【正文】 管 理 、 監(jiān) 控 等 環(huán) 節(jié) 脫 節(jié) ， 影 響 實(shí) 施 效 率 。 組 織 方 面 ? 預(yù) 算 管 理組 織 缺 位 財(cái) 務(wù) 部 無 法 調(diào) 動(dòng) 或 指 揮 其 他 部 門 ， 會(huì) 造 成 編 制 效 果 及 效 率 方 面 的 問 題 。 ? 各 監(jiān) 控 部 門 未 切 實(shí) 履 行 其 監(jiān) 控 職 能 ， 有 的 出 口 銷 售 合 同 不 經(jīng) 審 計(jì) 部 審 批 的 情 況 34 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 四 ) 合 理 授 權(quán) ， 信 息 處 理 自 動(dòng) 化 ? 建 立 合 理 的 授 權(quán) 體 系 ， 明 確 規(guī) 定 各 級(jí) 領(lǐng) 導(dǎo) 、 各 部 門 的 審 批 權(quán) 限 ? 適 當(dāng) 下 放 審 批 權(quán) 限 ， 抓 大 放 小 ? 內(nèi) 部 計(jì) 算 機(jī) 聯(lián) 網(wǎng) ， 動(dòng) 態(tài) 信 息 管 理，開 發(fā) 銷 售 信 息管 理 系 統(tǒng) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 銷 售 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 實(shí)現(xiàn)了分級(jí)管理，分工負(fù)責(zé) ? 權(quán)責(zé)明確，杜絕了“真空”和重疊現(xiàn)象 ? 信息集成，縮短了處理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了信息共享，降低成本，提高公司的管理素質(zhì) 效 率 方 面 ?合 理 授 權(quán) 不 夠 。 不同類型支付筆數(shù)分布圖 每筆平均付款金額分析圖 每筆付款平均金額 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 | 采 購 流 程 3,500,000 29 采 購 管 理 流 程 改 進(jìn) 后 的 流 程 提出采購申請采購商品/服務(wù)接收商品/服務(wù)應(yīng)付帳款管理付款用料部門 供應(yīng)處 財(cái) 務(wù) 處 供應(yīng)部 進(jìn)出口部 審計(jì)部 財(cái)務(wù)部 原 材 料 及 設(shè) 備 采 購 流 程 建 議提 出 用 料申 請匯 總 /審批 用 料 申請?jiān)?價(jià) /簽訂 采 購 合同零 星 采 購 物 資審 計(jì) 室 合同 審 計(jì)采 購 合同執(zhí) 行 采購協(xié) 同 倉 儲(chǔ)部 門 進(jìn) 行驗(yàn) 收通 知 財(cái) 務(wù)付 款用 料 計(jì)劃審核/應(yīng)付帳款分析/進(jìn)行資金安排支 付綜 合 協(xié) 調(diào)與 平 衡/批準(zhǔn)大宗采購及設(shè)備采購詢價(jià)/簽訂合同(設(shè)備購置需技術(shù)部門的配合)進(jìn) 口 物 資 ， 簽 訂委 托 協(xié) 議內(nèi)貿(mào)物資合 同審 計(jì)執(zhí) 行 采 購執(zhí)行采購/辦理信用證供 貨 商按 合 同要 求 發(fā)貨供 貨商開 具 銷售 發(fā) 票按合同要求發(fā)貨/出具發(fā)票取得驗(yàn)收/入庫合格通知報(bào)關(guān)、商檢，取得驗(yàn)收/入庫合格通知驗(yàn) 收 單/入 庫 單通 知 財(cái) 務(wù)付 款通 知 財(cái) 務(wù)付 款信 用證 承兌發(fā) 票付 款申 請單銀 行付 款通 知 付款帳務(wù)處理詢價(jià)/簽訂合同(設(shè)備購置需技術(shù)部門的配合)平衡資金計(jì)劃業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 重組后的采購流程 凸顯了供應(yīng)部的承 上啟下的協(xié)調(diào)職能， 強(qiáng)調(diào)由其主導(dǎo)，避 免了多頭采購的問 題，并融入了財(cái)務(wù) 部的管理職能 平 衡資金計(jì)劃，實(shí)現(xiàn) 了和其他流程的有 機(jī)銜接。其他月份也呈現(xiàn)類似特點(diǎn)。 22 采 購 管 理 流 程 現(xiàn) 狀 (一 ) 用料部門提出用料審請分廠計(jì)劃部門供應(yīng)處領(lǐng)導(dǎo)(和分管廠領(lǐng)導(dǎo))簽字采購計(jì)劃表上報(bào)給股份公司供應(yīng)部綜合平衡，批準(zhǔn)詢價(jià)、簽訂合同股份公司供應(yīng)部按合同要求發(fā)貨有無不當(dāng)之處合同審計(jì)股份公司審計(jì)部YES修改合同NO分廠供應(yīng)處驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單填制申請匯款單申請匯款單財(cái)務(wù)部合同付款會(huì)簽，并借記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購大宗原材料流程 用料計(jì)劃表合同審批填制采購計(jì)劃表和資金計(jì)劃表分廠各部門匯總，廠領(lǐng)導(dǎo)審批詢價(jià)、簽訂合同按合同要求發(fā)貨，并開具銷售發(fā)票取得貨物，驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單填制付款申請單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽字付款申請單財(cái)務(wù)處審核付款供應(yīng)商分廠零星采購流程采購計(jì)劃申報(bào)表資金費(fèi)用歸口管理月計(jì)劃審批表貨運(yùn)發(fā)票銷售發(fā)票業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 23 用料部門提出用料審請分廠計(jì)劃部門供應(yīng)處領(lǐng)導(dǎo)(和分管廠領(lǐng)導(dǎo))簽字采購計(jì)劃表上報(bào)給股份公司供應(yīng)部綜合平衡，批準(zhǔn)詢價(jià)、簽訂合同股份公司供應(yīng)部按合同要求發(fā)貨有無不當(dāng)之處合同審計(jì)股份公司審計(jì)部YES修改合同NO分廠供應(yīng)處驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單填制申請匯款單申請匯款單財(cái)務(wù)部合同付款會(huì)簽，并借記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購大宗原材料流程 用料計(jì)劃表合同審批 24 填制采購計(jì)劃表和資金計(jì)劃表分廠各部門匯總，廠領(lǐng)導(dǎo)審批詢價(jià)、簽訂合同按合同要求發(fā)貨，并開具銷售發(fā)票取得貨物，驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單填制付款申請單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽字付款申請單財(cái)務(wù)處審核付款供應(yīng)商分廠零星采購流程采購計(jì)劃申報(bào)表資金費(fèi)用歸口管理月計(jì)劃審批表貨運(yùn)發(fā)票銷售發(fā)票 25 根據(jù)年度采購計(jì)劃，提出采購申請分廠委托股份公司進(jìn)出口部代購供應(yīng)部委托代購書比價(jià)和技術(shù)確認(rèn)(工藝委員會(huì))簽訂合同股份公司進(jìn)出口部按合同要求發(fā)貨股份公司財(cái)務(wù)部報(bào)關(guān)、商檢、驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單通知財(cái)務(wù)付款付款通知信用證承兌供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購進(jìn)口原材料流程辦理信用證股份公司供應(yīng)部銀行簽發(fā)的進(jìn)口付款通知書開證申請通知股份公司進(jìn)出口部驗(yàn)收合格根據(jù)年度固定資產(chǎn)或零部件采購計(jì)劃，提出采購申請分廠裝備處裝備處領(lǐng)導(dǎo)和分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽字上報(bào)給股份公司裝備部詢價(jià)，招標(biāo)總經(jīng)理審批報(bào)告股份公司裝備部按合同要求發(fā)貨合同審計(jì)股份公司審計(jì)部分廠裝備處驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單填制付款申請單付款申請單財(cái)務(wù)部審核付款，并貸記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購設(shè)備流程簽署合同采 購 管 理 流 程 現(xiàn) 狀 ( 二 ) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 26 根據(jù)年度采購計(jì)劃，提出采購申請分廠委托股份公司進(jìn)出口部代購供應(yīng)部委托代購書比價(jià)和技術(shù)確認(rèn)(工藝委員會(huì))簽訂合同股份公司進(jìn)出口部按合同要求發(fā)貨股份公司財(cái)務(wù)部報(bào)關(guān)、商檢、驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單通知財(cái)務(wù)付款付款通知信用證承兌供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購進(jìn)口原材料流程辦理信用證股份公司供應(yīng)部銀行簽發(fā)的進(jìn)口付款通知書開證申請通知股份公司進(jìn)出口部驗(yàn)收合格 27 根據(jù)年度固定資產(chǎn)或零部件采購計(jì)劃，提出采購申請分廠裝備處裝備處領(lǐng)導(dǎo)和分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽字上報(bào)給股份公司裝備部詢價(jià)，招標(biāo)總經(jīng)理審批報(bào)告股份公司裝備部按合同要求發(fā)貨合同審計(jì)股份公司審計(jì)部分廠裝備處驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單填制付款申請單付款申請單財(cái)務(wù)部審核付款，并貸記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購設(shè)備流程簽署合同 28 采 購 付 款 的 數(shù) 量 化 分 析 在采購流程的診斷過程中，我們從財(cái)務(wù)的角度，對公司月度付款的情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，以了解公司支付的特點(diǎn)及其對采購流程效率的影響。 采 購 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 三 ) 監(jiān) 控 方 面 ? 采 購 合 同 評 審 會(huì) 簽 制 度未 起 到 應(yīng) 有 的 控 制 作 用，流 于 形 式 ， 存 在 合 同 先 生 效 后 評 審 的 現(xiàn) 象 ? 公 司 供 應(yīng) 部 不 能 全 面 掌 握 公 司 整 體 的 采 購 活 動(dòng)信 息 ， 對 子 公 司 的 采 購 行 為 管 理 不 夠 ? 不 能 區(qū) 別 對 待 不 同 類 型 的 采 購 采 用 不 同 的 審 批 程 序 和 權(quán) 限 設(shè) 置 ，結(jié) 果 是 “大 的 沒 管 住 ，小 的 管 不 好” 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 真 正 發(fā) 揮 監(jiān) 控 作 用 ， 降 低 經(jīng) 營 風(fēng) 險(xiǎn)，避 免 給 公 司 造 成 損 失 ? 提 高 管 理 效 率 ， 降 低 管 理 成 本 ? 加 強(qiáng) 對 子 公 司 采 購 業(yè) 務(wù) 的 管 理 、 監(jiān) 控，使 公 司 整 體 利 益 最 大 化 21 采 購 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 四 ) 建 立 完 整 的 采 購 信 息 系統(tǒng) ? 通 過 對 公 司 的 采 購 活 動(dòng) 進(jìn) 行 分 類 分 析 ， 合 理 授 權(quán) ，明確 職 責(zé)，減 少 不 必 要 的 審 批 手 續(xù) : ? 建 立 統(tǒng) 一 完 整 的 采 購 信 息 處 理 系 統(tǒng) ，實(shí) 現(xiàn) 采 購 信 息 的 即 時(shí) 處 理 和 傳 遞 ，逐 步 替 代 手 工 處 理 。 20 建 立 有 效 的 監(jiān) 控 系 統(tǒng) ? 嚴(yán) 格 按 照 合 同 審 批 程 序 執(zhí) 行 。 ? 加 強(qiáng) 了 供 應(yīng) 部 的 調(diào) 劑 職 能 ， 和內(nèi) 部 物 資 的 使 用 效 率，保 持合 理 的 存 貨 水 平 ， 降 低 流 動(dòng) 資 金 占 用 量 。 ? 形 式 ? 程 序 ? 溝 通 渠 道 業(yè)