【正文】 ? 語音系統(tǒng) 案例分享 – 混亂的辦公室 ? 第六章：韻律法則 —— 讓每一分鐘都有價值 ? 韻律原則 ? 包括兩個方面的內(nèi)容： ? 一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如 ），要適當?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等； ? 二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。 這些時間經(jīng)常會被浪費掉 。習慣成自然，實踐得越多，保持起來就會越容易。獎賞自己按計劃完成了某些任務，并在一周剩下的時間內(nèi)對計劃進行必要的調(diào)整。 – 帶上你的待辦事項清單，需要時對照查詢，以保證你至少完成了當天的首要任務。 ? 將大目標子目標化 ?寫下一個大目標 ?寫出實現(xiàn)該目標所有的必要條件及充分條件，作為小目標，即第一層樹杈 ?寫出實現(xiàn)每個小目標所需的必要條件及充分條件，變成第二層樹杈 ?如此類推，直到畫出所有的樹葉 即時目標為止，才算完成該目標多杈樹的分解 – 時間計劃舉例 第 3 9 周工作計劃姓名： 張虹 制訂日期： 9 月 25 日事項序號 工作事項 優(yōu)先順序 協(xié)調(diào)人 消耗工時 完成時間 備注1 辦理員工檔案、學生協(xié)議 6 3 本周2 三季度考核方案的制定及實施 1 部門經(jīng)理 6 本周3 考核制度的修改 3 部門經(jīng)理 8 本周 初稿試行4 中層經(jīng)理考核的實施 2 全體 6 本周5 考核前的培訓 4 部門經(jīng)理 66 安排對員工的法律培訓 7 4 周三7 在 “大學生就業(yè)”上登廣告的相關(guān)工作8 2 本周三8 與交通醫(yī)院聯(lián)系復查及帳務結(jié)算 9 2 本周9 與德勤聯(lián)系薪資調(diào)查一事 5 部門經(jīng)理 4 本周其他1 新員工的上崗培訓 2 周一、周四2 勞動合同的簽訂及發(fā)放 2 周五34? 第三章：方圓法則 —— 一切按規(guī)則做事 工作方法三段論 目標 方法 行動 計劃 計劃是從目標到方法的橋梁 – 安排時間計劃制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計劃；同時從長期和短期的角度考慮，計劃每天應完成的任務，一次應制定出數(shù)周甚至數(shù)月的時間安排。 在年底前明顯降低由于意外事故造成的時間損失。 在 1月 1日之前降低正常的營運成本。 廚房用具的損耗率應被控制在最小限度。 表示動作的詞語 : 可衡量的結(jié)果 : 時間的約束 : 資源的約束 : 在 2023年 12月 31日前將市場份額擴大到 5％，同時廣告費用不超過現(xiàn)在的標準。 項目 能夠衡量 不能衡量 對所有的客戶提供更好的服務 在 24小時內(nèi)回復每個電子郵件 須大大減少投訴的數(shù)量 只讓工作效率非常高的人員加入 在目前的基礎(chǔ)上，將客戶投訴數(shù)量減少 50％ 減少更換生產(chǎn)流水線的時間 對新產(chǎn)品的建議要比 2023年增加 20％ 成為一名更好的團隊成員 在 2023年 1月 1日前開始這個項目 使 101生產(chǎn)線達到質(zhì)量免檢測 聰明的目標：時間和資源約束 對以下有關(guān)時間和資源限制的句子進行評估，是否清楚地表示了目標完成的范圍？請在適當?shù)目崭裉幪钌嫌浱?。這些目標是否詳細地表明了期望達到的結(jié)果？請在適當?shù)目崭裉幪钌嫌浱枴? 制定目標 目標 是指 ?? 你想或期望通過努力而取得的一個確切的 、明確的結(jié)果 。 RRealistic 現(xiàn)實性，指目標是實實在在的。 總分多于 30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 “非常同意”評 4分 “略表同意”評 3分 “略表不同意”評 2分 “極不同意”評 1分 總分小于 20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。 案例分享 – 拖延商數(shù)測驗 9. 我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。 ? 試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 ? 當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛汀? ? 我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 耗時因素分析 電話 1沒有溝通或溝通不準確 不速之客的干擾 1下屬的訓練和發(fā)展不充分 會議（預約、沒預約） 1拖延、猶豫、做白日夢 爭吵、發(fā)火 1不會說 ―不 ‖ 缺乏目標、時間計劃、優(yōu)先計劃 1做事不能善始善終 雜亂的辦公室和辦公桌、個人的無序性 1很少交派下屬辦事 無效率的代表、委托人 1員工不足或工作不力 做無用的嘗試 1閑談私事過多 同一時間，想法、嘗試過多 1缺乏自我約束 不現(xiàn)實的時間期望 缺乏協(xié)調(diào)和團隊精神 續(xù) 表 2錯誤的傾聽 3怨天憂人 2缺少反饋 3壓力、緊張 2爭議、個人問題 3不充分的工具與設備 2憂慮、恐懼、焦慮 3信息不完全或信息來的太遲 2不充分的計劃、錯誤的變更 3不充分的登記系統(tǒng) 2約會等待時間過長 3過多的文案工作、郵件、讀物 2記憶本身 3寵物、外界活動 2差的記憶 3不耐煩、辦事急燥、草率 2對結(jié)果行為的迷惑 3不懂該事先做的事 疲勞、討厭 對交派下去的工作很少檢查 使用說明 請在上述耗時因素清單中找出您在時間損失發(fā)最經(jīng)常出現(xiàn)、最浪費時間的 5個因素！ 1. 2. 3. 4. 5. ? 浪費時間的根本原因還在于你自己！ 時間管理誤區(qū) 之 工作缺乏計劃 1. 因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考； 2. 不做計劃也能獲得實效； 3. 不了解做計劃的好處； 4. 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪