中鐵集團(tuán)三標(biāo)體系文件20個(gè)doc文件控制程序-文庫吧資料
2025-06-24 10:50本頁面
【正文】 CX/SB01 文件控制程序， 20xx 年 9 月 26 日生效 0 目的 對(duì)與集團(tuán)公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料進(jìn)行控制，確保與一體化管理體系有關(guān)的場所使用有效的文件和資料。 1 適用范圍 適用于本集團(tuán)公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料控制。 文件持有者：經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用一體化管理體系文件的保管人員。 3 職責(zé) 文件批準(zhǔn) 一體化管理手冊的批準(zhǔn)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé) 。 格式作業(yè)文件的批準(zhǔn)由分管公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，非格式作業(yè)文件的批準(zhǔn)根據(jù)需要由分管公司領(lǐng)導(dǎo)或者責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)； 技術(shù)文件的批準(zhǔn)由公司總工程師負(fù)責(zé)。 文件持有者 維護(hù)一體化管理體系文件的規(guī)范性，督導(dǎo)有關(guān)人員履行文件內(nèi)容； 按文件更改通知書及時(shí)更改文件內(nèi)容；集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)所持一體化管理體系的文件 的更改，由公司辦安排辦理。 項(xiàng)目部 負(fù)責(zé)對(duì)所在工程項(xiàng)目與一體化管理體系有關(guān)的文件和資料的控制； 負(fù)責(zé)根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際制定落實(shí)集團(tuán)公司《 文件管理程序 》文件的實(shí)施性文件 , 并定期對(duì)項(xiàng)目部及下屬各工 區(qū)執(zhí)行該文件的情況進(jìn)行檢查 ,檢查結(jié)果書面報(bào)公司 辦。 程序文件和作業(yè)文件由責(zé)任部門擬制 ,部門負(fù)責(zé)人審核 ,格式文件須送企劃部審核； 程序文件擬制為格式文件，長期執(zhí)行的作業(yè)文件可擬制為格式文件 。 作業(yè)文件由責(zé)任部門提出文件發(fā)放范圍。 01/04 文件批準(zhǔn) 擬文部門將擬制后經(jīng)過審核的一體化管理文件稿件按 3 款職責(zé)規(guī)定送交批準(zhǔn)。 公司辦按照文件發(fā)放范圍印制，并蓋公司章和受控印章。 格式文件注明擬制部門 /審核人 /批準(zhǔn)人，非格式文件需注明批準(zhǔn)人。 文件收發(fā) 根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍，公司辦分發(fā)格式文件，其它文件由擬文部門分發(fā)。 b)凡是通過郵寄的文件，公司辦 /擬文部門應(yīng)在“發(fā)文登記表”上記錄清楚，對(duì)受控文件隨同文件發(fā)出“收文回執(zhí)”，收文單位 /部門收到 文件后，填寫收文回執(zhí)寄回或傳真發(fā)文部門；非受控文件可以其它適當(dāng)方式確認(rèn)收文。對(duì)外部文件，需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的，即轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件，按有關(guān)規(guī)定辦理；不轉(zhuǎn)發(fā)而直接執(zhí)行該文件的，該文件在使用上應(yīng)受控，在文件的適當(dāng)位置加蓋受控印章，注明受控號(hào)。 更改應(yīng)由文件資料的原審批崗位 進(jìn)行審批。文件更改時(shí)應(yīng)注意與之相關(guān)的文件也應(yīng)做相應(yīng)更改。 文件持有者收到“文件更改通知書”后，作好收文登記，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行更改和 /或換頁，按文件更改時(shí)間順序保存好“文件更改通知書”。 文件經(jīng)過多次 更改或需進(jìn)行大幅度修改時(shí)要進(jìn)行換版，重新執(zhí)行本程序。對(duì)文件的附表作更改時(shí)，更改標(biāo)識(shí)為在被更改的附表代號(hào)后加“ /①”、“ /②”，依次類推。 需要摘抄使用文件資料時(shí)，摘抄人應(yīng)將文件標(biāo)題、文件編號(hào)、生效日期摘錄清楚。當(dāng)摘抄的文件內(nèi)容更改 時(shí)，文件持有者應(yīng)同時(shí)通知摘抄人對(duì)摘抄的文件內(nèi)容進(jìn)行更改。公司辦填寫發(fā)文登記，并銷毀破損文件。 文件持有者收到文件新?lián)Q版本或文件作廢通知后，原版本即告作廢，應(yīng)及時(shí)將作 廢文件撤出，自行銷毀，并做好銷毀記錄，記錄清楚銷毀文件理由，日期，文件 名稱，編號(hào)，版號(hào)，銷毀人，監(jiān)銷人。 當(dāng)執(zhí)行內(nèi)、外部文件新?lián)Q版本后，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)將新?lián)Q版本、出版社以書面形 式發(fā)至文件持有者。 責(zé)任部分 /項(xiàng)目部應(yīng)對(duì)所發(fā)文件和執(zhí)行的有關(guān)外部文件進(jìn)行定期評(píng)審，并公布“有效文件清單”。項(xiàng)目部的“有效文件清單” 主要內(nèi)容是項(xiàng)目部發(fā)文和轉(zhuǎn)錄 /摘抄甲方（業(yè)主）、設(shè)計(jì)、監(jiān)理的文件和資料。使用單位 /崗位當(dāng)獲得外部文件換版信息后，及時(shí)與相應(yīng)責(zé)任部門確認(rèn)有效性。 辦理。每三年歸檔一次，即與認(rèn)證周期同步，在認(rèn)證（換證）后的 6 個(gè)月內(nèi)，將前一個(gè)周期三年內(nèi)的以上文件和資料歸檔。 5 相關(guān) /支持性文件 文件編寫導(dǎo)則 （ ZS/ZY/SB01） 記錄控制程序 （ ZS/CX/SB02） 6 記錄 發(fā)文登記（二級(jí)） 收文登記（
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