國(guó)外秘書(shū)分類ppt課件-文庫(kù)吧資料
2025-05-18 07:08本頁(yè)面
【正文】 秘書(shū)相比較，其基本特征為 :以秘書(shū)工作為專門(mén)職業(yè)，具備速記、打字、計(jì)算、資料整理等專業(yè)技能 。近年來(lái)，隨著對(duì)秘書(shū)專業(yè)技能要求日益提高，“ 日本型 ” 秘書(shū)與 歐美型 秘書(shū)的差距已逐漸消失。大多不懂英語(yǔ)等外語(yǔ) 。其基本特征為：即未經(jīng)過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，也未經(jīng)過(guò)秘書(shū)業(yè)務(wù)技能考察 。溯其源，同我國(guó)古代指宮禁中秘藏的書(shū)籍同出一轍，秘書(shū)原系指物而非指人，故其由來(lái)與我國(guó)古代屬同一沿革。文件可分為下列各類： 不太有用的或極少用的文件；短時(shí)保存的公文；保存期明確文件（如保存到 …… 年為止）；等待答復(fù)的公文；在 …… 法律生效期間內(nèi)保存的文件；長(zhǎng)期保存的文件，共此六種。 企業(yè)秘書(shū)的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進(jìn)行分類：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關(guān)同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)信息；生產(chǎn)計(jì)劃；有關(guān)公司對(duì)手方面的信息；進(jìn)行舉辦講習(xí)班的資料；簽字無(wú)訛的字樣證明；有關(guān)各學(xué)院進(jìn)行秘書(shū)講習(xí)班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動(dòng)圖表；參觀訪問(wèn)者的統(tǒng)計(jì)表冊(cè)；實(shí)習(xí)生工作須知等等。 關(guān)于變更重要定貨人電話號(hào)碼的通知；關(guān)于分配全年獎(jiǎng)金的指示；同你商號(hào)合作的企業(yè)的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價(jià)要求；邀請(qǐng)你公司或商號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人出席作為重要供應(yīng)者的企業(yè)紀(jì)念會(huì)；關(guān)于某企業(yè)首領(lǐng)生病需要休假之際變更代替人的通知；有關(guān)電話洽談重要的縮減開(kāi)支方面的決定；對(duì)本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告內(nèi)容質(zhì)詢，秘書(shū)要立即答復(fù)，如在休假期間，假終進(jìn)行；整頓七天一疊未拆開(kāi)的公文；本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進(jìn)行關(guān)于發(fā)起組織技術(shù)裝備的提案；電話中達(dá)成的協(xié)議，值本公司領(lǐng)導(dǎo)人休假，會(huì)晤問(wèn)題由秘書(shū)負(fù)責(zé)；對(duì)本公司或商號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人參加的董事會(huì)重要會(huì)議計(jì)劃記錄事項(xiàng)要由秘書(shū)掌握；十分重要的是，供領(lǐng)導(dǎo)人用的資料要由秘書(shū)進(jìn)行擇選，以便于領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書(shū)的重要任務(wù)就在于擇選最需要的材料。同時(shí)，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點(diǎn)，便于擬出扼要提綱。一般秘書(shū)的基本條件，年齡不能超過(guò) 30歲，必須是中等文化程度，專業(yè)秘書(shū)訓(xùn)練班和英語(yǔ)訓(xùn)練班畢業(yè)， 通過(guò)考試任用；再有的是從事過(guò)圖書(shū)館整編和管理工作的人，能獨(dú)自編寫(xiě)一般信息，懂英語(yǔ)，年齡不得超過(guò) 42歲，要求其工作必須以最短的時(shí)間達(dá)到最佳效果，這也是必備的原則。 企業(yè)秘書(shū)
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