【正文】 務(wù)機構(gòu)）主動搜集和被動接收知識資源 ? ? 監(jiān)督和管理知識庫的現(xiàn)有內(nèi)容和新增內(nèi)容，并根據(jù)再次分析、監(jiān)督發(fā)現(xiàn)和用戶舉報等調(diào)整知識庫的結(jié)構(gòu)、分類和內(nèi)容 ? ? 主動提供或根據(jù)知識管理部門的分工和安排提供特定的知識資源，擔(dān)負知識供應(yīng)的職責(zé) ? ? 根據(jù)實際工作需要從機構(gòu)知識庫提取相關(guān)的知識資源 ? ? 對本部門、本崗位和本人日常需要的知識資源類別和內(nèi)容進行個性化定制，以便經(jīng)常使用 ? ? 就知識庫的結(jié)構(gòu)、分類、內(nèi)容、運作情況等提出意見反饋、調(diào)整建議和錯誤舉報等，協(xié)助知識管理工作不斷完善提高 知識管理績效評估 ? ? 就知識管理工作進行量 ? ? 就知識管理工作的效果 大量管理資料下載 化統(tǒng)計和分析（類別和內(nèi)容的數(shù)量、用戶的使用量） ? ? 就知識管理工作的效果征求用戶的意見反饋和效果評估 ? ? 分析 知識管理的績效，以此為依據(jù)不斷調(diào)整機構(gòu)知識管理戰(zhàn)略、機制、準(zhǔn)則、計劃及實施 提供意見反饋和效果評估 ? ? 參與監(jiān)督知識管理部門和人員的工作績效 大量管理資料下載 在實際工作中，機構(gòu)內(nèi)的人員可以通過以下方式從機構(gòu)知識庫中提取所需的知識資源： ? ? 通過知識庫交互平臺的類別逐層檢索功能，按照專業(yè)知識分類體系的路徑檢索出所需的知識資源； ? ? 通過知識庫交互平臺的定制搜索功能，設(shè)定搜索范圍、搜索條件等從知識庫中提取出所需的知識資源 ； ? ? 通過知識庫交互平臺的檢索或搜索功能提取知識渠道，進而從內(nèi)部或外部知識庫提取所需的知識資源； ? ? 通過知識庫交互平臺的檢索或搜索功能提取專家渠道，進而從專家（內(nèi)部或外部）、同事或知識管理部門獲取所需的知識資源、知識渠道或進一步的專家渠道； ? ? 通過個性化管理平臺提取部門或個人“收藏”的知識資源、知識渠道、專家渠道。 ? ? 建立有關(guān)機構(gòu)知識管理的獎懲制度 具體體現(xiàn)激勵和壓力機制對整個機構(gòu)參與實施機構(gòu)知識管理的要求和鼓勵，進一步明確知識管理是日常的必須工作而不是額外工作。同時，為了規(guī)范相關(guān)管理文件和報告的流轉(zhuǎn)和管理，則需要在按照前述的部門工作流程及指引中進行文件流程和審閱及批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定。 ? ? 建立有關(guān)機構(gòu)知識 管理的管理文件和報告體系 其內(nèi)容主要分為兩類：一方面是知識管理相關(guān)的戰(zhàn)略、計劃和活動策劃文件，另一方面是有關(guān)的預(yù)算、統(tǒng)計和分析資料。 大量管理資料下載 六、 六、 建立機構(gòu)知識管理的運作機制和管理準(zhǔn)則 作為企業(yè)規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)，機構(gòu)實施知識管理的準(zhǔn)備工作也必須規(guī)劃好相關(guān)的運作機制（壓力和激勵并存，獎罰分明并落實）： ? ? 建立知識管理部門及人員的工作流程及指引 根據(jù)知識管理部門的核心職責(zé)，確定主要的工作流程（程序、人員、管理手段等），編寫與工作流程相關(guān)的工作指引等。 ? ? 分布于各個分支機構(gòu)的外圍人員（專職或半專職） 偏重于具體實施和操作有關(guān)的戰(zhàn)略、計劃和具體宣傳及交流活動，在基層推動各部門和相關(guān)人員積極有效地參與機構(gòu)、部門、崗位和個人的知識管理工作 （如貢獻知識資源、提供意見反饋等），實施知識庫和交流平臺的日常管理（內(nèi)容維護、信息發(fā)布、獎懲實施等）和協(xié)調(diào)工作（組織特殊需求的知識資源和專家渠道等）。 根據(jù)我們的分析，中小型企業(yè)可以參照以下建議在系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)時進行必要的簡化或替代： 模塊 中型企業(yè)的簡化方案 小型企業(yè)的替代方案 整體方案 ? ? 以現(xiàn)有辦公管理系統(tǒng) （ OA）或管理信息系統(tǒng)（ MIS）的功能來模擬知識管理系統(tǒng) ? ? 以操作系統(tǒng)提供的基本應(yīng)用軟件輔助 ? ? 以操作系統(tǒng)提供的基本應(yīng)用軟件（如資源管理器的文件夾管理功能、郵件程序和即時通訊軟件的通訊功能）替代 ? ? 使用第三方提供的小型知識管理軟件（如 網(wǎng)上知識平臺的機構(gòu)知識天地） 機構(gòu)知識庫 ? ? 以文檔管理系統(tǒng)模擬知識庫 ? ? 以多層文檔管理體系替代知識分類體系 ? ? 以局域網(wǎng)服 務(wù)器上的電子文件夾、經(jīng)系統(tǒng)化編碼和命名的電子文件模擬知識庫 ? ? 以多層文件夾替代知識分類體系 管理平臺 ? ? 以用戶管理功能設(shè)置知識庫使用權(quán)限和內(nèi)容管理權(quán)限 ? ? 由特定權(quán)限的系統(tǒng)用戶負責(zé)特定內(nèi)容的管理，由系統(tǒng)管理員負責(zé)其他用戶權(quán)限的設(shè)置 ? ? 利用系統(tǒng)的留言板進行知識管理相關(guān)的信息發(fā)布和用戶互動 ? ? 以電子文件夾的共享和安全權(quán)限來設(shè)置文件夾和電子文件的使用權(quán)限和管理權(quán)限 ? ? 由特定權(quán)限的用戶負責(zé) 特定內(nèi)容的管理，由系統(tǒng)管理員負責(zé)其他用戶權(quán)限的設(shè)置 ? ? 利用郵件系統(tǒng)和即時通訊軟件進行信息發(fā)布和用戶互動 交互平臺 ? ? 按照文檔管理體系檢索資料，或利用文檔搜索功能查詢資料 ? ? 通過系統(tǒng)留言板、郵件系統(tǒng)和即時通訊軟件和其他用戶進行知識交流和互動 ? ? 按照文件夾體系檢索資料，或利用操作系統(tǒng)附帶的資源管理器提供的搜索功能查詢資料 ? ? 通過郵件系統(tǒng)和即時通訊軟件和其他用戶進行知識交流和互 大量管理資料下載 動 個性化工具 ? ? 建立個人知識檔案和個人知識地圖，記錄文檔管理系統(tǒng)中個人所需的知識路徑 ? ? 建立個人知識檔案和個人知識地圖，記錄文件夾系統(tǒng)中個人所需的知識路徑 大量管理資料下載 四、 四、 建立知識管理部門并設(shè)置相關(guān)的專業(yè)人員（專職和兼職） 為了推動機構(gòu)知識管理戰(zhàn)略的有效實施和管理知識管理系統(tǒng)的日常運作，企業(yè)需要設(shè)置獨立的知識管理部門或知識管理小組，并配備相應(yīng)的專職人員或兼職人員（半專職，在分支機構(gòu)的總部和各個業(yè)務(wù)部門安排有經(jīng)驗的專業(yè)人員兼顧知識管理的職責(zé)）。知識管理的實際意義在于其“將知識資源作為資產(chǎn)進行管理”的理念，而并不強求復(fù)雜完備的軟件系統(tǒng)。 5. 5. 提供個性化的知識管理工具 機構(gòu)知識管理系統(tǒng)的個性化管理工具主要協(xié)助記錄及管理部門及個人用戶的注冊信息，查看知識管理行為記錄和權(quán)限設(shè)置，并實現(xiàn)用戶對機 構(gòu)知識管理系統(tǒng)的個性化定制管理、個性化學(xué)習(xí)、個性化應(yīng)用。 大量管理資料下載 4. 4. 建立交互平臺軟件子系統(tǒng) 交互平臺是各個用戶日常應(yīng)用機構(gòu)知識管理系統(tǒng)的軟件平臺，一般設(shè)在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)，也可根據(jù)實際需要開通具有安全驗證的互聯(lián)網(wǎng)訪問通道（以便遠程訪問機構(gòu)知識庫和進行知識交流活動）。 大量管理資料下載 機構(gòu)知識庫的運作基本模型如下： 3. 3. 建立管理平臺軟件子系統(tǒng) 作為知識管理人員對機構(gòu)知識庫實施集中統(tǒng)一管理的軟件平臺，知識管理平臺一般設(shè)于企業(yè)的局域網(wǎng)內(nèi)并僅開放給知識管理部門及其專業(yè)人員（包括專職和兼職的人員）。 2. 2. 建立以數(shù)據(jù)庫軟件為基礎(chǔ)的多媒體數(shù)據(jù)庫（機構(gòu)知識庫） 建立機構(gòu)知識庫一般設(shè)在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)（可開通具有安全驗證的互聯(lián)網(wǎng)通道），其主要目的在于集中而統(tǒng)一地儲存和管理機構(gòu)所擁有的知識資源，避免知識資源的流失，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)知識資源的交流和共享。 一般而言，知識管理系統(tǒng)的核心功能包括以下三個獨立但密切配合的模塊。為了實現(xiàn)“集中管理”或“通用性”，系統(tǒng)需要提供“通用的軟件功能”而避免需要為特定部門和崗位提供專門功能（系統(tǒng)管理功能除外），而將差異性通過系統(tǒng)定制等管理設(shè)置功能來實現(xiàn)；同 時，系統(tǒng)需要設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)管理功能令到知識管理部門在信息技術(shù)部門的協(xié)助和支持下實現(xiàn)知識管理系統(tǒng)的通用功能“集中設(shè)置”、知識內(nèi)容和使用權(quán)限的“集中管理”、知識交流和傳播功能的“協(xié)調(diào)管理”。知識要素的類型包括（ a） KnowWhat – 事實（即：是什么？）；（ b） KnowWhy – 規(guī)律、原理、規(guī)則（即：為什么？）；（ c）KnowHow – 方法、能力、技藝（即：怎樣做？）；（ d） KnowWho – 專家、人力資源 、服務(wù)機構(gòu)（即：誰能做？）；（ e） KnowWhere – 渠道、來源（即：哪里有？）。 通過對機構(gòu)知識資源構(gòu)成和需求的分析，企業(yè)不但可以完成知識管理的前期準(zhǔn)備，而且可以協(xié)助企業(yè)對機構(gòu)內(nèi)各個部門以至崗位的職能及運作（與縱向的知識機構(gòu)相結(jié)合）進行系統(tǒng)化的分析和規(guī)劃，以及對企業(yè)經(jīng)營及管理的各個流程中各個部門的參與和協(xié)作進行系統(tǒng)化的規(guī)劃。 機構(gòu)知識管理的前期規(guī)劃和基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作主要包括以下內(nèi)容： 機構(gòu)知識管理步驟 要點 企業(yè)應(yīng)用參考 大型 中型 小型 1. 1. 分析機構(gòu)的專業(yè)知識資源的構(gòu)成和需求 ? ? 機構(gòu)整體、各個部門的知識構(gòu)成和通用需求 ? ? 各個崗位的知識構(gòu)成和特殊需求 ? ? 把握橫向的通用性及共通性和縱向的特殊性 ? ? 規(guī)劃知識庫的內(nèi)容、關(guān)系結(jié)構(gòu)和文件類型等 必要 必要 必要 2. 2. 規(guī) 劃和設(shè)計知識庫的知識分類體系 ? ? 知識資源的專業(yè)分類體系 ? ? 知識資源的內(nèi)容類型 必要 必要 必要 3. 3. 規(guī)劃、開發(fā)機構(gòu)知識管理系統(tǒng)（軟件） ? ? 結(jié)合知識資源需求、知識分類體系規(guī)劃系統(tǒng) ? ? 以數(shù)據(jù)庫軟件建立多媒體數(shù)據(jù)庫（機構(gòu)知識庫） ? ? 建立管理平臺軟件子系統(tǒng)，實現(xiàn)知識管理人員對知識庫進行管理、維護和知識傳播等操作 ? ? 建立交互平臺軟件子系統(tǒng)，實現(xiàn)用戶對知識庫、知識交流平臺、個人知 識管理平臺的應(yīng)用 ? ? 提供個性化的知識管理工具，實現(xiàn)用戶對知識庫內(nèi)容的個性化定制管理、個性化學(xué)習(xí)及應(yīng)用 必要 可簡化 可用知識文件夾替代 4. 4. 建立知識管理部門并設(shè)置相關(guān)的專業(yè)人員（專職和兼職） ? ? 設(shè)置在機構(gòu)總部的核心層人員，主要著眼于戰(zhàn)略制訂、知識庫和管理軟件的規(guī)劃及管理 ? ? 分布于各個分支機構(gòu)的外圍人員（專職或半專職），偏重于戰(zhàn)略及計劃的具體實施和在基層推動各部門參與知識管理的工作 專職和兼職 可全部兼