【正文】 所收到的文件，便于發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系。⒁發(fā)文通知單。⑿用印。⑨繕印。定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿本，是進(jìn)行發(fā)文登記和繕印的依據(jù)。簽發(fā)人是代表發(fā)文組織行使權(quán)力的，對(duì)文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)以高度責(zé)任感行使這一權(quán)力。簽發(fā)是文件形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。⑤送審。文件草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人最后審批簽發(fā)之前，由機(jī)關(guān)辦公廳（室）對(duì)文稿的內(nèi)容、體式、語言表達(dá)等作全面的審核檢查。④核稿。③會(huì)簽。①?zèng)Q定發(fā)文和授意。在上述差別，一是因?yàn)槊貢ぷ鞯膫鹘y(tǒng)和體制不同；二是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書工作的要求不同；三是對(duì)收文處理范圍的劃定方式不同。四是領(lǐng)導(dǎo)者參與收文處理的程度不同。二是收文處理包含的內(nèi)容上存在的差異。六是秘書收文處理都建立了有關(guān)制度，都十分重視防止出現(xiàn)差錯(cuò)等等。⑥要根據(jù)來件提供的有關(guān)信息，把要事記入行事表內(nèi)。④要妥善處理來信的損毀問題。②開封要精細(xì)。⑥在登記簿上登記來件。④進(jìn)一步分揀。②郵件拆封。⒃辦結(jié)。它體現(xiàn)收文處理的最終結(jié)果。⒂辦復(fù)。⒀催辦。⑾批辦。需要擬辦的文件，一般是上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件；平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；重要的機(jī)密文件等。⑨擬辦。⑦摘要。⑤分類。③拆封。　?、俳邮?。一般具有感情色彩、委婉、幽默、風(fēng)趣，以求取得讀者的好感?！　∥鞣絿?guó)家各國(guó)的文書語言風(fēng)格也有差異，但總體來看，有諸多共同之處?！　∥臅珨M的文體模式的差異　　在美國(guó)，常用的文書類型有公務(wù)信函，英國(guó)常用的文書種類與美國(guó)大體相似，其中公務(wù)信函、各類報(bào)告、備忘錄是經(jīng)常和大量使用的文體?？梢?，中國(guó)與西方秘書撰擬文書信函的過程中，都有領(lǐng)導(dǎo)者授意，領(lǐng)導(dǎo)者是決定者、立意人和最后審定人；秘書是服從者、表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖者和寫作過程的具體操作者?！　≡谌毡?，要求秘書必須掌握草擬文本的知識(shí)和技能，具備熟練起草各類文書信函的本領(lǐng)。　　在美國(guó)，除了要求秘書文件撰擬在內(nèi)容上要準(zhǔn)確外，也對(duì)運(yùn)用正確的文書信涵格式、寫作規(guī)范、表達(dá)語言、寫作技巧上提出了較高的要求。　　文書撰擬基本要求有相似之外　　在秘書文書撰擬中，要求秘書要忠實(shí)地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖。第八章　　文書撰擬的異同　　一、相同之處　　任務(wù)性質(zhì)相似　　在中國(guó)，秘書被稱為“秀才”、“筆桿子”，為組織領(lǐng)導(dǎo)者草擬各類文書是其最基本的工作任務(wù)之一?！　《?、不同之處：　　秘書參謀輔助與事務(wù)服務(wù)結(jié)合的差異，秘書的參謀輔助與事務(wù)服務(wù)緊密結(jié)合，以充分發(fā)揮近身綜合輔助的職能作用。多維思維式參謀輔助，不僅能使秘書參謀輔助更具活力。補(bǔ)充完善式參謀輔助是在不改變?cè)心繕?biāo)和總體構(gòu)想基礎(chǔ)上的參謀輔助，秘書在草擬文稿、辦理文件等過程中，經(jīng)常運(yùn)用的這種方式。　　提出參謀輔助的思維方式有相似之處　　中外秘書參謀輔助的思維方式是多種多樣的，其中相似之處有以下幾個(gè)方面：　　一是比較式。三是探索式，即針對(duì)要解決的某一難題，組織有目的、有計(jì)劃的群體探索，廣泛地征求意見或建議?！　∫皇亲稍兎绞?。三是預(yù)測(cè)把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似。二是重點(diǎn)把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似?！　“盐諈⒅\時(shí)機(jī)的方式相似　　一是跟蹤把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似。二是決策形式時(shí)要作有效的輔佐性參謀。三是體現(xiàn)在秘書方面的障礙。主要指管理組織的結(jié)構(gòu)、分配、運(yùn)行制度和管理觀念等。三是體現(xiàn)在參謀輔助對(duì)群體智能開發(fā)的程度上。配合包括智囊團(tuán)在內(nèi)的各有關(guān)人員擬定可行方案?！　⒅\輔助運(yùn)作上的差異　　中外秘書參謀輔助活動(dòng)運(yùn)作上的差異，一是體現(xiàn)在對(duì)重大決策參謀輔助的程度上。執(zhí)行級(jí)的職責(zé)是對(duì)次要的提案進(jìn)行初步的審查分析，解決和處理行政事務(wù)中可能出現(xiàn)的一般問題。二是中層秘書輔助上的差異。大多以“研究室主任”“辦公室主任”、“秘書長(zhǎng)”、“副秘書長(zhǎng)”命名。在西方國(guó)家，如英國(guó)，設(shè)有“國(guó)務(wù)秘書”。五是負(fù)面價(jià)值。秘書的參謀輔助無論是否被采納或采納的程度如何，都能加強(qiáng)秘書與其領(lǐng)導(dǎo)間的信任，促進(jìn)主輔配合更為默契。三是參考價(jià)值。當(dāng)秘書提出的參謀建議沒有被采納，領(lǐng)導(dǎo)者采用的是相反或完全不同的方案，經(jīng)過實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)者采用的方案的錯(cuò)誤的，而秘書的參謀建議是正確的。一是實(shí)際效益價(jià)值。四是理解和體察領(lǐng)導(dǎo)者的心理情緒及其變化，從理論上講，作為高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)者任何情況下，對(duì)來自各方面的意見或建議，都應(yīng)該認(rèn)真傾聽，理智選擇，按需要和可能采納。二是善于發(fā)現(xiàn)各種異?，F(xiàn)象、偏差或失誤，找出這些問題存在的原因、危害性以及有關(guān)對(duì)策建議。中外秘書都要在參謀輔助活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)和利用機(jī)遇。三是受到具體條件的限制。秘書的參謀建議方案對(duì)管理思維而言，秘書的參謀輔助都要受到領(lǐng)導(dǎo)者的制約，這是秘書工作的輔助性特征所決定的。第一是參謀輔助效果的間接性?！　∶貢鴧⒅\職能體現(xiàn)的異同　　 參謀輔助的體現(xiàn)形式相近，秘書體現(xiàn)參謀輔助職能形式的多樣性和內(nèi)容的綜合性。二是就秘書的參謀智能而言，中國(guó)與西方的現(xiàn)代秘書人員大多受過良好的教育的職業(yè)訓(xùn)練?！　⒅\輔助能量的差異　　有領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度、秘書的參謀智能及信息擁有量和秘書參謀輔助的主動(dòng)程度。秘書參謀輔助職能的強(qiáng)化，是由于領(lǐng)導(dǎo)工作近身綜合性參謀輔助需要的增強(qiáng)和秘書參謀輔助能力的提高兩個(gè)方面的因素所決定的。中外秘書工作者在其領(lǐng)導(dǎo)者主事者身邊工作，中國(guó)和西方國(guó)家秘書參謀輔助職能基礎(chǔ)的相同和相近之處，是秘書工作近身綜合輔助的基本特征所決定的。三是秘書工作具有綜合職能的優(yōu)勢(shì)，便于站在領(lǐng)導(dǎo)工作需要及全局的高度，發(fā)揮參謀輔助作用。具體體現(xiàn)，一是秘書處于組織管理的中介位置。三是科學(xué)決策的需要。秘書處于職能綜合與信息綜合的地位，因此，其參謀輔助活動(dòng)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者主事者具有不可替代的重要作用。五是秘書教育體制上的差異。三是對(duì)秘書工作的制約上的差異。三是在秘書業(yè)務(wù)操作上融入了大量相關(guān)方面知識(shí)和方法。二是秘書工作業(yè)務(wù)分工向?qū)I(yè)化分展。四是曲折性程度不同。二是文化上的差異。三是無產(chǎn)階級(jí)革命中的秘書與領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系，在政治上是平等的同志關(guān)系，在工作上是主輔配合的上下級(jí)關(guān)系。這是無產(chǎn)階級(jí)革命中秘書工作與其他階級(jí)秘書工作的根本區(qū)別，它有著極強(qiáng)的戰(zhàn)斗性和影響力。二是無產(chǎn)階級(jí)革命中的秘書工作與廣大人民群眾有著密不可分的血肉聯(lián)系。三是企業(yè)秘書與企業(yè)主管的關(guān)系有所差異?！　〔煌帯　∫皇且?guī)范性的程度不同。三是職能地位大體相似。二是工作內(nèi)容大體相似。四是外事工作的立足點(diǎn)不同。二是運(yùn)作體制不同。六是國(guó)家秘書人員的從業(yè)人數(shù)大為增長(zhǎng)。四是秘書工作的效率有所提高。二是秘書工作的內(nèi)容更為豐富?！　?guó)家政權(quán)機(jī)構(gòu)秘書工作的異同　　近現(xiàn)代中外秘書工作均在古代秘書工作的基礎(chǔ)上有所發(fā)展。同時(shí)保留并加強(qiáng)了機(jī)要科。建黨初期，內(nèi)部行文的主要形式是書信，后有通告、聲明、告人民書、宣言、決議等等。　　戰(zhàn)爭(zhēng)年代中國(guó)共產(chǎn)黨的秘書工作　　1923年毛澤東同志擔(dān)任中央秘書，負(fù)責(zé)起草文件、處理文件、會(huì)議記錄和保管檔案?！　?guó)民黨政府對(duì)秘書工作的改革　　政府頒布了《暫行公文革新辦法》，整頓公文文風(fēng)，強(qiáng)調(diào)公文分行、分段、使用標(biāo)點(diǎn)，要以白話文撰寫。加強(qiáng)了蓋印署名制度、副署制度、發(fā)文編號(hào)制度，完善了檔案工作制度。秘書廳還有以下人員：秘書，協(xié)助秘書長(zhǎng)辦理公務(wù)，僉事，掌官一般文書的撰擬和處理編纂記錄、保管文件圖籍、翻譯文電、核對(duì)文稿、收發(fā)文件、處理庶務(wù)等；主事，輔助僉事分辦各類事務(wù)，相當(dāng)于科員；參議，主要是審議法令?！　∧暇┡R時(shí)政府，它的行政體制具有近代鮮明的反封建性和資產(chǎn)階級(jí)民主性，其秘書工作，首開中國(guó)現(xiàn)代國(guó)家秘書工作之先河，秘書工作運(yùn)作中同樣體現(xiàn)了反封建的民主思想?！　∧暇┡R時(shí)政府的秘書人員主要有秘書長(zhǎng)、秘書處長(zhǎng)、秘書、顧部、參事、書記長(zhǎng)、書記員、文牘員、公牘員、監(jiān)印員、收發(fā)員、記錄員、繕寫員、電務(wù)員、譯員、編制員、調(diào)查員、應(yīng)接員、錄事、文書、司書及副官等等?？偨y(tǒng)府秘書處在總統(tǒng)府東西柵門處設(shè)立揭示處，專門公布對(duì)人民來信的批答處理情況。四是改革公文文體，廢除封建王朝使用過的制詔誥敕題奏表箋等文體，盡可能地簡(jiǎn)化公文。二是規(guī)定凡發(fā)文必須蓋印、簽名?！　∧暇┡R時(shí)政府的秘書工作　　根據(jù)《臨時(shí)政府組織大綱》，總統(tǒng)府設(shè)秘書長(zhǎng)一人，由臨時(shí)大總統(tǒng)直接任命，胡漢民被任命為首任大總統(tǒng)府秘書長(zhǎng)。公文撰制過程由負(fù)責(zé)制發(fā)公文的侯爵官員定稿，呈送翼王審核，準(zhǔn)行則送詔書衙繕寫?！　⊥砬澹耖g還出現(xiàn)了專門培養(yǎng)幕僚的私人開辦的學(xué)?！澳火^”。美國(guó)、英國(guó)、法國(guó)等國(guó)家都先后出現(xiàn)了秘書協(xié)會(huì)。二是由秘書辦文辦會(huì)事務(wù)，發(fā)展成為對(duì)顧客提供辦文辦會(huì)服務(wù)的秘書事務(wù)所?！　∶貢ぷ鞯姆种Оl(fā)展　　秘書工作出現(xiàn)了分支發(fā)展。六是秘書辦公工具的變革。四是政權(quán)首腦一般都配備有個(gè)人專職秘書或?yàn)槭啄X個(gè)人公務(wù)服務(wù)的秘書班子。　　西方國(guó)家近現(xiàn)代秘書工作的發(fā)展　　一是秘書部門的地位得到鞏固。五是為維護(hù)人民的根本利益服務(wù)。三是為打擊階級(jí)敵人服務(wù)?！　“屠韫绲拿貢ぷ?，具有為無產(chǎn)階級(jí)服務(wù)的鮮明的階級(jí)特征。采取了一系列秘書工作改革、特別是批準(zhǔn)了卡繆起草的國(guó)家檔案館條例。在“國(guó)民會(huì)議組織條例”的最后一章規(guī)定成立國(guó)民會(huì)議文件檔案館，并從議員中選出館長(zhǎng)，由議長(zhǎng)、會(huì)議秘書、館長(zhǎng)分掌文件檔案館的三把鑰匙。三是反映在外交的立足點(diǎn)的差異上?！　〔煌帯　∫皇欠从吃谥鲃?dòng)與被動(dòng)的差異上。三是中國(guó)與西方國(guó)家的外交秘書性工作，均是國(guó)家外交事務(wù)中不可缺少的環(huán)節(jié)?！　《?、對(duì)外事務(wù)中秘書性工作的差異　　相同相似之處　　一是中國(guó)與西方外交秘書性工作的增多，是社會(huì)發(fā)展的客觀要求。三是業(yè)務(wù)內(nèi)容和工作方法上存在差異。三是工作內(nèi)容的相似之處　　不同之處　　一是在隸屬機(jī)關(guān)上存在差異。　　國(guó)家機(jī)關(guān)秘書性工作的異同　　相聯(lián)相似之處　　一是秘書性機(jī)構(gòu)的淵源大體相似?！　≡谇宕醒胝畬ＴO(shè)理藩院掌管少數(shù)民族事務(wù)和外交事務(wù)，特命王公、大學(xué)士兼理院務(wù)。府衙門內(nèi)也設(shè)有經(jīng)歷司、照磨所?！　?guó)家機(jī)關(guān)秘書性工作　　尚寶司負(fù)責(zé)皇帝印璽的使用，中央六部和大理寺內(nèi)各設(shè)司務(wù)廳，置司務(wù)為長(zhǎng)官，掌管公文的收發(fā)、登記、檢查、催辦等事。內(nèi)三院為輔佐皇帝處理軍政機(jī)務(wù)的機(jī)關(guān)。設(shè)通政司，掌收天下文書，在各中央機(jī)關(guān)間發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，內(nèi)閣實(shí)際上是皇帝掌管國(guó)政的辦公廳?！　∥鳚h漢武帝時(shí)，中央官員劃分為“外朝”和“中朝”兩大系統(tǒng)。　　在英國(guó)像商業(yè)拓殖家公會(huì)一類的帶有行會(huì)色彩的規(guī)約性商團(tuán)，其秘書性人員主要是辦理公會(huì)日常事務(wù)，在商務(wù)各獨(dú)立經(jīng)營(yíng)的企業(yè)之間溝通信息協(xié)調(diào)關(guān)系，通過操辦會(huì)務(wù)，草擬并組織討論、通過簽定各種契約，維護(hù)商團(tuán)的共同利益?！　≈趁駭U(kuò)張活動(dòng)中的秘書工作　　如英國(guó)成立了東印度公司和在其他地區(qū)設(shè)立的海外貿(mào)易公司；荷蘭成立了東印度公司和西印度公司；葡萄牙向印度派駐了總督，西班牙設(shè)立了印度事務(wù)部。　　第五章　　英國(guó)樞密院原是英王的私人顧問機(jī)關(guān)，也是代表王權(quán)的最高行政機(jī)關(guān)，后演變成為協(xié)助國(guó)王處理立法、司法和行政事務(wù)的中央政府機(jī)關(guān)。二是介入世俗社會(huì)生活的方式不同。四是都要協(xié)助宗教首腦與官府往來。二是內(nèi)部事務(wù)方面相似。三是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的秘書性工作專業(yè)化程度有所差異，四是秘書性工作與宗教的關(guān)系不同。因此，歐洲城市秘書性工作對(duì)封建王國(guó)具有相對(duì)的獨(dú)立性。三是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的秘書性工作增多。四是文書載體的不同。二是空間要素上的差異。從南宋紹熙元年（1190年）就開始編制土地登記籍冊(cè)，并在松江編制魚鱗圖冊(cè)?！　?guó)家政權(quán)機(jī)構(gòu)秘書性工作的異同　　相同相似之處　　一是秘書性工作的領(lǐng)域擴(kuò)大。明初官制沿襲元代，宮廷內(nèi)設(shè)司禮監(jiān)宦官秘書性機(jī)構(gòu)。南宋時(shí)還設(shè)有中央架閣總庫(kù)，收藏全國(guó)重要檔案史料。四是公文譽(yù)寫制度和傳遞公文改為軍郵制度等。其目的是便于閱讀易解，加速公文辦理。　　宋代的秘書工作制度又有所發(fā)展：一是一文一事制度已經(jīng)在宋開始實(shí)行，強(qiáng)調(diào)“非一宗事者不得同為一狀”，此制度一直為后世沿用?！　√圃O(shè)政事堂，為三省集體辦公議政之處?！　√圃O(shè)中書省，有中書令、中書侍郎等官吏，掌管軍國(guó)政令、參議政務(wù)及章奏文書等；設(shè)門下省，有侍書、侍郎、給事中等官吏，掌官出納帝命、顧問應(yīng)對(duì)、掌機(jī)密文件、審議公文、封駁詔命章奏等；設(shè)尚書省，有尚書仆射等官吏，掌管朝廷日常行政事務(wù)等；后又設(shè)翰林學(xué)士院，有翰林供奉、翰林承旨等官吏，掌管草擬制詔書敕，協(xié)理批答四方章表疏議等；設(shè)匭使院，有知匭使等官吏，處理信訪事務(wù)，使下情上達(dá)等。就是公文形成有別于文學(xué)作品的簡(jiǎn)明務(wù)實(shí)莊重的文風(fēng)的發(fā)端。　　從梁陳開始，文章有了“文”與“筆”之分。我國(guó)造紙術(shù)西漢早期已經(jīng)發(fā)明，到東晉末年桓玄下令公文統(tǒng)一用紙張作載體，并為后世沿用?！　》饨ㄍ醭拿貢怨ぷ鳎骸　∪缑貢睿ūO(jiān)），典尚書秦事，頒發(fā)敕令；中書省的中書監(jiān)（中書令、中書侍郎、中書舍人等），起草文書，掌管經(jīng)籍及秦事；門下省的待中，侍皇左右掌秦事；尚書省的尚書令，掌管文書事務(wù)及行政事務(wù)?！皯椀鋵殠?kù)”的建立，一是說明法國(guó)國(guó)王為了強(qiáng)化王權(quán)對(duì)文書檔案更加珍視；二是標(biāo)志著政務(wù)的紛繁，秘書性工作有了進(jìn)一步發(fā)展，產(chǎn)生了更多文件材料，集中保存國(guó)家文書檔案也有了重大發(fā)展；三是“憲典寶庫(kù)”的建立對(duì)法國(guó)國(guó)家秘書性人員保管和利用文書檔案為國(guó)王行政提供服務(wù)，有了更為良好的基礎(chǔ)性條件。　　在英國(guó)，號(hào)稱“末日審判書”形成過程中的全國(guó)性社會(huì)財(cái)產(chǎn)調(diào)查登記活動(dòng)，是一次強(qiáng)化王權(quán)的有力舉措，其中包含著規(guī)?？涨暗膬?nèi)容豐富的秘書性活動(dòng)。國(guó)王腓力四世（1285~1314年在位）為取得反對(duì)羅馬教廷斗爭(zhēng)的勝利，于1302年首次召開了有高級(jí)騎士、世俗貴族、富裕市民代表參加的三級(jí)會(huì)議。就秘書工作的發(fā)展而言，它為歐洲古代官吏型秘書性工作向社會(huì)化職業(yè)化近現(xiàn)代秘書工作的發(fā)展，打下了基礎(chǔ)?！　‘?dāng)時(shí)秘書性工作的內(nèi)容看，其職能作用已具備現(xiàn)代秘書工作的某些特點(diǎn)。如在祭典或會(huì)議時(shí)，往往要對(duì)其信奉的神或祖師頂禮膜拜。二是均有一定的宗教組織為活動(dòng)領(lǐng)域，歐洲以基督教為活動(dòng)領(lǐng)域，在龐大的教會(huì)組織體系內(nèi)開展秘書性活動(dòng)。　　不同之處，一是對(duì)封建王朝相對(duì)獨(dú)立性的程度不同；二是秘書性人員受其封建領(lǐng)主的保護(hù)程度不同；三是封建領(lǐng)主的秘書性工作的職能穩(wěn)定性不同。封建領(lǐng)地內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是封閉的自然