【正文】 ? 不斷修正發(fā)展目標(biāo) ? ? ? ? 大量管理資料下載 三、 三、 規(guī)劃、開發(fā)機(jī)構(gòu)知識管理系統(tǒng)（軟件） 1. 1. 系統(tǒng)整體規(guī)劃 結(jié)合機(jī)構(gòu)知識資源的構(gòu)成和需求、細(xì)化的知識分類體系，企業(yè)在對機(jī)構(gòu)知識管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃時需要把握兩個方面的要點(diǎn)，即“集中管理”（通用性）和“分散使用”（個性化）。而“分散使用”或“個性化”即要求系統(tǒng)設(shè)計(jì)時需要分析所有用戶的通用需求和個性化需求，令到單一用戶可以透過“通用的軟件”來“個性化地應(yīng)用”知識管理系統(tǒng)所提供的功能，以及對知識庫的通用內(nèi)容進(jìn)行“個性化定制”，最終滿足各個部門和各個崗位的實(shí)際工作和學(xué)習(xí)需要。對這三個 模塊，需要進(jìn)行有效的系統(tǒng)總體規(guī)劃和軟件開發(fā)。機(jī)構(gòu)知識庫的內(nèi)容是各種類別和類型的知識資源（電子文檔），其核心鏈條是前述的專業(yè)知識分類體 知識庫 知識交流平臺 個性化管理工具 通用軟件功能 通用知識庫內(nèi)容 個性化定制知識庫內(nèi)容 個性化軟件使用 通用性 個性化 ? ? 集中管理知識庫和整個系統(tǒng) ? ? 分析用戶的個性化需要 ? ? 個性化使用軟件的通用功能 大量管理資料下載 系（即專業(yè)知識類別和知識要素類型），并輔以知識管理部門的管理設(shè)置（集中管理內(nèi) 容和權(quán)限，協(xié)調(diào)管理交流和傳播）和部門、崗位及用戶的個性化設(shè)置（分散使用功能和內(nèi)容）。機(jī)構(gòu)知識庫管理平臺需要具備的主要功能包括： 內(nèi)容 部門及人員 系統(tǒng)及工具 交互平臺 管理平臺 內(nèi)部信息 及知識 外部信息 及知識 知識部門 應(yīng)用部門 收集整理 管理操作 應(yīng)用操作 知識庫查詢 交互性咨詢 個人知識管理 貢獻(xiàn)專業(yè)知識 大量管理資料下載 ? ? 對機(jī)構(gòu)知識庫的用戶分組和權(quán)限進(jìn)行集中設(shè)置和統(tǒng)一管理，對各組用戶和單個用戶的注冊、行為、 權(quán)限等進(jìn)行監(jiān)督和管理； ? ? 對知識庫內(nèi)容（包括知識內(nèi)容、專家渠道和知識渠道等）的添加、修改、刪除、內(nèi)容分類等做最終的監(jiān)督和集中的管理； ? ? 對由知識管理部門發(fā)起的知識傳播、交流和互動活動進(jìn)行集中管理； ? ? 對通過知識交流平臺進(jìn)行內(nèi)部知識交流活動和由其他部門和人員發(fā)起的知識傳播、交流和互動活動進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，協(xié)助令內(nèi)部的知識共享和交流活動更為順暢； ? ? 發(fā)布知識管理相關(guān)的活動信息，發(fā)起及協(xié)調(diào)內(nèi)部的知識傳播、交流和互動活動，回應(yīng)普遍性的知識資源需求和 用戶反饋意見 / 建議，征求特殊性的知識資源等； ? ? 發(fā)布宣傳信息，推動機(jī)構(gòu)內(nèi)學(xué)習(xí)型的企業(yè)文化，促進(jìn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部門和人員積極參與機(jī)構(gòu)知識資源的創(chuàng)造、儲存、共享和交流，合力創(chuàng)造企業(yè)無形資產(chǎn)和企業(yè)凝聚力。機(jī)構(gòu)知識管理交互平臺所需要的知識管理和應(yīng)用功能主要包括： ? ? 保存用戶注冊資料，驗(yàn)證用戶身份，并建立用戶對機(jī)構(gòu)知識庫的使用記錄； ? ? 提供分類檢索和定制搜索等知識資源查詢方式，協(xié)助用戶從機(jī)構(gòu)知識庫中提取所需的知識資源（包括知識內(nèi)容、專家渠道、知識渠道等）； ? ? 提供內(nèi)部溝通功能（即時通訊、郵件或留言板等），輔助及記錄用戶與其他人員進(jìn)行的知識交流和內(nèi)部咨詢活動（也包括由知識管理部門協(xié)助提供的咨詢答復(fù)和咨詢渠道）； ? ? 提供知識資源接收功能，記錄用戶向機(jī)構(gòu)知識庫提交的知識資源，并轉(zhuǎn)發(fā)給知識管理部門和人員以跟進(jìn)和回應(yīng)（決 定是否采納，以及相應(yīng)的獎勵等）； ? ? 提供信息反饋及跟蹤記錄功能，接收用戶就機(jī)構(gòu)知識管理系統(tǒng)及其運(yùn)作情況的信息反饋（意見、建議、舉報(bào)等），并轉(zhuǎn)發(fā)知識管理部門的回應(yīng)和跟進(jìn)情況； ? ? 提供個性化應(yīng)用功能（作為重要的模塊，將在下文中做單獨(dú)的說明），令到用戶可以根據(jù)各自的實(shí)際需要進(jìn)行部門知識管理和個人知識管理。其主要功能分為以下幾類： ? ? 在機(jī)構(gòu)知識庫中嵌入的定制收藏功能（將個人所需要的知識資源和知識類別添加到個人收藏夾中），在知識交流平臺中嵌入的定制收藏功能（將個人所需要的專家資源、同事資料和社區(qū)類別添加到個人收藏夾中）； ? ? 獨(dú)立的個人知識資源和賬戶管理功能： 個人信息 基本資料、聯(lián)系方式、專業(yè)學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、專長檔案 個人記事（私人助理） 聯(lián)系人名錄、個人留言板、個人記事本、名言記錄、個人語錄 個 人知識收藏夾 收藏的知識資源內(nèi)容、收藏的專家渠道、收藏的知識渠道、收藏 大量管理資料下載 的知識資源類別、參與的交流社區(qū)、參與的交流社區(qū)類別、個人的成功案例、失敗教訓(xùn)、創(chuàng)意構(gòu)想 個人參與的知識交流活動 新收到的知識交流邀請、處理中的知識交流項(xiàng)目（向他人提問求解、為他人答疑解惑）、推薦給機(jī)構(gòu)知識庫的知識資源、提出的意見、建議和舉報(bào)等 6. 6. 機(jī)構(gòu)知識管理系統(tǒng)（軟件） 中小型企業(yè)的簡化方案 中小型企業(yè)在實(shí)施機(jī)構(gòu)知識管理時往往考慮到實(shí)際需求相對簡單、成本預(yù)算相對較低，因而所需要的系統(tǒng)軟件可以進(jìn)行 一定的簡化，甚至以計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)提供的基本應(yīng)用軟件來替代部分或全部的功能。因此，在此理念指導(dǎo)下的企業(yè)即使采用的是簡化方案或替代性方案也可以基本實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識資源管理的目的，進(jìn)而輔助和支持企業(yè)的經(jīng)營及管理?；诮y(tǒng)一計(jì)劃和分散實(shí) 施的需要，機(jī)構(gòu)知識管理部門的組織結(jié)構(gòu)一般分為兩個層面： ? ? 設(shè)置在機(jī)構(gòu)總部的核心層人員 主要著眼于制訂與機(jī)構(gòu)知識管理相關(guān)的戰(zhàn)略、運(yùn)作機(jī)制和管理準(zhǔn)則，統(tǒng)一規(guī)劃、開發(fā)和檢測知識庫和管理軟件功能，組織和管理機(jī)構(gòu)所需的通用知識資源（發(fā)掘內(nèi)部知識渠道和外部知識渠道），策劃大型知識管理宣傳活動和交流活動。 五、 五、 規(guī)劃知識管理部門及人員的職能 在專項(xiàng)制度和指引中清晰列示其職能和分工（詳見下文“實(shí)施運(yùn)作”部分）： 機(jī)構(gòu)總部 設(shè)置專職的 知識管理部門 分支機(jī)構(gòu) 安排專職 /半專職 知識管理人員 分支機(jī)構(gòu) 安排專職 /半專職 知識管理人員 戰(zhàn)略、機(jī)制、準(zhǔn)則的制訂 知識庫、管理軟件的規(guī)劃 通用知識資源的組織和管理 宣傳活動和交流活動的策劃 戰(zhàn)略及計(jì)劃的實(shí)施 推動基層的知識管理工作 知識庫 / 交流平臺的管理協(xié)調(diào) 核心層 外圍 大量管理資料下載 ? ? 搜集通用的知識資源； ? ? 組織其他部門和人員提供專門的知識資源； ? ? 對機(jī)構(gòu)知識資源進(jìn)行匯集、過濾、整理（包括定期更新和刪除）、分類儲存等； ? ? 推動知識管理的理念傳播和實(shí)際運(yùn)作。有關(guān)機(jī)構(gòu)知識管理的重要工作流程和指引見下文“實(shí)施運(yùn)作”部分。前者主要偏重于文字性的描述以指導(dǎo)知識管理的實(shí)施，而后者則用于實(shí)施監(jiān)控知識管理活動實(shí)施及運(yùn)作的效果分析并輔助決策工作。 ? ? 明確知識管理部門和機(jī)構(gòu)內(nèi)其他部門和崗位在知識匯集、共享和交流方面的責(zé)任 一方面明確知識管理部門或小組內(nèi)部的分工和績效評估基 準(zhǔn)，一方面明確知識管理并不是知識管理部門或小組獨(dú)自承擔(dān)的工作，而是需要整個機(jī)構(gòu)中各個部門、崗位以至個人分工完成的機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略性日常工作。同時以明確的制度推動學(xué)習(xí)型企業(yè)文化的形成和發(fā)展。 機(jī)構(gòu)知識庫運(yùn)作的整體圖示 由知識管理部門和業(yè)務(wù)及管理部門共同參與的機(jī)構(gòu)知識庫維護(hù)、管理工作和知識庫查詢 獲取知識 傳遞戰(zhàn)略、機(jī)制、準(zhǔn)則、計(jì)劃，征求知識資源、意見反饋、調(diào)整建議 提供知識 獲取知識 交互平臺 管理平臺 正式知識庫 暫存知識庫 提供知識 過濾 、分類、 復(fù)核 意見反饋、建議 知 識 部 門 應(yīng) 用 部 門 大量管理資料下載 二、 二、 運(yùn)作機(jī)構(gòu)知識交流平臺 機(jī)構(gòu)知識管理系統(tǒng)的知識交流平臺是進(jìn)一步開發(fā)機(jī)構(gòu)知識庫（尤其是專家渠道和知識渠道）的價值的有力工具，用戶可以通過交流平臺獲得更具有實(shí)際指導(dǎo)意義的知識資源（尤其是隱性知識，如經(jīng)驗(yàn)、技巧、特種知識渠道等），而知識交流也是推動學(xué)習(xí)型機(jī)構(gòu)文化建設(shè)的重要手段。 機(jī)構(gòu)知識交流的整體圖示 交互平臺 管理平臺 知識庫 分類留言板 直接交流 查詢專家渠道 查詢交流社區(qū) 間接交流 關(guān)注、監(jiān)督 協(xié)助、引導(dǎo) 知識沉淀 用戶 （含專家） 用戶 （含專家） 知 識 部 門 大量管理資料下載 大量管理資料下載 在知識交流的過程中知識管理部門的角色是策劃、引導(dǎo)、輔助以及主動發(fā)掘?qū)＜仪?、知識渠道等，令到掌握知識和需要知識的用戶積極參與、需求 獲得滿足、交流過程順暢。在機(jī)構(gòu)知識管理實(shí)施的過程中，硬件、軟件、人員、制度等外在的實(shí)施基礎(chǔ)是重要的，但不懈的宣傳、引導(dǎo)、推動和提高才是實(shí)施效果的保障。只有當(dāng)機(jī)構(gòu)內(nèi)的專業(yè)人員主動認(rèn)識到不斷學(xué)習(xí)和管理知識資源是個人以及機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的唯一發(fā)動機(jī)，知識管理才能成為主動的日常活動而非被動的形式活動。同時，學(xué)習(xí)型的機(jī)構(gòu)文化還需要引導(dǎo)員工主動地將個人知識資源納入機(jī)構(gòu)知識管理和交流的范疇，而機(jī)構(gòu)在評估員工的價值和績效時會重點(diǎn)考慮其通過知識管理和共享為機(jī)構(gòu)創(chuàng)造的價值，并揭示知識的共享 和交流將有力地推動個人和機(jī)構(gòu)事業(yè)的共同發(fā)展。當(dāng)員工把為工作和學(xué)習(xí)需要提取知識資源作為起點(diǎn)，開始應(yīng)用知識管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的其他功能（專家渠道、知識交流平臺、個性化管理工具）才會慢慢被其熟悉和接受，進(jìn)而成為其日常工作和管理活動的自然組成部門。 ? ? 鼓勵及督促專業(yè)部門和人員將個人才智貢獻(xiàn)到機(jī)構(gòu)知識庫中共享、交流 知識管理部門絕對無法獨(dú)立承擔(dān)為機(jī)構(gòu)知識庫供應(yīng)知識資源的職責(zé)，因此必須通過有效的工作計(jì)劃去要求和安排掌握知識資源的部門和人員將其專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、案例資料、專家渠道等納入機(jī)構(gòu)知識庫，并通過理念的宣傳和 大量管理資料下載 前述的其他“手段”引導(dǎo)專業(yè)人員自發(fā)而自然地參與知識交流活動（尤其是貢獻(xiàn)知識資源）。因此，知識管理部門必須廣開言路并及時有效地吸收用戶的意見反饋和調(diào)整建議，提高平臺質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。 知識時代的競爭將更集中地表現(xiàn)為 “直接的”知識資源競爭和“間接的”人才資源競爭（知識資源的創(chuàng)造者和其中一個重要載體），企業(yè)在為未來的國際商業(yè)競爭做“進(jìn)攻”或“防御”的準(zhǔn)備時都應(yīng)戰(zhàn)略性地將知識管理納入機(jī)構(gòu)的整體戰(zhàn)略和計(jì)劃中。