【正文】 設(shè)定為自動換行或縮小字體填充。 第 24 頁 在一般情況下，輸入的文本默認的格式為左對齊。具體操作方法請參見本章 第三節(jié) 【 技巧 】 “使用選擇性粘貼 100%原樣復(fù)制單元格區(qū)域” 。 【 提示 】：盡管一個單元格可以儲存 32,767 個字符，但復(fù)制工作表時僅保留前 255 個字符。一些以文本格式儲存的數(shù)字 Excel 也將其視為文本，但此類文本可以用一些巧妙的方法將其轉(zhuǎn)換成數(shù)值型，具體方法請參見本章 【 技巧 】 。 數(shù)字精度 15 位 單元格中可鍵入的最大數(shù)值 最大正數(shù) 最小負數(shù) 最小正數(shù) 最大負數(shù) 公式內(nèi)容的長度 1,024 個字符 文本主要是一些描述性和說明性的文字。具體限制見下表。數(shù)值主要包括數(shù)字和時間、日期?？梢赃x擇清除內(nèi)容、 第 22 頁 格式、批注或全部 。此法僅可刪除一個單元格的數(shù)據(jù)； ? 選定單元格或單元格區(qū)域，然后按【 Delete】鍵，或鼠標右鍵，點“清除內(nèi)容”； 【提示】： 此法的優(yōu)點在于：可用于 一次性刪除多個 單元格區(qū)域 的數(shù)據(jù)。 2． 1． 5 刪除單元格的數(shù)據(jù) 在單元格輸入數(shù) 據(jù)后發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，可以將其刪除。如果要選定字符請按住【 Shift】鍵移動方向鍵，也可以使用鼠標來選定一個或多個字符。 當單元 格處于編輯狀態(tài)時，狀態(tài)欄會顯示“編輯”字樣，同時會在公式編輯欄顯現(xiàn)“輸入” 和“取消” 兩個圖標。方法：〖工具〗菜單→〖選項〗 命令 ，單擊“編輯”選項卡，然后清除 第 21 頁 “單元格內(nèi)部直接編輯”復(fù)選框。如果需要在單元格數(shù)據(jù)的尾部添加數(shù)據(jù)，建議使用 F2 鍵，既準確又快速。 2． 1． 4 對輸入數(shù)據(jù)的編輯 數(shù)據(jù)錄入完畢后，如需對其進行修改，可以采用以下方式： ? 用鼠標雙擊需要編輯的位 置， 就會 在雙擊處 插入十字光標 ； ? 選定需修改的單元格按 F2 鍵，則在 單元格內(nèi)容尾部 插入 光標 ； ? 選中單元格，然后在編輯欄編輯。 ? 如果為數(shù)據(jù)清單區(qū)域（包括列的標題）命名為 “ DATABASE”這一特定名稱 ， 那么 EXCEL 會自動調(diào)整“ DATABASE”這一名稱的所指的單元格區(qū)域，使其包含用 〖 數(shù)據(jù) 〗菜單→〖 記錄單 〗 的 新建 按鈕在清單中 所 添加新 記錄。 ? 可以通過記 錄單刪除記錄。 單擊 下一條 或 上一條 按鈕來翻閱符合條件的記錄。 ? 如果更改包含公式的記錄，則直到按下 【 Enter】 或單擊 關(guān)閉 按鈕更 新記錄之后，公式才被計算。 ? 按【 Enter】鍵為輸入下一條記錄 ， 在各字段間切換 請 使用 Tab； 第 20 頁 ? 不必自己鍵入 記錄中的 公式 ， 記錄自動填充相應(yīng)公式 ； 含有公式的字段將公式的結(jié)果顯示為標志。在記錄單對話框 單擊 新建 按鈕 。 要創(chuàng)建記錄單，需先單擊需要向其中添加記錄的區(qū)域或列表中的單元格。 此方法的優(yōu)點 :可直觀地輸入或顯示一條完整的記錄，且可用于查找特定條件的記錄。當列項目較多時超過了屏幕寬度， 用普通的方法輸入數(shù)據(jù)就要上下左右滾動表格。 【 鏈接 】 ：按住 【 Ctrl】 鍵 再次點擊活動單元格則可固定單元格 指針 ，用于 在某單元格 反復(fù)輸入數(shù)據(jù)以 供 測試 。 此方法的優(yōu)點是可在不規(guī)則單元格區(qū)域的單元格中依次輸入。在錄入數(shù)據(jù)時可使用 【 Tab】、 【 Shift】 +【 Tab】和 【 Shift】 +【 Enter】 來控制單元格指針的 移動。單元格指針會在選定的單元格區(qū)域中依次移動。 雖然我們可以根據(jù)實際需要，通過〖選項〗菜單來設(shè)定單元格指針的移動 方向 ，但這并不能完全滿足我們的需要， 例如：在工作中經(jīng)常會在工作表中錄入多條記錄，當一條記錄錄入完畢， Excel 并不會自動跳至下一記錄的第一個字段，而是需要手工移動單元格指針至下一記錄，這會影響數(shù)據(jù)錄入的速度。 數(shù)據(jù)輸入 時 發(fā)現(xiàn) 錄入 錯誤， 如果已經(jīng)按【 Enter】鍵確認，可以使用 撤 消 按鈕撤消剛才的輸入，如果 沒有 按【 Enter】鍵 (即光標沒有跳至其他單元格 )， 則可 按 【 Esc】鍵或編輯欄的 取消 圖標 就可以撤 消 剛才的輸入。具體操作方法請參見第四章的“自定義格式”部分。 公式也可以包括下列所有內(nèi)容或其中之一：函數(shù)、引用、運算符和常量。文本不可以直接進行算術(shù)運算， 但有一個情況例外： 某些 特殊文本可以進行運算，如 邏輯值“ TRUE”和“ FALSE” ， 運算時 Excel 會將 TRUE 視為 1， FALSE 視為 0。數(shù)值可以為數(shù)字，也可以為日期或時間。還可 使用工作表和工作簿保護來防止其他用戶修改工作表。手工錄入時如果要錄入本列已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)也可通過記憶式鍵入或從下拉列表 選取的方式來提高錄入的速度 。 2． 1 數(shù)據(jù)輸入的基礎(chǔ)知識 2． 1． 1 概述 數(shù)據(jù)輸入的方法主要有以下幾種：手工錄 入、復(fù)制粘貼、下拉填充、外部導(dǎo)入 。 第 17 頁 第二章 輸入 與編輯 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)輸入的方法有多種，不同的情況下選用適當?shù)姆椒▉磔斎霐?shù)據(jù)將提高 操作 效率。 1 雙擊圖表的不同區(qū)域，如：空白處、坐標軸、圖例區(qū)、網(wǎng)格線、數(shù)據(jù)區(qū)，均可以設(shè)置相應(yīng)區(qū)域 的格式。 1 雙擊 EXCEL 中的透視表中的數(shù)據(jù) ， 可在新的工作表中列出該數(shù)據(jù)的明細情況。 例如，雙擊 “頁面設(shè)置”對話框中頁邊距選項卡中 的 “橫向 ”選 項，系統(tǒng) 直接將當前表格設(shè)置為橫向，并退出對話框；又如， 雙擊 “ 選擇性粘貼 ” 對話框中其中的某個選項，無須單擊 “ 確定 ” 按鈕就可以直接執(zhí)行操作 。 1． 5． 2 工作表操作時 【 Shift】 鍵的作用 1． 按住 【 Shift】 鍵拖滾動條 快速翻頁 ； 2． 選定 【 Shift】 ，然后點擊滾動條某位置，可快速定位至點擊處 ； 3． 按住 【 Shift】 鍵單擊滾動條的不同位置可快速滾動至相應(yīng)位置，如按 【 Shift】 單擊滾動條最下端，效果等同于 【 Ctrl】 +↓，可快速滾動 至 第 14 頁 第 65536 行 ； 4． 【 Ctrl】 +【 Shift】 +箭頭鍵 將選定的區(qū)域擴展到 當前數(shù)據(jù)區(qū)域 與活動單元格同 一行或同一列的最后一個非空白單元格 ； 5． 將 【 Enter】 的移動方向反向 ； 6． 將 【 Tab】 的移動方向反向 ； 7． 按住 【 Shift】 加空格 ，可 選定整行 ； 8． 按住 【 Shift】 鍵，雙擊活動單元格（區(qū)域）的邊緣快速擴展單元格區(qū)域 ； 9． 按住 【 Shift】 ，向下或向右拖動填充柄插入單元格 ； 10． 按住 【 Shift】 ，向上或向左拖動填充柄刪除單元格 ； 11． 按住 【 Shift】 ，拖動單元格至目標單元格可調(diào)換單元格的順序 ； 12． 旋轉(zhuǎn)自選圖形時 按住 【 Shift】 限制旋轉(zhuǎn)角度在 15度 ； 13． 按住 【 Shift】 鍵，拖動矩形 .橢圓 .三角形圖形工具可繪制為正方形、圓形、等邊三角形 ； 14． 按 住 【 Shift】 拖動對象 ，可將 對象 限制在 水平或垂直 方向 移動 。 7. 增加小數(shù)位和減少小數(shù)位數(shù)功能交換 ； 8. 增加縮進量與減少縮進量功能交換 ； 9. 增大字號和減少字號功能交換 ； 10.“ 工作表從左到右 ” 按鈕 功能變?yōu)殡p擊有效 ； 【 提示 】 ： “工作表從左到右”按鈕 在 〖 工具 〗 菜單 ―― 〖 自定義 〗 對話框的“命令”選項卡里面的“格式”類添加。 第 13 頁 1． 5 【 Shift】 鍵作用總結(jié) 在英語中“ Shift” 單詞的本意為轉(zhuǎn)換 、 移動 、 轉(zhuǎn)變 ，在 Excel 中使用 【 Shift】鍵就可實現(xiàn)功能變換的作用，如按住 【 Shift】 即可將輸入 大寫 字母、按住【 Shift】拖動單元格區(qū)域即可實現(xiàn)單元格區(qū)域的互換。 ☆ 限制對象只在水平垂直方向移動 按 住 【 Shift】拖動對象 ，可將 對象 限制在 水平或垂直 方向 移動。按住【 Alt】鍵使用“橢圓”工具欄，可繪制與單元格或單元格區(qū)域邊緣相切的橢圓。若要將對象的旋轉(zhuǎn)角度限制在 15 度，在拖動旋轉(zhuǎn)控點時按住 【 Shift】。 ☆ 改變顯示比例 按住 【 Ctrl】向下或向上撥動 鼠標的 滾輪，即可改變工作表的顯示比例。 ☆ ☆ 復(fù)制單元格 選定目標單元格區(qū)域，將鼠標移到單元格區(qū)域的邊框，按住【 Ctrl】拖動至目標區(qū)域。此技巧用于反復(fù)輸入數(shù)據(jù)進行測試非常有用。 第 11 頁 【技巧 】 選中某單元格后按住 【 Ctrl】 鍵，再次單擊這個單元格，此單元格會出現(xiàn)一個實線框。 也可按下組合鍵“【 Shift】 +F8”，激活“添加選定”模式，此時工作簿下方的狀態(tài)欄中會顯示出“添加”字樣，以后分別單擊不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選定，而不必按住【 Ctrl】鍵不放。按 Esc或 F8 退出擴 展模式。 ☆ 選取連續(xù)單元格區(qū)域 先選取單元格的起始單元格，再按住【 Shift】，點擊目標單元格區(qū)域的最后一個單元格，將選取一個以起始單元格為左上角，最后單元格為右下角的矩形區(qū)域。 ☆ 【 Ctrl】 +9 隱藏選中單元格所在行（取消隱藏用【 Ctrl】 +【 Shift】 +9） ☆ 【 Ctrl】 +0 隱藏選中單元格所在列（取消隱藏用 【 Ctrl】 +【 Shift】 +0） ☆ 【 Shift】的其他作用 參見本章第五節(jié)“ 【 Shift】 鍵作用總結(jié) ”。 ☆ 【 Ctrl】 +39。 第 9 頁 鏈接： 要選定整張工作表也可用鼠標點行號列標的交叉處（名稱框下面） ☆ 【 Ctrl】 +【 Shift】 +（雙引號） 將活動單元格上方單元格中的數(shù)值復(fù)制到當前單元格或編輯欄。） 當前區(qū)域：當前單元格向相鄰單元格 (四面八方 )延伸，如果遇到非空單元格，則非空單元格與原單元格一起再向四面八方延伸，直至無法延伸，即四面八方全為空單元格，最終所圈定的矩形區(qū)域即為當前區(qū)域。經(jīng)過延伸，區(qū)域如果得以擴大，按 【 Ctrl】 +A，則選當前區(qū)域，此時如果再按 【 Ctrl】 +A，則肯定選 定整表，因為區(qū)域沒得到擴大。準確地說法請參見 Excelhome 會員 一束陽光 所補充的表述（紅色部分文字）。 ☆ 【 Ctrl】 +A 選定整張工作表。 【 提示 】 ： 此快捷鍵與全角半角切換的快捷鍵相沖突時，輸入法切換優(yōu)先。 【 提示 】： 如果與輸入法切換的快捷鍵相沖突時，輸入法切換優(yōu)先。 【 鏈接】 ： 要復(fù)制單元格區(qū)域為圖片請使用“照相機”或復(fù)制圖片（按【 Shift】 點編輯菜單）功能。 ☆ 【 PrtScr】 將屏幕圖片復(fù)制到剪貼板中。 ☆ 【 Ctrl】 +F9 將工作簿窗口最小化為圖標。 ☆ 【 Ctrl】 +~ 在顯示 公式 和 計算結(jié)果 之間切換。 ☆ 【 Ctrl】 +X 剪切選定的單元格。 ☆ 連 按 二 次 【 Ctrl】 +C 顯示 Microsoft Office 剪貼板（多項復(fù)制與粘貼）。 ☆ 【 Alt】 + =（等號） 用 SUM 函數(shù)插入 “ 自動求和 ” 公式。（分號） 輸入 系統(tǒng)當前 日期。 【 鏈接 】： 在編輯公式時選擇要更改的引用，按 F4 可切換引用類型（指絕對引用、相對引用） ☆ 【 Ctrl】 +Z 撤消上一次操作。 【 鏈接 】： 用鼠標實現(xiàn)此功能的方法參見本章第二節(jié)“ 鼠標操作技巧 ” ☆ 【 Ctrl】 +R 向右填充。 【 鏈接 】： 在其他工作表中輸入相同的已有數(shù)據(jù) 選中含有輸入數(shù)據(jù)的源工作表， 以及復(fù)制數(shù)據(jù)的目標工作表，選定包含需要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格，在【編輯】菜單上，指向〖填充〗，再單擊“至同組工作表”。 【 提示 】 ： 這個功能很實用，一定要記住 ！不要再去用空格將文本擠到下一行了！ ☆ 【 Ctrl】 +【 Enter】 先選定單元格區(qū)域，輸入完后按住 【 Ctrl】 回車將 當前輸入項填充 至 選定的單元格區(qū)域。如果選定單列中的單元格，則向上移動。如果選定單列中的單元格，則向下移動。 ☆ 【 Shift】 +【 Enter】 在選定區(qū)域內(nèi)從下往上 或從右往左 移動 ，即與【 Enter】的移動方向相反 。 ☆ 【 Enter】 在選定區(qū)域內(nèi)從上往下 或從左往右 移動。 ☆ 【 Ctrl】 +【 End】 移動到工作表 曾經(jīng)編輯過 (即便后來已刪 )的最右下角單元格 ，該單元格位于數(shù)據(jù)所占用的最右列的最下行中 。 ☆ 【 Home】 移動到行首。 ☆ 【 Ctrl】 +【 Shift】 +箭頭鍵 將選定的區(qū)域擴展到 當前數(shù)據(jù)區(qū)域 與活動單元格同一行或同一列的最后一個非空白單元格。 功能三：選 定繪圖對象， 使用 【 Ctrl】 +方向鍵↑↓→←，以 單個像素的微移量來微移繪圖對象 。 【 鏈接 】： 用鼠標實現(xiàn)此功能的方法參見本 章 第二節(jié)“ 鼠標操作技巧 ” 。記住一些常用的快捷鍵并 在 操作 時 使用它們將大大提高工作效率。 ☆ 鼠標