電子郵件禮儀與某科技通使用技巧培訓(xùn)材料(ppt34)-文庫(kù)吧資料
2025-01-11 13:55本頁(yè)面
【正文】 的問(wèn)題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無(wú)心地觸怒他人 ?因此，當(dāng)使用者有 “ 廣播 ” 需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。 二、 掌握 “ 廣播 ” 清單 “ 廣播 ” 功能是系統(tǒng)最具威力的功能之一。不要將 RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。 ?主動(dòng)控制郵件的來(lái)往 為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。你們討論好了再告訴大家。 ?要區(qū)分 Reply和 Reply All 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該 replay all，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情 。 對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)采用電話(huà)溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。怎么著也要湊夠 10個(gè)字，顯示出你的尊重。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò) 24小時(shí)。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。你可以在 OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。 ?不要只用一個(gè)簽名檔 對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。 引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò) 4行。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。 ?選擇便于閱讀的字號(hào)和字體 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。 如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。 郵件正文（ 3） 附件是郵件的一個(gè)重要組成部分，注意以下幾點(diǎn)： ?如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 ?附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 ?正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) ?附件數(shù)目不宜超過(guò) 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件 ?如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用 ?如果附件過(guò)大（不宜超過(guò) 2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送 郵件附件 在語(yǔ)言的選擇和漢字編碼方面，注意以下幾點(diǎn)： ?只在必要的時(shí)候才使用英文郵件。 ?不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類(lèi)的笑臉字符 在商務(wù)信函里面使用 :) 之類(lèi)的笑臉字符會(huì)顯得比較輕佻， Business Email 不是情書(shū)，所以 :)之類(lèi)的最好慎用。 郵件正文（ 2） ?合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述 對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。 如果是中文 Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 ?盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查 這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。 ?一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。 “ 郵件門(mén) ” 就是深刻的教訓(xùn)！ 郵件正文（ 1） ?Email的正文應(yīng)多用 1234之類(lèi)的列表，將事情說(shuō)明清楚 如果事情復(fù)雜，最好 4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。 尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。 稱(chēng)呼與問(wèn)候 正文是郵件最重要的部分，注意以下幾點(diǎn)： ?Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順 Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè) “ Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。 如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如 “ x經(jīng)理 ” ；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的 “ x先生 ” 、 “ x小姐 ” 稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。注意以下兩點(diǎn)： ?恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度 郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。 ?回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要 RE RE一大串。 電子 郵件禮儀 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，
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