【正文】 向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等。9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？(P186)履行哪些職責(zé)？(P1182)(1),是乘飛機還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時間,座位情況,旅館情況.(2):城市名和省(州)名(如果是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時間,與上司約會者的姓名,公司和地址,電話號碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4).(5):行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽.(6)安排差旅費.(7)建立旅行——,建立最新信息充實自己的資料庫.(8)辦理旅行保險,如意外傷害保險等。30247。8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。n+后勤開支(2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400247。請計算會議的成本。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。將議事錄和開會的各項資料分發(fā)給會議缺席者；會議有關(guān)文件的整理和保管。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。6．某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。會議上始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱忱的表情，用規(guī)范的語言和抑揚頓挫的響亮聲調(diào)說話，并控制發(fā)言的時間，必要時可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意，也可以在某些時候作一停留，以給聽眾思考的余地。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P123)(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結(jié)束的預(yù)定時刻)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121)(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；4)預(yù)訂食宿；5)迎接來賓；6)商議日程；7)安排會談；8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。小李應(yīng)該怎么做?(P13)電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄。2單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定答：(1).單位印章、套印章；(2).鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章認(rèn)；(3).刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機關(guān)刻制頒發(fā)；(4).另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；(5).公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；(6).加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；(7).將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記；(8).加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；(9).凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。②.要具體了解對方的立場和意向。其實，最理想的方法是經(jīng)由態(tài)度和行動去感動或影響別人，但因這種做法要花費很多時間，很不容易，所以，通常也只應(yīng)用語言和態(tài)度而產(chǎn)生合理的說服力打動別人。因此，進(jìn)行說服時，最好要符合對方的利益觀點，向?qū)Ψ绞疽?。文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？答：會議記錄事項如下：①.會議名稱；②.會議記錄人的姓名、蓋章；③時間（開始和結(jié)束時間）；④會議地點；⑤.議題；⑥.主持人、主席；⑦.出席者名單；⑧.會議經(jīng)過情形及結(jié)論；⑨.相關(guān)資料；⑩.下次會議預(yù)定日期。1公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。⑨分發(fā)。⑧.登記。⑦.用印。⑥.校對。⑤.繕印。④編號。③.簽發(fā)。②.核稿。答：①.擬稿。1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間；(2).不要弄錯報告對象及順序。(1).不要失去報告的適當(dāng)時機。1文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：文秘人員所作的報告就是把上司所指示工作的結(jié)果，在上司所期望的期限以前提供給上司。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦；(5).認(rèn)真處理。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。1來信受理的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求什么？答：(1).受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件；(2).及時拆封。進(jìn)言要求：①.適事，反復(fù)思考確實認(rèn)為合理的事；②.適時考慮時機，重要的事、緊急的事應(yīng)立即進(jìn)言。②.補缺作用，上司在工作難免有疏忽，文員看到及時提出拾遺。它不同于工作上發(fā)生疑難或處理權(quán)限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報告，或應(yīng)上級要求而作的匯報。(9):進(jìn)行分裝和發(fā)送.14．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？p265—267答：(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為立卷特征；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。請說明這一系列過程。P255—256答：(1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；4)公文標(biāo)題；5)主送機關(guān)；6)正文,附件；(7)發(fā)文機關(guān),成文日期,機關(guān)印章；8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。通告；(4)通知 、通報；(5)議案；(6)報告；(7)請示；(8)批復(fù) :意見；(9)函；(1 0)會議紀(jì)要。10．單位印章主要有哪些？p244—245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245—247答：(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。（2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。7．提高會議效率可以有哪些做法？p156—159答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；(7)公司有重大活動的那一天不宜安排約會；(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素?；蚩膳c前信印證. （4）,職業(yè),單位或住址,寫信時間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計,查找和催辦. (5):應(yīng)該按照分級負(fù)責(zé),歸口辦理的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦. (6),(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行. 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？p170—171答：(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)(3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等；(4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。職工,群眾直接給機關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件. (2),不要損壞郵票,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報告上司,信紙在前,信封在后,要一并裝訂. (3),也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點,或在信紙的空白處注明參閱某卷宗39。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項：——用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時實施。（√）三、簡答題、1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？答：受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。（√）117． 交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達(dá)誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（）115． 代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（√）113． 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（√）111． 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。（√）109． 辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（√）107． 如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。（√）105． 男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（）103． 在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（√）101． 文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（）99． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（）95． 上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握；（）96． 女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作（√）97． 如果兩位來訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來后到的原則引見給上司。（√）93． 文員在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。（√）90． 小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（88．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（）86．按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（）84．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（）82．文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（√）80．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ）68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ∨ ）66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（ ∨ ）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（ ）60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（ ）53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ）50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ ）48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ∨ ）46．交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達(dá)誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（ ）44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ∨ ）42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ∨ ）40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ）38．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ）35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ∨ ）33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ）31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（ ）29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。