)狀態(tài)（已完成的任務(wù)用陰影表示。 管理者使用多種不同的工具來草擬進(jìn)度表： ?? 甘特圖 甘特圖在左側(cè)的列中列出項(xiàng)目任務(wù)， ?? 并指 ?? 明每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間色塊。 列出所需的任務(wù)、估計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間，并指明任務(wù)關(guān)系（哪些任務(wù)必須按照怎樣的順序完成，哪些任務(wù)可以并行完成）。要縮短項(xiàng)目所需的總體時(shí)間，應(yīng)尋找機(jī)會(huì)并行完成不 同的活動(dòng)。 許多項(xiàng)目活動(dòng)必須按特定順序執(zhí)行。 重新回顧在項(xiàng)目管理的第一階段（即界定和組織項(xiàng)目階段）創(chuàng)建 WBS 時(shí)概括的活動(dòng)和任務(wù)。 制定進(jìn)度表 要對(duì)項(xiàng)目所需的活動(dòng)進(jìn)行排序和控制，需要制定進(jìn)度表。 啟動(dòng)項(xiàng)目后，可以使用預(yù)算來監(jiān)控進(jìn)度，即將項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果與預(yù)算結(jié)果或預(yù)期結(jié)果進(jìn)行比較。他們會(huì)要求將估計(jì)預(yù)算的 5% 單獨(dú)用于應(yīng)急情形。隨著項(xiàng)目 的不斷開展，最優(yōu)秀的管理者會(huì)不斷改進(jìn)，以便清除障礙并抓住重要機(jī)會(huì)。由于很難預(yù)測項(xiàng)目中的每一筆支出，因此在編制預(yù)算期間靈活性非常重要。未獲得全額投資的項(xiàng)目一開始就處于危險(xiǎn)狀態(tài)。 例如，贊助人在看到成本估算后可能希望重新考慮項(xiàng)目或縮小項(xiàng)目范圍。例如： ?? 可讓團(tuán)隊(duì)成員快速成長的培訓(xùn)費(fèi) ?? 教授用戶實(shí)施項(xiàng)目的幕后培訓(xùn)費(fèi) ?? 經(jīng)常性人員成本 ?? 經(jīng)常性的辦公場所維護(hù)成本 ?? 保險(xiǎn)費(fèi) ?? 執(zhí)照費(fèi) ?? 外部支持費(fèi)用（如會(huì)計(jì)和法律顧問的費(fèi)用） 確定項(xiàng)目是否應(yīng)該繼 續(xù)進(jìn)行 要完成項(xiàng)目預(yù)算，需要在工作實(shí)際開始之前先估算成本。 ?? 資本支出。 是否需要購買調(diào)研結(jié)果或數(shù)據(jù)來支持本項(xiàng)目？團(tuán)隊(duì)內(nèi)部需要執(zhí)行多少調(diào)研工作？成本有多少？ ?? 專業(yè)人員服 ??務(wù)。 一些人員可能需要搬到租用的辦公場所。嘗試預(yù)測項(xiàng)目所需的耗用品。 ?? 耗用品。 ?? 培訓(xùn)。 在項(xiàng)目進(jìn)行過程中， ??項(xiàng)目成員可能需要從一個(gè)地點(diǎn)換到另一個(gè)地點(diǎn)。 這幾乎始終是項(xiàng)目預(yù)算的最大部分， ??包括全職和臨時(shí)員工。 編制預(yù)算時(shí)，首先要問自己：要使用哪些資源才能成功完成此項(xiàng)目？若要確定項(xiàng)目的成本，請(qǐng)將其分解成預(yù)期的主要成本類別。 編制預(yù)算 預(yù)算是指為項(xiàng)目制定的財(cái)務(wù)藍(lán)圖或行動(dòng)計(jì)劃。因此，明智的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者召至麾下的人員應(yīng)同時(shí)具備寶貴的技能和 應(yīng)需 要學(xué)習(xí)新技能的潛力?？倳?huì)出現(xiàn)某些遺漏。鼓勵(lì)員工談?wù)撟约旱膫€(gè)人技能，并讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)將人員初步分派到所列的任務(wù)下。如果您不了解成員的個(gè)人能力，那么請(qǐng)制作兩欄的 列表：一欄列出所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的姓名，另一欄則列出順利完成工作所必需的所有技能。這意味著對(duì)人員技能進(jìn)行評(píng)估并據(jù)此分配各項(xiàng)任務(wù)，以及開展培訓(xùn)以彌補(bǔ)技能差距。 另請(qǐng)參見項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員技能評(píng)估工作表。您可能要為那些需要額外技能的員工提供培訓(xùn)或外聘新的人員。 然后，在組織內(nèi)挑選具備項(xiàng)目所需技能的人員。 應(yīng)客觀地看待每一項(xiàng)任務(wù)，并確定項(xiàng)目真正需要的技能。 招募新的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 如果您尚未招募自己的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，那么應(yīng)根據(jù)分解工作結(jié)構(gòu)提供的信息，首先評(píng)估項(xiàng)目所需的各項(xiàng)技能。成本估算則變?yōu)轭A(yù)算。 組建團(tuán)隊(duì)和分派任務(wù) 在項(xiàng)目管理的第二階段（項(xiàng)目的規(guī)劃），您必須將高級(jí)別的估算方案轉(zhuǎn)化為具體的行動(dòng)。這些估算將為項(xiàng)目生命周期的下一階段（項(xiàng)目的規(guī)劃）奠定基礎(chǔ)。如果您組織內(nèi)的人員不具備所需的技能，那么必須通過培訓(xùn)、招聘新人和 /或聘用獨(dú)立專家來獲取，而所有相關(guān)的花費(fèi)都應(yīng)計(jì)入您的項(xiàng)目成本。您的答案將表明組織對(duì)支持項(xiàng)目所必須承諾提供的資源水平。 估算成本和確定所需技能 一旦完 成時(shí)間估算，就應(yīng)考慮每項(xiàng)任務(wù)的潛在成本。這樣， ?? 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和干系人就可以了解到這些產(chǎn)品可能無法按時(shí)到達(dá)。但必須公開進(jìn)行這項(xiàng)活動(dòng)并充分了解自己行動(dòng)的前因后果。 ?? 擴(kuò)充。例如， ?? ?完成任務(wù) A 需要八至十個(gè)小時(shí) ?的表達(dá)方式。 當(dāng)您向干系人出示估算方案時(shí)， ??應(yīng)確保他們了解這種計(jì)算背后的所有假設(shè)和變量條件。它們并不 ?? 是確切 ??的數(shù)字， ?? 因此不 ??要據(jù)此做出硬性的承諾。 ?? 估算只是估算。 基于經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行估算， ?借鑒完成任務(wù)的平均預(yù)期時(shí)間。但相比之下，陌生的項(xiàng)目就需要更多的思考和討論。 另請(qǐng)參見獲得正確工作分解結(jié)構(gòu)的技巧。日程安排的問題可留待規(guī)劃階段再予以解決。只有超大型項(xiàng)目才能達(dá)到 20 個(gè)層級(jí)，而其他任何項(xiàng)目都不應(yīng)超出這一數(shù)字，這是一條首要的原則。 WBS 通常包含三至六個(gè)層級(jí)的細(xì)分活動(dòng)。作為一般原則，當(dāng)分解后的工作所耗時(shí)間與您計(jì)劃的最小時(shí)間單元相等時(shí)即可停止再分解。 ?? 估算完成每一任務(wù)所耗費(fèi)的時(shí)間、資金（美元）及人力（人 /時(shí)）。這樣，每一任務(wù)均可按照其最小、最易于管理的單元進(jìn)行定義。 使用工作分解結(jié)構(gòu) 工作分解結(jié)構(gòu) (WBS) 有助于您制定估算方案，配備人員，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，并展示項(xiàng)目工作的范圍。 進(jìn)行高級(jí)別估算 忽略重要的工作或管理者明顯低估了項(xiàng)目涉及 的時(shí)間和資金，是許多項(xiàng)目失敗的原因。章程以書面 的形式清晰表述了當(dāng)前工作的性質(zhì)和范圍，以及管理層對(duì)成果的期望。 另請(qǐng)參見項(xiàng)目章程工作表。方法問題應(yīng)留給項(xiàng)目經(jīng)理、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者及成員們加以解決。同時(shí)，項(xiàng)目還可能屈從于干系人日漸增多的要求而經(jīng)歷 ?范圍蠕 變 ?。 覆蓋以上提及的所有信息似乎相當(dāng)耗時(shí)。項(xiàng)目章程 是簡明的書面文件，包含以下部分（或全部）內(nèi)容： ?? 項(xiàng)目的使命宣言 ?? 是對(duì)員工所擔(dān)當(dāng)角色和職責(zé)的概述， ?? 包括項(xiàng)目贊助人的姓名 ?? ?? 項(xiàng)目范圍 ?? 項(xiàng)目應(yīng)交付成果（目標(biāo) ?? ）的簡要描述 ?? 項(xiàng)目目標(biāo) ?? 與較高的組織目標(biāo) ??之間的關(guān)系 ?? 工作及里程碑事件的預(yù)期時(shí)限 ?? 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)掌握的預(yù)算、配置和資源 ?? 約束條件列表 ?? 項(xiàng)目相關(guān)假設(shè)條件的列表 ?? 質(zhì)量要求 ?? 主要風(fēng)險(xiǎn) ?? 項(xiàng)目對(duì)組織的貢獻(xiàn) ?? 贊助人的簽名 ?? 您的項(xiàng)目是否具有書面章程？它是否包含以上這些要素？如果您正掌管著一個(gè)項(xiàng)目卻仍未設(shè)立項(xiàng)目章程，那么應(yīng)立即著手創(chuàng)建一份。 設(shè)立項(xiàng)目章程 正確的人員配置對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)尤為關(guān)鍵。干系人的利益多種多樣，因此，他們對(duì)成功的定義很可能千差萬別。同時(shí)，確定向項(xiàng)目提供資源（人員、空間、時(shí)間、工具和資金）的人士。貢獻(xiàn)者、客戶、管理者以及財(cái)務(wù)人員均為干系人；他們是項(xiàng)目成敗的判斷者。而人員冗雜導(dǎo)致大量寶貴的時(shí)間和精力投向溝通、協(xié)作工作，這 同樣會(huì)拖延您的工作進(jìn)度。應(yīng)該做到人盡其職，避免人浮于事。 ?? 幫助提出請(qǐng)求的其他成員， ??并在需要時(shí)請(qǐng)求幫助。 ?? 向領(lǐng)導(dǎo)者及其他成員訴說自己的不 ?? 滿和顧慮。應(yīng)該根據(jù)他們的技能水平及其與他人合作的能力進(jìn)行甄選。 ?? 確保所有成員的全情投入及其表達(dá)自我的權(quán)利。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)包括： ?? 與項(xiàng)目經(jīng)理就項(xiàng)目進(jìn)展及問題進(jìn)行日常溝通。 ?? 團(tuán)隊(duì)的工作成員： 分擔(dān)工作， ?? 特別是在能夠發(fā)揮其特長的領(lǐng)域。借鑒多方人士的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)進(jìn)行決策。 ?? 聆聽者： 交談與聆聽兼顧。這些行為將鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)其他成員仿效。 ?? 示范者： 以身示范那些支持項(xiàng)目成功的行為。 稱職的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)扮演六種角色： ?? 倡導(dǎo)者： 明確滿足項(xiàng)目目標(biāo) ??所需的行動(dòng)。該人員直接向項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，并掌管著一個(gè)或多個(gè)方面的工作。因此，項(xiàng)目經(jīng)理必須借助領(lǐng)導(dǎo)技巧來影響團(tuán)隊(duì)成員的行為與績效。兩者均需： ?? 確定所需的資源 ?? 招募得力的參與者 ?? 協(xié)調(diào)活動(dòng) ?? 與更高管理層（特別是贊助人）進(jìn)行協(xié)商 ?? 調(diào)解沖突 ?? 設(shè)置階段性目標(biāo) ?? ?? 管理預(yù)算 ?? 讓工作有條不 ?? 紊 ?? 確保項(xiàng)目按時(shí)、按預(yù)算交付 與團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者類似，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于參與項(xiàng)目工作的人并不一定擁有正式的管理職權(quán)。此人得到贊助人的授權(quán)，并在項(xiàng)目周期的各階段 扮演著最重要的角色。贊助人： ?? 支持項(xiàng)目 ?? 有權(quán)界定工作范圍 ?? 為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供必要資源 ?? 消除組織障礙 ?? 批準(zhǔn)或拒絕項(xiàng)目的最終應(yīng)交付成果 項(xiàng)目贊助人還應(yīng)執(zhí)行以下重要任務(wù)： ?? 確保高級(jí)管理層