【正文】 挪用會議室設(shè)施。否則，對違反規(guī)定者每次處罰20元。會場內(nèi)吸煙、交頭接耳、隨意走動或無故離開會場者，一次處罰50元。無故缺席會議者，一次處罰100元。遲到者，一次處罰50元。會議決定事項催辦通知單見附件。承辦部門對會議決議落實不到位或超過規(guī)定期限的，處罰部門負(fù)責(zé)人50形次；拖而不辦者，處罰100形次。對會議形成的決議，會議召集單位要在會后2天內(nèi)分送有關(guān)部門，并對決議的執(zhí)行進(jìn)行督促。 會議召集單位要在會后2天內(nèi)編寫出會議簡報和會議紀(jì)要，經(jīng)礦分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，發(fā)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。秘書人員在撰寫會議紀(jì)要時不應(yīng)將個人的主觀意見寫進(jìn)去，這是撰寫會議紀(jì)要的基本原則。會議紀(jì)要的寫作要求紀(jì)實、扼要。編排會議簡報時，應(yīng)編上整個會議的總順序h期，以便為以后的分類歸檔工作帶來方便。在整理會議記錄的基礎(chǔ)上，認(rèn)真撰寫會議簡報。會議召集單位要安排專人逐步逐項做好，不要遺漏，也不要拖延。一是整理會議記錄和撰寫會議簡報。 會議簽到、會場服務(wù)和會議記錄不到位，造成會場混亂、無序，會議內(nèi)容不能如實記錄，對召集部門負(fù)責(zé)人處罰50形次，對其他相關(guān)責(zé)任人處罰20元/次。做好會議記錄，不僅要求記錄人員有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，而且要求記錄人員有一定秘書工作的專業(yè)知識和實際訓(xùn)練。會議召集單位要指定專人作好會議記錄。會議召集單位要安排專人負(fù)責(zé)會場服務(wù)，做好座位引導(dǎo)、會議文件材料的分發(fā)、內(nèi)外聯(lián)系、會場秩序的維持、臨時交辦事項以及其他服務(wù)工作。 會議召集單位應(yīng)根據(jù)會議類型，選擇合適的簽到方式，并安排專門服務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到事宜。小型會議一般采取簿式簽到和工作人員代為簽到兩種方式。 （1）會議簽到。會議的一切準(zhǔn)備工作就緒后，必須做最后的審核，以免出現(xiàn)重大的疏漏。會議通知單和出席會議情況報告表見附件。通知內(nèi)容包括會議地點、時間、出席人員、會議內(nèi)容或議程等等。 （6）會議通知。會議場所布置應(yīng)做到衛(wèi)生、整潔；會標(biāo)醒目、美觀，懸掛適當(dāng)；座簽擺放位置適當(dāng)，便于辨識；臺面插花要衛(wèi)生清潔，色彩鮮艷，造型端莊；臺前鮮花擺放有序，整齊、美觀，植物干凈，無塵、無蟲口、無黃葉；音響設(shè)備、燈光保持完好。會議的目的，有單向傳遞信息的，包括發(fā)布新聞、下達(dá)指標(biāo)、作報告、傳達(dá)精神等等；有多向討論問題，包括審議、決議等等；有雙向溝通交流，包括傳授知識、教育培訓(xùn)、解釋某事、提問與答疑等等。會場空間安排以便于與會者進(jìn)出和流動為前提，使整個會場格局緊湊和諧。 （5）會場布置。歸納匯總的意見可以附在成文的議事日程上，送發(fā)全體與會者；⑥提前送發(fā)與議程有關(guān)的會議資料，以減少會議討論的時間；⑦會議持續(xù)2h以上者，應(yīng)考慮在會議中間安排休息時間。所以，議程應(yīng)提前幾天交于每一位與會者。特別重要的事項，留出足夠的時間，必要時標(biāo)出各議案的時間分配，以便會議主席及與會者控制時間；③每次會議議程不必太雜，內(nèi)容不必太多，以提高會議的效率。 議事日程一般由會議主席擬定。 （4）擬定議事日程?？臻g過大，冷冷清清，會議氣氛會受影響。會議地點的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍以及遠(yuǎn)離日常工作場所，會潛在地影響每一個與會者的情緒，影響會議的質(zhì)量。 此外，還應(yīng)該注意把握開會的時機，時效性很強的會議，要盡早安排；需要醞釀和深思熟慮的會議，可以拖后召開。 選擇開會時間應(yīng)考慮下列因素：①會前調(diào)查，把握全體與會者方便的時間段，選擇與會者中 關(guān)鍵人物的最佳時間開會，確保關(guān)鍵人物集中精力開好會議；②恰當(dāng)安排會議時間，避免與企業(yè)最重要的經(jīng)營活動沖突，避免會議打亂企業(yè)工作的正常運行秩序；③保證生產(chǎn)經(jīng)營活動中的關(guān)鍵人物，能有充足的時間做出安排，不至于因出席會議而影響企業(yè)效益或效率；④力求開短會，在很短的時間內(nèi)能集中精力，達(dá)到最大效果。 （2）選擇合適的開會時間。 此外，必須有效地控制與會者人數(shù)，一般來說，與會者人數(shù)越多（如超過20人），則與會者的參與意識越弱，會議的質(zhì)量也就越差，甚至有負(fù)面效應(yīng)。 確定與會者時，應(yīng)考慮以下因素。資源的利用按目的和需要而定。提高會議效率，從確定與會者開始。 第五節(jié)會前準(zhǔn)備 第十四條會議主持（召集）人和召集單位要做好充分的會前準(zhǔn)備工作。 較大型會議，由召集單位經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報礦長辦公室，由礦辦受理安排，發(fā)出會議通知，布置會議場所。否則，處罰部門負(fù)責(zé)人50元/次。否則，處罰召集部門負(fù)責(zé)人50元/次。 （5）凡礦辦已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排其他新的會議時，召集單位應(yīng)提前1天報請礦長辦公室調(diào)整會議計劃。各類簡短的臨時性會議，可由各部門自行組織，但不得與礦召開的會議有沖突。 （3）對于參加人員相同、內(nèi)容相近、時間相似的會議，礦長辦公室有權(quán)安排合并召開。否則，處罰召集部門負(fù)責(zé)人50元/次。 第四節(jié)會議安排 第十二條會議安排的原則： （1）礦經(jīng)常召開的會議一律納入例會制，原則上要按規(guī)定的時間、內(nèi)容、地點組織召開。 （2）上級政府部門來礦檢查指導(dǎo)工作召開的會議，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接待，礦辦提供相應(yīng)服務(wù)。集團(tuán)公司召開年度總結(jié)會議、職工代表大會等會議，由礦辦、政工、工會等部門配合集團(tuán)公司，提供相應(yīng)服務(wù)。 第十一條外部性會議 （1）集團(tuán)公司在我礦召開的會議。地點在本單位會議室。由區(qū)隊、科室當(dāng)天值班人員主持。會議內(nèi)容：安排布置科內(nèi)（區(qū)隊）事務(wù)，強調(diào)安全生產(chǎn)工作。 第十條基層會議 科務(wù)會（區(qū)隊辦公會）：根據(jù)工作需要召開。各區(qū)隊提出需礦解決問題，由礦分管領(lǐng)導(dǎo)安排職能部門解決。參加人員為礦助理以上領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人。 （4）調(diào)度會：每天早8點在調(diào)度會議室召開。會議內(nèi)容：分析月度企業(yè)經(jīng)營活動，肯定好的經(jīng)驗和做法；查找經(jīng)營活動中存在的問題，提出改進(jìn)措施，并要求有關(guān)部門予以落實；預(yù)測并指導(dǎo)下一階段經(jīng)營活動，降低成本，提高經(jīng)濟運行質(zhì)量。召集單位為財務(wù)科。 （3）經(jīng)濟活動分析會：每月16日下午2點半在礦行政樓二樓會議室召開。最后，礦主要領(lǐng)導(dǎo)就下月安全生產(chǎn)工作提出指導(dǎo)性意見。會議內(nèi)容：生產(chǎn)科匯報本月生產(chǎn)任務(wù)完成情況，下達(dá)下月生產(chǎn)作業(yè)計劃。由生產(chǎn)副礦長主持，召集單位為礦長辦公室。會議時間控制在90min以內(nèi)。會議內(nèi)容：各區(qū)隊提出需解決的問題，由各分管領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并安排有關(guān)部門處理。召集單位為機電科。 第九條專業(yè)性會議 （1）機電協(xié)調(diào)會（隱患排查會）：每月5日下午3點在礦調(diào)度會議室召開。會議內(nèi)容：總結(jié)企業(yè)階段性黨建工作，總結(jié)經(jīng)驗，改進(jìn)不足，周密安排部署下一步工作，提出切實可行的措施。參加人員為全礦黨員。 （5）黨員大會：根據(jù)工作需要召開。表彰科技先進(jìn)工作者和先進(jìn)集體。會議地點在礦文教中心禮堂。由黨委書記主持，召集單位為礦長辦公室。會議時間控制在60min以內(nèi)。宣讀贈掛安全紅黃旗決定。召集單位為安全科，參加人員為礦全體員工及集團(tuán)公司工程處人員。 （3）安全例會：每月9日下午2點半在礦文教中心禮堂召開。解答職工提案，審議通過重要事項。會議地點在礦文教中心禮堂。召集單位為工會辦公室