【正文】 項(xiàng)目部的“有效文件清單” 主要內(nèi)容是項(xiàng)目部發(fā)文和轉(zhuǎn)錄 /摘抄甲方（業(yè)主）、設(shè)計(jì)、監(jiān)理的文件和資料。 文件經(jīng)過多次 更改或需進(jìn)行大幅度修改時(shí)要進(jìn)行換版，重新執(zhí)行本程序。 公司辦按照文件發(fā)放范圍印制，并蓋公司章和受控印章。 文件持有者：經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用一體化管理體系文件的保管人員。 4 工作程序 文件擬制和審核 一體化管理手冊(cè)由企劃部擬制，管理者代表審核 。 文件更改 原文件擬制部門擬制更改內(nèi)容，說明更改原因，注明更改標(biāo)記和生效日期，對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、政策條文還應(yīng)附有充分依據(jù)，填寫“文件更改通知書”，按所更改文件原審核、批準(zhǔn)程序執(zhí)行。 格式文件增加使用范圍或文件丟失，應(yīng)說明原因，填寫“文件領(lǐng)用申請(qǐng)表”，經(jīng) 02/04 分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到公司辦領(lǐng)取，確定新的發(fā)文受控號(hào)。 ；發(fā)文登記表分兩種表樣，代號(hào) 為 S/CX/SB012 表適合于收文單位較少時(shí)的發(fā)文，代號(hào)為 S/CX/SB013 表適合于收文單位較多時(shí)的發(fā)文。 格式文件破損需領(lǐng)用文件，填寫“文件領(lǐng)用申請(qǐng)表”，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到 公司辦以破損文件換取，受控號(hào)按原文標(biāo)注。 收到內(nèi)、外部文件后，填寫收文登記表。 發(fā)現(xiàn)不妥之處向擬文部門提出修改意見； 妥善保存一體化管理體系文件， 防止破損及遺失； 受控文件不準(zhǔn)復(fù)制（除表格外）和對(duì)外借閱； 因故離崗時(shí)，將“有效文件清單”、“受控文件清單”及所列文件移交給繼任人員，或?qū)l(fā)文部門所發(fā)受控文件移交給發(fā)文部門。 3 職責(zé) 文件批準(zhǔn) 一體化管理手冊(cè)的批準(zhǔn)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé) 。 格式文件注明擬制部門 /審核人 /批準(zhǔn)人，非格式文件需注明批準(zhǔn)人。對(duì)文件的附表作更改時(shí)，更改標(biāo)識(shí)為在被更改的附表代號(hào)后加“ /①”、“ /②”，依次類推。使用單位 /崗位當(dāng)獲得外部文件換版信息后，及時(shí)與相應(yīng)責(zé)任部門確認(rèn)有效性。 責(zé)任部分 /項(xiàng)目部應(yīng)對(duì)所發(fā)文件和執(zhí)行的有關(guān)外部文件進(jìn)行定期評(píng)審，并公布“有效文件清單”。 文件持有者收到“文件更改通知書”后，作好收文登記，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行更改和 /或換頁，按文件更改時(shí)間順序保存好“文件更改通知書”。 01/04 文件批準(zhǔn) 擬文部門將擬制后經(jīng)過審核的一體化管理文件稿件按 3 款職責(zé)規(guī)定送交批準(zhǔn)。 1 適用范圍 適用于本集團(tuán)公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料控制。 責(zé)任部門制定的作業(yè)文件必須與一體化管理手冊(cè)和程序文件相融 。因特殊原因，更改由非原審批崗位審批時(shí)，文件原擬制部門應(yīng)提供審批所需的有關(guān)背景資料。 需保留作廢文件時(shí)，做“作廢保留”標(biāo)識(shí)，注明作廢范圍，與有效文件分離存放。 、程序文件和格式作業(yè)文件的底稿及其所有的文件更改通知書的底稿都由公司辦負(fù)責(zé)歸檔到公司辦檔案科。 文件持有者負(fù)責(zé)填寫“摘抄文件記錄”。 發(fā)文控制 a)配發(fā)給機(jī)關(guān)相關(guān)崗位的文件，公司辦 /擬文部門填寫“發(fā)文登記表”，文件持有崗位人員簽字領(lǐng)取并負(fù)責(zé)保管；配發(fā)給機(jī)關(guān)部門的文件，部門指派人員簽字領(lǐng)取并負(fù)責(zé)保管。 責(zé)任部門 負(fù)責(zé)擬制職責(zé)范圍內(nèi)的程序文件、作業(yè)文件； 負(fù)責(zé)分發(fā)非格式作業(yè)文件； 公司辦另負(fù)責(zé)擬制本程序并督導(dǎo)實(shí)施 ,負(fù)責(zé)印制分發(fā)格式文件； 企劃部另負(fù)責(zé)擬制一體化管理手冊(cè)，負(fù)責(zé)審核格式文件及其文件更改通知書與一體化管理手冊(cè)的一致性、協(xié)調(diào)性。 格式作業(yè)文件的批準(zhǔn)由分管公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，非格式作業(yè)文件的批準(zhǔn)根據(jù)需要由分管公司領(lǐng)導(dǎo)或者責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)； 技術(shù)文件的批準(zhǔn)由公司總工程師負(fù)責(zé)。 文件收發(fā) 根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍，公司辦分發(fā)格式文件，其它文件由擬文部門分發(fā)。 需要摘抄使用文件資料時(shí)，摘抄人應(yīng)將文件標(biāo)題、文件編號(hào)、生效日期摘錄清楚。 辦理。 當(dāng)執(zhí)行內(nèi)、外部文件新?lián)Q版本后，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)將新?lián)Q版本、出版社以書面形 式發(fā)至文件持有者。文件更改時(shí)應(yīng)注意與之相關(guān)的文件也應(yīng)做相應(yīng)更改。