歸檔文件整理流程-全文預(yù)覽
【正文】 限于首頁右上角，首頁上端空白處皆可；同時對章上項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目； ? （ 8）取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄； ? （ 9）一般不需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項； ? （ 10）歸檔文件直接裝盒保管； ? （ 11）無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊； ? （ 12）檔案盒的項目設(shè)置有了較大變化。 （ 二） 歸檔文件整理新方法提高了工作效率 ? 與以往傳統(tǒng)立卷相比，新的歸檔整理方法改變了每年集中整理歸檔，需要一個季度或更長時間整理的習(xí)慣做法，而是注重平時歸檔，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成日常工作，使歸檔工件更加貼近文書、更加貼近業(yè)務(wù)人員工作實(shí)際，進(jìn)一步規(guī)范和簡化了文件歸檔工作程序，明顯減輕了檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，檔案人員可將節(jié)省的時間用于開發(fā)信息資源，使他們有更多時間和精力在細(xì)管理、精檢索上下功夫。 ? 檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。標(biāo)注為 8位阿拉伯?dāng)?shù)字，如 2023年 7月 10日，標(biāo)注為20230710，填寫目錄時，一般填寫成二行，即： 2023 0710 ? 頁數(shù) ：一件文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的即為一頁，空白頁不計 ? 備注 ：填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情況。是重要的檢索途徑。例如一次會議往往包括許多事由，它們形成的文件在時間上可能跨度很大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時需要相互參照、查證，集中排列更方便檢索。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 ? 歸檔文件的排列強(qiáng)調(diào)事由原則 。 ? 分類方案 ：在確定分類方法的基礎(chǔ)上，標(biāo)列各級類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。分為永久、 30年、 10年三類。機(jī)構(gòu)名稱就是類名，如：辦公室、業(yè)務(wù)科、管理科等 。 選擇分類方法 ? 年度分類法 ：根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。 中文本在前，外文本在后 。 原件在前、復(fù)制件在后 。 文件修整 ? 破損文件進(jìn)行修裱（修補(bǔ)、托裱） ? 對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制（字跡材料要選用耐久的墨、墨汁，或較耐久的藍(lán)黑墨水、印泥等，不能選用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆油、鉛筆等材料） ? 去掉文件上易腐蝕的金屬物（材料以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)的活潑的金屬為主的訂書釘、曲別針、大頭針等） ? 超大紙張進(jìn)行折疊（盡量減少折疊次數(shù)，折痕盡量位于文件、圖表字跡之外，文件頁數(shù)多時，宜單頁折疊） 文件裝訂 ? 左上角裝訂，左、上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂，左、下側(cè)對齊 ? 裝訂要求： ? 材質(zhì)符合檔案保護(hù)要求：裝訂用品對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。 ? 特例 ： ? 正本與定稿、正文與附件、請示與批復(fù)、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，實(shí)體上裝訂在一起，編目時只體現(xiàn)為一條條目 。 正文在前、附件在后 。 漢文本在前、少數(shù)民族文本在后 。分類包括：選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等內(nèi)容。 ? 機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)文書形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進(jìn)行分類。 保管期限分類法： ? 根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類。在選擇分類法時年度、保管期限為必選項，機(jī)構(gòu)（或問題）為選擇項。其它
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