【正文】 的資料進(jìn)行備份，以保證其原件的安全。 （ 五 ） 所有在局域網(wǎng)上工作的人員，在未經(jīng)得共享資料制作人的許可，不可更改局域網(wǎng)上共享 的資料。 （三） 局域網(wǎng)內(nèi)所有電腦的系統(tǒng)盤均不可設(shè)為共享，以便保證電腦的系統(tǒng) 不會(huì)因他人 操作失誤等原因造成損壞。 四、 局域網(wǎng)的使用管理 （一） 公司局域網(wǎng)用于公司內(nèi)部信息、文件、資料的傳輸。 （二） 各員工 應(yīng)重視局域網(wǎng)的使用和保護(hù)工作，有義務(wù)維護(hù)局域網(wǎng)上的文件、信息的保密安全和使用安全。 二、適用 范圍 公司 各部門 所有員工 。 （ 3） 為防止因電腦硬盤損壞 丟失資料，要求所有資料、數(shù)據(jù)均應(yīng) 備份并妥善保管。 硬件保護(hù)及保養(yǎng)監(jiān)管措施 （ 1） 各部門所轄電腦的使用、清潔和日常保養(yǎng)工作，應(yīng)設(shè)專人指導(dǎo)使用者實(shí)施，同時(shí)各使用者應(yīng)愛護(hù)電腦及外設(shè)，嚴(yán)格按正確程序操作，不可敲打電腦及外設(shè)，常保持電腦及外設(shè)的清潔。 （ 5） 要求各使用者采取必要措施，確保所用電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。 （ 3） 行政部應(yīng)要求硬件維護(hù)人員完成作業(yè)后或欲離去時(shí)，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。 （二） 硬件保護(hù)及保養(yǎng)監(jiān)管措施 硬件保護(hù) （ 1） 除行政部外請(qǐng)負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的電腦。 （ 2） 各部門被指定人員和行政部被指定人員，按時(shí)（每周最少一次）進(jìn)行病毒檢 測工作，并填寫檢測記錄 。 （ 8） 電腦使用者在離開電 腦時(shí)應(yīng)先退出系統(tǒng)，外勤、下班前應(yīng)關(guān)機(jī) 。 未經(jīng)病毒檢查的 U 盤以及外接設(shè)備 嚴(yán)禁使用 ，防止病毒入侵。 （ 5） 數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理， 使用人不得私自 備 份公司任何數(shù)據(jù)。 （ 3） 任何電腦需要安裝軟件時(shí)，由使用者提出書面申請(qǐng)，經(jīng)部門 經(jīng)理 同意后，由 電腦辦公自動(dòng)化管理人員 負(fù)責(zé)安裝，各使用者不得擅自安裝。 二、 電腦防護(hù) （一） 病毒防護(hù)及監(jiān)督措施 病毒防護(hù) （ 1） 對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得 私自 從網(wǎng)絡(luò) 下載與 工作無關(guān)的任何 軟件或文檔。 （二） 操作規(guī)定 嚴(yán)禁 在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁使用電腦玩電子游戲 與其他非工作的通訊工具 。 第五條 電腦使用管理 一、 電腦使用管理 （ 一 ） 專人專管 每臺(tái)電腦指定專門人員上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)。 三 、 建立傳真登記、簽收 制度，立檔備案。 第 四 條 傳真機(jī)使用管理 一、 傳真機(jī)由 部 門負(fù)責(zé)人指定 專人保管使用，其他人員不得自行使用。 五 、 為確保復(fù)印機(jī) 的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天開機(jī)時(shí)間不宜過長，急件經(jīng) 行政經(jīng)理 批準(zhǔn)后 ，方可臨時(shí)開機(jī) 。 四 、打印 、 復(fù) 印人員應(yīng)具備節(jié)約成本意識(shí)及環(huán)保意識(shí)，規(guī)范使用公司資源，按用途使用復(fù)印紙。 二 、 打印、 復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細(xì)填寫打印、復(fù)印的時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)、 經(jīng) 行政 經(jīng)理 批準(zhǔn)簽字后方可 。 六 、 長途電話 僅 限 經(jīng)理 以上人員 用于工作和聯(lián)系業(yè)務(wù) 使用，其他人員 若因工作需要使用長途電話需先經(jīng) 由 經(jīng)理 批準(zhǔn)。 五 、 各種外線電話須配置專用長途 電話記 錄表 ，并逐次記錄使用人、受話人、起止時(shí)間、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)及交涉結(jié)果。 使用前應(yīng)對(duì)通話內(nèi)容稍加構(gòu)思或擬出提綱；使用 時(shí)應(yīng)盡量 簡潔扼要 、明確，以減少通話成本 。 二 、公司電話主要用于業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，禁止員工在公司內(nèi)打私人電話，員工因私事的來電，通話時(shí)間不超過 5 分鐘，以保證各部門工作正常進(jìn)行。 三、適用范圍 本制度適用于公司 各部門及 全體員工。 第三 節(jié) 辦公設(shè)備 的使用 管理制度 第一條 總則 一、目的 為了保證公司 辦公設(shè)備 使用的高效和 正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備 工作效率和使用效率，特制定本制度。 （二） 清點(diǎn)內(nèi)容包括數(shù)量、性能、使用人、存放地點(diǎn)等。 二、 各部門使用的固定資產(chǎn) 的清點(diǎn)由行政部負(fù)責(zé)。 （一） 清點(diǎn)周期為每 半 年一次。 部門 負(fù)責(zé)人因工作疏忽、監(jiān)督不力而產(chǎn)生 部門管轄范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)出現(xiàn)的損失同樣承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。對(duì) 私 自挪用、占用成為私有財(cái)產(chǎn)的公司固定資產(chǎn)，以及 故意損壞公司固定資產(chǎn)的人員，將按公司有關(guān)的處罰規(guī)定進(jìn)行處罰。 九 、 對(duì)公司重要固定資產(chǎn)，公司 酌情 購置相應(yīng)的保險(xiǎn)，以保證其安全及使用。如屬專業(yè)物品，由行政部委托專人予以辦理。對(duì)能再次使用的，應(yīng)辦理入庫手 續(xù)，留待下次規(guī)范領(lǐng)用。如因業(yè)務(wù)需要不得不外借時(shí)，應(yīng)根據(jù)物品價(jià)值及管理權(quán)限找 行政 相 關(guān)管理人員審批簽字， 并辦理好借用手續(xù)方可借出。 五、 固定資產(chǎn) 負(fù)責(zé) 人 變更時(shí) ， 負(fù)責(zé) 人應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行 變更 手續(xù)的辦理，并在固定資產(chǎn)卡上進(jìn)行登記，不辦理者由固定資產(chǎn)原 負(fù)責(zé) 人繼續(xù)對(duì)該固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)。 三、 各部門 負(fù)責(zé)人 對(duì)本部門領(lǐng)用的固定資產(chǎn)的完整和安全負(fù)有直接責(zé)任。包括采購的安排、 使用操作規(guī)程的培訓(xùn)、使用 的調(diào)配、維護(hù) 、 保養(yǎng)、配合清點(diǎn)等。若該固定資產(chǎn)原價(jià)無法查得或無原價(jià)者，由行政會(huì)同財(cái)務(wù)部予以評(píng)估，然后辦理固定資產(chǎn)登記手續(xù)。行政部進(jìn)行固定資產(chǎn)卡的登記，財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)登記。 第三 條 固定資產(chǎn)的登記 一、 固定資產(chǎn)購置 回 公司后，應(yīng) 由行政部工作人員 立即進(jìn)行固定資產(chǎn)登記，未經(jīng)登記的固定資產(chǎn)不可領(lǐng)用。 二、 固定資產(chǎn)的購置應(yīng)嚴(yán)格遵守規(guī)定資產(chǎn)管理流程（見附《固定資產(chǎn)管理流程》），必須經(jīng)過相應(yīng)的審批后，按正規(guī)的采購渠道進(jìn)行購置。 第二 條 固定資產(chǎn)的購置 一、 固定資產(chǎn)的購 置應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營規(guī)劃 由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé) ，做到合理、 物盡其用的 原則。 （如 ：電腦、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)、 辦公 桌 椅、電話機(jī) 、傳真機(jī) 等）；各類設(shè)備的外圍 配置（如打印機(jī)、電腦音箱、 U 盤、維修工具、局域網(wǎng) 等）。對(duì)與經(jīng)營無關(guān)或 用途不大的固定資產(chǎn)，公司不予購置。 第二節(jié) 固 定資產(chǎn)管理制度 第一條 總則 一、目的 為加強(qiáng)本公司的固定資產(chǎn)管理，特制定本制度。 二、 行政 部門不定期核對(duì) 實(shí)際庫存與入庫登記 。 三、 報(bào)廢品不得隨意丟棄，應(yīng)集中存放、集中處理。 第 八 條 辦公用品的報(bào)廢處理 一、 報(bào)廢審核 ： 對(duì)于各部門提交的 《 報(bào)廢物品清單 》 ， 行政 專員要認(rèn) 真審核，確認(rèn)其不能再次利用后，經(jīng) 行政 經(jīng)理 簽字方可做報(bào)廢處理。（易耗品除外）。一旦一批用完 ， 應(yīng)立即寫報(bào)告遞交 行政 主管。 盤點(diǎn)要求做到賬物一致 ， 如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整 入庫記錄 ，使兩者一致。 二、 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況 。 五 、對(duì)于人員離職交還的辦公用品，可再次發(fā)放使用（如釘書機(jī)、剪刀等）的辦理入庫手續(xù)，不可發(fā)放使用（如殘舊直尺等）的則放置前臺(tái)公用。 四 、 用品分發(fā)后做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。 二、 行政 專員進(jìn)行核對(duì)后，把申請(qǐng)所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門 。 五 、新入職人員到職時(shí)由行政部統(tǒng)一發(fā)放常規(guī)辦公用品一套（簽字筆、圓珠筆及鉛筆各一支 、 橡皮一塊、膠水一支、軟皮抄一本、筆筒一個(gè)、文件 架一個(gè)、公司便簽紙 兩本 、公司封套十個(gè)） ，并列入辦公用品領(lǐng)用登記薄。 如有遺失應(yīng)由個(gè)人或部門照價(jià)賠償或自購?fù)黄放?、?guī)格、型號(hào)的文具。 三 、 領(lǐng)用管理基準(zhǔn)及發(fā)放時(shí)間可隨部門 工作性質(zhì)調(diào)整。 第五條 辦公用品的領(lǐng)用 一、辦公用品由各部門負(fù)責(zé)人依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）或經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)易耗時(shí)間），以及本部門辦公用品整體預(yù)算，定期到行政部統(tǒng)一領(lǐng)取。 七 、 收到辦公用品后，對(duì)照訂貨單與 辦公用品購買計(jì)劃 ，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做 好登記，轉(zhuǎn)交 出納 負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。 四 、 供應(yīng)商的確定 ： 行政 部門在購買辦公用品時(shí)，必須貨比三家 ， 選擇其中價(jià)格、質(zhì)量 最優(yōu)者。 三、品種的確定 ： 辦公用品的品種選取由行政部根據(jù)各部門的專業(yè)特殊性以及公司總體 辦公情況統(tǒng)一 性原則 選擇。在這 種 情況 下， 行政 部門有權(quán)進(jìn)行審核 ， 并且把審核結(jié)果連同審批單一起 留 行政部保存 ， 以作 為日 后使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。 （二） 因部門特殊使用的 專業(yè)辦公用品為保證其質(zhì)量 和專業(yè)性， 可由行政部授權(quán)各部門自行采購， 購回后交行政 部驗(yàn)收簽名辦理相關(guān)手續(xù)后方可報(bào)銷 、領(lǐng)用 。 第 四 條 辦公用品的購買 一、 為了統(tǒng)一限量、控制辦公用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支 ， 所有辦公用品的購買 原則上 都由 行政 部門統(tǒng)一購買 。 第 三 條 辦公用品的申請(qǐng) 一、 對(duì) 于辦公 用 品申請(qǐng)，直接由申請(qǐng)部門填寫 《 辦公用品 領(lǐng)用申請(qǐng)單》 ，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后 ， 到行 政 部 登記領(lǐng)取。 二、 輔助工具 ：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型削筆器、鋼筆、打碼機(jī)、日期戳、計(jì)算器、文件架、文件夾、印泥、打印臺(tái) 等。 第二條 辦公用品的分類 辦公用品分為 易耗品 、輔助工具 及 耗材三種。 三、 辦公用品的采購與管理由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 第 二 章 xxxx辦公事務(wù) 管理 第一節(jié) 辦公用品管理制度 第一條 總則 一、目的 為使 本公司辦公用品管理科學(xué)化、合理化、同時(shí)達(dá)到節(jié)約成本的目的，特制定 本制度。 五、前臺(tái)接待專員對(duì)能力處理以 外或工作范圍以外出現(xiàn)的其他問題 ，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門請(qǐng)示報(bào)告 ，迅速得到妥善解決 。 四 、前臺(tái)接待專員平時(shí)要提高警惕，發(fā)現(xiàn)情況及時(shí)報(bào)告。 三、前臺(tái) 8S 管理 （一） 前臺(tái)接待人 員應(yīng)在 每日下班后、上班前做好前臺(tái) 8S 區(qū)域 ，迎候 各部門 員工上班。一般情況下，應(yīng)該提前 510 分鐘到崗，下午下班應(yīng)該推遲 2030 分鐘離 崗。如果是因?yàn)樘厥庠蛐枰獬鰰r(shí)，應(yīng)先及時(shí)匯報(bào)行政部，待臨時(shí)移交前臺(tái)接待工作相關(guān)事宜后方可離開。 在電話中接到 任何客戶單位的對(duì)公司的高層或其他經(jīng)辦人員的各種會(huì)議 邀請(qǐng)和各種會(huì)議的通知時(shí)，應(yīng)該熱情致謝 ，并詳細(xì)記錄相關(guān)信息 。 當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉，得到許可后掛斷電話。 若確需自己來結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。例如，應(yīng)該對(duì)會(huì)面時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對(duì)，盡可能地避免錯(cuò)誤。 （二） 認(rèn)真清楚 的記錄 公司全體 員 工 在接電話時(shí)，要將電話內(nèi)容隨時(shí)記錄 ，這些記錄應(yīng)簡潔完整，最好具備以下 6 點(diǎn)內(nèi)容：何時(shí)（ When）、何人（ Who）、何地（ Where）、何事（ What）、為什么（ Why）、如何進(jìn)行（ How）。如果分機(jī)占線，說：“對(duì)不起，分機(jī)占線，請(qǐng)稍后 ！” （六） 接聽內(nèi)線電話的用語為：“您好，前臺(tái)！” 接聽外線電話用語為：“你好， xxxx，很高興為您服務(wù)！” 其它內(nèi)容視情況 回答。 （四） 通過總機(jī)將外線電話轉(zhuǎn)至分機(jī)時(shí)，當(dāng)分機(jī)鈴響五次無人接聽時(shí)，前臺(tái) 人員 應(yīng)重新接聽，并告知分機(jī)處無人接聽，同時(shí)應(yīng)妥善處理該事，如 ： 請(qǐng)對(duì)方留口訊 并填寫《 電話來電登記表》，然后第一 時(shí)間轉(zhuǎn)告給當(dāng)事人， 切不可置之不理。 （三） 前臺(tái)接待專員在接轉(zhuǎn)電話時(shí)要做到迅速、準(zhǔn)確；推銷類電 話不隨便轉(zhuǎn)接，如有轉(zhuǎn)接必要請(qǐng)征求當(dāng)事人意見。任何找管理者或領(lǐng)導(dǎo)的電話必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書或助理那里，這樣可以保證管理者或領(lǐng)導(dǎo)們不被無關(guān)緊要的電話打擾。 （四）未經(jīng)核準(zhǔn)的來賓及公司員工擅自帶外人來公司參觀，前臺(tái)有權(quán)制止并通知上級(jí)拒絕參觀。 （二） 前臺(tái)人員 接到門衛(wèi)通知有客人來訪時(shí)，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)被訪者，明確被訪者是否與客人有約或是否接受來訪，再通知門衛(wèi)放行。 當(dāng)客人離開公 司時(shí)，要主動(dòng)打招呼致意并提出希望下次再來。如果客人要找的人是公司的領(lǐng)導(dǎo)，就更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理。而要告訴對(duì)方：“讓我看看他是否在”。請(qǐng)客人留下電話、住址，明確是由客人再次來單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。如客人錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座） 客人到來時(shí)，若我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，一定要向客人說明等待理由與等待時(shí)間，若客人愿 意等待，應(yīng)該向客人提供茶飲和雜志，如果可能，應(yīng)該時(shí)常為客人充足茶飲 。 （二）接待禮儀 客 人到來進(jìn)行來訪登記后，要立即通知被訪者，如果有需要， 應(yīng)該運(yùn)用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。 陌生客人的接待：陌生客人光臨時(shí)，務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱。若正在打字應(yīng)立即停止， 若在接聽電話， 原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉，得到許可后掛斷電話。 二、適用范圍 公司前臺(tái)工作人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，做到“禮儀規(guī)范，服務(wù)優(yōu)良”。 ★通話完畢時(shí)應(yīng)道“再見”，然后輕輕放下電話，以免讓人感到粗魯無禮?！澳谩薄ⅰ罢?qǐng)”、“謝謝”等詞語應(yīng)不離口。必要時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否方便，在對(duì)方方便的情況下再進(jìn)行交談。公司員工 應(yīng)在打電話前準(zhǔn)備好通話內(nèi)容，若怕遺漏，可擬出通話要點(diǎn)，理清說話順序，備齊與通話內(nèi)容有關(guān)的文 件和資料。 二 、打電話禮儀 （一） 工作時(shí)間禁止接、打私人電話。 一定不能用很生硬的口氣說“他不在”、“打錯(cuò)了”、“沒這人”、“不知道”等語言。如果電話鈴響了 5 聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，如果電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的 公司服務(wù) 印象 。電話鈴