【正文】 帝時(shí)代 倉(cāng)頡造字，任黃帝的史官。如“尚書(shū)”為了限制秘書(shū)弄權(quán)，歷代帝王往往不斷設(shè)立新的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，于是數(shù)千年封建社會(huì)中重復(fù)出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時(shí)期大權(quán)在握的官員，往往是前一時(shí)期皇帝秘書(shū)的較低的內(nèi)廷官，到下一時(shí)期，又逐漸被新起來(lái)的皇帝秘書(shū)取代。秘書(shū)業(yè)務(wù)部門(mén)秘書(shū)長(zhǎng)――辦公廳 政策研究部門(mén)機(jī)關(guān)事務(wù)部門(mén)以某直轄市委的秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)及其部門(mén)為例： 市委辦公廳（局級(jí)）：秘書(shū)一處（文件處理、會(huì)議工作）、秘書(shū)二處（值班、接待工作）、秘書(shū)三處（搜集信息、動(dòng)態(tài)，起草文件，編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)）、信訪處（人民來(lái)信、來(lái)訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機(jī)要處（機(jī)要工作與保密工作）、行政處（機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作）、政策研究室（政策研究工作）政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導(dǎo)，１９８４年獨(dú)立建制，升格為與市委辦公廳平級(jí)的局級(jí)機(jī)構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導(dǎo)，組織如下： 市委研究室（局級(jí)）：秘書(shū)處（文件、會(huì)議、接待等工作）、經(jīng)濟(jì)處（研究城市經(jīng)濟(jì)政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關(guān)系）采用先進(jìn)的辦公技術(shù)與辦公方法，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化十 秘書(shū)工作的起源與發(fā)展我國(guó)古代秘書(shū)工作古代官職的職責(zé)范圍、官僚機(jī)構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代有所不同，把某個(gè)職位比為秘書(shū)職位，某個(gè)機(jī)構(gòu)比為秘書(shū)機(jī)構(gòu)，有時(shí)可能不完全準(zhǔn)確。應(yīng)減少層次，人事結(jié)合，避免分工過(guò)細(xì)，因人設(shè)崗。如：入職培訓(xùn) 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)遵循必要、合理、精簡(jiǎn)、應(yīng)變的原則，以達(dá)精簡(jiǎn)節(jié)約、提高工作效能的目的?？己伺c獎(jiǎng)懲、晉級(jí)等掛鉤評(píng)估中心（assessment center)崗位責(zé)任制與崗位目標(biāo)管理應(yīng)與考核、獎(jiǎng)懲結(jié)合，形成有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，才能收到應(yīng)有效果。領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書(shū)，行政上受各自領(lǐng)導(dǎo)同志和領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門(mén)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。（2）、制度的落實(shí)與執(zhí)行存在問(wèn)題完善秘書(shū)任用、考核、獎(jiǎng)懲、培養(yǎng)等機(jī)制問(wèn)題1：選拔任用機(jī)制不完善，導(dǎo)致不合格秘書(shū)被選用，影響秘書(shū)工作的質(zhì)量，易滋生腐敗，領(lǐng)導(dǎo)滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)；易形成人身依附關(guān)系。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。對(duì)秘書(shū)人員的管理 對(duì)秘書(shū)工作的管理建立系統(tǒng)科學(xué)的秘書(shū)工作規(guī)范和制度。規(guī)范是基礎(chǔ)，制度是保證，科學(xué)化是目標(biāo)。制度化：指在各項(xiàng)秘書(shū)工作中，明文制定嚴(yán)格的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事。九、秘書(shū)工作的管理指用現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和手段，使秘書(shū)工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。（四）綜合性與專(zhuān)業(yè)性的統(tǒng)一“雜家”與“專(zhuān)家”的結(jié)合（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一秘書(shū)工作的作用參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調(diào)作用，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門(mén)面作用 思考題：你認(rèn)為除秘書(shū)個(gè)人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會(huì)影響秘書(shū)工作的有效性、積極性？秘書(shū)工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用、助手參謀作用、耳目作用、門(mén)面作用，除了有賴于秘書(shū)人員本身素質(zhì)的提高，以及對(duì)秘書(shū)工作規(guī)律的把握外，還與秘書(shū)工作的科學(xué)管理有著密切聯(lián)系。不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走，沒(méi)有獨(dú)立的見(jiàn)解，使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者。前者具有很強(qiáng)的思想性與政策性，后者具有很強(qiáng)的事務(wù)性。(注意主動(dòng)性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)（二）機(jī)要性與群眾性的統(tǒng)一辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機(jī)密，又不能以強(qiáng)調(diào)機(jī)要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。(想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急)強(qiáng)烈的責(zé)任心，主動(dòng)工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，有效拾遺補(bǔ)缺。私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)隨便接待或回絕沒(méi)有預(yù)約的客人詢問(wèn)會(huì)議內(nèi)容隨意決定上司的工作日程（2）被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一－－被動(dòng)中尋求主動(dòng)問(wèn)題：如何做到被動(dòng)與主動(dòng)的統(tǒng)一？常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應(yīng)按慣例主動(dòng)做好?！拔夷茏鍪裁础?，“還需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動(dòng)性，被動(dòng)中尋求主動(dòng)，做到被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一注意：秘書(shū)本身、領(lǐng)導(dǎo)、工作環(huán)境、秘書(shū)工作的有效管理等、與秘書(shū)工作的主動(dòng)性的充分發(fā)揮的關(guān)系關(guān)鍵:越位問(wèn)題人們把說(shuō)話辦事、處理問(wèn)題超出其身份、職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權(quán)。秘書(shū)工作內(nèi)容政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作（政務(wù)性工作、日常事務(wù)性工作）目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書(shū)常規(guī)工作大致有以下十多項(xiàng)：文書(shū)撰寫(xiě)與文字記錄、文書(shū)處理、檔案管理、會(huì)務(wù)工作、辦公室管理和機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的采購(gòu)、保管與發(fā)放、印信管理、公車(chē)及會(huì)議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務(wù)費(fèi)用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來(lái)信、來(lái)電，接待人民群眾來(lái)訪的工作）日程安排：出差服務(wù)、安排落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)包括：出差日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領(lǐng)導(dǎo)間、上下級(jí)間、部門(mén)間、單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào)；項(xiàng)目、工作計(jì)劃的協(xié)調(diào)；公文、會(huì)議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達(dá)到保密目的所采取的必要手段與措施。總則：程序化、科學(xué)化；規(guī)范、高效；細(xì)心、創(chuàng)造性。兼管職能。秘書(shū)其他業(yè)緣關(guān)系的特征：廣泛性、復(fù)雜性、靈活性秘書(shū)處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則與要求廣結(jié)良緣、一視同仁，以禮相待、發(fā)揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠(chéng)地關(guān)心、贊美他人八、秘書(shū)工作內(nèi)容 常言為“三辦”：辦文、辦會(huì)、辦事 “文書(shū)、事務(wù)、一般管理” 依據(jù)：權(quán)威機(jī)關(guān)的規(guī)定及組織機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)規(guī)定；現(xiàn)實(shí)狀況政府秘書(shū)長(zhǎng)和辦公廳主任任務(wù)：協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況，研究政策，推行工作、協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作聯(lián)系、協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作、協(xié)助首長(zhǎng)掌管保密工作、掌管機(jī)要工作、主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會(huì)議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng))掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作(包括機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、生活管理、學(xué)習(xí)娛樂(lè)活動(dòng)等事項(xiàng))－《關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書(shū)長(zhǎng)和不設(shè)秘書(shū)長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的決定》主要職能：辦公程序。七、秘書(shū)與一般同事的關(guān)系秘書(shū)與一般同事關(guān)系的特征工作上的合作關(guān)系，平等的相對(duì)穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系秘書(shū)處理與一般同事關(guān)系的原則和要求不可盛氣凌人，能真誠(chéng)地關(guān)心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時(shí)的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領(lǐng)導(dǎo)鬧情緒。（4）誠(chéng)心接受責(zé)備并道歉，切勿強(qiáng)辯或帶著情緒工作。（2）領(lǐng)導(dǎo)可能原諒秘書(shū)犯錯(cuò)誤，并允許秘書(shū)改正錯(cuò)誤，但不能允許秘書(shū)的欺騙。自己做錯(cuò)時(shí)（1）應(yīng)想到紙包不住火，千萬(wàn)不要掩飾?！袄聿恢v不清，話不說(shuō)不明”（2）佯作不知，用行動(dòng)表白。（3）注意不同的場(chǎng)合，選擇好時(shí)機(jī)，選擇好方法。（以利于團(tuán)結(jié)為目標(biāo)，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來(lái)妥善解決）、發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有缺點(diǎn)、出錯(cuò)時(shí)不要毫不留情地揪住不放，應(yīng)盡可能多方面幫助他（她），應(yīng)運(yùn)用說(shuō)話的技巧和適當(dāng)?shù)姆椒ㄔ谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)向其點(diǎn)明，或委婉規(guī)勸其改正與領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)相左時(shí)（1）首先應(yīng)考慮一下自己的想法是不是真的有道理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。六、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系什么是領(lǐng)導(dǎo)同秘書(shū)的和諧關(guān)系？三個(gè)一致：政治思想、價(jià)值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛(ài)好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級(jí)關(guān)系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關(guān)系雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰(shuí)－－任何時(shí)候不要替上司做決定、過(guò)分親密使不得、秘書(shū)不是老板的家奴如何與領(lǐng)導(dǎo)處理好關(guān)系充分了解領(lǐng)導(dǎo),并理解、尊重領(lǐng)導(dǎo)，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信（正確的看待領(lǐng)導(dǎo)）、做好本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，盡心協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人間有矛盾時(shí)，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領(lǐng)導(dǎo)人之間矛盾的類(lèi)型。1998年6月，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部在試點(diǎn)省市首次進(jìn)行秘書(shū)職業(yè)資格考試。現(xiàn)代辦公室設(shè)備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，速記、打字等注意：秘書(shū)素養(yǎng)的不同層次需要、秘書(shū)班子的群體優(yōu)化秘書(shū)的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑學(xué)歷教育、短期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)、自我培養(yǎng) 2）、秘書(shū)的職業(yè)資格鑒定秘書(shū)鑒定及授證工作的開(kāi)展有助于規(guī)范秘書(shū)培訓(xùn)和促進(jìn)就業(yè)服務(wù)。三個(gè)層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達(dá)能力，書(shū)面表達(dá)（寫(xiě)作能力），口頭表達(dá)等要求：清楚、簡(jiǎn)潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說(shuō)話藝術(shù)，機(jī)變、幽默?；A(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)、邊緣相關(guān)學(xué)科知識(shí) 國(guó)家職業(yè)秘書(shū)培訓(xùn)鑒定：“以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以職業(yè)能力為核心”基礎(chǔ)知識(shí)：文書(shū)基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、辦公設(shè)備的使用、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)（企業(yè)管理常識(shí)、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法、勞動(dòng)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、世貿(mào)組織相關(guān)知識(shí)）、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、稅收常識(shí)。是指一個(gè)人掌握知識(shí)的門(mén)類(lèi)和深廣度，是知識(shí)整體構(gòu)成的各個(gè)部分及其結(jié)合方式。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無(wú)暇，將舉足輕重的事做得無(wú)懈可擊！我們無(wú)法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事“作為秘書(shū)我需要我的工作得到老板肯定的同時(shí)也需要我的人格得到老板的尊重”“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺(jué)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，迅速敏捷，無(wú)微不至和無(wú)懈可擊秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)是對(duì)所有問(wèn)題所有細(xì)節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理，任何一點(diǎn)疏忽都有可能帶來(lái)無(wú)法想象的可怕結(jié)局