【正文】 本單位電子文件的歸檔范圍、保管期限、歸檔要求、歸檔時間及方式等內(nèi)容；要加強與信息化工作部門的溝通協(xié)調(diào)，使辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能。 四、電子文件管理職責(zé)的劃分 為了達到電子文件管理原則提出的要求，就要對電子文件實施全過程的管理，即從系統(tǒng)設(shè)計時就考慮電子文件歸檔、管理的要求，在電子文件形成、運轉(zhuǎn)的過程中實施有效的管理。 ? 電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。這是一個世界性的課題。 二、電子文件的特性 電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài) 電子文件對設(shè)備的依賴性 電子文件載體的非直讀性 電子文件的信息與載體相分離性 電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性 電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性 電子文件信息的共享性及不安全性 電子文件的高保真性 電子文件的易修改性 這些特性在電子文件的管理中節(jié)省了儲存空間，易于信息的共享，但是卻對傳統(tǒng)的管理方式帶來了挑戰(zhàn)。 第三步，到一定年限后對檔案的價值進行復(fù)審 （三）檔案銷毀方法 電子檔案的管理 一、電子文件的概念 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設(shè)備閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 四、文書檔案鑒定工作的制度和組織 （一）檔案鑒定工作的制度 （二）檔案鑒定工作的組織方法 直接鑒定法 鑒定工作的步驟： 第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍。 （二）鑒定檔案價值的標(biāo)準 來源標(biāo)準，內(nèi)容標(biāo)準，文件形成時間，形式特征標(biāo)準 （三）鑒定檔案價值的方法論 三、檔案保管期限表的編制和使用 （一）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu) （二）不同保管期限的檔案構(gòu)成編制和使用 （三）檔案保管期限表的編制方法 永久保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； （ 2）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； （ 3）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； （ 4）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、 總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； （ 5）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料； （ 6）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （ 7）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； （ 8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 檔號的結(jié)構(gòu)和編制方法 全宗號 — 案卷目錄號 — 案卷號 — 件號或頁(張 )號 第三節(jié) 文書檔案的鑒定工作 一、文書檔案鑒定工作的任務(wù)、內(nèi)容和意義 （一）鑒定工作的內(nèi)容 檔案的鑒定工作，就是鑒別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理。文書檔案的檔號是文書檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁（張）號。⑧編制案卷目錄。⑥案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫案卷封面，案卷裝封等。④類內(nèi)案卷的初步排列。②全宗內(nèi)檔案的分類。 ? 最后，文書檔案分類方法和分類標(biāo)準的選擇運用應(yīng)具有連續(xù)性。 ? 首先，文書檔案的分類應(yīng)遵循必要的邏輯規(guī)則，即正確設(shè)置類目，做到類目之間界限清楚、不交叉重疊。 三、文書檔案整理工作的方法和步驟 （一）全宗內(nèi)檔案的分類 分類的概念和要求 分類就是把立檔單位所形成的檔案，按照一定的分類標(biāo)準，采用符合檔案特點的分類方法，分成若干層次和類別，使全宗內(nèi)檔案構(gòu)成一個有機的文件體系的活動。 ? 檔案匯集：檔案匯集是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。 ? 全宗匯集：全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。 （四）人物全宗 人物全宗是社會知名人士在其一生活動中形成的檔案整體。 設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。 （二）全宗構(gòu)成的條件和立檔單位 立檔單位的條件： 可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文。 （二）檔案整理工作的原則 充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。 三、文書檔案收集工作的方法 立檔單位的文書檔案收集工作方法 嚴格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進行接收 建立相關(guān)制度，加強對零散文件的收集 明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整 第二節(jié) 文書檔案的整理工作 一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則 （一）檔案整理工作的內(nèi)容 文書檔案的整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。 第一節(jié) 文書檔案的收集工作 一、文書檔案收集工作的內(nèi)容和重要性 （一）文書檔案收集工作的內(nèi)容 各單位按照歸檔制度的要求，接收本單位需要歸檔的文件； 各檔案館接收有關(guān)現(xiàn)行單位和撤銷單位具有長久保存價值的檔案； 各檔案館接收和征集歷史檔案。 三、歸檔要求 （一）歸檔文件齊全完整 （二）案卷或檔案盒符合要求 （三）公文整理使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合國家標(biāo)準，達到檔案保護的要求。 注意 ： 本單位形成的文件是歸檔的重點 加強對帳外文件的收集 保證文件材料的齊全完整 不歸檔范圍 ： 無查考價值的文件；重份文件 機關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （一） 上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； （二） 本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； （三） 同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （四） 下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄送或越級抄送的文件材料。 按保管期限－年度－機構(gòu)分類 永久 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 30年 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 10年 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 按年度－機構(gòu)－保管期限分