第四章秘書的日常事務(wù)工作共五則范文-文庫吧資料
2024-10-13 19:04本頁面
【正文】 。領(lǐng)導(dǎo)對秘書的信賴程度越高，對秘書的激勵越大，秘書參謀的積極性越高，參謀作用發(fā)揮得越好，領(lǐng)導(dǎo)對秘書參謀建議的采納率越高。因此，秘書要有效地發(fā)揮參謀作用，首先必須優(yōu)化參謀環(huán)境。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的相互溝通和交流，對參謀環(huán)境起著重要影響。在參謀活動中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)是一種互動關(guān)系。（五）秘書參謀作用的發(fā)揮，必須取得領(lǐng)導(dǎo)對秘書的信任，不斷優(yōu)化參謀環(huán)境。在秘書參謀活動中，“咨”和“謀”，相輔相承，共同發(fā)揮著參謀功能?！爸\”“咨”相承，反映了秘書參謀活動方式上的基本特點(diǎn)?！爸\”與“咨”是秘書參謀活動中采用的兩種方式。對同一領(lǐng)導(dǎo)者，因參謀內(nèi)容不同而采用的參謀方法也應(yīng)有別。所謂“直”，指的是參謀活動中所運(yùn)用的直接方法；所謂“曲”，指的是參謀活動中所運(yùn)用的間接方法。（四）秘書參謀活動方法必須與領(lǐng)導(dǎo)者的決策特征和參謀內(nèi)容相適應(yīng)，“直”“曲”相濟(jì)，“謀”“咨”相承。輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策是秘書部門和秘書人員的最高職責(zé)，也是秘書參謀活動內(nèi)容的根本出發(fā)點(diǎn)。秘書參謀活動在內(nèi)容上也不能漫無中心，而必須有一個主旋律。因此，秘書在確定參謀方向時(shí)，必須以領(lǐng)導(dǎo)決策意圖為導(dǎo)向，在此前提下充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。秘書參謀方向，是指秘書在參謀活動中思考問題的方向，以及參謀成果對領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生影響力的方向。實(shí)踐證明，什么時(shí)候二者結(jié)合得好，秘書工作的參謀助手作用就能得到有效發(fā)揮；什么時(shí)候不去結(jié)合，甚至企圖把秘書的參謀職能與辦事職能分離開來，對立起來，秘書工作就有陷入誤區(qū)的危險(xiǎn)。即使在重大決策的形成和實(shí)施過程中，秘書部門的參謀職能仍然必須通過提供信息、調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、撰寫文件等具體工作體現(xiàn)出來，而不像咨詢機(jī)構(gòu)和專家、顧問那樣，專司出謀劃策。辦事職能是秘書工作的基礎(chǔ)和本體，參謀職能主要是在完成秘書工作任務(wù)的過程中體現(xiàn)出來的。這里所說的“參謀職能”，不是指秘書部門和秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而是在完成秘書工作任務(wù)的過程中充分發(fā)揮參謀作用。這里所說的“辦事職能”是對完成秘書工作任務(wù)的統(tǒng)稱。秘書參謀規(guī)律主要有以下五方面的涵義：（一）秘書參謀活動必須結(jié)合秘書工作任務(wù)一道進(jìn)行，將參謀活動滲透到秘書實(shí)務(wù)之中。秘書參謀活動有自身的特點(diǎn)和規(guī)律。同一般參謀活動一樣，秘書參謀活動也由參謀主體、參謀客體、參謀內(nèi)容、參謀方法、參謀環(huán)境等要素構(gòu)成。秘書本人在晚上7：00要參加社交俱樂部舉行的一個會。在該天某一適當(dāng)時(shí)間，秘書必須空出半個小時(shí)的時(shí)間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的時(shí)間，因?yàn)殛惤?jīng)理想在這段時(shí)間里處理他的信件。12：30陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華大酒店共進(jìn)午餐。請把下星期一的活動安排有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：每周星期一上午10：30在辦公室舉行會議，所有經(jīng)理都參加。小張說老板不在，讓他過一會打過來，對方依然態(tài)度強(qiáng)硬，小張就把電話筒放在一邊，去做別的事情?！比绻闶敲貢W，你該如何做？，對方態(tài)度還可以，她一邊接電話，一邊翻閱當(dāng)天的文件。她的做法對嗎？，“喂，是張總嗎？”“你是誰？”“我是杭州娃哈哈集團(tuán)人力資源部的辦公室秘書。她做的對嗎？ ，心情很不好，恰好電話響了，鈴聲響了兩聲以后，她拿起話筒說，“喂，你找誰？”當(dāng)?shù)弥獙Ψ酱蝈e電話時(shí)，她很不耐煩的說了聲“您打錯了。比如： 電話記錄單（三）年 月 日 午 時(shí) 分來電單位內(nèi)容發(fā)話人姓名 接電話人領(lǐng)導(dǎo)意見處理閱讀資料二：規(guī)范的日程表 年度計(jì)劃日程安排表 47 14日召開職工代表大會一月23日 董事會二月 三月董事長去日本考察3日職工技能大賽開始，5日結(jié)束四月公司舉行“以人為本”演講比賽?? ??.十二月 進(jìn)行年終總結(jié)大會，獎勵先進(jìn)個人和車間 參加廣交會 召開股東大會月計(jì)劃日程安排表 48 日期 2 3星期二50周年廠慶三 四一 皇臺集團(tuán)等兄弟單位參觀，并組織專家 李銀城董事長、王強(qiáng)元副經(jīng)理去比利時(shí)參加展銷會全體職工大會，王曉元經(jīng)理做年度報(bào)告并獎勵優(yōu)秀員工人力資源部召開會議，在 2樓會議室上午條山酒業(yè)集團(tuán)公司建廠下午周計(jì)劃日程安排表 49 星 期 一 上午8點(diǎn)半，2樓，李董事長介紹參展情況下午14點(diǎn)市場營銷科匯報(bào)工作，3樓會議室11點(diǎn)，李董事長參加市委的午餐會 8點(diǎn)王強(qiáng)元副經(jīng)理組織各部部長學(xué)習(xí)新的《企業(yè)法》；二10點(diǎn)，王曉元經(jīng)理在衢州飯店與新加坡客商進(jìn)行談判，12點(diǎn)共進(jìn)午餐三 四 五 六 七日計(jì)劃日程安排表410條山酒業(yè)集團(tuán)公司慶祝建廠 50周年日程安排表12月1日(星期二)8：30~9：00 9：00~9：05 9：05~9：10 9：10~9：15 9：15~9：45 9：45~10：40 條山酒業(yè)集團(tuán)公司慶祝建廠 50周年代表簽到 王強(qiáng)元副經(jīng)理主持，李銀城董事長致歡迎辭 皇臺酒業(yè)集團(tuán)公司董事長王自興致辭 市政府秘書長王鵬元致辭王曉元經(jīng)理做主題發(fā)言，介紹集團(tuán)發(fā)展過程和未來目標(biāo) 構(gòu)建共贏的價(jià)值鏈，推進(jìn)競合策略。另外，秘書在記錄秘書工作日志和領(lǐng)導(dǎo)工作日志時(shí)，要互相協(xié)調(diào)配合，請見下例： 秘書工作日志 注意事項(xiàng)：
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