歸檔文件整理流程-文庫吧資料
2025-01-05 17:42本頁面
【正文】 ? 與歸檔文件目錄相應(yīng)的條目順序一致 ? 不同年度的不能放入同一檔案盒 ? 不同保管期限的不能放入同一檔案盒 ? 不同機構(gòu)（問題）的不能放入同一檔案盒 ? 嚴格按件號的先后順序裝入檔案盒 檔案盒格式 ? 長 310mm、寬 220mm、厚度 20mm、 30mm、 40mm ? 檔案盒封面： (全宗名稱 ) 拜城縣檔案局 檔案盒盒脊 全宗號 年度 保管期限 *機構(gòu)（問題） 起 止 件 號 室 館 盒號 全宗號 88 年度 2023 保管期限 永久 *機構(gòu)（問題） 辦公室 起 止 件 號 室 1436 館 盒號 備考表 ? 放在所有文件的最后，對盒內(nèi)文件情況進行說明，包括下列內(nèi)容 ? 盒內(nèi)文件情況說明：文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況；整理工作完畢后文件的修改、補充、移出、銷毀等情況；目錄備注項中填寫不下的內(nèi)容。標注為 8位阿拉伯數(shù)字，如 2023年 7月 10日，標注為20230710，填寫目錄時，一般填寫成二行，即： 2023 0710 ? 頁數(shù) ：一件文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的即為一頁，空白頁不計 ? 備注 ：填寫歸檔文件需要補充和說明情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀情況。并列題名，需要時可一并抄錄。是重要的檢索途徑。 第四步：歸檔文件編號 ? 件號 ? 室編件號： ? 歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號 ? 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件的排列順序從“ 1”開始標注 ? 館編件號（ 進檔案館后由檔案館統(tǒng)一編制） 編號項目 ? 必備項目 ： ? 全宗號：檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號 ? 年度：歸檔文件形成年度。例如一次會議往往包括許多事由，它們形成的文件在時間上可能跨度很大，但表現(xiàn)出較強的系統(tǒng)性，利用時需要相互參照、查證，集中排列更方便檢索。 不同事由內(nèi)的歸檔文件排列： ? 按形成時間的先后順續(xù)進行排列 ? 按事由的重要程度進行排列 ? 按事由具有的共同屬性分別集中排列 ? 《規(guī)則》強調(diào)指出，“會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列”。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。按公文辦理過程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程，反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系。 ? 歸檔文件的排列強調(diào)事由原則 。 年度 機構(gòu) 保管期限分類法（推薦使用） ? 適用于內(nèi)部機構(gòu)有變化但不復雜的立檔單位 ? 先按年度分類 ? 在每一年的文件按機構(gòu)分類 ? 再區(qū)分劃入每一機構(gòu)文件的保管期限 ? 每年形成的文件按機構(gòu)序列依次上架，不必預留空間 ? 同一年度同一機構(gòu)的文件排在一起，便于查找 保管期限 年度 機構(gòu)分類法（推薦使用） ? 適用于內(nèi)部機構(gòu)有變化但不復雜的立檔單位 ? 先按保管期限分類 ? 在將每一保管期限的文件按年度分類 ? 再將每一年的文件按機構(gòu)分
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