【正文】 答復(fù)函，要注意答復(fù)的針對性和明確性。函的正文是函的主體部分，一般包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)束語等內(nèi)容。(3)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和文種組成。函的標(biāo)題有三種結(jié)構(gòu)形式：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成。（三十六）函的一般寫法函一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)，正文、落款等部分組成。要讓人們從敘述中既可很快掌握事實(shí)梗概，又能較快悟出其中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。敘述事實(shí)的基本情況要真實(shí)、準(zhǔn)確、扼要。通報的正文一般包括如下三個方面的內(nèi)容：（1）主要事實(shí)。(3)發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成。（三十二）通報的寫作通報的標(biāo)題大致有四種情況：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。批評性通報有的是對典型錯誤的批評處理，有的是對重大事故或事件的批評處理。（三十一）通報的種類按照內(nèi)容和用途的不同，可以把通報分為三類：表彰性通報是指對先進(jìn)典型、好人好事進(jìn)行表彰，對先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)加以肯定、推廣，以激勵人們學(xué)習(xí)先進(jìn)，吸取經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步做好工作。其次，通報的真實(shí)還必須有典型性，反映的材料能代表事物的本質(zhì)特點(diǎn)。通報的特點(diǎn)：情況真實(shí)是通報的生命。通報也為知照類公文，其主要作用在于學(xué)習(xí)他人經(jīng)驗(yàn)，推動工作；吸取他人教訓(xùn)，防止類似問題的發(fā)生；了解有關(guān)情況，促進(jìn)各方面工作的順利開展。(3)從行文要求看,通知的事項(xiàng)一般需要辦理和貫徹執(zhí)行；而通告的事項(xiàng)只需遵守和知曉即可。(1)從使用范圍看, “通知”適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等；而“通告”則適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。因此，寫作時要重點(diǎn)突出，把道理講清楚，任務(wù)提明確，措施訂具體。內(nèi)容比較復(fù)雜、日期較長、與會人員較多的會議，要寫清楚會議名稱、目的、議題、期限、報到時間、地點(diǎn)、與會人員、準(zhǔn)備事項(xiàng)、食宿安排、差旅費(fèi)報銷方法以及籌辦會議單位的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、地址、電話、傳真、電掛、去會地路線等，與會議有關(guān)的項(xiàng)目不能出現(xiàn)差錯和遺漏。告知事項(xiàng)的通知，是用來通報情況、傳遞信息、交代事項(xiàng)的，只要寫清應(yīng)知應(yīng)辦的事項(xiàng)就達(dá)到了目的。寫作時先概述發(fā)文的原因、目的或基本情況，再提出原則及具體明確的要求、措施、辦法等。也可分緣由和指示兩部分來寫，緣由寫明發(fā)文的根據(jù)或表明態(tài)度，提出執(zhí)行要求；指示部分說明所轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件的意義，并指出具體做法，提出措施和要求。發(fā)布性通知寫法較簡單，先用一兩句話概述發(fā)文理由，再說明所發(fā)文件名稱，將該文件作為附件附后即可。這是通知的一般寫法。通知正文的基本內(nèi)容，應(yīng)該包括發(fā)布本通知的根據(jù)和緣由；通知的具體事項(xiàng)；落實(shí)通知的要求等。一種是主送機(jī)關(guān)有一個或兩、三個，這種情況，可將幾個機(jī)關(guān)的名稱全部寫上。情況特殊的通知，在標(biāo)題中應(yīng)寫明，如“緊急通知”、“補(bǔ)充通知”、“聯(lián)合通知”等。(3)文種“通知”作標(biāo)題。重要通知的標(biāo)題，一定要具備這三個要素，使人一看就能大致知道通知的內(nèi)容。會議通知、設(shè)置或取消機(jī)構(gòu)的通知、設(shè)立獎項(xiàng)的通知、人事任免通知等等，都屬告知事項(xiàng)的通知，在日常工作中這類通知的使用機(jī)會較多。批轉(zhuǎn)是對下級機(jī)關(guān)呈送的公文而言的，轉(zhuǎn)發(fā)則是對上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文而言的。在向下級單位布置一項(xiàng)具體的工作或安排一項(xiàng)規(guī)模較大的活動，并需要明確任務(wù)，作出指示時用通知。（二十七）通知的種類按照具體用途的不同，可以把通知劃分為以下幾類：這類通知是法規(guī)性和指揮性公文，它的權(quán)威性雖然不及“命令”，但也帶有一定的強(qiáng)制執(zhí)行的作用。上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)用通知行文，都明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性。大到國家級的黨政機(jī)關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知，在內(nèi)容方面，大到全國性重大事項(xiàng)、法規(guī)、規(guī)章，小到單位內(nèi)部告知一般事項(xiàng)，都可用通知行文。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即發(fā)給不相隸屬的單位或個人。通知是一種使用范圍較廣的文種?？梢詫懗蓵h結(jié)束的同日，一般是會后正式定稿的日期。對會議材料要去粗取精，對與會者的發(fā)言要?dú)w納出代表性、典型性的意見。突出“要點(diǎn)”。會議紀(jì)要是會后形成的文件，是對會議情況實(shí)事求是的反映，一定要保證內(nèi)容的真實(shí)性。提出希望和號召或者列出尚未得到解決的問題，供以后繼續(xù)研究探討。這種寫法用得不多，一般只見于某些座談會紀(jì)要。發(fā)言記錄式。就是把會議內(nèi)容綜合到一起，概括地反映出來的一種寫法。規(guī)模較大，涉及問題較多的會議，一般采用此法寫會議紀(jì)要。就是對會議內(nèi)容進(jìn)行分類整理，劃分出一個一個問題，把每個問題作一個部分，大的部分之間還可以再分小的部分，每個部分的前面可以加序號，也可以加小標(biāo)題。這部分常在段落和層次之間冠以“會議要求”、“會議決定”、“會議強(qiáng)調(diào)”等詞語作為提挈語，以引出會議的主要精神。第三，闡述會議結(jié)果。主要是闡述會議討論的重大問題，或者是對工作情況的基本估計(jì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出需要解決的問題。主要是提示會議的宗旨，中心議題，內(nèi)容不易多寫，文字要高度概括。（2）會議紀(jì)要的主體。有的還寫會議程序和概述會議總的情況。（1）會議紀(jì)要的開頭。正文是會議紀(jì)要的主要部分。會議紀(jì)要成文日期一般加括號標(biāo)注在標(biāo)題之下正中位置。（二十四）會議紀(jì)要的寫法會議紀(jì)要一般由標(biāo)題、成文日期、正文三個要素構(gòu)成。情況性會議紀(jì)要，只起讓與會單位了解會議進(jìn)程和基本情況的作用，它反映的是會議的基本情況。因?yàn)樗从车氖菚h的結(jié)論性意見，具有較強(qiáng)的政策性。會議紀(jì)要與會議紀(jì)錄不一樣，不是有言必錄，而是提要性的，將會議中重要的情況，重大問題的決定和決策意見簡明扼要地陳述出來。會議紀(jì)要的特點(diǎn)：會議紀(jì)要是根據(jù)會議的主旨、議程、決議等概括整理成文的，對會議基本情況是紀(jì)實(shí)性的。其二，基本內(nèi)容和寫法不同。其一，文體性質(zhì)不同。因此，會議記錄是會議紀(jì)要的基礎(chǔ)，可以說沒有會議記錄就沒有會議紀(jì)要。會議紀(jì)要與會議記錄有著十分密切的聯(lián)系。（二十二）會議紀(jì)要的用途、與會議記錄的區(qū)別、特點(diǎn)會議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。一是議案只能用于國家行政機(jī)關(guān)向同級國家權(quán)力機(jī)關(guān)提請審議事項(xiàng)，行政機(jī)關(guān)的其它事項(xiàng)需要與權(quán)力機(jī)關(guān)溝通時，不能使用議案行文；二是國家行政機(jī)關(guān)向同級國家權(quán)力機(jī)關(guān)提請審議事項(xiàng)時只能使用議案行文，而不能用其它文種行文。標(biāo)明政府機(jī)關(guān)名稱或政府負(fù)責(zé)人職務(wù)、姓名；寫明成文時間。結(jié)尾，即議案的結(jié)語，主要是提出的請求。文字要簡明扼要，又要把提出議案的理由說充分。議案的正文主要包括案由、事項(xiàng)、結(jié)尾三個部分。議案的主送機(jī)關(guān)，只能是同級人民代表大會及其常務(wù)委員會，不能是其他機(jī)關(guān)。(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成。以行政部門的身份向權(quán)力部門提出建議，也可以使用議案。（十九）議案的種類立法議案主要是二種：一是政府機(jī)構(gòu)制定了某項(xiàng)法律或法規(guī)之后提請人大審議通過時用；二是建議、請求某行政機(jī)構(gòu)制定某項(xiàng)法規(guī)時用。議案只能向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會行文，不能向別的任何部門和單位行文。功用為提出審議事項(xiàng)和審議請求。（十八）議案的用途、特點(diǎn)議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。2．事實(shí)準(zhǔn)確，語言嚴(yán)謹(jǐn)決定所涉及的事實(shí)，如對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等，都要真實(shí)準(zhǔn)確，按照事物的本來面目如實(shí)反映，既不夸大，也不縮小，以保證決定的正確性、立論的可靠性、安排部署的可行性。在行文上，可作為全文的單獨(dú)一段來寫，也可作為主體部分的一條來寫。決定的最后，可根據(jù)決定事項(xiàng)提出執(zhí)行決定的要求、意見。四是分部分表述式。即把決定中每條的中心內(nèi)容歸納成小標(biāo)題，分列于每一部分之前。這種形式適用于牽涉較多具體問題、事項(xiàng)的決定。二是分條標(biāo)項(xiàng)式。即不分段，一口氣寫到底。這部分行文要求簡明扼要，邏輯嚴(yán)密，用語準(zhǔn)確。2．正文的寫法決定正文包括決定因由、決定事項(xiàng)兩個部分。1．標(biāo)題決定的標(biāo)題包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三者缺一不可。如召開會議的決定、重大活動安排的決定、重要機(jī)構(gòu)設(shè)置的決定、行政區(qū)劃重大調(diào)整的決定等等。（十五）決定的種類決定的使用范圍較為廣泛，種類也比較多，按照決定的具體用途和內(nèi)容的不同，將其劃分為兩大類：1．對重要事項(xiàng)作出安排的決定從具體事項(xiàng)的區(qū)別上看，常用的對重要事項(xiàng)作出安排的決定有法規(guī)性決定、政策性決定、布置重大事項(xiàng)的決定、審批性決定、表彰性決定、懲罰性決定、人事安排決定、接受組織成員決定等等。決定的用途比較廣泛，黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體或企事業(yè)單位對某些重要事項(xiàng)或重大行動作出安排，都可以用決定。決定是對重大事項(xiàng)或行動做出部署，它不僅要讓人們知道其內(nèi)容，還要求人們必須無條件執(zhí)行。決定屬于下行文，一般用于上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)，有時本單位內(nèi)部也可使用。意見的性質(zhì)和功能介于建議性報告、請示、指示性通知之間,其間的嚴(yán)格區(qū)別還有待深入研究,所以在使用意見這一文種時,要特別注意與相近文種的區(qū)別。作為下行文的意見,文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的,下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的,下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。作為上行文意見,應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理。由于意見帶有較強(qiáng)的規(guī)范性，有的意見還將發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時間置于標(biāo)題之下。如果主體部分說清楚了，也可不寫結(jié)尾。這部分既要講道理、明政策、通法律，又要可實(shí)施、能操作、便督查。主體部分是核心內(nèi)容，主要是對重要問題提出建議、主張及處理辦法等。前言部分一般交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。上行文的意見一般有主送機(jī)關(guān)，下行文的意見，執(zhí)行意圖比較明確、針對性較強(qiáng)的、要寫主送機(jī)關(guān)；涉及面較廣的可以不寫主送機(jī)關(guān)。意見的標(biāo)題有二種構(gòu)成形式：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。建議性意見是下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)管理部門就解決有關(guān)問題或推動、改進(jìn)某項(xiàng)工作向上級機(jī)關(guān)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，提出自己設(shè)想、看法和建議的意見。計(jì)劃性意見是上級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門就某項(xiàng)工作活動作出部署、安排，要求有關(guān)單位貫徹執(zhí)行的意見。它的行文方向比較靈活。作為下行文，用于上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)下發(fā)指導(dǎo)性意見，文中貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。此外，意見既可以用于上行文、也可以用于下行文和平行文。意見的特點(diǎn)：意見的制發(fā)往往是針對工作中急需解決的問題或必須克服的傾向，因此它提出問題及時，分析問題結(jié)合實(shí)際，提出見解、辦法針對性強(qiáng)，目的明確?！耙庖姟辈煌谝话愫x的意見，它是黨和政府頒布方針政策的一種形式。意見這一文種是新增加的。有的發(fā)令日期也可在標(biāo)題下面注明。落款處簽署發(fā)布命令機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)名稱和姓名。（2）行政令，即規(guī)定重大行政措施的命令，其正文包括兩部分，一是說明發(fā)布命令的緣由，要做到理由充足，以達(dá)到令人信服的目的；二是寫出命令具體內(nèi)容，寫明強(qiáng)制性行政措施及執(zhí)行機(jī)關(guān)，要做到條目清晰，層次分明，便于執(zhí)行。這是命令的發(fā)文字號與其他公文不同的地方。(3)標(biāo)明文種命令（令）的發(fā)文字號與其他行政公文的發(fā)文字號相同，也有一些命令（令）的發(fā)文字號不同于其他行政公文的發(fā)文字號，如命令中的發(fā)布令的發(fā)文字號就只標(biāo)注順序號“第χχ號”，沒有機(jī)關(guān)代字、年號。命令（令）的標(biāo)題有三種構(gòu)成形式：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或發(fā)令機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)名稱加文種名稱兩部分構(gòu)成，此類標(biāo)題寫法常用于發(fā)布令。如：《**某某人民政府關(guān)于查禁公路上“三亂”行為的命令》３．嘉獎令嘉獎令是表彰在工作中有重大貢獻(xiàn)的集體和個人的公文。行政法規(guī)和規(guī)章不是行政公文，要公布于眾，必須以行政公文中最富權(quán)威性的命令（令）來發(fā)布。（八）命令（令）的種類命令（令）按其內(nèi)容和作用分，有公布令、行政令、嘉獎令等。命令一經(jīng)發(fā)布，受令方面必須無條件服從，做到令行禁止，不能有絲毫偏差。命令（令）屬于上級機(jī)關(guān)主動下發(fā)的指揮性公文，具有極強(qiáng)的權(quán)威性和約束力，下級機(jī)關(guān)必須