【正文】 的發(fā)言——讓他們把話講完。清晰 簡明 積極在會議上，恰當(dāng)?shù)膬A聽與發(fā)言一樣重要——有時甚至更重要。在任何規(guī)模的會議中，若有人試圖打斷你或阻止你提出你的看法，就盯著他們的眼睛，提到他們的名字以引起他們的注意，并告訴他們，你尚未結(jié)束發(fā)言。如果會議有主席，用身體語言向他表示你想要發(fā)言。一個會議中你的參與程度在很大程度上決定于會議的規(guī)模。小提示51：開始發(fā)言前做一個深呼吸。l 變換語調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的、正式的，等等）會產(chǎn)生不同的效果。l 因為你可能只有一次發(fā)言機(jī)會，所以要一次成功。l 第一印象很重要。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語音語調(diào)。一旦你感受到其他與會者對你的信任，你的信心就會增強(qiáng)。通過目光接觸顯示自信前傾表示活躍而感興趣服裝得體而整潔書寫紙疊放有序自信的建立是一個循環(huán)的過程。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。當(dāng)你作演講時，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因為人們往往首先以外貌取人，如果你將與另一個公司舉行會議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有與會者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。小提示49：保持積極的面部表情和聲調(diào)。為確保你的信息傳遞到其他與會者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。傾聽別人發(fā)言會發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對的理由以及可以妥協(xié)的范圍。談判的對象可能不是具體有形的物體，而可能是對特定行為過程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€特定的任務(wù)給予的幫助。這種交流會幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。小提示48：會前向其他與會者簡單介紹議題的情況。要想成功地駁倒對方，理解對立的觀點是很重要的。會議前你需要努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權(quán)威在背后支持這些觀點從而影響會議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。你的會前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對其他與會者作些研究。會前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會議中做出有見地且有效的發(fā)言。l 對于大的事項，可能有必要預(yù)先游說以獲得支持。l 會前與其他與會者進(jìn)行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。小提示47：會議開始前擬定你的發(fā)言。通過預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會議的主題。每個與會者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會議更富成效。小提示46：會前少飲酒，它極少能提高效率。利用休息，讓與會者在復(fù)會前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。檢查一下大批人員是否能夠容易進(jìn)出會場，是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的座位，與會者是否可以看到所有視聽設(shè)備的顯示。欠缺的計劃、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會造成與會者不能專注于會議的實質(zhì)內(nèi)容。電子記事本口述錄音機(jī)拍紙簿和筆作記錄提供基本的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會者可能帶有自己的口述錄音機(jī)或電子記事本。為與會者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬淼倪@些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。在某些類型的會議（例如新聞發(fā)布會）中，與會者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機(jī)來記錄信息。小提示45：確保能夠滿足特殊的飲食要求。若有必要，爭取技術(shù)支持。這些設(shè)備可以從基本的活動紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會議前后房間是整潔的。如果使用一個確定的會議室，會前檢查那一天的會議室是否被雙重預(yù)定。在會議場所，你可能只有有限的一點時間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。4． 多準(zhǔn)備一些書面背景材料，以防有些與會者遺失了這些材料。2． 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。小提示43：會議開始之前檢查全部視聽設(shè)備是否都能工作。站在離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺上或坐在桌子后邊，會提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評估他們的態(tài)度。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。坐這個位置有良好的視線，可以看到全體與會者桌子中央位置能讓與會者在會議上發(fā)揮積極作用沒有什么意見的與會者選擇這個位置，希望不被卷入強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對的位置與自信心很強(qiáng)的發(fā)言者觀點相同的與會者坐這個位置主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置主席或主要發(fā)言者為控制會議選擇的強(qiáng)有力的位置小提示42：不要用太舒適的椅子，它們會使與會者感到懶洋洋。會議桌周圍的每一個座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。如果你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對面。強(qiáng)硬的反對者可能會選擇靠近主席的位置向全體與會者發(fā)號施令。圖例主席意見未定者支持者反對者視線意見未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用意見未定的與會者可清楚地看到和聽到全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者被支持者的座位隔開支持者在這個位置上有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌支持者可以影響那些反對者如果會議沒有正式排座，可觀察別的與會者坐的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。小提示40：不要讓與會者就座于直射的陽光下。想一想誰應(yīng)該能夠與誰進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會各人對所要討論問題的觀點，來構(gòu)劃座位安排圖。明確你想從會議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目的。但并不一定要這樣排座。主席坐的位置決定了其他座位的意義。自由討論：如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌。顯示等級：如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資力遞降順序就座。面對面就座：當(dāng)你在討論問題或試圖做出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長者在會議上往往就座于地位最高的座位。如果一個會議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對主席。要強(qiáng)調(diào)會議中的等級觀念，主席就座于長桌的頂端。圍繞一張桌子安排一群人就座時，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。小提示37：在非正式的會議上用圓形會議桌。合作性的：坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。為了解與會對方對會議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會前你先坐下，再看他坐在哪里。如果你正在主持會議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會議的正式程度。小提示36：考慮多個安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€。與會者座位的安排對會議的成功有很大的影響。提供完善的會議場所：正如這個事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個試運作過程，這樣這個廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點心。會前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。一家廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一項宣傳活動。如果聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。小提示35：找一個肯定不會受到打擾的會議場所。即使在一個小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會有這種問題，而音響效果對于有眾多與會者參加的會議尤其重要。記住你的會議目標(biāo)。在一個沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結(jié)果。經(jīng)理回來詢問建議，但幾 沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實際的解決辦法?？照{(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。小提示34：要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\輸?shù)目衫们闆r，時間表和季節(jié)性變化。● 洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明?！?房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。小提示33：把有潛在問題的會議安排在中立地點?！?會議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問題?！?出席人數(shù)比預(yù)計的少得多，空蕩蕩的房間令人 。 有幾個原因（有的明顯，有的不太明顯）使會議場所選擇得不好。在某種場合增加幾分的力。城外的會議場所異地的一間辦公室、會議室或飯店。需要時能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)。會議中心一個大的聚會場所，例如在一所大學(xué)里?！?如果保密是重要的，這類會議室很有用。● 可能提高一位下級的地位和士氣● 如果工作處狹小，可能會使雙方都感不適單位會議室供員工使用的公司會議室● 避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題● 處人可能同與會者接觸而打擾會議外面的會議室在你公司之外的一個中立的會議室?！?可能會有電話干擾，或者有人打擾。● 你的全部參考資料在手邊。小提示32：確定電話已被移出會議室。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過分。在任何會議中，物理因素起著重要的作用。給年會設(shè)定一個使股東無法投票的日期和地點，這是不合法的。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會議地點。城外會議場所對與會者吸引力較小，但如果會議持續(xù)一天以上那是值得的。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個折扣。對于你本部門的會議，仍有一個選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個最適合你的需要。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。小提示30：為那些需作長途旅行者考慮所要花費的時間小提示31：為殘疾與會者提供必要的設(shè)備。選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅此是一個舒適的問題，而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的。⒊將建議匯總到下一個草案中。⒈決定需要在會上提出的問題。當(dāng)與會者抵達(dá)會議時給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時事件而必須這樣做，例如主席生病，或財務(wù)情況的突然變化。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項目，必須征得與會者的同意。小提示29：早些討論最重要的問題，此時與會者最有精神。會議的下一個議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財務(wù)會計及銷售情況，進(jìn)行大量的討論。當(dāng)你撰寫會議議程時，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一遍又一遍的情況出現(xiàn)。● 議程中關(guān)于會議的主要目的應(yīng)盡量明確● 全體與會者需要確切知道會議對他們的要求● 分配給每一項的時間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序● 時間。小提示27：議程應(yīng)盡可能簡短。在為類似會議編寫議程時，可把這份簡單的議程作為模板。在會前多久開始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時間。你會發(fā)現(xiàn)與其他會者商計是有用的。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然。小提示25：避免在一天的情緒低落時段內(nèi)開會，例如緊接在午餐之后。使與會者明確會議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的議程?！?會前向全體與會者提供書面的背景材料。要點● 必須明確通知與會者關(guān)于會議的日期、時間、地點和會議的目的。如果有人不能按所提出的時間出席會議，在重新安排會議時間之前，考慮下下如果沒有他參加，會議是否仍可舉行。有時，確定會議時間的最簡單的方法是。授權(quán)行動：尤其是財務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個新的合同，可能要求一位財務(wù)主管在場授權(quán)這個行動。提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有經(jīng)驗，因而有資格向其他成員提供有用的意見?！?他們能否實施已獲得同意的行動？例如，在一個預(yù)算會議上的一位財務(wù)主管。● 他們能否提供特殊的意見或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。若某些與會者只需參加會議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項的開始和結(jié)束時間，這樣可以節(jié)約這些與會者的時間，并使會議易于控制。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。另一些人可以提供專門的技巧或建議。當(dāng)你考慮邀請誰時，可能某些人是當(dāng)然的出席對象。小提示21：考慮與會者在一個小組環(huán)境中如何工作。選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h可以決定會議是否能達(dá)到目的。 積極的行為 消極的行為會議開始一次討論議程上的問題獲得關(guān)于每個問題的意見果斷而積極地開始與會者遲到把討論控制在預(yù)定的時間內(nèi)出現(xiàn)偏離議程的情況與會者有效地提出建議與會者之間出現(xiàn)分歧找到可行的解決辦法各種意見都探討過概括要點并取得一致會議沒有結(jié)果允許其繼續(xù)爭吵爭吵以僵局告終商討折衷辦法轉(zhuǎn)入目標(biāo)做出決定結(jié)束會議第2章 準(zhǔn)備會議花費在準(zhǔn)備會議上的時間很少會浪費。小提示19：確保在會議之前就會議目的取得一致。當(dāng)議程上最后一項（通常標(biāo)以”其他事宜”）開始進(jìn)行時，與會者可能會在底下相互交談，提出一些小問題。通過良好的準(zhǔn)備和全體與會者的參與，會議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會議控制權(quán)的與會者，并估計他們的論點。首先，傳閱一份清晰的議程。小提示18：會前爭取來自可能的同盟者的支持。事先商定會議目標(biāo)有助于實現(xiàn)這些目標(biāo)。公開的涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會解決問題例如應(yīng)付不滿。小提示16：在一個顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時間。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。大會或小會都有其優(yōu)缺點：大群人可提出各種意見，但是這些成員可能會分成派系；小群人一起行動可能會更有效，但是思路比較狹窄。例如一對一的會議或正式的委員會會議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會議對于交流想法是非常有益的。小