【正文】 質(zhì)量狀況和質(zhì)量趨勢分析報(bào)告。 D、顧客滿意、顧客投訴情況報(bào)告。 B、體系文件定期評審的結(jié)果。 3 辦公室按設(shè)計(jì)院制定的《管理評審程序》的要求協(xié)助院長進(jìn)行評審的計(jì)劃、資料收集和組織實(shí)施等管理工作。 2 管理評審每年至少進(jìn)行一次，兩次評審的時(shí)間間隔不超過 12 個(gè)月。 D、信息可采用面談、會議、通訊設(shè)施（電話、傳真、 EmBil 等） 、布告欄及各種書面資料等方式予以傳遞。 B、對于體系文件未明確作出規(guī)定的信息的處理，由有關(guān)部門以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式或其他適當(dāng)?shù)男问絺鬟f到與之相關(guān)的部門，必要時(shí)需報(bào)告管理層進(jìn)行解決。 5 相關(guān)文件 《崗位職責(zé)和 任職要求》 管理者代表 院長應(yīng)在管理人員中指定一名成員作為設(shè)計(jì)院的管理者代表，不論其在其他方面的職責(zé)如何，明確賦予相應(yīng)的職責(zé)并予以充分授權(quán)，具體人選及職責(zé)見本手冊 章節(jié)。 C、負(fù)責(zé)執(zhí)行有關(guān)財(cái)務(wù)制度，管理與核算設(shè)計(jì)院的固定資產(chǎn)。 財(cái)務(wù)室 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計(jì)院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：職責(zé)、權(quán)限與溝通 版 號： B/0 頁 碼： 3/3 B、負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算，負(fù)責(zé)編制各種財(cái)務(wù)報(bào)表及處理日常財(cái)務(wù)工作。 G、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān)的顧客提供技術(shù)資料的歸口管理。 E、負(fù)責(zé)實(shí)施工程測量和編制工程測量報(bào)告，并負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對工程測量報(bào)告進(jìn)行評審、驗(yàn)證和確認(rèn)。 C、負(fù)責(zé)與顧客進(jìn)行溝通，及時(shí)收集、匯總、記錄、傳遞顧客信息。 測繪所 B、負(fù)責(zé)市場調(diào)查，收集與本所有關(guān)的招標(biāo)信息及合同信息。 F、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān)的設(shè)計(jì)不合格的歸口管理。 D、負(fù)責(zé)簽訂并保管與本專業(yè)所有關(guān)的合同。 B、負(fù)責(zé)組織編制與本專業(yè)有關(guān)的招投標(biāo)文件及組織實(shí)施合同評審。 G、負(fù)責(zé)與本專業(yè)有關(guān)的顧客提供技術(shù)資料的歸口管理。 E、負(fù)責(zé)市政工程（如給水、排水、道路）設(shè)計(jì)，并負(fù)責(zé)組織評審、驗(yàn)證和確認(rèn)。 C、負(fù)責(zé)與顧客進(jìn)行溝通，及時(shí)收集 、匯總、記錄、傳遞顧客信息。 市政所 B、負(fù)責(zé)市場調(diào)查，收集與本專業(yè)有關(guān)的招標(biāo)信息及合同信息。 E、負(fù)責(zé)組織顧客滿意度調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果提供改進(jìn)信息。 C、負(fù)責(zé)本院設(shè)計(jì)文件的出版、裝訂、發(fā)放、保管和歸檔管理。 總工辦（含資料室） B、負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件（如設(shè)計(jì)圖紙、規(guī)劃方案、工程測量報(bào)告）的審批。 H、負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)院工作環(huán)境的歸口管理。 F、負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的歸口管理。 D、負(fù)責(zé)協(xié)助院長進(jìn)行管理評審（如制定評審計(jì)劃、編寫評審報(bào)告等）。 B、負(fù)責(zé)人力資源管理、組織實(shí)施培訓(xùn)和培訓(xùn)效果考評管理。 J、加強(qiáng)對員工的質(zhì)量意識教育，在設(shè)計(jì)院內(nèi)樹立顧客至上、持續(xù)改進(jìn)的理念。 H、全面負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)院經(jīng)營管理、產(chǎn)品質(zhì)量、市場營銷等事項(xiàng)的決策。 F、改善工作條件和工作環(huán)境，保障員工的生命安全和身體健康。 D、設(shè)置相應(yīng)工作崗位并明確賦予各崗位相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限 。 B、提供質(zhì)量管理體系正常運(yùn)行及產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)所必要的資源。 3 辦公室必須確保相關(guān)崗位人員能夠得到本崗位的上述文件，各部門和崗位之間應(yīng)通過各種方式（如會議、培訓(xùn)等）相互了解有關(guān)職責(zé)和權(quán)限，通過充分有效的溝通，使職責(zé)和權(quán)限規(guī)定得更為合理，從而促進(jìn)質(zhì)量管理體系有效性和過程效率的提高。 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計(jì)院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：職責(zé)、權(quán)限與溝通 版 號： B/0 頁 碼： 1/3 職責(zé)和權(quán)限 1 為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，本院設(shè)置了適合其運(yùn)作的質(zhì)量體系組織結(jié)構(gòu)（見本手冊附錄 B），并明確規(guī)定了各部門的質(zhì)量職能分配（見本手冊附錄 B）。 D、院長認(rèn)為有必要的其他情形。 B、組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝技術(shù)、資源狀況發(fā)生重大改變時(shí)。 2 本院質(zhì)量管理體系策劃的結(jié)果形成了文件化的質(zhì)量管理體系，包括質(zhì)量手冊、程序文件、管理文件和作業(yè)文件以及質(zhì)量記錄等。 4 質(zhì)量目標(biāo)為受控文件，其制定、批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂等，均應(yīng)按《文件控制程序》的要求執(zhí)行。經(jīng)分解后，在作業(yè)層次上的質(zhì)量目標(biāo)應(yīng)是定量的、可測量的，以便實(shí)施和檢查。各部門 應(yīng)定期（每季度 1 次）對質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)施情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并填寫《質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況統(tǒng)計(jì)表》，辦公室予以監(jiān)督檢查。 2 管理者代表組織相關(guān)職能部門對設(shè)計(jì)院的質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行適當(dāng)分解，轉(zhuǎn)化為各部門的具體工作目標(biāo)。 5 質(zhì)量方針為受控文件，其制定、批準(zhǔn)、發(fā)布、評審、修訂等，均應(yīng)按《文件控制程序》的要求執(zhí)行。 4 每年管理評審時(shí)，須對質(zhì)量方針的持續(xù)適宜性進(jìn)行評審，必要時(shí)可進(jìn)行修訂以適應(yīng)設(shè)計(jì)院內(nèi)外環(huán)境的變化。它包括了對滿足要求和持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系有效性的承諾，并為制定和評審質(zhì)量目標(biāo)提供了框架。 H、對顧客的抱怨采取糾正措施。 F、妥善保管顧客的財(cái)產(chǎn)。 D、與顧客良好的溝通。 B、評審與產(chǎn)品有關(guān)的要求。 4 有效履行合同，向顧客提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和滿意的服務(wù)，及時(shí)有效地處理顧客的意見或抱怨，讓顧客放心，讓顧客滿意。 2 本院通過市場調(diào)查、各類 媒介 、走訪顧客、與顧客接觸等方式來識別和確定顧客 明示的、隱含的以及當(dāng)前的、未來的需求和期望，同時(shí)也要考慮適用的法律法規(guī)要求 ，并確保這些要求在設(shè)計(jì)院內(nèi)部得到溝通。 E、 確保提供質(zhì)量管理體系策劃、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃及管理評審中所確定的必要的資源。 C、確保制定的質(zhì)量目標(biāo)與質(zhì)量方針相適應(yīng)。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 相關(guān)記錄 《記錄一覽表》 《文件更改申請單》 《文件銷毀申請單》 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計(jì)院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：管理職責(zé) 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 管理職責(zé) XXX 城市規(guī)劃設(shè)計(jì)院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：管理承諾 版 號： B/0 頁 碼： 1/1 院長 是設(shè)計(jì)院生產(chǎn)經(jīng)營活動的最高管理者， 院長通過以下活動對其建立和實(shí)施質(zhì)量管理體系以及持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系的有效性做出承諾： B、采用宣傳、教育、培訓(xùn)、會議、文件等方式，向全體員工傳達(dá)滿足顧客要求和法律法規(guī)要求的重要性，使全體員工牢固樹立 以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)的意識 和法律法規(guī)意識 ，從而能夠自覺地 參與有關(guān)的質(zhì)量活動，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn) 。 外來記錄的控制 外來記錄由各相關(guān)部門收集、標(biāo)識、保存，保存期視具體情況而定。 合同有規(guī)定時(shí)，可在合同商定期內(nèi)將記錄提供給顧客或供方查閱。 在工作現(xiàn)場查閱記錄，應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱，一般情況下嚴(yán)禁將記錄帶出使用場所。 記錄保管部門應(yīng)采用適宜的手段和環(huán)境進(jìn)行記錄的保存，包括設(shè)置專人 專柜，采取防火、防潮、防蟲蛀、防鼠害及防盜、防涂改等措施。 記錄的保存、查閱與處置 辦公室編制的《記錄一覽表》規(guī)定了記錄的保存部門與保存期限，并由管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放給相關(guān)部門。 各部門應(yīng)及時(shí)收集、匯總本部門的各類記錄，保持順序號或日期以便于檢索。各崗位人員不得隨意將記錄表格以及記錄帶出工作現(xiàn)場。如記錄更改內(nèi)容較多或影響其他填寫內(nèi)容時(shí)應(yīng)重新填寫。 記錄不可隨意更改、涂抹。 記錄填寫應(yīng)及時(shí)、字跡清晰、準(zhǔn)確，簽名要簽全名。 空白表格由辦公室統(tǒng)一管理和發(fā)放，各職能部門根據(jù)需要到辦公室領(lǐng)取。 辦公室按以上規(guī)定，確定每一記錄表格的編號，但法律法規(guī) 規(guī)定的記錄除外。條款號 以 3 位數(shù)表示（如管理評審使用的記錄，其條款號為 560）。 辦公室根據(jù) 標(biāo)準(zhǔn) GB/T190012020 的要求及各部門設(shè)置的記錄，負(fù)責(zé)匯總和編寫設(shè)計(jì)院的《記錄一覽表》，并匯集和保存各類記錄的樣本。若顧客或法律法規(guī) 規(guī)定了記錄 格式，則相關(guān)部門必須采用其格 式。 各職能部門負(fù)責(zé)本部門使用的記錄格式編制、填寫、收集、歸檔和保存。 2 范圍 適用于質(zhì)量管理體 系運(yùn)行時(shí)所產(chǎn)生的各類記錄的控制，也包括外來記錄（如供方提供的檢定報(bào)告）的控制。 資料室對設(shè)計(jì)院技術(shù)資料的管理執(zhí)行《技術(shù)資料管理制 度》的有關(guān)規(guī)定。 必要時(shí)，資料室亦可委托各專業(yè)所收集外來文件。 資料室應(yīng)做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄，相關(guān)人員也可采用借閱的方式使用外來文件。 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計(jì)院程序文件 編號： XXXX/CX01 標(biāo)題： 文件控制程序 版號： B/0 頁碼： 4/4 外來文件由資料室進(jìn)行收集、保存并登入《外來文件清單》。 文件的定期評審 每年管理評審前，辦公室應(yīng)組織有關(guān)部門對現(xiàn)有體系文件的持續(xù)適宜性進(jìn)行定期評審 ，必要時(shí)可對有關(guān)文件按照規(guī)定的程序進(jìn)行修訂，對體系文件定期評審的結(jié)果應(yīng)作為管理評審的輸入之一。 各部門應(yīng)指定文件管理人員，并由文件管理人員對本部門使用的受控文件進(jìn)行管理，文件應(yīng)存放在文件柜或其它適宜的場所。 作廢文件銷毀 時(shí)，其原稿應(yīng)加蓋“保留”印章，由辦公室歸檔保存?zhèn)洳椤? 作廢文件由辦公室按照分發(fā)范圍全部收回，并加蓋“作廢”印章，以 確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。另外質(zhì)量管理體系每運(yùn)行實(shí)施 3 年，應(yīng)對文件進(jìn)行換版處理。當(dāng)文件任何一頁修改狀態(tài)變更到 9 以后，該文件需換版處理，文件的版本狀態(tài)用英文大寫字母（ B、 B、 C、 … ）表示。相關(guān)部門按更改要求對文件進(jìn)行更改或更換，并將更改情況記錄在“文件修改控制頁”上。辦公室負(fù)責(zé)保存更改后的原件和《文件更改申請單》。 文件更改的方式可采用換頁、換版、局部修改、劃改等方式，但更改時(shí)應(yīng)在《文件更改申請單》上注明具體的實(shí)施方法。 文件更改原則上由原編寫部門進(jìn)行，若指定其他部門修改時(shí)，原編寫部門應(yīng)將原起草的審批材料及有關(guān)背景材料交修訂部門作為修改的依據(jù)。 文件需更改時(shí)，由文件更改提出部門 /人填寫《文件更改申請單》，說明更改原因。 因文件丟失，使用部門要求補(bǔ)領(lǐng)，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用申請單》經(jīng)履行相關(guān)審批手續(xù)后，由辦公室在《文件發(fā)放清單》上做出說明，重新設(shè)定文件的分發(fā)號，并注明丟失文件分發(fā)號作廢，將作廢的 分發(fā)號通知各部門，禁止使用。 文件的申領(lǐng)與補(bǔ)領(lǐng) 當(dāng)需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，不得借用他人的文件自行復(fù)印，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用申請單》，經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人和 管理者代表 同意后，由辦公室復(fù)印發(fā)放。 文件的發(fā)放 文件的發(fā)放應(yīng)確保在需使用文件處能獲得有關(guān)適用版本的文件。 管理文件、作業(yè)文件、 其他文件由各職能部門編寫， 部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。 文件的編寫與審批 質(zhì)量方針及質(zhì)量目標(biāo)由管理者代表協(xié)助院長制定并由院長批準(zhǔn)發(fā)布。 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計(jì)院程序文件 編號： XXXX/CX01 標(biāo)題： 文件控制程序 版號： B/0 頁碼： 2/4 外來文件直接采用原文件編號和版本號。 5 工作程序 本院文件按其性質(zhì)進(jìn)行分類如下： B、質(zhì)量手冊（含質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)） B、程序文件 C、管理文件（如管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)） D、作業(yè)文 件（如作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程 /規(guī)范） E、其他文件（如質(zhì)量計(jì)劃、設(shè)計(jì)文件） F、外來文件 G、質(zhì)量記錄 文件的編號 本院質(zhì)量管理體系文件的編號 規(guī)定如下表： 文件名稱 文件編號 文件名稱 文件編號 質(zhì)量手冊 XXXX/ZLSC年號 管理文件 XXXX/GL順序號 程序文件 XXXX/CX順序號 作業(yè)文件 XXXX/ZY順序號 注：字母 XXXX 表示設(shè)計(jì)院名稱“ XXX 規(guī)劃”、 ZLSC 表示“質(zhì)量手冊”、 CX 表示“程序文件”、 GL 表示“管理文件”、 ZY 表示“作業(yè)文件”， 年號為文件發(fā)布的年代號，順序號依次為 0 0 0……。 總工辦資料室負(fù)責(zé)技術(shù)資料及外來文件的歸口管理。 管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審核，負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件發(fā)放范圍的批準(zhǔn)。 外來文件 是指來源于外部的適用于本院產(chǎn)品的相關(guān)法律法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) /規(guī)范 、技術(shù)資料等。 2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制（包括外來文件）。 2 設(shè)計(jì)院制定并保持《記錄控制程序》，對記錄的格式、填寫、收集、標(biāo)識、歸檔、保存及保存期、銷毀以及借閱的控制等做了明確規(guī)定，以確保記錄保持清晰、易于識別和檢索，并在需要時(shí) 能夠作為客觀證據(jù)及時(shí)提供。 2 相關(guān)文件 《文件控制程序》 記錄控制 XXX 城市規(guī)劃設(shè)計(jì)院質(zhì)量手冊 章節(jié)號： 標(biāo) 題：文件要求 版 號： B/0 頁 碼： 2/2 1 記錄是一種特殊類型的質(zhì)量管理體系文件，它為產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)。 D、對文件進(jìn)行定期評審，必要時(shí)予以修訂，以確保文件的持續(xù)適宜性。 B、規(guī)定了文件的編寫職責(zé)與審批權(quán)限，以確保文件是充分與適宜的。 C、對設(shè)計(jì)院質(zhì)量管理體系過 程之間的相互作用的描述。 質(zhì)量手冊 設(shè)計(jì)院按照標(biāo)準(zhǔn) GB/T190012020 的要求編制了符合本院實(shí)際情況的質(zhì)量手冊，詳細(xì)說明了設(shè)計(jì)院建立的質(zhì)量管理體系及其運(yùn)行方式，其內(nèi)容包括： B、質(zhì)量管理體系的范圍（見本手冊 章節(jié)）。根據(jù)質(zhì)量管理體系文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，本院文件分成如下兩個(gè)層次： B、第一層次：質(zhì)量手冊（含程序文件）。 F、質(zhì)量管理體系運(yùn)行所需的質(zhì)量記錄。 D、 為確保設(shè)計(jì)文件編制、出版、儲存過程的有效策劃、運(yùn)作和控制所需的文件， 包括管理文件和作業(yè)文件。 B、按標(biāo)準(zhǔn) GB/T190012020 要求編制的質(zhì)量手冊。