【正文】 服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。在選擇領(lǐng)帶的時(shí)候，一般要根據(jù)當(dāng)年的流行因素選擇一兩條領(lǐng)帶，但是不要太多，因?yàn)闀r(shí)尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺?huì)輪回。198。選擇襯衫的基本原則是款式要簡潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時(shí)穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能給人以可信賴的感覺。198。西裝的長度標(biāo)準(zhǔn)一般是：當(dāng)手下垂的時(shí)候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背。西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。男性的穿著藝術(shù)1．正裝上班族的穿著有一個(gè)基本的原則，那就是根據(jù)場合選擇服裝，比如陪同主管去應(yīng)酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應(yīng)該穿得休閑一些。有的手勢在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來西亞，豎起一根手指是罵人的動(dòng)作，如果隨便使用，很有可能會(huì)引起誤會(huì)。有的人習(xí)慣翹腳，同時(shí)將身體歪在一邊，這個(gè)動(dòng)作會(huì)影響自己的專業(yè)形象，應(yīng)避免采用這種坐姿。3．穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r(shí)間很長，平時(shí)工作、開會(huì)或與朋友聚會(huì)的時(shí)候，大部分時(shí)間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過于前傾或后倒等等，這些都會(huì)給人留下不好的印象。如果是男秘書，站立的時(shí)候兩腳應(yīng)稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會(huì)覺得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會(huì)發(fā)麻。1．從容不迫的走路姿勢模特們在舞臺上走一字步，確實(shí)很好看，但是對工作中的秘書來說，這種步法并不實(shí)用。優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個(gè)人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對他（她）產(chǎn)生好感，所以儀態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書的必修課。秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。在數(shù)字時(shí)代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來管理檔案。操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對重要文檔加密見參考答案3－2【本講小結(jié)】本講介紹了數(shù)字時(shí)代的檔案管理。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下：圖3－1 文檔加密步驟示意圖【自檢】電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會(huì)使用電腦來管理文檔嗎？請?zhí)顚懴旅娴谋砀?。要避免在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對自己的重要文檔進(jìn)行加密。光盤刻錄機(jī)可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡單、可靠。Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會(huì)自動(dòng)把資料備份一份。壓縮程序當(dāng)檔案必須存放在磁盤時(shí)，可以通過壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ）專門用來備份編輯中的檔案，可以針對同一件檔案進(jìn)行多份備份。ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ2002把整個(gè)硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時(shí)通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。最簡單的方法直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個(gè)檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會(huì)丟失?！九e例】對于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行分組，否則檔案會(huì)越積越多。運(yùn)用電腦管理檔案在現(xiàn)代社會(huì)中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來管理檔案是秘書應(yīng)該掌握的技能。如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動(dòng)向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。對于長期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過濾出來，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會(huì)泛濫成災(zāi)。收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對方特征、業(yè)務(wù)項(xiàng)目，便于以后回想。對于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計(jì)算機(jī)另外打一張，也可縮小影印后再建檔。3．名片的整理方法對名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼恚梢员阌诒４婧筒檎颐?．名片的分類方法對名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時(shí)，可以使用最常見的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時(shí)，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時(shí)可以查找。名片的檔案管理按時(shí)間劃分按時(shí)間劃分是比較常用的分類方法，比如可將2002年的資料都收集在一個(gè)資料夾里，將2003年的資料收集在另一個(gè)資料夾里。按項(xiàng)目劃分項(xiàng)目也叫專案，可以針對某個(gè)具體的項(xiàng)目劃分檔案，比如要做情人節(jié)的專案，可以把歷年來情人節(jié)的專案資料進(jìn)行歸類、分析。按形式劃分根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會(huì)議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。按主題劃分根據(jù)不同的主題進(jìn)行劃分，比如把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。按對象劃分根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分。3．檔案堆放的技巧檔案應(yīng)該豎起來擺放，整齊的排列，這樣相關(guān)人員尋找資料的時(shí)候就可以一目了然，而且可以很方便地取出來。2．尺寸要統(tǒng)一要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于辨認(rèn)和管理。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅黃2等等，使得檔案區(qū)域無限的延伸。198。198。198。在運(yùn)用顏色管理的時(shí)候，有如下幾個(gè)方面要注意：198。檔案管理要有具體的管制方法?！咀詸z】請做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點(diǎn)連起來。7．兩層或四層資料盒這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時(shí)拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。6．透明資料袋透明資料袋一般被用來暫時(shí)保存文件資料，使得資料不會(huì)被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因?yàn)橥该鳎藗円谎劬椭览锩娣诺氖鞘裁促Y料。5．金屬文件夾金屬文件夾里面有一個(gè)彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。4．檔案盒檔案盒的一般規(guī)格是，寬315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在全世界通用。其缺點(diǎn)是必須先對文件資料進(jìn)行打孔作業(yè)，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會(huì)被夾住，或被穿孔破壞，無法展現(xiàn)完整內(nèi)容。開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時(shí)候比較容易，其缺點(diǎn)是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機(jī)密性的檔案管理。醫(yī)院、戶籍單位最常采用這種區(qū)分方法。2．開放式橫向檔案管理所謂開放式就是我們在醫(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的基本條件是資料比較統(tǒng)一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會(huì)造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時(shí)候如果用力不當(dāng)，就會(huì)損壞資料。常用的檔案管理方式1．抽屜式直立檔案所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠?qū)⒎N類繁多的檔案詳細(xì)地分類，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。檔案管理的基本原則檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個(gè)步驟。在學(xué)習(xí)了本講的知識之后，要運(yùn)用于實(shí)際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，只是一點(diǎn)小小的改變，就會(huì)帶來很大的成果?！薄颈局v小結(jié)】本講介紹了辦公室禮儀。有時(shí)候，還要召開專門的匯報(bào)會(huì)議，這時(shí)必須事先準(zhǔn)備好充分的輔助工具，如制作投影片、幻燈片或海報(bào)等等。匯報(bào)的方式如果工作比較簡單，秘書可以采用口頭匯報(bào)的方式，直接向上司匯報(bào)工作的結(jié)果。匯報(bào)的時(shí)間何時(shí)進(jìn)行匯報(bào)？隔多長時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)一次？這要根據(jù)上司的習(xí)慣來決定，如果上司喜歡了解工作過程，秘書就要經(jīng)常向上司匯報(bào)每一階段的工作進(jìn)展；如果上司只重視最后結(jié)果，秘書則可以等工作告一段落后再向上司匯報(bào)。小李的做法是否正確？為什么？如果你是小李，你會(huì)怎么做？___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－2指令的匯報(bào)秘書在接受上司的指令之后，不僅要及時(shí)的落實(shí)工作，還要定期向上司匯報(bào)工作的進(jìn)展和成果，不能出現(xiàn)“黃鶴一去無音訊”的局面。秘書小李最近一段時(shí)間特別忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。表2－1 在接受指令時(shí)的注意事項(xiàng)1準(zhǔn)備紙筆，方便記錄重點(diǎn)2接受工作時(shí)，切忌精神恍惚，應(yīng)專心地聆聽3聽完指令以后，重復(fù)一遍以確認(rèn)要求和期限4如上司征詢自己的看法，應(yīng)提綱挈領(lǐng)地回答，切勿長篇大論5如有困難，應(yīng)立即使上司了解，爭取獲得上司的支持6不要與上司發(fā)生正面沖突，否則只會(huì)讓事情一團(tuán)糟2．接受其他部門主管的指令一個(gè)公司里有很多部門，一個(gè)部門有可能有幾位主管，有的主管可能會(huì)跨部門指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般來說，秘書最好先向自己的直接上司請示，如果本部門暫時(shí)沒有事情要辦，上司同意秘書去幫忙的話就可以去，如果自己部門的事務(wù)非常繁忙，則盡量不要接跨部門的工作，以免影響到自己的分內(nèi)工作，如果礙于情面勉強(qiáng)應(yīng)允，卻又不能如期完成，會(huì)讓人懷疑你的工作能力和誠信。”【舉例】林秘書的上司交待她，明天上午有一個(gè)公司要來參觀，總共有10個(gè)人，讓林秘書準(zhǔn)備午餐。當(dāng)主管交待完畢后，如果仍有疑惑應(yīng)馬上請示，不可一知半解地離去，否則工作就無法順利開展。向主管詢問應(yīng)辦事項(xiàng)在進(jìn)入主管辦公室之前應(yīng)先敲門，得到回應(yīng)后，才可進(jìn)去接受指令，同時(shí)要面帶笑容，誠懇地向主管詢問：“請問您有什么事情要辦嗎？”198。清晰地響應(yīng)，并即刻前往聽到上司的招喚，應(yīng)該清晰地響應(yīng)，并即刻前往，但是如果秘書當(dāng)時(shí)正在處理賬冊或者公司的機(jī)密文檔，則應(yīng)該先把這些文檔收拾好，放進(jìn)抽屜或保險(xiǎn)柜，以免因?yàn)樽约旱氖韬龆斐晒緳C(jī)密外漏。指令的接受與匯報(bào)指令的接受1．接受直接上司的指令一位有經(jīng)驗(yàn)的秘書，知道如何得體、高效地接受上司的指令。工作不順利說明自己的能力不足，能力不足就該加強(qiáng)學(xué)習(xí)。2．樹立專業(yè)形象我們已經(jīng)提過秘書的形象很重要，所以建立一個(gè)專業(yè)形象是一位優(yōu)秀的秘書必須做到的事情，具體來說就是要有高雅的言談舉止，不過于做作，不流于俗套；有整潔大方的外表，不邋遢，不濃妝艷抹；有豐富的崗位知識和工作經(jīng)驗(yàn)等等。不管怎樣，只有重視自己的工作，端正工作態(tài)度，才能把工作做好。事實(shí)上，在當(dāng)今社會(huì)，不少女性即使結(jié)了婚，也保持著經(jīng)濟(jì)、工作上的獨(dú)立性，而且在工作上做得非常出色。人們常說，“認(rèn)真工作的女人是最美麗的”，因此我們首先要端正工作態(tài)度，才能做到認(rèn)真工作。___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－1要有敬業(yè)精神做法ａ：雖然心里難過，但是不應(yīng)讓感情上的情緒影響了工作，還是應(yīng)該認(rèn)真地做好工作。做法ｂ：既然自己搬得動(dòng)，就自己動(dòng)手把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。（2）辦公室里添加了一臺打印機(jī)，送貨員把打印機(jī)送來的時(shí)候，辦公室里的其他人都在忙，只有小李剛剛寫完報(bào)告，空閑下來。（1）一位同事對秘書小李說：“小李，你能不能跟老板講一下，我都做了那么久，是不是該給我加薪了？”回答ａ：好，沒有問題，下個(gè)月就給你加薪。此外，感情是感情，工作是工作，辦公室戀情最忌諱的就是把工作和戀情混為一談。其次，有的人喜歡在辦公室把鞋子脫掉，這樣做非常不雅觀，而且有的人還有腳氣，使別的同事更加覺得難以忍受，如果一定需要讓腳輕松一下，可以自備一雙軟鞋在辦公室里換穿。經(jīng)過這件事，小張非常感激秘書林小姐?！九e例】小張是剛進(jìn)入公司的大學(xué)生，他很聰明、能干，所以也有一些傲氣。4．工作積極主動(dòng)認(rèn)真工作的人總會(huì)受到大家的尊重，如果別的同事很忙，而自己比較空閑，這時(shí)就應(yīng)該主動(dòng)伸出援手幫忙處理，而不能一副事不關(guān)己，高高掛起的樣子。小張回頭一看，傻眼了，王經(jīng)理正站在那兒。此外，我們不可在同事背后中傷或散布謠言，傷害同事形象。3．言行謹(jǐn)慎不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太瑣碎，否則久而久之，同事看到你就會(huì)掉頭走開，免得聽你訴苦。上下班在電梯里遇見同事，或者在茶水間遇見同事，要禮貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也應(yīng)該點(diǎn)頭示意，不能高傲地視而不見。2．規(guī)范禮貌的稱呼對上級要用職務(wù)來稱呼，比如“李科長”，“王經(jīng)理”，而不能因?yàn)楸舜耸煜ち耍头Q呼“老李”、“老王”。一些人與同事相處不好，甚至彼此不講話，久而久之就會(huì)在辦公室變得孤立無援，繼而影響工作的心情和效率。通過本講的學(xué)習(xí)，我們要明確自己的職位要求，并且掌握如何在工作中處理好各種人際關(guān)系?！颈局v小結(jié)】本講介紹了秘書的角色與人際關(guān)系的處理。2．如何與同事互動(dòng)一般來說，同事會(huì)認(rèn)為秘書是老板的眼線，秘書與老板是站在同一陣營的，所以會(huì)處處提防秘書，秘書要想與同事建立良好的關(guān)系，就須要放下姿態(tài)，對人謙恭有禮，不倚勢欺人，對同事一視同仁，公私分明，并且欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)，不輕易許諾、不濫用職權(quán)，不吹毛求疵，做好上司與同事之間的溝通，日久見人心，最終同事們一定會(huì)接受你，與你通力合作。職場人際關(guān)系的建立1．如何與上司相處秘書在老板心目中的地位，就像公司的女主人，她與上司相處的時(shí)間甚至超過他和妻子相處的時(shí)間，所以秘書必須要了解上司的生活習(xí)慣、個(gè)性喜好，熟悉他的思想、工作方式。