【正文】 于是數(shù)千年封建社會中重復(fù)出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時期大權(quán)在握的官員，往往是前一時期皇帝秘書的較低的內(nèi)廷官，到下一時期，又逐漸被新起來的皇帝秘書取代。秘書業(yè)務(wù)部門秘書長――辦公廳 政策研究部門機關(guān)事務(wù)部門以某直轄市委的秘書工作機構(gòu)及其部門為例： 市委辦公廳（局級）：秘書一處（文件處理、會議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動態(tài)，起草文件，編寫簡報）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機要處（機要工作與保密工作）、行政處（機關(guān)日常行政事務(wù)工作）、政策研究室（政策研究工作）政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導，１９８４年獨立建制，升格為與市委辦公廳平級的局級機構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導，組織如下： 市委研究室（局級）：秘書處（文件、會議、接待等工作）、經(jīng)濟處（研究城市經(jīng)濟政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關(guān)系）采用先進的辦公技術(shù)與辦公方法，實現(xiàn)辦公自動化十 秘書工作的起源與發(fā)展我國古代秘書工作古代官職的職責范圍、官僚機構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代有所不同，把某個職位比為秘書職位，某個機構(gòu)比為秘書機構(gòu)，有時可能不完全準確。應(yīng)減少層次，人事結(jié)合，避免分工過細，因人設(shè)崗。如：入職培訓 秘書機構(gòu)的設(shè)置應(yīng)遵循必要、合理、精簡、應(yīng)變的原則，以達精簡節(jié)約、提高工作效能的目的?？己伺c獎懲、晉級等掛鉤評估中心（assessment center)崗位責任制與崗位目標管理應(yīng)與考核、獎懲結(jié)合，形成有效的競爭機制與激勵機制，才能收到應(yīng)有效果。領(lǐng)導同志的秘書，行政上受各自領(lǐng)導同志和領(lǐng)導同志所在部門的辦公廳（室）領(lǐng)導。（2）、制度的落實與執(zhí)行存在問題完善秘書任用、考核、獎懲、培養(yǎng)等機制問題1：選拔任用機制不完善，導致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質(zhì)量，易滋生腐敗，領(lǐng)導滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標實現(xiàn)；易形成人身依附關(guān)系。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。對秘書人員的管理 對秘書工作的管理建立系統(tǒng)科學的秘書工作規(guī)范和制度。規(guī)范是基礎(chǔ)，制度是保證，科學化是目標。制度化：指在各項秘書工作中，明文制定嚴格的辦事規(guī)程或行動準則，嚴格按規(guī)章制度辦事。九、秘書工作的管理指用現(xiàn)代科學的管理方法和手段，使秘書工作達到規(guī)范化、制度化和科學化。（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一“雜家”與“專家”的結(jié)合（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一秘書工作的作用參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調(diào)作用，領(lǐng)導機關(guān)的門面作用 思考題：你認為除秘書個人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會影響秘書工作的有效性、積極性？秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質(zhì)的提高，以及對秘書工作規(guī)律的把握外，還與秘書工作的科學管理有著密切聯(lián)系。不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走，沒有獨立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者。前者具有很強的思想性與政策性，后者具有很強的事務(wù)性。(注意主動性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)（二）機要性與群眾性的統(tǒng)一辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機密，又不能以強調(diào)機要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。(想領(lǐng)導之所想，急領(lǐng)導之所急)強烈的責任心，主動工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問題，有效拾遺補缺。私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人詢問會議內(nèi)容隨意決定上司的工作日程（2）被動與主動的矛盾統(tǒng)一－－被動中尋求主動問題：如何做到被動與主動的統(tǒng)一？常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應(yīng)按慣例主動做好?！拔夷茏鍪裁础?，“還需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動性，被動中尋求主動，做到被動與主動的矛盾統(tǒng)一注意：秘書本身、領(lǐng)導、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動性的充分發(fā)揮的關(guān)系關(guān)鍵:越位問題人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權(quán)。秘書工作內(nèi)容政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作（政務(wù)性工作、日常事務(wù)性工作）目前我國政府機關(guān)與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會務(wù)工作、辦公室管理和機關(guān)日常事務(wù)管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的采購、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務(wù)費用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務(wù)、安排落實領(lǐng)導外出活動包括：出差日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點；出差費用報銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領(lǐng)導間、上下級間、部門間、單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào)；項目、工作計劃的協(xié)調(diào)；公文、會議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達到保密目的所采取的必要手段與措施。總則：程序化、科學化；規(guī)范、高效；細心、創(chuàng)造性。兼管職能。秘書其他業(yè)緣關(guān)系的特征：廣泛性、復(fù)雜性、靈活性秘書處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則與要求廣結(jié)良緣、一視同仁，以禮相待、發(fā)揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠地關(guān)心、贊美他人八、秘書工作內(nèi)容 常言為“三辦”：辦文、辦會、辦事 “文書、事務(wù)、一般管理” 依據(jù)：權(quán)威機關(guān)的規(guī)定及組織機構(gòu)的崗位職責規(guī)定；現(xiàn)實狀況政府秘書長和辦公廳主任任務(wù)：協(xié)助首長綜合情況，研究政策，推行工作、協(xié)助首長密切各方面的工作聯(lián)系、協(xié)助首長掌管機關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作、協(xié)助首長掌管保密工作、掌管機要工作、主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項)掌管機關(guān)事務(wù)工作(包括機關(guān)財務(wù)、生活管理、學習娛樂活動等事項)－《關(guān)于各級政府機關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機構(gòu)的決定》主要職能：辦公程序。七、秘書與一般同事的關(guān)系秘書與一般同事關(guān)系的特征工作上的合作關(guān)系，平等的相對穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求不可盛氣凌人，能真誠地關(guān)心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉(zhuǎn)化為個人恩怨。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領(lǐng)導鬧情緒。（4）誠心接受責備并道歉，切勿強辯或帶著情緒工作。（2）領(lǐng)導可能原諒秘書犯錯誤，并允許秘書改正錯誤，但不能允許秘書的欺騙。自己做錯時（1）應(yīng)想到紙包不住火，千萬不要掩飾?！袄聿恢v不清，話不說不明”（2）佯作不知，用行動表白。（3）注意不同的場合，選擇好時機，選擇好方法。（以利于團結(jié)為目標，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來妥善解決）、發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導有缺點、出錯時不要毫不留情地揪住不放，應(yīng)盡可能多方面幫助他（她），應(yīng)運用說話的技巧和適當?shù)姆椒ㄔ谶m當?shù)臅r機向其點明，或委婉規(guī)勸其改正與領(lǐng)導意見相左時（1）首先應(yīng)考慮一下自己的想法是不是真的有道理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。六、秘書與領(lǐng)導的關(guān)系什么是領(lǐng)導同秘書的和諧關(guān)系？三個一致：政治思想、價值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級關(guān)系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關(guān)系雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰－－任何時候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴如何與領(lǐng)導處理好關(guān)系充分了解領(lǐng)導,并理解、尊重領(lǐng)導，注意維護領(lǐng)導的威信（正確的看待領(lǐng)導）、做好本職工作及領(lǐng)導交辦的工作，盡心協(xié)助領(lǐng)導、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導人間有矛盾時，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領(lǐng)導人之間矛盾的類型。1998年6月，國家勞動和社會保障部在試點省市首次進行秘書職業(yè)資格考試?，F(xiàn)代辦公室設(shè)備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，速記、打字等注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑學歷教育、短期專業(yè)培訓、崗前培訓與在職培訓、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓和促進就業(yè)服務(wù)。三個層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達能力，書面表達（寫作能力），口頭表達等要求：清楚、簡潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說話藝術(shù)，機變、幽默?；A(chǔ)知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識、邊緣相關(guān)學科知識 國家職業(yè)秘書培訓鑒定：“以企業(yè)需求為導向，以職業(yè)能力為核心”基礎(chǔ)知識：文書基礎(chǔ)、計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、辦公設(shè)備的使用、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)（企業(yè)管理常識、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當競爭法、勞動法、知識產(chǎn)權(quán)法、世貿(mào)組織相關(guān)知識）、會計、統(tǒng)計、金融、稅收常識。是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是知識整體構(gòu)成的各個部分及其結(jié)合方式。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時也需要我的人格得到老板的尊重”“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴守機密，提高警覺，嚴謹細致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊秘書職業(yè)的特點是對所有問題所有細節(jié)的全部掌控與恰當處理，任何一點疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結(jié)局，對此絕對不能掉以輕心。忠于職守，自覺履行各項職責；服從領(lǐng)導，當好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴守