歸檔文件整理流程-預(yù)覽頁
【正文】 諸如不同類別歸檔文件之間的排列、檔案盒排架等則不在此范圍內(nèi)。 排列方法 ? 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。這里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此間聯(lián)系比較松散，但這些事由間則有著較密切的聯(lián)系。采用公元紀(jì)年，以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如 2023 ? 保管期限：分為永久、 30年、 10年 ? 件號(hào)：室編件號(hào) ? 選擇項(xiàng)目： 機(jī)構(gòu)（問題） ? 各單位檔案部門可設(shè)置其他一些選擇項(xiàng)目 蓋章 ? 歸檔章的項(xiàng)目： ? 全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號(hào)、館編件號(hào) ? 歸檔章格式 ? 長(zhǎng) 45mm,寬 16mm，等分成 6小塊 ? 帶 *號(hào)為可選項(xiàng) （全宗號(hào)） （年度） （室編件號(hào)） *（機(jī)構(gòu)或問題） （保管期限） （館編件號(hào)） 28 315 22 2023 16 辦公室 30年 實(shí)際填寫為： 蓋章位置： 首頁上端空白處，不要蓋在文字上 第五步：歸檔文件的編目 ? 依據(jù)分類方案和室編件號(hào)編制歸檔文件目錄 ? 歸檔文件目錄的項(xiàng)目 ? 件號(hào) ：檔案室填寫室編件號(hào) ? 責(zé)任者 ：填寫全稱或通用簡(jiǎn)稱，如：拜城縣檔案局 ? 如文件未注明責(zé)任者，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫 ? 文號(hào)： 即發(fā)文的字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，如：拜檔發(fā) [2023]24號(hào) 題 名 ： ? 即文件標(biāo)題。文件的附件，如需要可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”，如：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我縣精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約） ? 題名應(yīng)全面揭示文件內(nèi)容，如不能，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充，并在新加內(nèi)容外加“ [ ]”，如：拜城縣檔案局通報(bào)，重新擬寫為：拜城縣檔案局 [關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)情況 ]的通報(bào) 日期、頁數(shù)、備注 ? 日期 ：即文件的形成時(shí)間（文件的落款時(shí)間）。 ? 整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名。新的整理方法把歸檔整理人員從整理的復(fù)雜性、困難性中解放出來，免除了組卷不合理、案卷題名不規(guī)范、一個(gè)人一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的煩惱，大幅度地簡(jiǎn)化了工作中的手工操作，縮短了時(shí)間，提高了工作效率，由于其方法簡(jiǎn)便，一般新手可在較短時(shí)間內(nèi)理解和掌握歸檔文件整理新方法。 新的整理方法與傳統(tǒng)立卷方法的區(qū)別 ? （ 1）取消案卷，實(shí)行文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程； ? （ 2）界定“件”的概念時(shí)，從檢索的實(shí)際需要及減輕整理工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”； ? （ 3）分類方法固定為保管期 年度 機(jī)構(gòu)，保管期限 年度 2種； ? （ 4）裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線； ? （ 5）排列方法強(qiáng)調(diào)按時(shí)間先后順序排列，事由等作為參考因素，根據(jù)實(shí)際情況選用； ? （ 6）明確規(guī)定了文件處理單必須
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