【正文】 同型號(hào)、功能的費(fèi)用差距有多大 ?主審秘書對(duì)這些都需做到心中有數(shù)。 *其他開支：包括各種不可預(yù)見(jiàn)的臨時(shí)性開支。 *會(huì)議伙食補(bǔ)貼：通常主辦單位對(duì)會(huì)議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會(huì)者承擔(dān)一部分。 *會(huì)議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場(chǎng)錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。 *會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)：如會(huì)議室、大會(huì)會(huì)場(chǎng)的租金。 *郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會(huì)議通知，則有會(huì)議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。 （九）、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。 如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。 如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。在每人座位前擺放紙筆。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。 檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。 （ 2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。匯報(bào)材料字?jǐn)?shù)在 1600字左右，匯報(bào)時(shí)間控制在 8分鐘以內(nèi)。匯報(bào)中要列出主導(dǎo)性和創(chuàng)新性工作的實(shí)施步驟和時(shí)間進(jìn)度。 （二）機(jī)關(guān)各部門要高度重視此項(xiàng)工作，工作總結(jié)要客觀實(shí)際，真正查找到工作的不足。 五、有關(guān)要求 （一）與會(huì)人員要準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，無(wú)特殊情況不得請(qǐng)假。 一、會(huì)議時(shí)間：年月日時(shí) 二、會(huì)議地點(diǎn)： XX大院 XX會(huì)議室 三、會(huì)議主要內(nèi)容 機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào) 2023年各項(xiàng)工作任務(wù)完成情況和 2023年具體工作打算。 關(guān)于召開機(jī)關(guān)各部門 2023年工作總結(jié) 2023年工作 打算匯報(bào)會(huì)的通知 機(jī)關(guān)各部門： 為深入查找 2023年機(jī)關(guān)各部門工作不足，便于安排布署 2023年機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作，經(jīng)研究決定，我局將于近期召開機(jī)關(guān)各部門 2023年工作總結(jié)、 2023年工作打算匯報(bào)會(huì)。 用于涉外業(yè)務(wù)會(huì)議的通知，宜用印制精美、設(shè)計(jì)獨(dú)特的請(qǐng)柬。重要的、大型的會(huì)議通知要編文號(hào)，一般的會(huì)議通知不編文號(hào)。 （七）印發(fā)會(huì)議通知 發(fā)會(huì)議通知可用書面或電話、電報(bào)兩種形式。所以，安排會(huì)議議程和日程要注意將全體會(huì)議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動(dòng)。盡量保證在最佳時(shí)間開會(huì)。時(shí)間應(yīng)控制在一個(gè)半小時(shí)左右，避免出現(xiàn)會(huì)議給人們帶來(lái)的疲勞。根據(jù)多數(shù)人意見(jiàn)安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參與會(huì)議。 ●要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開的原因。包括標(biāo)題、題注、正文和落款四部分。包括時(shí)間、內(nèi)容和地點(diǎn)三大要素。 三者的區(qū)別 會(huì)議議程 會(huì)議日程 會(huì)議程序 一次會(huì)議活動(dòng)總的安排，其格式包括，包括標(biāo)題、題注和正文三部分。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說(shuō)明可附于表后。 （六）怎樣確定會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序 (1)、三者的區(qū)別 ●會(huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。在確定會(huì)議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會(huì)議人數(shù)及名單。 （五）怎樣確定與會(huì)人員范圍及人數(shù) 會(huì)議由哪一級(jí)人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。 第六、應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所和安全設(shè)施問(wèn)題。因此在場(chǎng)外應(yīng)掛起“會(huì)議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的需要檢查有無(wú)需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。 第四、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配臵。 第三、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。會(huì)場(chǎng)位臵必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者方便前往。會(huì)議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營(yíng)業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。假如，棉花種植會(huì)議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會(huì)議到青島去開，就不可理喻了。如： 國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。要注意提高效率，盡量開短會(huì)。一般上午 9： 00—1l： 00，下午 2： 30— 4： 30，人們辦事的效率較高。會(huì)議連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是 3小時(shí)之內(nèi)，超過(guò)這一限度，會(huì)議效果呈下降趨勢(shì)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。 據(jù)心理學(xué)家測(cè)定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為 45至60分鐘，超過(guò) 45分鐘，人就容易精神分散，超過(guò) 90分鐘，普遍感到疲倦。 此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。有外部人員參加的會(huì)議，要考慮邀請(qǐng)的有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會(huì)。 再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時(shí)間的適宜。 其次是可能，即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過(guò)各種預(yù)算等。 （四）確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問(wèn)題？ 會(huì)議時(shí)間有三種含義： 一是指會(huì)議召開的時(shí)間； 二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)； 三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。 會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。 （三）確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。 有些會(huì)議的名稱是固定的，如董事會(huì)等；有些會(huì)議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定，有的名稱中還可以包括時(shí)間、范圍等因素。如“ 2023年浙江省公路春運(yùn)票價(jià)聽(tīng)證會(huì)”。有的會(huì)議名稱由單位、年度、內(nèi)容構(gòu)成，如江蘇省人民政府辦公廳(單位 )2023年 (年度 )總結(jié)表彰 (內(nèi)容 )大會(huì)”。會(huì)名不宜太長(zhǎng)，但也不能亂簡(jiǎn)化。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。 （十）、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理 （十一）進(jìn)行全面的會(huì)前檢查 （一）怎樣確定會(huì)議主題與議題 ★★★ 會(huì)議主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問(wèn)題、達(dá)到的目的。 （五）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要 （六）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作 (七 )確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。 （三）確定會(huì)議議程。具體如下： （一）確定會(huì)議主題和議題。 會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理 進(jìn)行全面的會(huì)前檢查 會(huì)中 報(bào)到及接待工作 組織簽到 做好會(huì)議記錄 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 會(huì)議信息工作 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào) 做好會(huì)議保密工作 做好后勤保障工作 會(huì)后 安排與會(huì)人員離會(huì) 撰寫會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議的宣傳報(bào)道 會(huì)議文書的立卷歸檔 催辦與反饋工作 會(huì)議總結(jié) 一、確定會(huì)議籌備方案（大中型） 議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會(huì)議籌備方案。 分析：秘書鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給工作造成了不良的影響。為方便來(lái)賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。這次宴會(huì)共設(shè) 3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編 1號(hào)，靠入口處為 3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。 案例分析 嘉興市衛(wèi)生局年底為表示對(duì)離退休干部的慰問(wèn)，召開了迎春座談會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。會(huì)議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。 從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會(huì)議工作對(duì)秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。 3．生活管理工作 主要包括： (1)與會(huì)人員的食宿管理； (2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理； (3)會(huì)議的交通保障； (4)會(huì)議的文化活動(dòng)； (5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。 (11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。近年來(lái)還出現(xiàn)利用會(huì)議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。長(zhǎng)期以來(lái)，有少數(shù)干部成了專門開會(huì)的“職業(yè)開會(huì)者”，還有些人極力爭(zhēng)取參加各種會(huì)議，無(wú)非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。有些會(huì)只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級(jí)意見(jiàn)，或者為會(huì)而會(huì)，走過(guò)場(chǎng)、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息。會(huì)議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會(huì)海，哪里會(huì)有時(shí)間和精力去做他們?cè)撟龅氖履?? 2．金錢的浪費(fèi)?！比毡拘蕝f(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長(zhǎng)以上管理班人員工作時(shí)間的 40％是在開會(huì)。美國(guó)一位管理學(xué)家說(shuō)