【正文】 而其他的文件、過去的文件、將來的文件、目前還未涉及的文件，應(yīng)該把它們收起來放到柜子里面，而且這樣的整理每天都要進行，不要把事務(wù)留到明天，要定期定制標(biāo)簽標(biāo)識，對文件要用紅顏色、綠顏色等標(biāo)簽標(biāo)識標(biāo)記起來。1．整理圖24 辦公室的5S示意圖如果要做到對文件檔案、辦公區(qū)域以及辦公室進行良好的管理，必須進行5S行動。辦公室5S工作也叫整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。四、辦公室的5S因此，報表要越少越好，越精要越好，一般以一個禮拜兩張表為好，第一張表為周報表，第二張表為客戶檔案記錄，表格的設(shè)計要簡明，抓住關(guān)鍵的數(shù)據(jù)就可以。所以周計劃和周檢討非常重要，可以幫助經(jīng)理人修正和完善計劃。個人月計劃的實施也基本與此相似，在月末實施有效性會只剩下50%左右，因為計劃不如變化快，在一個月之前所料想的情形現(xiàn)在可能發(fā)生了很多的變化。對中、基層的經(jīng)理人而言，周計劃和周檢討是最有效、最重要的時間管理手段?？偨Y(jié)晚上中午如表21所示：時間管理是從計劃開始的，好的時間運籌方法，需要對過去的工作進行科學(xué)合理的記錄，發(fā)現(xiàn)時間浪費的所在，然后找到改進的措施，修正原有的時間管理方案，并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行，一周時間運籌法即是這種時間管理方法的代表。三、一周時間運籌法在經(jīng)理人的時間有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，要有效地利用時間，就必須有所取舍，應(yīng)選取最重要、最有價值的工作來執(zhí)行。 把這6件事情按重要程序排序；198。艾維李的效率法可以總結(jié)為以下三個步驟：198。他認(rèn)為，可以先花5分鐘的時間，把接下來的一個階段，也即明天、下周甚至下個月要做的6件事情列出來，然后花5分鐘的時間，把這6件事情按照重要性程度優(yōu)先順序排序，將最重要事件的排為一號，次要事件排為二號，依此類推。屬于D類不重要也不緊急的事件為： 2．將這些事情歸類為A、B、C、D四類?！咀詸z23】1．列出上周您所做的事情中關(guān)于生活和工作事件各3件以上。圖23 艾森豪威爾原則示意圖艾森豪威爾將軍的時間管理原則是屬于第三代和第四代時間管理之間的一個管理原則，這個原則提倡緊急又重要的突發(fā)事件由本人立即做，但按照第四代時間管理原則，每一分、每一秒都要做最有生產(chǎn)力的事情，也就是做最重要的事情，對于緊急性程度很高又非常重要的任務(wù)，如果可以授權(quán)，也可以授權(quán)于他人來完成。如果必須自己做，則要減少它的工作量；198。 對重要不緊急的B類工作，要本人花大量的時間聚焦在此工作上；198。艾森豪威爾將軍認(rèn)為，面對ABCD四個象限的工作時，應(yīng)該采取不同的應(yīng)對措施：198。也就是要把絕大部分工作時間花在重要但不緊急的工作上，把重要不緊急的工作變成緊急又重要的去做，對緊急不重要的工作花15%的時間處理，不緊急也不重要的工作則可以扔掉。見參考答案22少做確保改進舍棄授權(quán)方法適用事件壓縮 不做：對不重要不緊急的事件可以采取不予理睬的辦法，甚至以犧牲部分利益為代價而放棄處理這些事件，以換取處理其他事件的時間。 少做：不重要事件要盡力避免。 聚焦：安排專門的時間段，集中精力聚焦重要事件的處理。 確保：確保重要事件能保質(zhì)保量地按時完成。 杜絕：突發(fā)事件不能杜絕，重要事件也不能杜絕，緊急事件一般也無法杜絕，因此，對不重要且不緊急的事件要進行杜絕。 改進：改進部分事件的性質(zhì)，尤其需要將A類事件改成B類事件。 增加：對重要事件，要增加完成時間，增加工作量來全力以赴地完成，以使該類事件的處理更加完美。 舍棄：對部分事件，如果其重要程度和緊急程度都不高，則可以將之舍棄，以更多的時間來完成其他工作?？傊?，最重要的應(yīng)該最先來處理。198。198。198。避免B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件的方法是需要對所有類事件進行處理，一般可以采用的方法包括：198。 【自檢21】列出下圖排在您的工作清單前三位的工作，認(rèn)真比較其重要性和緊要性，并說明理由。經(jīng)理人會花50%左右的時間處理瑣碎的雜事，也就是C類緊急但不重要的事情；又會花50%左右的時間處理A類緊急的突發(fā)事件，于是，經(jīng)理人在C類事件和A類事件之間來回奔波，成了時間管理的救火隊員，而B類事件則被扔在一邊，雖然B類事件非常重要、很有價值，但卻被遺忘或無暇顧及。而影響B(tài)類事件完成的原因則是由于C類事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B類事件，卻花了很多精力去處理C類事件了，結(jié)果B類事件會慢慢變成A類事件。1．A類突發(fā)事件出現(xiàn)的原因按照象限時間管理法的分類，ABCD四類事件如圖21所示： 接下來處理C象限的事情，也就是對不重要但很緊急的事件進行處理；198。 首先處理位于A象限的事情，也就是對既重要且緊急的事件首先處理；198。（一）象限時間管理法的分類時間管理的關(guān)鍵取決于個人工作的成效，每天對于每個人都是恒定不變的24小時，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小時的利用上截然不同。【自檢12】分配好一天的時間，不同時間使用者對工作時間的安排應(yīng)有所不同，請根據(jù)上題的結(jié)論，并結(jié)合自己工作的性質(zhì)和要求，嘗試合理分配自己的時間曲線。____________________________________________________________________________________________________________________________________而有些人則在任何時候都能快速進入工作狀態(tài)，這樣的人被稱為隨時型。一般來說，每個人都有自己特定的時間使用特征，有人習(xí)慣在早晨工作，而且早晨工作的效率很高，這樣的人被稱為晨間型。經(jīng)理人的時間管理，最主要的是提高效率，要善于集中時間，切忌平均利用時間，要時刻以帕累托定律提醒自己加強時間管理的重要性，要善于處理工作時間和生活時間的關(guān)系。要走出時間管理的誤區(qū)，需要認(rèn)識時間的“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性，并對自己的工作和生活進行計劃性安排。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措。（一）時間管理誤區(qū)在經(jīng)理人的時間管理中，時間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用；經(jīng)理人做好了工作計劃，但在實際的工作中，卻根本不能按照自己的預(yù)定計劃來完成這些工作；經(jīng)理人自己總是感覺時間不夠用，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇。2．無形浪費 開小差； 資源不足； 電話； 程序繁瑣； 間斷； 等待。（二）有形和無形的浪費 計劃欠妥； 事必躬親； 條理不清； 欠缺自律； 無力拒絕； 做事拖延等。1．外在因素耗時的類型（一）外因和內(nèi)因的耗時時間哪里去了？現(xiàn)在很多時間管理者驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的24小時，對于每小時的60分鐘，似乎都特別容易逝去。當(dāng)問題發(fā)生后，能及時做出反應(yīng)，采取必要的措施。5．緊要與重要在時間管理中，要有很高的時間利用率，而且時間利用的結(jié)果是可見的、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標(biāo)相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局。3．應(yīng)變與制變在時間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導(dǎo)致機遇，等待則只能處于無奈狀態(tài)，不能將人生時間使用的可能性發(fā)揮到極致。消費與投資包含多個概念，時間如果用于工作、學(xué)習(xí)，就是一種投資，因為它是有回報的。時間管理的六個概念同時，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因為20%的關(guān)鍵因素所致。如圖13所示：圖13 第三代時間管理事件分類示意圖4．第四代：以重要性為導(dǎo)向，價值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向?qū)τ诰o急不重要的事情，可以把它們安排在時間使用的后面，例如對于受歡迎的活動、電話會議、工會抽獎、演唱會等，一定不能使其占用B類工作的時間。健康問題和學(xué)習(xí)的問題很重要，要把這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。在工作中，屬于B類工作的重要問題一般包括改進產(chǎn)能、發(fā)展團體、尋找新客戶、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等?；j筐中剩余了6件工作任務(wù)，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點：不緊急、做起來不簡單、花費的時間很長、不好玩、沒意思。任務(wù)要求是：一個籮筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù)，請中國的經(jīng)理人進行挑選，并完成自己挑選出來的任務(wù)。由此可見，被膨脹、被擴大后的結(jié)果會導(dǎo)致C類工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決。斯大林說，如果中華民國政府投降，結(jié)果將不堪設(shè)想?！景咐?】抗戰(zhàn)的泥潭在抗日戰(zhàn)爭中，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。但是管理專家通過實驗發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實現(xiàn)，因為C類工作的數(shù)量太多，單個C類工作雖然花費的時間不多，但是C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風(fēng)吹又生”，很多經(jīng)理人對于C類事件的處理只能疲于應(yīng)付，致使時間管理者陷入了C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林?！景咐?】熱氣球的難題一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實驗儀器。如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時間，只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時就應(yīng)該扔掉C類工作，要保住B類工作，因為B類工作的價值更大，它的重要程度更大。 不緊急圖12 第三代時間問題分類示意圖B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會隨著時間的進一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發(fā)事件。為了對B類工作和C類工作完成時間進行分析，可通過分析假設(shè)不做C類工作，會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。 B類工作和C類工作當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來是應(yīng)該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作？有人認(rèn)為C類工作很緊急，應(yīng)先期處理，也有人認(rèn)為B類工作很重要，應(yīng)先期處理?！景咐客话l(fā)事件：非典2003年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時，當(dāng)時規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強有力的力度才能夠把非典有效地控制住。例如119消防隊接到警報，就要馬上去處理現(xiàn)場。 A類工作：又重要又緊急的事情假設(shè)用一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分，然后對ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見，首先應(yīng)做A類工作，因為A類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件。如果按照重要程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo)，按照緊急程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo)，可以構(gòu)成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。第二個階段稱為工作計劃和時間表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前，把清單列出來，在每一項任務(wù)之前定一個時間的期限，例如早晨8點～9點做什么，9點～10點做什么，下午1點～2點做什么，每一項任務(wù)都有開始和結(jié)束的時間，在這個時間段中完成規(guī)定的某項任務(wù)。時間的增加是指當(dāng)時間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。1．第一代：時間增加和備忘錄時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段，人們從認(rèn)識到時間管理的重要性，到開始進行時間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點的轉(zhuǎn)移。第2講第二講 時間管理的四個發(fā)展（下）效能的重點是不但要完成任務(wù)，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。同理，在做事情的時候，盡管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏離了方向，最后也不會有正確的結(jié)果。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰騰地往前爬，爬了很長時間，烏龜終于爬到了終點，卻不見兔子的影子。”于是它們又舉行了第二次賽跑。因為兔子驕傲自滿，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是價格便宜，即買這個貨物所花的貨幣數(shù)量比較少，效能高是指單位貨幣內(nèi)所獲得的回報和價值比較大，即當(dāng)人們?nèi)ベI大宗的物件，例如買電腦、買汽車、買家具的時候，不僅要注重價格因素，更看重性價比因素，不是越便宜越好，而是關(guān)注投入的錢和所獲得的回報價值高低之間的比。在時間管理中，時間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相吻合。中國人習(xí)慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常?？洫勔粋€人做事很有效率，卻很少夸這個人非常有效能。3．效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合石頭之所以能漂浮在水面上，如《孫子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。2．效率觀念：速度能使石頭漂起來在人們的理解中，3年是一個很大的時間單位，而1小時則是一個常被忽略的時間單位，實際上，如果每天能節(jié)約出1個小時，則在人生70年的歲月中，就可以節(jié)約出3年的時間，時間觀念的重要性由此可見一斑。時間管理有三大觀念，第一是時間觀念，第二是效率觀念，第三是效能觀念。做事情也是一樣，一定要有優(yōu)先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜，要抓最核心、最重要